某客运公司文件管理办法
客运公司文件管理办法
第一章总则
第一条为适应公司规范化管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本办法。
第二条公司文件是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验、申报计划、方案的重要工具,各部室及下属公司必须认真做好文件管理工作。
第三条文件处理必须做到准确、及时、简便。
第四条文件管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。
第二章文件主要种类
第五条公司文件种类主要有:
(一)决定、决议、通告、通知、通报、报告、请示、函、批复、会议纪要、工作计划、总结等。
(二)公司合同、协议、采购计划、报告、方案。
(三)其它需要领导批示的书面材料。
第三章文件格式
第六条公文格式:公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
(一)公文标题,应当准确、简要地概括文件的主要内容,一般应标明发文机关和文件种类,除批转规章制度外,一般不加书名号。
(二)发文字号,包括机关代字、年份、顺序号。
1、公司本部的发文字号
(1)公司文件,分为4种:
张环客:用于向市、区政府、有关职能部门、各股东方、董事会等请求指示、批准,报告工作,反映情况,提出意见或建议,答复询问等事项;
张环客发:用于传达贯彻上级单位的方针、政策、指示,部署全局性工作,发布重要决定,批转有关部门的涉及全局、有指导意义的文件,以及必须以公司名义发布的事项;
张环客人:用于涉及公司人事任免等事项;
张环客函:用于与景区内、外不相隶属或者平行的单位、部门商洽工作、询问和答复问题、请求批准等事项。
(2)公司安委会文件:张环客安发;
(3)公司党总支文件:张环客党发;
(4)公司团总支文件:张环客团发;
(5)公司工会文件:张环客工发;
(6)公司总经理办公室文件,分为2种:张环客办发、张环客办函。
2、下属公司的发文字号要求
下属公司不得使用“易程天下”字样的发文字号。湖南易程国旅公司可用“易程国旅”字样作为发文字号,高速事业部可用“易程高速”字样作为发文字号,易程天下信息技术有限公司可用“易程信息”字样作为发文字号。
3、年份、序号
年份应用阿拉伯数码标注全称,用六角括号;序号不编虚位,不加“第”字。
(三)文件一律加盖印章,上报的文件应注明签发人。
(四)秘密文件应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
(五)紧急文件分别标明“特急”、“急”。
(六)请示一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。
(七)文件如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。
(八)发文部门写全称或规范化简称,公司规范化简称为“环保客运公司”。公司内各部门的对内规范化简称为“公司各部室、分部、中心,信息技术公司、国旅公司、高速客运事业部”。
(九)会议通过的文件,应在标题之下,正文之前注明会议名称和通过日期。
(十)文字从左至右横写,横排。
第七条文件用纸统一用a4型,左侧装订。“通告”、“通知”用纸大小,根据实际需要确定。
第八条合同、协议的起草和签订应符合《合同法》的有关要求。
第九条采购计划、报告、方案及其它需要领导批示的书面材料须按规范的格式起草,如采购计划,必须注明事由、数量、品名、型号、单价等。
第四章文件办理
第十条公司文件由各有关部门起草,并经部门第一负责人核稿后送总经理办公室按程序上报。
第十一条凡需办理的文件,由总经理办公室根据内容和性质统一送公司总经理、其他分管领导审批,或交有关部门办理,并提出办理时限。其他部门或人员不得擅自传递公司文件,不得擅自以部门名义对外发文。
第十二条已送公司总经理或其他分管领导批示的文件,应在两日内批办,紧急文件应当日批办,交有关业务部门办理的文件,总经理办公室应根据办理时限检查催办,防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者,由相关责任人承担责任。
第十三条公司发出的文件由总经理或总经理授权的其他分管领导签发;公司安委会文件由安委会主任签发;公司党总支文件由党总支书记签发;公司团总支文件由团总支书记签发;公司工会文件由工会主席签发;总经理办公室发出的文件,由行政分管领导或总经理办公室主任签发。
第十四条公司领导或有关部门审批文件要认真负责、及时,文件主批人应签署自己明确具体的意见、姓名和时间,不得无故压文件。总经理办公室负责对文件的会签进行督促。
第十五条草拟和签批文件,应使用碳素墨水钢笔或毛笔。
第十七条总经理办公室在将文件送领导签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是否需要行文,文件内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合国家、省、市及本办法有关规定。然后上报公司有关分管领导及总经理签批。文件的拟办由总经理办公室主任或其授权的其他人员签署,其他部门或人员不得随意签署拟办意见。
第十八条秘密文件不得翻印、转发,传递秘密文件时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。
第十九条收文的处理。公司收文归口总经理办公室统一管理,由总经理办公室负责文件的拟办、送审、督办,总经理办公室要严格做好收文登记备查和督促办理工作,其他各部门应及时对所收到的文件送总经理办公室按程序处理。
第二十条各部室起草的对外文件,由起草文件的相关部室负责对外报送;公司内部管理文件,由总经理办公室负责下发到各部室。
第五章文件立卷和销毁
第二十一条文件办完后,应及时将文件正本和有关材料按照档案管理有关规定进行归档。
第二十二条公司文件归口总经理办公室归档,其它部门原则上不得保留文件,对技术性较强或为方便日常管理而需由本部门临时保管的文件,负责保管部门应定期(两年一次)转交公司档案室统一存档。
第二十三条没有存档价值和存查必要的文件经过鉴别并报公司主管领导批准,可定期销毁,销毁秘密文件要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。
第六章附则
第二十四条本办法修改、解释权归公司总经理办公室。
第二十五条本办法从发文之日起施行。
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