热电公司合同管理办法
1目的与适用范围
1.1目的
为规范合同管理工作,避免和减少因合同管理不当造成的损失,根据国家有关法律、法规和《国家电力公司合同管理办法》《新疆电力公司合同管理办法》的规定,结合昌吉热电有限责任公司实际情况,制订本规定。
1.2适用范围
本规定适用于昌吉热电有限责任公司本部及公司所管单位。
昌吉热电有限责任公司的所管单位经公司授权后,可在授权范围内对外签定合同。
2术语
本规定所称合同,包括昌吉热电有限责任公司及其所管单位签订的合同。
合同是指平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3职责
3.1昌吉热电有限责任公司的经营企划部为合同的管理机构。
经营企划部负责对合同管理工作进行规范、指导、监督、检查。
3.2合同管理机构的主要职责:
3.2.1制定具体的合同管理制度;
3.2.2承担直接管理的有关业务工作;
3.2.3审查合同,防止不完善或不合法的合同出现;
3.2.4监督、检查有关部门签定、履行合同的情况,并定期向本单位负责人汇报;
3.2.5代表本企业参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动;
3.3合同管理机构直接管理的合同业务:
3.3.1授权委托书的管理;
3.3.2建立合同管理台帐及统计报表;
3.3.3对起草和审核的合同进行归档;
3.3.4宣传合同法律知识,培训合同业务人员;
4工作程序
4.1承办人制度
每一件合同须由法定代表人或业务机构确定一主要承办人。
承办人不得是临时性借调人员。
承办人应对自商约起至合同履行完毕全过程负责,期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及法律机构进行协商报告,并以承办人为主进行解决。
承办人的主要职责;
a)代理企业在授权范围内签定、变更、解除合同;
b)提请有关方面审查其经办的合同;
c)检查所签定合同的履行情况;
d)及时向合同管理人员通报合同在履行中发生的重大问题,提出解决问题的意见和建议;
e)保管合同文本及与履行、变更、解除合同有关的文件,及时交送合同管理人员归档;
4.2合同的审查与签定
4.2.1合同的签定必须要有合同审批会签单、廉政责任协议书。合同除及时清结者外,一律采用书面形式。电力行业有标准或示范文本的,应当优先适用。
计划单、调拔单、任务单(书)等一类的文件可以做为合同的组成部分,但不得以其替代合同。
4.2.2合同的语言应严谨、简练、准确。
合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。
合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。
4.2.3法定代表人授权委托代理人签订合同时,必须签署授权委托书。
授权委托书须明确委托权限和期限。禁止使用“全权代理”一类的文字。
涉及下列合同时,须每次单独一次性特别授权:
a)担保合同;
b)投资合同、股东协议、出资协议;
c)资产租赁、转让、出售、收购合同;
d)电力项目利用外资合同;
e)企业合并、兼并、联营合同;
4.2.4供应部、昌能公司在得到授权,经主管部门领导签字审核后,可以签定
金额为五万元以下的合同。签定完毕后应交经营企划部存档.
4.2.5合同签定之前,承办人应将合同草案与合同有关的证明材料提请本业务部门、财务部门、审计部门、合同管理部门顺序审核后,报送法定代表人签定合同。合同签定前承办人必须按照合同审批会签单上所类程序依次审批,金额为五万元以上的应预先交经营企划部审核,再依次会签。
业务机构、财务机构、审计机构、法律机构在审查合同草案时,可根据需要,要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。
业务、财务、审计及法律机构应对审核的合同出具意见书。意见书必须有有关审核机构负责人及具体审核人员的签章。对不具备各审核机构审核意见书的合同草案,法定代表人可以拒绝签署。
审核意见应明确、具体、禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言,一旦使用,视为对合同草案的否定。
4.2.5业务机构对合同审核的内容包括但不限于:
1、合同的经济性:
a).市场需求情况属实;
b).市场需求预测可靠、合理;
c).投入产出核算经济、准确。
2、合同的技术性:
a).工程技术依据真实、可靠;
b).技术措施完备、可行;
c).技术标准、参数科学、真实、可行。
3、合同的可行性:
a).整体项目技术具有可靠性;
b).经济效益或社会效益具有真实性;
c).资产、资金使用效果的财务可行性;
d).具有可操作性。
4、合同的安全性:
a).涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施。
b).无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。
5、业务机构认为必须审核的其他内容;
4.2.6审计机构、财务机构对合同的审核内容包括但不限于:
1、资金、资产的合法性:
a).资金来源合法,资产的所有权明确、合法;
b).资金使用和资产动用的审批手续合法;
c).资金、资产的用途及使用方式合法;
2、价款、酬金和结算的合理、合法性:
a).价款、酬金的确定正确合理、合法;
b).资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法;
c).与资金、资产等有关的其他事项。
3、索赔条款的合法性。
4、审计机构、财务机构认为需审核的其他内容。
4.2.7:合同管理机构机构对合同的审核内容包括但不限于:
1、合法性:
a).主体合法,签约各方具有签约的权利能力和行为能力;
b).内容合法,签约各方意思表示真实、有效,无悖法律、法规政策及计划,无规避法律行为,无显失公平内容;
c).形式合法;
d).签约程序合法。
2、严密性:
a).条款齐备、完整;
b).文字清楚准确;
c).设定的权利、义务具体、准确;
d).相应手续完备;
e).相关附件完备;
f).附加条件适当、合法。
3、可行性:
a).资信可靠,有履约能力;
b).担保方式切实、可靠。
4、索赔条款的合法性。
5、合同承办形式审核:
a).承办人无误;
b).符合规定程序;
c).合同文本文字无误,正副本及附件份数齐备。
6、法律机构认为需审核的其他内容。
4.2.8昌吉热电有限责任公司采用合同专用章制度,制定合同专用章保管、使用办法。
4.2.9审计、监察部门根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。
4.2.10承办人向有关机构提交合同草案时,应预留1—3(含本数)完整工作日供其审核,具体时间由承办人与有关机构协商。
各审核机构遇特殊情况需延长审核时间时,应向承办人申明并征得同意,且延长后累计审核时间最长不得超过7个(含本数)完整工作。涉外合同的审核时限累计最长不应超过15个(含本数)工作日。
4.2.11各审核机构在审核合同草案时,发现重大错误、遗漏、不妥时,应在审核意见书中予以明确并提出修改意见,需要退改时,应连同全部文件退还承办人。
承办人修改之后应重新申请审核,审核期限重新计算。各审核机构须及时地提出审核意见,不得拖延。
合同管理机构结束审核后,应将法律意见书、其他审核机构意见书连同草案退还合同承办人,由合同承办人报送法定代表人审核签署。
4.2.12法定代表人根据各审核机构及法律机构的审核意见书,决定是否签约。决定签约时,应在全部文本上以同一形式签字;决定不予签约时,应以书面形式明示意见。
4.2.13合同管理机构参加重大合同的谈判和起草工作,参与企业的合并、分立、破产、投资等涉及企业权益的重要经济活动,处理有关法律事务。
4.2.14昌吉热电有限责任公司的各职能部门不得以自己的名义对外签订合同,如因业务需要,必须要以有关职能部门名义对外签订合同时,应由本单位法定代表人书面授权。
4.2.15承办人应对其提供的材料的真实性负责。
4.2.16任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
4.3合同的履行
4.3.1合同正式生效前,不得实际履行合同。
4.3.2任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时,应立即通告承办人,承办人应在法定或约定期内以法定或约定方式向对方提出异议。异议文件须经法律人员审核,并报法律机构备案。
4.4合同的变更和解除
4.4.1合同变更与解除需先由承办人向经营企划部提交审核,再经主管部门领导签字,最后盖章附原件存档。
4.4.2合同发生纠纷时,承办人应及时通知有关机构和人员,并报法律机构备案,同时应迅速收集下列有关证据。
(a)合同文本、包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表,视听材料等;
(b)有关票据、票证;
(c)质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等;
(d)证人证言;
(e)其他有关材料。
4.4.3合同发生纠纷后,承办人须及时将纠纷及处理情况报法律机构备案。
4.4.4仲裁或诉讼解决纠纷时,承办人应向法律机构确定代理人、诉讼方案,并向法定代表人报告。
4.4.5调解书、协议书、裁决书、判决书应与合同一并由合同管理机构归档,副本或复印本可交承办人、有关机构或人员使用。
4.4.6合同管理机构和业务机构应在各自管理权限内对合同建立档案,并对文本妥善保管。承办人按照合同审批会签单的顺序签完后,盖章,交经营企划部存档。存档必须为合同及合同审批会签单、廉政责任协议书的原件
合同档案内容包括:
(a)合同文本及份数、各文本存置记录;
(b)承办人登记;
(c)合同附件、审查意见书及其他有关文件;
(d)履行情况记载;
(e)纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。
4.4.7对方不履行生效协议、裁决、判决时,承办人应及时向法律机构并经法定代表人同意,向人民法院申请强制执行。
4.5检查与奖惩
4.5.1昌吉热电有限责任公司经营企划部对昌吉热电有限责任公司及所管单位的合同管理工作实施监督与指导。
4.5.2在合同签订管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰或奖励。
4.5.3有下列情形之一,情节严重造成重大经济损失的,对责任人予以通报批评或行政处分;构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。
(a)不按本规定规定签订合同的;
(b)签订有重大缺陷或无效合同的;
(c)审核人员无正当理由延误审核的;
(d)承办人、审核人员因疏忽未审出合同重大缺陷的;
(e)未依法律和本规定规定变更或解除合同的;
(f)丢失合同文本及相关文件的;
(h)提供虚假资料的;
(i)未按规定进行授权或转委托的;
(j)发生纠纷后,隐瞒或不及时向有关机构汇报或不及时采取措施的;
(k)有关法律性文件未经审核的;
(l)应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的;
(m)在合同签订或履行当中,与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的;
(n)泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的;
(o)使用非法手段签订合同的;
(p)没有代理权或超越代理权签约的;
4.5.4利用合同进行犯罪活动的,由司法部门追究刑事责任。
4.6附则
4.6.1:本规定自发布之日起生效,此前昌吉热电有限责任公司有关文件与本规定相抵触者自动失效。
4.6.2昌吉热电有限责任公司所管单位可根据本规定,制订本单位具体管理办法,并向昌吉热电有限责任公司备案。
4.6.3本规定由昌吉热电有限责任公司经营企划部负责解释。
