大学学生档案管理办法

大学学生档案管理办法

大学学生档案管理办法

学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法

一、管理原则

学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。

二、学生档案归档范围

1、学生高考资料

2、高等学校毕业生体检表

3、高等学校毕业生登记表

4、入团志愿书

5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料

6、学生奖惩材料

7、学生学籍异动材料

8、成绩总表

9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表

10、其它

三、学生档案管理人员工作职责

1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。

2、积极提供利用并办理档案的查阅。

3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。

4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。

5、办理其他有关事宜。

四、部门学生档案管理工作职责

1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。

2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。

3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。

五、学生档案的查阅

1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。

2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。

3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。

4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。

六、学生档案的交接与转递

1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。

3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。

4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。

5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。

（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；

（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；

（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；

（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。