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第1篇 文件管理办法范本
第一章 总则
第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化,确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题,便于文件的检索、存档,特制订本办法。
第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。
第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。
第4条主要职责。
1.集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。
2.集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制;监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。
3.集团行政管理中心:负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。
4.集团各中心:负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件,并对文件的执行进行进行监督,收集反馈信息,不断完善文件管理。
5.集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系,并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。
6.区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系,并及时整理并反馈给集团企业管理中心。
第二章 文件的类别
第5条文件的分类方式很多,为便于管理,本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别,例如所有重要文件最终都归并为档案。
第6条公文。
1.定义:公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2.分类:公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。
3.公文管理:包括公文的收发、传阅、督办和归档等,详见《公文管理办法》。
第7条档案。
1.定义:档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。
2.分类:档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。
3.档案管理:包括档案的收集、整理、归档和保管等,详见《档案管理办法》。
第8条体系文件。
1.定义:管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系,俗称三大体系,是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。
2.分类:体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。
3.体系文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等,具体管理办法及文件内容,详见公司“三合一”管理体系。
第9条制度文件。
1.定义:指为了维护正常的工作秩序,保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件,是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。
2.分类:本办法将制度文件分为指令文件(规划、策划等)、管理文件(综合型管理办法)、流程文件(各类流程及其规范)、作业文件(说明书、工作操作手册等)和表图文件(各类统计图表、分析图表)。
3.制度文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等。
第三章 文件的管理
第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门,负责建立健全文件管理制度,加强集团文件的统一协调与管理,保证集团文件管理工作高效运转。
第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控文件,造成的问题由执行人负责。
第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单,以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。
第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件,任何人不得外泄。
第15条工程类文件由工程管理中心(区域公司工程部)控制。
第16条集团企业技术中心负责及时核查(每半年一次)法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本,并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查,并将变更情况通知集团及所属项目部。
第17条企业管理中心负责及时评审(每年不少于一次)集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性,并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。
第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时,由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审,以确定是否需要更新,文件若发生修改,则须经再次批准。
第四章 文件的编制与审批
第19条文件格式要求。
1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。
2.文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
3.文件应字迹清楚,标示明确。
第20条管理手册由管理者代表组织编写,交企业管理中心复核,由行政副总审核,集团总裁批准。
第21条体系文件由有关职能部门编写,部门负责人审核,交企业管理中心复核,行政副总批准。
第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。
第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写,交企业管理中心复核,集团总裁批准。
第24条制度文件由各职能部门编写,部门负责人审核,相关部门会签,集团领导批准。
第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。
第五章 文件的编号
第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号,编号包括文种类别、顺序号和年份等信息,具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。
第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号,具体编号规则参见《档案管理办法》。
第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等,具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。
第29条制度文件的编号。
1.编号规则:
wyjs-□□□□-*□□-□□□□
部门代号 顺序号 发布年号
2.部门代号:以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“*zgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文种代号:*表示文种代号,其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作业文件”、e代表“表图文件”。
4.顺序号:以两位或三位阿拉伯数字表示,如01,02等,可按逻辑顺序排布,也可按时间顺序排布。
5.发布年号:以公元纪年的四位阿拉伯数字表示,如2022,视情况可省略。
第六章 文件的发放与签收
第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围,根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放,其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单,经管理者代表批准后分发,同时做好文件发放记录。
第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制,集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围,行政管理中心执行发放,或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买收集。
第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集,由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集,报企业技术中心备案。
第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单,由区域公司技术部负责管理。
第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废,应在新文件发放后立即废止,且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。
第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》(见附件1)和《文件回收登记表》(见附件2),交相关收文人签收。
第七章 文件的保存
第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存应有备份。
第37条文件的原件由行政管理中心负责保存,副本由各部门负责保存。
第38条文件要分类保存,便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。
第39条当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件,同时交还原文件。文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。
第八章 文件的更改
第40条文件需要更改时,应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》(见附件3),说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。
第41条文件更改的审批,应由原审批部门审批,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。
第42条文件更改批准后,由文件归口部门实施更改。
第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门,根据文件的有效性及时通知文件使用部门。
第44条文件的更改/修订方式。
1.划改:当更改内容不多时,由更改部门下达更改通知单,写明更改内容,由文件使用部门(人)在相应位置上划改。
2.换页:当修改内容较多时,由文件发放部门对相应页重新打印后,与所有在用文件的相应页进行撤换,收回旧页。
3.换版:当文件需多处更改时,并经多次更改,影响使用时,由发放部门重印新版,进行更换。
4.文件更改次数以换页为准,局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版,程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时,所有程序文件应随之换版。
第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等,应在文件标头栏,按iso9000标准标明文件的版本/修改状态,例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“a/0”,第4次修改后的“版本/修改状态”为“a/4”,第5次修改则需换版,“版本/修改状态”变为“b/0”。
第九章 文件的废弃与销毁
第46条作废文件从各使用现场收回后,由归口部门填写《文件销毁审批表》(见附件4),文件归口部门负责人批准后,统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。
第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件,必须作好作废或失效的标识。
第十章 附则
第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。
第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第50条附件:(1)文件发放登记表;(2)文件回收登记表;(3)文件更改申请表;(4)文件销毁审批表。
第2篇 物业卡管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:ic卡管理办法1.目的规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2. 范围适用各管理处ic卡的工作管理3.定义无4.职责部门/岗位工作职责管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作安全部负责核对顾客的ic卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.ic卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。
每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 ic卡的登记发放
5.2.1 业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2 公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4 业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 ic卡的挂失、解挂
5.3.1 持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 ic卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.5 ic卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.6 ic卡的授权期限规定业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;
车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。
其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员ic卡的回收工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。
6. 支持性文件无7.质量记录表格tjwy7.
5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》tjwy7.
5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》tjwy7.
5.1-a01-03-f 3. 《机动车ic卡办理通知单》
第3篇 交工技术文件管理办法
1范围
本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。
本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。
2总则
为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系,特制定本标准。
3 规范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技术资料标准》
炼油化工建设项目(工程)交工技术文件
《建筑安装工程质量检验评定标准》
《工业安装工程质量检验评定标准》
4术语和定义
本标准采用了下列术语:
4.1交工技术文件
交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成,移交给建设单位的技术文件。
4.2项目工程:指在一个总体设计或初步设计范围内,由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。
4.3单项工程:是建设项目的组成部分,具有独立设计文件,建成后能够发挥生产能力或效益的生产装置(车间)或独立工程,也可称为“装置”。
4.4单位工程:指单项工程中,具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中,“单位工程”与“单元名称”相对应;在化工项目中与“工号”相对应。
4.5中间交接
中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成,并经管道系统和设备的内部处理,电气和仪表调试及单机试车合格后,与建设单位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后,施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。
5管理内容与要求
5.1 交工技术文件的管理流程(见附图)
5.2 交工技术文件的策划
5.2.1 明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时,应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。
5.2.2划分工程项目的单位工程,规定施工单位,统一编号。该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上,以文件形式下发给施工单位及有关部门,在工程开工后两个月以内完成。
5.2.3 下达立卷分册的要求。 根据单位工程的划分,在征得建设单位同意的基础上,项目部负责立卷分册,正式打印下发。
5.2.4 确定交工技术文件模式。根据合同规定,项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准,以文件形式下发。
5.3 工程技术文件的形成和同步积累
5.3.1 施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人,对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。
5.3.2 项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员,对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。
5.3.3 项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者,对交工技术文件工作负全责。
5.3.4 施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员,他们按照各自的要求分别实施和签证,完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证,在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。
5.3.5 设计变更和技术签证(技术联系单)由资料员领回建帐,发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行,同时收集作为交工技术文件。
5.3.6 材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理,在材料进入施工现场的同时,向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件,合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本,供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门,复印件交工,但复印件要标明原件在何处,并加盖经手人印章和抄件专用章。
5.3.7 设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供,合格证原件放入交工技术文件正本。
5.3.8 交工技术文件随着工程进度逐步形成,资料必须与工程同步,各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。
5.3.9 分部分项工程质量检验评定完成后,由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后,由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。
5.3.10 竣工图由项目部组织编制,必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”,同时填写竣工图编制记录。
5.4 交工技术文件的整理
5.4.1 项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作,凡属交工技术文件范畴的各种资料,均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。
5.4.2 为使技术文件管理清晰,防止混乱和遗漏,各项技术文件都要分门别类整理保管,每类宜分别填写文件目录,每加入一份,随时将其名称填在目录中。
5.4.3 交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。
5.5 质量经理
5.5.1 项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作,对交工技术文件的质量负责。
5.5.2 交工技术文件的最终审查,在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后,由项目经理统一组织终审。
5.6 交工技术文件的送审和交接签证
5.6.1 交工技术文件经终审后,由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。
5.6.2 予审提出的问题由项目部整改,整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。
5.6.3 交工技术文件审查通过后,按规定进行正式装订。
5.6.4 装订结束后,项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。
5.7 对于外包工程,根据“谁分包,谁负责”的原则,由发包的单位全权负责交工技术文件工作。
5.8 交工技术文件的归档
项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后,项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。
6 本标准产生的质量记录
a. 交工技术文件;
b. 存查资料;
c. 交工技术文件立卷分册目录;
c. 竣工图编制记录;
d. 交工技术文件最终审查签证表;
e. 科技档案移交清册。
7 附录
a. 交工技术文件立卷分册目录;
b. 竣工图编制记录;
c. 交工技术文件最终审查签证表;
第4篇 万科地产项目文件管理办法
vk地产项目文件管理办法
1.项目经理部文件按照下列分类方式进行存档整理:
第一册:公司管理规范
工程管理规范一套
工程管理指导书
第二册:施工合同
第三册:物资合同
第四册:公司来文
第五册:政府来文
第六册:施工单位来文
第七册:监理公司来文
监理合同
监理人员登记表及资格证书
监理规划
监理细则
监理例会纪要
监理月报及审核意见
其他来文
第八册:施工组织设计
施工方案
第九册:设计变更
建筑设计变更及图纸会审纪要
结构设计变更
水电设计变更
第十册:工程签证
第十一册:限价单/零星工程
第十二册:计划管理
项目发展计划(营销部门编制)
总进度控制计划及评审记录
施工图纸交付计划
分判商进场计划
样板确认计划
甲供材料进场计划
资金使用计划
总进度计划(施工单位)
月计划(施工单位)
周计划(施工单位)
第十三册:工程质量记录
第十四册:材料设备管理
样板登记一览表
收(调)料单
设备调试验收记录
第十五册:交工前楼宇检查记录
第十六册:项目经理部发文
报公司文件
发公司有关部门协办单
发总包、分包、监理
报政府文件
其他发文
第十七册:进度款支付
工程进度款审批单
物资进度款审批单
扣款通知单
奖/罚款通知单
第十八册:会议纪要
公司每月工程例会纪要
公司现场工作协调会纪要
甲方召集专题会议纪要
项目经理部内部会议纪要
第十九册:工程交工资料(甲方)
甲方交工资料目录(档案馆编制)
各种甲方交工资料
如:开竣工报告
中间验收资料
工程报建资料
第二十册:验收报告
材料进场验收报告
工程验收报告(不需政府参与的验收)
履约评定表
2.项目经理部收文严格按照公司的有关规定执行,项目秘书收文后转交项目经理助理,由经理助理判断执行及传阅人员,传阅后须在传阅文件上签字并交项目秘书存档;
3.项目经理部发文需按照发文格式拟稿,由项目秘书统一编号并存档。
4.项目经理部印章由项目秘书统一管理,使用印章必须登记。印章形式见《项目经理部印章》
第5篇 物业危险品管理办法作业指导文件
物业公司作业指导文件
危险品管理办法
1.目的
加强管理区域内危险品的管理。
2.范围
适用于公司各管理处对危险品的管理
3.定义
危险品是指对人身、自然环境和财产有直接危害的物品,具有易燃、自燃、易爆、毒害、腐蚀、放射性等危险性质。
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处经理是各部门危险品管理的第一责任人,负责对本管理处的危险品管理工作进行监督检查
主管(办)负责危险品管理工作的具体落实
危险品管理员负责危险品管理的具体操作
5.方法及过程控制定:
5.1易燃易爆品:天那水、柴油、汽油、酒精、油漆、液化气罐等。
带毒性药物:敌敌畏、农药等。
5.2管理处应根据部门的实际情况列出具体的危险品清单进行控制。
5.2.1危险品的采购需由部门经理指定专人进行。参见《采购管理程序》。
5.2.2对于没有设定供应商的危险品,采购需遵照国家相关规定购买。
5.3危险品的运输、搬运
5.3.1对辖区内使用的危险品由安全员监督搬运、存放和使用,并记录在《安全部巡视记录表》中。
5.3.2 对外包方使用的危险品原则上要求其每天使用后带离辖区,不允许其存放在辖区内。
5.3.3对业主装修使用的危险品,要求其妥善保管,具体执行《装修现场监控办法》。
5.3.4公司工程施工涉及使用危险品时,应严格按相关作业指导书施工。
5.3.5对现阶段节日业主有燃放烟花、炮竹的习俗,安全部应划定区域,要求业主指定地点燃放,当法规、法令明确规定禁止燃放烟花、炮竹时,按法规、法令执行。
5.3.6轻拿轻放,防止碰击、拖拉和倾倒。
5.3.7碰撞、互相接触容易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的危险品,以及化学性质或防护灭火方法互相抵触的危险品,不得混合装运。
5.3.8遇热、遇潮容易引起燃烧、爆炸或产生有毒气体的化学危险物品,在装运时应当采取隔热防潮设施。
5.4危险品的储存、保管
5.4.1危险品应与其它物品隔离分开、分类、分项进行保管,对有居毒的危险物品,必须用带锁柜放置并上锁,有条件时应设立单独的危险仓库,钥匙由专人保管。
5.4.2存放危险品的地点应符合有关的安全规定,并根据物品的种类性质,设置相应的通风。防爆、泄压、防火、防雷、防晒、报警、灭火等安全措施,确保危险品的存放。
5.4.3危险品入库前,必须进行检查登记,入库后应定期检查。
5.4.4危险品的领用必须严格由专人负责,仓管员需妥善保管好钥匙。避免危险品的丢失。
5.4.5部门可根据本部门实际情况制定相应的危险品储存、保管细则。
5.4.6对服务供方存放在部门内范围内的危险品也应参照上述规定进行。
5.5危险品的使用
5.5.1危险品的使用者要有相关的专业操作技能,资质证明。
5.5.2使用危险品时必须有安全防护措施和用具。如用有毒性或腐蚀性的药物时必须戴上防护手套。对有挥发性的药品还应戴上口罩。使用完后及时用肥皂洗手。
5.5.3盛装危险品的容器,在使用前后,必须进行检查,消除隐患,防止火灾,爆炸、中毒等事故发生。
5.5.4销毁处理有燃烧、爆炸、中毒和其它危险的废弃危险品。应当采取安全措施,并应按环境保护的规定进行处理。
5.6外来危险品的管理
5.6.1出入口值班员需对出入人员严格检查,对外来危险品进行严格把关。
5.6.2如发现有携带危险品进入管理区域需问清原因,视情况进行制止或报部门指派专人监控。
5.6.3每日巡视人员要认真巡视及检查,一旦发现不安全隐患要立即向主管部门汇报。
5.6.4 如危险品发生事故要立即通知上级主管及相关部门,由主管着情况而定是否请求外援协助。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
无
第6篇 物业招投标管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:招投标管理办法
1.目的
规范服务及工程项目招投标工作。
2.范围
适用于公司内所有合同金额在$2万元-$5万元之间的物业招标工作,本办法管理范围包括:新建土建项目、新购置设备项目、技术改造与更新项目、房屋维修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、综合维修工程)、装修项目、维保工程(电梯、有线电视、安防系统、车闸、清洁、绿化、消杀等)、工服制作、新增服务项目等。超出权限规定及由管理处自行完成的工作不在本招投标管理办法范围内。
3.职责
部门/岗位地产出资职责物业出资职责
品质管理部受委托项目的招投标工作的协调配合组织2万元以上5万元以下招投标工作
财务管理部
标底的测算、费用审算工作参与2万元以上5万元以下的招投标工作
地产工程管理部组织50,000元以上招投标工作必要时参与工程监督及竣工验收
申报部门受委托负责10,000-50,000元以内招投标工作及具体工程实施参与2万元以上5万元以下的招投标工作;与施工单位拟制施工协议
4.方法和过程控制
4.1总则
4.1.1公司成立招标工作小组,其组成人员包括:招标申请部门经理及专业负责人、品质管理部代表、财务管理部代表、法务人员、地产相关部门人员(与地产相关项目)、分管领导、总经理。定标时由招标工作小组集体决策。
4.1.2招标权限界定
4.1.2.1招标预算总额在二万元以下,由提出招标申请的部门负责施工单位选择,可以不进行招投标,但管理处需进行三家性价比对程序后选择承包商;
4.1.2.2招标预算总额在二万元以上,五万元以下由物业公司招投标小组负责通过招投标选择施工单位
4.1.2.3招标预算总额在五万元以上,由提出施工的管理处为主,品质管理部辅助组织相关资料后,交由地产工程管理部组织进行招投标选择施工单位。
4.1.3招标应采用公开招标或邀请招标的方式,但无论采取何种方式,都必须有三家以上的投标单位参与竞标。
4.1.4整个招标过程必须保持透明度,各部门积极配合、全面沟通、信息共享,杜绝暗箱操作。
4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露标底、投标文件、评标、定标等内容,以保证招标的公正性与效果。
4.2 招标项目的确定
4.2.1各部门根据工作需要,或是按照公司、地产公司、业委会等部门的要求,确定拟招标项目。
4.3 地产出资工程招标权限界定
4.3.1由管理处以书面形式(或邮件)向地产工程管理部提交申请报告,报告应详列原因、工程规模、费用预算等,经地产工程管理部或地产相关领导审批同意后方可进行下一步工作。
a.造价在2000元以下的工程,由地产相关部门确认审算工程,可以不进行招投标,管理处按公司采购管理程序选择承包商。
b.造价在2000-50,000元以内的工程,经地产委托认可,相关管理处申请招投标工作,品质管理部负责组织招投标工作,地产相关部门参与定标,报地产领导审批。
c.造价在50,000元以上的工程,由地产公司组织招投标。物业公司负责提供相关招标资料。
4.4招标工作程序
4.4.1招标文件
4.4.1.1制定招标计划、编制招标文件,提出招标申请的部门/管理处,提出详细的招标项目、时间计划、技术交底、达到的相关标准、配合等要求,符合招标审算权限的将招标申请和以上资料合并提出审批,超出招标审算权限的由招投标小组协助管理处提请地产工程管理部进行招投标。自审批结束5日内由招投标小组主持编制招标文件并核定标底,以及审查修改标书中的经济条款,招标文件编制完成后进行审批;
4.4.1.2招标文件内容:招标文件应包括正文和附件,正文包括:投标承诺书、招标内容、招标范围、项目简介、工期、质量要求、工程造价要求、安全防护责任、投标须知、投标截止日期、开标时间和地点、评标办法、违约责任、投标押金 、相关规范、投标文件格式、特别约定等,附件包括:相关图纸、拟签标准合同(明确我方要求的全部内容)等
4.4.1.3各类招标文件、记录由品质管理部制定示范文本,作为公司该类招标的标准范本。
4.4.2招标信息发布及投标邀请
4.4.2.1公开招标的项目可以在当地主要报纸、网站或建设交易服务中心发布招标信息,并按政府有关部门规定办理手续。
4.4.2.2实行邀请招标,由招标申请部门、品质管理部从公司《合格服务供方一览表》中选择所需数量的投标单位进行邀请招标。
4.4.2.3如《合格服务供方一览表》没有合适的投标单位或数量不够,应由相关部门推荐,再组织进行考察,考察合格后方可选为投标方,并纳入《合格服务供方一览表》。
4.4.3 发标
4.4.3.1招标文件的发放、答疑及现场勘察由品质管理部组织,招标申请部门、财务管理部、法务人员参与。
4.4.3.2公开招标的项目,要按照合格承包商标准和项目要求对投标单位进行审查,审查合格的投标单位方可发放招标文件。
4.4.3.3招标现场答疑由招标申请部门负责做好记录工作,该记录将作为招标文件的附件一并发给投标单位。
4.4.4开标
4.4.4.1招标文件应规定:投标单位应在规定日期之前将投标文件送交品质管理部,投标截止日期之后,原则上不再接受任何投标文件。
4.4.4.2标书必须密封加盖公章,开标前任何人不得擅自打开标书。
4.4.4.3品质管理部主持开标工作,开标工作应集体在场,现场拆封,该过程和内容由招标申请部门作好记录并填写《开标记录表》,参加开标的全体人员签字确认。
4.4.5 评标和定标
4.4.5.1开标后,招标小组成员对各投标书内容进行分析评比(与投标单位有利害关系的人员不得参与评标)
4.4.5.2 评标人应客观、公正地履行职务,对自己提出的评审意见承担个人责任。
4.4.5.3 评标应以满足招标文件要求为依据。定标原则为:
a.能满足招标文件的实质性要求,并经评审其投标价格是合理低价。
b.同等条件下,原来与公司有过良好合作关系的投标方优先中标。
4.4.5
.4 下列情况须重新招标:
a.发现投标单位相互串通投标。
b.投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。
c.投标单位以向招标工作小组成员行贿的手段谋取中标。
d.开标后,发现所有投标皆不满意(如各标价均高出标底价,不在合理报价范围之内)。
4.4.5.5 整个评标定标过程须作好记录,全体参加评标人员签字确认。
4.4.5.6 确定中标单位后3天内,品质管理部向中标单位发出中标通知函,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.4.6 签订合同
4.4.6.1由招标申请部门参照合同范本拟定合同,按权限报公司相关部门审批,必要时由地产成本管理部和法律组审核合同条款,合同拟定完毕,约中标单位对其内容和条款进行确认后签订正式合同。
4.4.6.2 中标单位投标文件应做为合同附件随合同存档,其它投标单位资料品质管理部归档保存
4.4.7 招标文件管理
4.4.7.1所有招标文件统一编号,编号形式为'v-**-**&&','v'表示'**','**'表示项目简称,'**'表示年号,'&&'表示序号。
例如
城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505
新城:v-*c-0508 世贸:v-sm-0512
5.质量记录表格
tjzzwy7.4-z01-02-f1 《开标记录表》
tjzzwy7.4-z01-02-f2 《开标评审表》
tjzzwy7.4-z01-02-f3 《开标成果审批表》
第7篇 物业质量体系文件-出入口管理办法
物业管理有限公司质量管理体系文件
--出入口管理办法
1.目的
对小区(大厦)出入口进行有效控制,维护管理服务区域的正常秩序。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
职务/岗位工作内容
部门负责人负责出入口安全管理工作的全面指导、监督和检查。
安全主管/主办负责出入口安全工作的具体组织、落实、培训考核。
安全班长负责出入口安全工作的巡查及监督。
安全管理员负责出入口安全工作的具体实施。
4.方法和过程控制
4.1 对普通来访人员的管理
4.1.1 各管理处根据各自物业的特点,在确保管理服务区域安全的情况下,可选择以下对普通来访人员的管理办法:
a.凡进入封闭或半封闭式管理服务区域的来访者,必须问明其来意,并与业主(用户)取得联系,经业主(用户)同意,并在《来访人员情况登记表》上登记后方可让其进入。离开时,封闭式管理服务区域需登记离去时间,半封闭式管理服务区域可根据情况不做记录。
b.对开放式管理的管理服务区域的来访者,可不登记,但安全员及控制中心必须密切注意其行为,对行迹可疑的人员,安全员要及时采取妥善的方法进行盘问、控制,确保辖区安全。
4.1.2 禁止所有推销、收废品、发广告及无明确探访对象的外来人员进入管理服务区域。制止任何人员携带易燃、易爆、剧毒等危险品进入管理服务区域。
4.1.3如来访人员在业主(用户)家超时停留,出入口岗或中心应通知相关岗位核实情况,如发生异常情况及时按《突发事件处理程序》处理。
4.1.4 管理服务区域内的所有设施、游乐场地,只为住户开放,安全员应禁止外来人员使用,避免其损坏公共设施,破坏卫生环境。
4.1.5安全员对来访人员进行合理有效的管理,在管理中发生争执或冲突,应及时通知中心或上级协调解决,同时注意保护现场。
4.2 执行公务人员的管理
4.2.1 执行公务的执法人员因公进入管理服务区域,相应岗位的安全员应请其出示证件,予以登记,并立即通知管理处负责人,负责人接获此信息后立即致电对方单位核实身份,同时安排人员陪同前往。
4.2.2 执行公务人员对管理服务区域业主房屋进行搜查应请其出示执行部门开具的搜查证,需要查扣业主物品的应请其列出清单双方签字确认。
4.2.3 外地执法人员进入管理服务区域,除上述内容外,还必须有本市执法部门陪同及本地相应部门的证明,并需登记陪同人员的证件,予以核实后方可放行。
4.2.4 执行公务的其它部门的国家公务员进入管理服务区域也须登记,并了解公干的目的,由管理处安排人员陪同前往。
4.2.5执行公务人员因公务保密或其他特殊原因不能明示公干目的时,当值安全员必须及时联系部门经理,由部门经理或其指定授权人视具体情况处理。
4.3 物资放行的管理
4.3.1物资搬运时,须到管理处或授权部门办理申请手续,申请人需按要求填写《物资搬运放行条》,写明物资名称、数量和本人资料。若非物主本人办理,需物主提供书面委托书或物主电话委托,由搬运人在《物资搬运放行条》上签名,经手人员除查验申办人的身份证外,还须与物主本人联系确认。在装修入伙期间,属施工方工具材料的可由装修负责人或申办人员办理,经手人员须查验身份证及临时出入证或业主委托书。
4.3.2经手人还须与管理处出纳员核对,追收尚未交纳的各项费用并签字认可;出纳不当班或外出时,应将尚未交纳费用的住户及其费用清单交管理处或中心值班人员,由委托人(主办以上人员)签字认可,手续完善后方可放行。
4.3.3 由安全员核实所搬货物与申请内容是否相符。安全员负责记录、核对搬运车辆的牌号、司机身份证号或驾驶证号、姓名、单位或住址等并请其签字,手续完善后予以放行。
4.4 施工人员的管理
4.4.1 所有施工人员凭管理处签发的《人员临时出入卡》进出管理服务区域。
4.4.2 安全员在检查《人员临时出入卡》时应核对房号、相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。
4.4.3 若出入证丢失或过期,施工人员应到管理处补办证件或延期后方可进入施工现场。
4.4.4 所有施工装修人员必须严格按照《装修管理责任书》的内容进行操作。如有违章,安全员有权进行制止或停水停电,需延时加班的装修须经管理处同意后方可进行。
4.4.5管理服务区域内政府配套公共设备设施施工,施工人员应在管理处办理相应手续,经部门经理或相关专业人员同意后方可施工。
4.4.6服务供方人员进入管理服务区域,需穿制服、佩带工作证方可进入。
4.5 公司内部人员的管理
4.5.1 公司员工凭工牌进入管理服务区域,应自觉服从安全员的治安管理,身份核实后,可不作登记。
4.5.2公司员工在管理服务区域内各项活动要严格遵守各项规章制度,使用指定的员工通道和专用电梯。
4.6 参观人员的管理
4.6.1 所有的参观人员必须经管理处同意后方可进入,同时管理处须派人陪同。
4.6.2 引导进入管理服务区域的参观人员注重礼仪,爱护环境,爱护公物。
4.6.3 劝止参观人员在管理服务区域内的高声谈论,引导其自觉遵守公共秩序。
4.6.4 请参观人员在指定范围内活动,按指定路线行走,未经允许应阻止摄像和照相。
4.7 特殊来访人员的管理
4.7.1 认真、细致、全面的做好接待工作。
4.7.2 各岗位安全员统一佩带白手套,来访者经过岗位时致军礼。
4.7.3 注重仪容仪表,礼节礼貌,保持良好的军人姿态。
4.8 对推销、发广告人员的管理
4.8.1 凡推销人员、广告人员进入管理服务区域必须事先与顾客有约,并进行登记后方可进入。
4.8.2可从尊重顾客的角度,采取跟踪、尾随的方法,观察其行为,如有违规,立即进行纠正或劝其离开管理服务区域。
4.8.3 对推销、广告人员,怀疑其具有违法嫌疑时,可对其身份进行验证或向对方单位进行证实,如没有合法身份,可交派出所处理。
4.8.4 对每一位外来人员都应友善、礼貌的对待,尽量避免发生纠纷与冲突,若出现处理不了的情况,应立
即请班长或主管进行协助调解,把纠纷控制在可处理范围。
5.质量记录和表格
gzwy7.5.1-a01-02-f1《物资搬运放行条》
gzwy7.5.1-a01-02-f2 《来访人员情况登记表》
gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人员临时出入卡》
第8篇 某学院后勤管理处文件资料管理办法
技术学院后勤管理处文件资料管理办法
为使后管处及各科室资料管理更规范化、制度化,确保归档材料完整、准确、系统,更好地为后勤管理工作服务,根据学院档案管理部门的规定,结合我处实际情况,特制定本办法。
后管处资料管理工作实行二级管理体系,“一级管理”是指处室档案资料的综合管理,“二级管理”是指科室在工作过程中形成的各类文件资料的管理。
一、“一级管理”和“二级管理”的文件资料:
“一级管理”的资料主要包括:
1、上级机关、学院、相关部门的发文以及后管处的行文,后管处的工作计划、工作总结、招标文件、合同协议、会议纪要、申请报告等文件;
2、后管处组织的各项活动中形成的文件;
3、各科室定期收集交处室归档的资料;
4、新校区建设资料;
5、后管处在其他工作中形成的文件资料,如后勤党支部工作、节能工作、安全工作、廉政建设工作、固定资产管理工作等;
“二级管理”的资料主要包括:
1、综合科主要包括:①综合科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②爱卫会的工作台账;③物管餐饮商务监管考评的工作台账;④绿化方面资料;⑤单身教工宿舍的管理及水、电、气的计量资料;⑥教职工购房补贴资料等等。
2、基建科主要包括:①基建科的工作职责、工作制度、会议纪要、联系单、签证单、审批单、整改通知单、申请报告;②基建零星项目的全套过程资料;③设备、管线维修监管考评台账等等。
3、卫生所主要包括:①卫生所的工作职责、工作制度、会议纪要、审批单、申请报告;②门诊台账;③药品采购审批表、药库管理台账;④医保管理台账;⑤学生教职工体检、预防接种资料;⑥计划生育、独生子女、妇幼保健、儿童统筹、健康教育等工作台账等等。
二、文件资料分类:(除处室行文外)
a类文件资料包括:向上级部门申报的相关资料,如申请报告、审批表;
b类文件资料包括:与学院相关部门之间的各类工作联系;
c类文件资料包括:处室或科室内部使用管理文件,如工作职责、工作制度、各项台账记录;
三、文件资料管理的具体工作:
主要包括:文件的起草、编号、审批、收集分类、移交归档、查阅借用等方面。
1、文件的起草:各科室的各类文件,均应按统一格式起草。
2、文件的登记:按不同的文件类型编制目录及时登记。
3、文件的编号:后管-科名(处、综、卫、基)-类别(a、b、c)-年份(06)-序号。
4、文件的审批:需相关部门、院领导审阅的文件(招标书、合同协议等),必须在首页上《审阅记录》,以便记录审阅意见。
5、文件的收集、分类:主要包括部门内和部门外的两大文件的收集工作,其中内部文件主要包括七大类:①合同协议;②会议纪要;③工作联系单(签证单、验收单、整改通知单);④申请报告;⑤招投标;⑥工作计划、工作总结;⑦工作台账;外部文件主要包括:相关部门传递读阅文件等。
6、文件的移交、归档:主要是指各科室收集汇总的文件移交处室统一保管,即二级管理转交给一级管理,归档的文件必须是办理完毕和结案的文件材料,尽可能提供文件材料与相应的电子文件一并归档。每年度分6月底和12月底两次集中归档资料,如有特殊情况,双方当事人可协商另定时间移交档案,归档资料中若有文件需经常调用查阅,则部门应自行复印一份留用备查。资料移交验收合格后,完成《资料移交清单》的填写、签字工作,移交清单一式2份,一份交移交人,一份由接受人自存。
7、文件的查阅、借用:文件资料的查阅、借用须办理登记手续,比较重要的文件资料应经领导批准,且复印留底,防止丢失。
第9篇 某有限公司文件管理办法
第一章总则
第一条为加强公司文件的管理工作，建立和完善公司文件体系，使文件的起草、审核、发布工作程序化，执行管理规范化，督促检查常态化，实现文件管理的闭环运转，从而不断优化管理流程，提高工作效率，促进依法治企，结合公司经营管理实际，特制定本办法。
第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求，明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。
第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定，结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件，文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。
第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法，确保文件管理工作顺利有效开展。
第二章职责与分类
第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门，主要负责公司文件管理办法的制订与完善，建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布，开展文件管理调研，定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。
第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定，按要求上报年度文件建设计划，及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导，确保业务管理文件健全规范，流程清晰顺畅，并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。
第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作，及时将文件传达给本单位员工，并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门，配合做好文件建设与管理工作。同时，应结合本单位实际，建立内部文件管理体系，定期对内部文件进行梳理，在此基础上，提出文件建设计划，制定相关操作规章或细则。
第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类（包括机构岗位职责、干部人事管理）、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。
第三章文件建设计划的制订
第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施，必要时可以更长，但不得超过3年。
第十一条各部门根据公司实际，结合职责管理范围和已有文件执行情况，每年年底前将下一年度的文件建设计划（建议）交文件管理部门。各基层也应根据实际，明确本单位文件建设计划，并交公司文件管理部门备案。
第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设（计划）建议，结合文件执行与管理实际需要，拟订出公司年度文件建设计划，提交办公会议讨论后实施，并列入各部门考核目标。
第十三条文件建设计划包括以下内容：
（一）文件名称；
（二）起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位；
（三）制定文件的目的、依据；
（四）文件的主要内容；
（五）文件制订或修订的进度安排。
第四章文件的起草
第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的，由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。
第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行，起草部门应对其起草项目进行深入调查研究，掌握国家有关法律、政策及公司现状，并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。
第十六条文件草案应包括以下主要内容：
（一）文件制定目的；
（二）文件的适用范围；
（三）各相关部门应履行的职责；
（四）文件的具体规范或操作程序；
（五）负责文件解释的部门；
（六）实施生效日期；
（七）其他事项。
第十七条文件应符合文件制定的技术要求，内容合法，结构严谨，文字简明，标点符号正确。文件一般用条文表达，每条可分为项、目、款，款不编序号，另起自然段；项的序号用中文数字加括号依次表述；目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的，可以根据条款涉及内容分章、节，并按条表述。各类文件编号规定如下：
质量手册编号为gh/zl--□□□
程序性文件为gh/xc--□□□
管理性文件为gh/gl--□□□
作业指导书文件为gh/zy--□□□
外来文件编号为wl--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。
第十八条文件中职责划分应该明确，尽可能减少职能交叉。为便于操作，新订或修订文件时应尽可能附操作流程图，操作流程应清晰易懂。
第十九条文件在起草过程中，应当广泛听取有关领导和部门的意见，对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时，要进行协商完善。文件草案意见征询，一般由文件起草部门负责落实。
第五章文件的审核与发布
第二十条文件在意见征询完善后，应送文件管理部门审核，必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证，对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括：
（一）是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见；
（二）是否与现行的文件协调、衔接；有无冲突、重复；
（三）文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求；
（四）是否切合企业实际和体现权责利对等原则；
（五）逻辑是否严密，流程是否顺畅，是否具备可操作性；
（六）其他要审核事项。
第二十二条为提高文件的严肃性，根据有关法规、制度的要求，以及公司职责分工的规定，各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。
第二十三条经签发的文件，应注明生效时间，以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间，并建立发放与回收记录。
第六章文件的执行督查与评估
第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。
第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督，及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。
第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查，并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。
第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况，在全面征询各有关单位意见基础上完成，并形成评估报告后提交公司领导班子。
第七章文件的修订与废止
第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出，对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的，文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。
第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化，该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行，并由各相关业务部门负责落实。
第三十一条现行文件被新的文件所取代时，应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件，文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。
第八章文件的汇编
第三十二条本着统一、精简、节约的原则，公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际，对本单位具体操作文件进行梳理汇编。
第三十三条文件汇编一般按一年一小编，五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度，对上年度公布实施文件进行统一分类汇编，印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理，重新分类汇编下发。
第10篇 物业ic卡管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:ic卡管理办法
1.目的
规范对ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。
2.范围
适用各管理处ic卡的工作管理
3.定义
无
4.职责
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对ic卡的发放工作的全面监督和检查
管理处指定人员/岗位负责ic的日常办理和授权、变更、回收等工作的具体操作
安全部负责核对顾客的ic卡使用情况
5.方法及过程控制
5.1.ic卡的发放控制
5.1.1管理处经理负责对ic卡发放管理工作进行监督、审批。
5.1.2管理处指定专人负责ic卡的授权发放管理工作,负责申请人的身份识别、房号和使用范围等登记。每季度对ic卡进行统计整理,填写《ic卡季度整理表》,对异常情况进行核查处理,负责对电脑管理权限密码每季度进行更改。
5.2 ic卡的登记发放
5.2.1业主申请领卡须出示有关证件及购房合同,ic卡发放人员根据证件及购房合同,进行发卡、授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》上进行登记。
5.2.2公司或相关工作人员如需申请领卡,需经理或经理授权人审批签名,发放人员进行ic卡的发放授权,并在《ic卡发放/异常情况登记表》进行登记。
5.2.3 ic卡持有人如需对卡的授权内容进行变更,须持有相关证件,由发卡人员予以变更,并登记。
5.2.4业主和工作人员发卡情况应分开登记。
5.3 ic卡的挂失、解挂
5.3.1持卡人挂失/解挂ic卡时,须出示本人身份证,经ic卡发放人核对无误后,予以挂失/解挂,并予以登记。
5.4 ic卡的更换、退还
5.4.1持卡人在保修期内ic卡自然损坏,凭旧卡可在管理处换取新卡,发卡人回收旧卡并登记。
5.4.2持卡人因人为造成ic卡损坏,如打孔、折叠、机洗等只能重新申请领卡,不能更换。
5.4.3公司赠送的ic卡办理退还相关手续时不能退还押金。
5.4.4车主不再承租车位后,管理处应及时知会发卡人员,取消其车场授权,并经车主确认后方可办理解除手续,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.5 ic卡的注销
5.5.1如业主产权发生变更,管理处应及时通知发卡人员,对其ic卡进行注销,并通知原业主。
5.5.2如果工作人员持有的ic卡存在不合理使用或丢失,发卡人应立即予以挂失或收回ic卡并赔偿损失,同时填写《ic卡发放/异常情况登记表》。
5.6 ic卡的授权期限规定
业主及家庭成员(管理处业主资料中有登记的)的门禁系统ic卡授权期限一般为十年;车辆ic卡的授权期限根据业主租用车位的期限进行授权。其他人员ic卡授权期限一般为一年,最长不得超过两年。
5.7工作人员ic卡的回收
工作人员调离或离职,由人事管理员协助授权人收回ic卡,登记在《ic 卡发放/异常情况登记表》。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡发放/异常情况登记表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》
tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《机动车ic卡办理通知单》
第11篇 物业高空作业管理办法作业指导文件
物业作业指导文件:高空作业管理办法
1.目的
加强管辖区域内公共场所的高空作业管理,杜绝事故发生。
2.范围
适用于公司各管理处高空作业现场管理
3. 定义
高空作业:指悬挂作业和高位作业。悬挂作业指从建筑物上部,沿立面用绳索通过悬挂机构,在专门搭载作业人员及其所用工具的装置上进行的一种作业。高位作业指在三米以上的部位或需用升降机、搭架等进行的作业
4、职责。
部门/岗位工作职责
管理处经理负责对所有高空作业的审批
安全主管(办)、班长长负责具体高空作业的指挥监督和落实工作。
安全员负责现场秩序维护及作业过程监护。
5方法及过程控制
5.1高空作业的手续办理
5.1.1悬挂作业,必须委托具备安全生产条件和相应资质的单位承担,作业人员必须具有高空作业资格。管理处事前必须与其签订协议,明确各自的安全观路责任。
5.1.2管理服务区内的高位作业必须实现报告管理处经理,并由管理处经理批准后指定专人负责作业现场指挥、监护。
5.2作业现场的监控
5.2.1悬高的高空作业如外墙涂补、清洗等,必须由专业机构进行作业,作业人员必须持有效的特种上岗证。
5.2.2现场监护安全管理员应注意自身安全。检查高空作业人员的吊绳有无异常,必须设用2根绳索(主绳和保险绳)。
5.2.3安全管理员必须维护好现场秩序,不得让无关人员进入施工区域。
5.2.4外来施工队必须与管理处签订《高空作业责任书》,登记检查相关的高空作业操作证。
5.2.5管辖区域内公共场所的高空作业、吊装及重物搬运必须事先报告部门经理,并由经理批准后指定专人负责作业指挥、监护。
5.2.6现场负责人及安全员应对施工作业人员交代'安全第一,预防为主'的方针。
5.2.7三米以上的高空作业,必须上、下各设一名安全监护员。
5.2.8施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。
5.2.9对车辆、人行通道上方处的高空作业,必须在通道两边放置警告标识,在可行情况应尽可能将通道临时封闭,指挥行人、车辆绕行。
5.2.10高空作业现场范围附近停有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实不能移走时,应采取保护措施,以防造成不必要的损失。
5.2.11高空作业人员必须系安全带、拴安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。不准将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。
5.2.12吊装重物时,安全监护员应提前劝阻无关人员进入吊装活动范围内,严禁超载吊装。
5.2.13高空作业、吊装以及四人以上抬动的重物搬运,必须设专人指挥。
5.2.14作业完毕后应及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并及时将工作结果向部门经理汇报。
5.2.15需要隔夜施工,对顾客出行造成不便或对小区的有较大影响的高空作业必须至少提前2天发布有关通知,以便顾客提前准备。
6.支持性文件
无
7.质量记录表格
tjzzwy7.5.1-a01-07-f1《高空作业责任书》
第12篇 文件管理办法
第一章 总则
第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化，确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题，便于文件的检索、存档，特制订本办法。
第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。
第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。
第4条主要职责。
1.集团领导：负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。
2.集团企业管理中心：负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施，包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制；监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。
3.集团行政管理中心：负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。
4.集团各中心：负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件，并对文件的执行进行进行监督，收集反馈信息，不断完善文件管理。
5.集团监督审计中心：负责策划文件管理的监督体系，并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。
6.区域公司：负责执行集团下发的各项文件；收集所在地的相关法规与其他要求；建立健全本区域内部文件管理体系，并及时整理并反馈给集团企业管理中心。
第二章 文件的类别
第5条文件的分类方式很多，为便于管理，本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别，例如所有重要文件最终都归并为档案。
第6条公文。
1.定义：公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。
2.分类：公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。
3.公文管理：包括公文的收发、传阅、督办和归档等，详见《公文管理办法》。
第7条档案。
1.定义：档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。
2.分类：档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。
3.档案管理：包括档案的收集、整理、归档和保管等，详见《档案管理办法》。
第8条体系文件。
1.定义：管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系，俗称三大体系，是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。
2.分类：体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。
3.体系文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等，具体管理办法及文件内容，详见公司“三合一”管理体系。
第9条制度文件。
1.定义：指为了维护正常的工作秩序，保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件，是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。
2.分类：本办法将制度文件分为指令文件（规划、策划等）、管理文件（综合型管理办法）、流程文件（各类流程及其规范）、作业文件（说明书、工作操作手册等）和表图文件（各类统计图表、分析图表）。
3.制度文件管理：包括文件的编写、编号、更新和归档等。
第三章 文件的管理
第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门，负责建立健全文件管理制度，加强集团文件的统一协调与管理，保证集团文件管理工作高效运转。
第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控文件，造成的问题由执行人负责。
第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单，以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。
第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件，任何人不得外泄。
第15条工程类文件由工程管理中心（区域公司工程部）控制。
第16条集团企业技术中心负责及时核查（每半年一次）法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本，并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查，并将变更情况通知集团及所属项目部。
第17条企业管理中心负责及时评审（每年不少于一次）集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性，并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。
第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时，由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审，以确定是否需要更新，文件若发生修改，则须经再次批准。
第四章 文件的编制与审批
第19条文件格式要求。
1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。
2.文件的内容包括：目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。
3.文件应字迹清楚，标示明确。
第20条管理手册由管理者代表组织编写，交企业管理中心复核，由行政副总审核，集团总裁批准。
第21条体系文件由有关职能部门编写，部门负责人审核，交企业管理中心复核，行政副总批准。
第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。
第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写，交企业管理中心复核，集团总裁批准。
第24条制度文件由各职能部门编写，部门负责人审核，相关部门会签，集团领导批准。
第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。
第五章 文件的编号
第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号，编号包括文种类别、顺序号和年份等信息，具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。
第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号，具体编号规则参见《档案管理办法》。
第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等，具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。
第29条制度文件的编号。
1.编号规则：
wyjs-□□□□-x□□-□□□□
部门代号 顺序号 发布年号
2.部门代号：以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“jygl”、“gcgl”、“qyjs”、“cwgl”、“xzgl”、“rlzy”、“qygl”、“jdsj”。
3.文种代号：x表示文种代号，其中a代表“指令文件”、b代表“管理文件”、c代表“流程文件”、d代表“作业文件”、e代表“表图文件”。
4.顺序号：以两位或三位阿拉伯数字表示，如01,02等，可按逻辑顺序排布，也可按时间顺序排布。
5.发布年号：以公元纪年的四位阿拉伯数字表示，如2011，视情况可省略。
第六章 文件的发放与签收
第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围，根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放，其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单，经管理者代表批准后分发，同时做好文件发放记录。
第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制，集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围，行政管理中心执行发放，或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买收集。
第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集，由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在oa办公平台上通知有关部门、单位，由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集，报企业技术中心备案。
第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单，由区域公司技术部负责管理。
第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废，应在新文件发放后立即废止，且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。
第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》（见附件1）和《文件回收登记表》（见附件2），交相关收文人签收。
第七章 文件的保存
第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存，以电子版形式保存应有备份。
第37条文件的原件由行政管理中心负责保存，副本由各部门负责保存。
第38条文件要分类保存，便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。
第39条当文件被毁坏、污染、脱色时，应重新领取新文件，同时交还原文件。文件丢失时，向文件发放部门重新申请领取新文件。
第八章 文件的更改
第40条文件需要更改时，应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》（见附件3），说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。
第41条文件更改的审批，应由原审批部门审批，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批。
第42条文件更改批准后，由文件归口部门实施更改。
第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门，根据文件的有效性及时通知文件使用部门。
第44条文件的更改/修订方式。
1.划改：当更改内容不多时，由更改部门下达更改通知单，写明更改内容，由文件使用部门(人)在相应位置上划改。
2.换页：当修改内容较多时，由文件发放部门对相应页重新打印后，与所有在用文件的相应页进行撤换，收回旧页。
3.换版：当文件需多处更改时，并经多次更改，影响使用时，由发放部门重印新版，进行更换。
4.文件更改次数以换页为准，局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版，程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时，所有程序文件应随之换版。
第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等，应在文件标头栏，按iso9000标准标明文件的版本/修改状态，例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“a/0”，第4次修改后的“版本/修改状态”为“a/4”，第5次修改则需换版，“版本/修改状态”变为“b/0”。
第九章 文件的废弃与销毁
第46条作废文件从各使用现场收回后，由归口部门填写《文件销毁审批表》（见附件4），文件归口部门负责人批准后，统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。
第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件，必须作好作废或失效的标识。
第十章 附则
第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。
第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第50条附件：（1）文件发放登记表；（2）文件回收登记表；（3）文件更改申请表；（4）文件销毁审批表。
第13篇 监理文件资料管理办法
1 范围
本文件规定了项目部工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
本文件适用于项目部工程监理项目部文件资料管理工作。
2 引用文件和术语
q/04-206.305-2006 工程档案管理规定
3 职责
3.1 总监理工程师
3.1.1 组织编写工程监理项目部文件管理规定,指定信息管理员。
3.1.2 明确监理信息流程。
3.1.3 组织整理工程项目的监理资料。
3.2 专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3 信息管理员
根据工程监理项目部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
4 控制程序
4.1 明确监理信息流程
根据工程特点,结合监理现场实际情况,与业主协商确定监理信息流程,并通知工程项目建设参建单位。
4.2 建立监理信息编码规定
工程监理项目部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.3 工程监理项目部文件资料的登录和分类存放
在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一进行整理分类后传递给信息管理人员,进行集中收发和管理。
4.3.1 监理信息管理员在获得各种文件资料之后,首先要对这些资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。工程监理项目部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.3.2 工程监理项目部文件资料主要包括工程项目服务过程文件、实施过程所要求的文件和来自于工程监理项目部外部的文件是工程监理项目部服务过程中的工作依据和工作成果。主要包括:
a) 监理合同;
b) 监理规划、监理细则;
c) 监理指令;
d) 监理工作日志;
e) 监理周(月)报;
f) 会议纪要;
g) 审核签认文件;
h) 工程质量认证文件;
i) 危险源、环境因素调查资料;
j) 工程款支付证明;
k) 工程验收记录;
l) 质量事故调查及处理报告;
m) 各种监理内部台账;
n) 工程施工文件资料;
o) 工程收函;
p) 勘察、设计文件;
q) 适用的法律、法规和标准、规范、规程、规定等;
r) 顾客提供的(包括设计图纸)资料等;
s) 涉及本工程项目的上级文件、批复文件、审查意见、组织间来往文件等。
4.3.3 工程监理项目部信息管理员应及时将文件资料分类存放,并建立目录。同时建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.4 建立工程监理项目部文件资料借阅台帐记录,工程监理项目部以外人员借阅资料应首先获得总监理工程师同意。
4.5 工程监理项目部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于工程监理项目部负责组织的图纸会审及设计交底和工程协调及安全工作等会议,由工程监理项目部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实、规范、参与各方签字确认后按程序分发。工程监理项目部对外发出的文件一般应采用计算机打印。有条件的监理项目部应连接因特网,建立计算机信息网,以实现文件资料的管理规范化、快捷化。
4.6 对于顾客提供的设计图纸等资料,由工程监理项目部信息管理员按专业分类管理登记,由专业监理人员验证其有效性后,填写“顾客财产登记表”。
4.7 对监理现场使用的规程、规范等资料要认真审查,确保其处于有效期内;严禁使用无效版本和未加盖“有效”章的规程、规范。
第14篇 某某物业分公司质量体系文件管理办法
某物业分公司质量体系文件管理办法
1 目的
运用科学有效的管理方法,规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制,从而保证质量体系的有效运行。
2 适用范围
适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。
3 职责
3.1 管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。
3.2 分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。
3.3 管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。
3.4 分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。
4 实施程序
4.1 质量体系文件的建立
4.1.1质量手册和程序文件。质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放,分公司管理处不得涂改。
4.1.2 管理处作业指导书
4.1.2.1 管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。
4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审,分管副总经理负责复审,总经理负责审批。
4.1.2.3 质量主管对文件进行编号及排版检查,并办理《作业指导书审批单》。
a.编号方法为:
wi-sh(***)-**-***
顺序号
文件类别号
上海分公司***管理处代码
作业指导书代码
文件类别号有九类,分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、
社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。
b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。
4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部,33-02为管理部,33-03为市场部,33-04为工程部,33-05为财务部,33-06为凯迪克大厦管理处。
4.1.3 物业管理方案
4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。
4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核,总经理复审后报总公司主管领导批准。
4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。
4.2 质量体系文件的修改
4.2.1 在质量体系文件的建立过程中,对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。
4.2.2 对投入使用的质量体系文件修改需经过审批,审批权限参照文件建立审批权限。
4.2.3 文件修改时,由提出人填写《体系文件修改申请单》,经原文件审批人员审批后,由质量主管将修改的内容加到正式文件中。
4.2.4 文件内容修改后,对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。
4.2.5 当文件修改超过5次或修改内容较多时,应换版。
4.3 质量体系文件的使用
4.3.1 作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训,并对文件实施的情况进行检查,质量主管负责建立《体系文件目录》。
4.3.2 所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。
4.4 质量体系文件的发放
4.4.1 质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时,质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管,让其自行选择本部门需使用的文件,而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。
4.4.2 质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》,由领用人签名登记。
4.4.3 除外来文件以外,发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色'受控文件章'。
4.5 质量体系文件的借阅
4.5.1除公司领导外,其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准,并填写《文件借阅登记表》。
4.5.2借出和归还文件时,必须办理清点手续,由质量主管和借阅者当面核对清楚。
4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。
4.5.4文件如有丢失、损坏,需立即采取相应措施,并追究当事者责任。
4.6 质量体系文件的保存
4.6.1 管理处作业指导书保存一份原件,作业指导书的电子文档要做备份。
4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内,应排列整齐,以便查找。发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存,不得遗失。
4.6.3 文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
4.6.4 作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部,不得自行销毁。
4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的,可直接销毁,
但须保存一份加盖'作废'章的作废文件原件。对作废文件保存2年后可销毁,并建立《作废文件保存清单》。
5 质量要求
所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。
6监督检查
总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。
7改进分析
本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改,以保证质量体系文件控制的有效性。
8记录、标识
8.1 《作业指导书审批单》
8.2 《文件借阅登记表》
8.3 《受控文件发放记录表》
8.4 《作废文件保存清单》
8.5 《文件修改状态页》
8.6 《体系文件目录》
8.7 《体系文件修改申请单》
第15篇 公司文件资料账号密码管理办法
账号密码管理办法
为维护网络安全运行，确保公司各项文件资料不受侵害，促进各类密码统一管理，特制订此制度。
一、账号、密码设置对象
1．服务器（域名、阿里云、教师行动网、云平台、中考中招、各部门存档）账号密码等；
2.公司网站用户（云平台、教师行动网、中考中招）、后台账号等；
3．公司官网、微信、微博等与公司宣传有关的账号、密码；
4.因工作需要，在政府或第三方机构等网站注册的账号、密码；
5.需加密的文件资料；
6.上述未列出的其他与工作有关的账号密码。
二、密码的设置
1．公司各项密码，由直接责任人及部门负责人商议确定，密码可由直接责任人设定，并报部门负责人知晓及备案。
2．密码内容设置规则：必须由数字、字符和特殊字符组成；密码长度不能少于8个字符；机密级对象，设置的密码长度不得少于10个字符；设置密码时应尽量避开有规律、易破译的数字或字符组合。
三、密码的修改
1．公司因实际需求，修改（更换）各项密码，须向直接责任人申请，并得到部门负责人同意才允许更改密码。
2．所有离职的员工须履行密码交执程序，及时上交公司各项账户密码。由部门负责人通知相关人员及时修改相应密码。
3．定期更换密码:一般服务器密码更换周期不得超过60天。
四、账号和密码的保存
1．公司设置的各项用户密码由直接责任人自行保存，严禁将各项密码告知他人；若因工作需要必须告知，应按程序请示上级领导，经上级领导批示后方可告知相应密码。一旦对方工作完成，直接责任人必须及时更改密码，确保密码安全。
2．公司的各项密码均由各部门负责人负责建立《密码信息表》（详见附表）、管理保存、及时更新，须将《密码信息表》（详见附表）提交至行政部档案管理员备份。档案管理员按月进行核查。
3．各项密码直接责任人对所管理的密码，严禁通过各种渠道漏密，切勿出现忘记密码、遗失密码等情况。否则，将视情况承担相应工作失职的责任，部门负责人亦将承担部门管理连带责任。
4．如发现密码有泄密迹象或黑客入侵，密码直接责任人应立刻报告上级领导，并严查泄密源头、修补系统漏洞，采取一切可行的方式规避公司损失，并将详细情况以书面形式及时上报上一级领导。
五、处罚
针对上述条款，违反者公司将依据情节轻重给予50元至1000元罚款，情节严重者将移送司法机关。
附表：
密码信息表
序号
名称/用途
管理部门
责任人
账号/用户名
密码
备注
**********
**********
网址、地址等
