某客运公司公务接待管理办法
客运公司公务接待管理办法
为加强公司公务接待管理力度,强化财务管理,开源节流,严格控制接待成本,特制定本办法。
第一章公务接待管理原则
第一条公务接待费指公司在生产经营活动中用于公务接待的各项费用,主要包括餐费、住宿费、旅游费、娱乐费和赠送礼品费等。
第二条公务接待管理坚持“统一管理、归口接待;事先申报、审后使用;费用包干、灵活开支;勤俭节约、利于工作”的原则。
第二章公务接待管理范围
第三条公务接待工作由公司总经理办公室(以下简称总办)管理,实行“统一管理、归口接待”,总办主要负责:
1、督办接待计划审批程序;
2、重大接待活动组织;
3、分管领导接待费用计划统计与控制;
4、公司公务接待费用(不含分管领导)报销程序;
5、专项接待费用的审批报销;
6、统一采购烟、酒、礼品等接待物资。
第四条公司的公务接待范围为:公司上级主管单位领导、公务往来单位领导、各职能部门人员及公司各分管领导以上领导认为需要接待的其他相关人员。
第五条各分管领导公务接待范围划分:
1、财政、物价、银行、保险、税务、审计、统计、规划、建设、国土、计委、水利、电力、城管、林业、党建、宣传、共青团、新闻媒体、各级行政办公室、工商、信访、司法等,以及与财务、行政、党建、工程建设有关的部门,归口副总经理兼财务总监协调接待;
2、景区内企业、景区办事处(管委会)、村(居)委会、旅游、公安、交警、消防、森林防火、公路、交通、安监等,以及与安全运营管理有关的部门,武陵源区的常务副区长以下的领导和各职能部门,归口安全运营副总经理协调接待;
3、劳动、医保、人事、交警(年检和办证)、石油、运管、环保、尾气检测、二级维护检测、工会、计生、妇联、文化艺术等,以及与机务管理、人事管理、后勤保障、企业文化有关的部门,归口人事机务总监协调接待;
4、重大工程项目协调费用、专项审计检查、董事会(含监事会)的费用统一纳入公司专项费用管理。省级及以上部门的领导、市直部门主要负责人、区(处)常务副区(处)长以上的领导和总经理认为需要出面接待的对象,由公司统一协调接待。
第三章公务接待申报审批
第六条公务接待执行“事先申报、审批后使用”管理制度,严禁 “先使用、后审批”的情况出现。
凡进行公务接待前,必须到总办填写《接待审批单》,原则上一个消费点一次接待填写一张《接待审批单》,不允许出现多处消费填写一张《接待审批单》。并严格按批准的《接待审批单》费用计划开支,计划外的临时性开支必须按程序补报《接待审批单》批复后开支。实际开支与计划开支超出20%的,经办人要注明原因,并由有权审批人在《接待审批单》存根上备注,超计划未申报的部分由经办人自行结算。。
分管领导及各部门负责的接待,总办人员接到申请后必须将《接待申请审批单》报分管领导审批同意后,方能通知经办人进行接待。分管领导在外的须电话通知总办人员代填并补签,未经分管领导同意的,由经办人自行负责结算。
凡属公司的公务接待和专项费用接待必须通过总经理审批同意后方可进行,总经理出差或因其它事宜无法及时签字的,经办人员电话请示审批同意后进行接待并及时补签。未经总经理同意的,分管领导安排的一律列入分管领导的包干接待费用中,其他人员擅自安排的由经办人自行负责结算。
第四章接待费用指标管理
第七条根据董事会核定的接待费用指标,公务接待实行“费用包干、灵活开支”。每年公司各分块工作的接待费用指标在每年年初核定,并另行通知。
第八条各接待责任人只能在年初核定的公务接待费用包干指标内开支。超出年度指标的,公司不予结算,由各接待责任人自行负责结算。
第九条公务接待费使用实行计划性管理,年初核定费用指标时,同时核定分月的费用使用计划。在月计划内,各分块接待责任人可自主开支,当月节约额度自然累计至下月使用,当月实际使用超支的只能在下月计划中列支,以一个季度为一个结算周期,每个季度内的公务接待费实际使用超支的,不得超过季度计划的10%。每年第四季度结算时,必须扣除前几个季度超支额度。
第十条总办须建立接待费使用管理台帐,及时统计,每月10日前对上月的接待费计划使用情况进行通报。凡超过年度费用包干指标的,或超过季度使用计划10%的,总办不得再办理接待审批程序,并及时通报给相关公务接待责任人,计划财务部须停止报销接待费用。
第十一条公司的公务接待继续实行定点消费。由总办组织,计划财务部配合,共同联系几家不同接待档次的酒店,争取优惠价格签订定点消费协议,鼓励在公司确定的定点单位消费。
第十二条公司公务接待所需烟、酒水、礼品等物资由总办统一采购。每年由总办组织,计划财务部配合,以竞争性谈判方式确定供应商,按月统一采购,验收后由总办保管。
各公务接待人员需用烟、酒水、礼品等接待物资时在总办领用,未用完的需及时退回总办,若未退回则计入当次接待费中,总办按实际使用情况计入各责任人的公务接待费用指标当中。特殊情况下也可自行在外购买,但超过当月费用计划的不予报销。
第十三条严格控制公务接待用烟、酒水消费标准。一般性接待的酒水标准分为200元以内、100元以内和红酒三种,重点接待对象才能使用香烟价值在400元以上的、或一次使用酒水价值在400元以上的、或一次住宿安排2个标准间以上的接待。
第十四条提倡在公司总部食堂接待,节约费用开支。食堂餐费标准为100―150元/桌,外加10元/桌的食堂工作人员补贴。需在公司食堂用餐的,相关人员须于用餐前4小时报总办,总办按申请时间先后次序安排。在人手和时间允许的情况下,食堂不得推托接待。
第五章接待费用报销管理
第十五条取消公司公务接待签单制,所有公务接待一律实行现金结帐,严禁任何人在外单位签单挂帐,否则所签费用由签单人自行负责。
第十六条在定点单位消费的,各接待责任人须注意公司与定点单位签定的优惠政策,并按相关折扣价进行结帐。
第十七条实行公务接待备用金制度。各公务接待责任人可到公司计划财务部借用公务接待备用金,借支标准为:公司接待7000元/月/次(其中:总经理5000元
/月/次、总办接待管理人员2000元/月/次)、分管领导接待3000元/月/次、各分部500元/月/次。第二次借支备用金时,必须结清以往借支备用金,每年12月20日前必须结清所有借支。
第十八条公务接待费每月必须结算一次,各分块的公务接待费由各部室或分管领导自行报帐,公司的公务接待和接待物资采购由总经理专职司机或总办接待管理员结帐。
每月8日前必须报销完上月接待费,逾期未结清的原则上不再结帐。每月7日前,总办接待管理员须将接待物资领用出库单交计划财务部处理。迟报一次扣除责任人月奖50元。
第十九条严格费用报销程序。报帐程序为:
1、经办人填写费用报销审批单报分管领导签字确认;
2、总办提供《接待审批单》并审核费用计划且登记台帐;
3、计划财务部审核票据后报财务总监签字;
4、总经理审批;
5、计划财务部报销或转帐付款。
第二十条报销接待费时必须凭发票、消费清单、接待计划申请审批单办理报帐手续。消费清单和《接待申请审批单》必须为原件,原则上一张发票附一张审批单原件。公司接待物资采购报帐时,对方单位必须提供我公司接待人员签字单据原件,复印件或影印件不予报销。
第六章其它
第二十一条公务接待工作要坚持“勤俭节约、利于工作”的原则,在保证工作正常开展的基础上,从简开支、厉行节约,严禁浪费。
第二十二条公务接待要本着“接待出效益”的要求,严格控制接待数量,认真做好每次接待工作,原则上做到每次都有成效。
第二十三条本办法由总办负责解释,自发文之日起开始执行。
