第1篇 档案管理办法
第一章 总则
第1条 为加强公司档案管理，保证档案管理的有效性、规范性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业经营管理服务，特制订本办法。
第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作，财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。
第4条 主要职责。
1.集团行政管理中心：负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作；负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心：负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作；接受集团行政管理中心的统一指导与监督，并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章 管理体制
第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则，进行网络化管理，即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条 集团行政管理中心设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条 每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的资料的收集和整理，档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。
第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给行政管理中心档案管理员。
第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。
1.负责集团的档案管理工作，定期或不定期对档案管理情况进行检查，及时协调解决档案管理工作中的问题，确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。
2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3.统一管理集团的档案资料，做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。
4.定期进行档案的检查核对工作，保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。
5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。
6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。
7.及时总结档案管理工作情况，向集团汇报档案管理工作，提出档案管理工作的意见和建议。
8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。
9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训，负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。
第10条 区域公司档案管理具体职责。
1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员，认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案管理工作进行监督和指导。
2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后，工程、技术部门将有关资料收集齐全，整理完善，及时呈报集团工程管理中心审核，并移交区域公司档案管理部门。
3.区域公司应重视档案管理工作，建立健全科学的档案管理制度；为便于对档案的有效利用，应采用先进技术，配备必要的设备设施，从而实现档案管理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全和完整。
4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动，并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时，应及时向集团汇报。
第三章 文件材料的形成和归档
第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等，形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。
第12条 归档时间：
1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料（包括电子文件）在次年的1月份前归档。
2.财务类档案五年一归，期间由财务管理中心负责档案管理。
3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年3月底前归档。
4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。
5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。
6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。
第13条 归档要求：
1.归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
2.归档的文件材料必须是原件，必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。
3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案，由该发生直接关联关系的分子公司整理归档，同时报集团行政管理中心档案室备存。
4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第14条 归档范围：各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括：
1.党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等工作形成的文件材料。
2.行政及企业管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等工作形成的文件材料。
3.经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
4.生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管理，环境保护、检测与控制，危险源辨识、风险评价与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。
5.基本建设项目形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。
7.设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。
8.会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
9.人力资源管理形成的文件材料：包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。
10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告，以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。
11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。
12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。
1.“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
2.“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
3.“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
4.“内部”是没有对外的文件，只限于内部有关人员使用。
第四章 档案管理
第16条 档案的分类与编目。
1.档案的分类是以公司全部档案为对象，由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类，形成档案分类大纲，并按档案分类大纲进行编号。
2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。
第17条 档案的保管。
1.档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。
2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第18条 归档材料及档案的移交。
1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。档案管理员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。
2.各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。
第19条 档案的鉴定。
1.档案管理员应依据《档案归档范围和保管期限》（见附件1）划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。
3.对归档文件必须在显著位置（例如文件页面的右上角）注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。
4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》（见附件2）上登记，并填写《档案销毁清册审批表》（见附件3）经集团总裁、董事长审批后由专人监销，《档案销毁清册》应立卷永久保存。
第20条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。
第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过oa流程或填写《档案借阅审批表》（见附件4）进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续，填写《绝密、机密档案审批表》（见附件5），未经有关领导批准，不得随意借阅。档案管理员编制《档案借阅登记簿》（见附件6），并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则：
1.公司档案不允许外单位人员查阅。
2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案，须经总裁批准，方可查阅。
3.公司内部员工因工作需要，由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。
4.具有保密要求的电子档案，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、传播等，一般情况下不得通过联网方式查阅利用，如遇特殊情况需联网利用时，必须符合企业有关保密规定，并有稳妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或调离本公司的员工，离开前必须归还全部所借档案。
第22条 档案借阅流程
1.内部、秘密档案的借阅：员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→集团档案管理人员归档。
2.机密、绝密档案的借阅：员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→行政副总审批→总裁审批→集团档案管理人员归档。
第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。
第五章 附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第26条 附件：（1）档案归档范围和保管期限；（2）档案销毁清册；（3）档案销毁清册审批表；（4）档案借阅审批表；（5）绝密、机密档案审批表；（6）档案借阅登记簿。
第2篇 油品调运分公司档案管理办法
工贸油品调运分公司档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。
第二章 组织机构及职责
第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。
第六条 档案管理的主要职责:
(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。
(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织实施。
(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。
(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。
(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。
(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。
(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。
(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。
(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。
第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。
第三章 归档范围
第八条 归档文件材料的来源
(一)公司内部形成的文件材料。
(二)各部门移交公司的文件材料。
(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。
(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司执行、办理的外来文件。
第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。
第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。
第四章 立卷归档要求
第十一条 文件材料应在规定时间内归档。
(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。
(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。
(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。
第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十四条 下列文件材料应随时归档:
(一)变更、修改、补充的文件材料。
(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。
(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。
(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。
第十五条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。
第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十七条 档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。
第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。
第十九条 立卷归档的总体要求:
归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。
(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。
(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。
(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任
者。
(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。
第五章 档案的移交
第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。
第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。
第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。
第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的安全。
第六章 档案保管期限
第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。
第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第七章 档案的鉴定与销毁
第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。
第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第八章 档案的借阅
第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。
第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。
(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。
(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。
(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。
(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。
第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司研究审批后方可借阅。
第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容,进行登记。
第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。
第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有关手续。
第九章 档案库房管理
第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。
第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房安全。
第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实一致。
第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。
第十章 档案信息保密与利用
第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密和企业秘密。
第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,注意重点保管。
第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。
第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。
第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代替原件提供利用,原件应妥善保存。
第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。
第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。
第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”,注意爱护档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。
第十一章 奖励与惩罚
第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司应给予表彰和奖励:
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的。
(二)对保护档案和档案现代化管理做出显着成绩的。
(三)对档案学研究做出重要贡献的。
(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第五十五条 凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导
做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。
第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。
第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。
第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。
第十二章 附则
第六十条 本办法由综合办公室负责解释。
第六十一条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。
第六十二条 本办法自下发之日起施行。
附件1:
油品调运分公司档案分类规则
为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》,结合本企业档案工作实际,制定本规则。
一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围;
二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。
三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。
四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。
五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷目录,其保管要求应符合国家有关规定。
附件2:
油品调运分公司档案分类表
一级类目二级类目基本范围
代 码名 称代码名称
a党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。
02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。
03宣传工作理论教育,宣传教育,思想政治工作与精神文明建设等。
04统战工作民族、宗教、侨务工作等。
05纪检工作党风党纪教育、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。
06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。
07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。
08共青团工作组织建设,政治思想教育,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。
09其他
b行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。
02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾害防范,交通管理,户籍管理等。
03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商登记管理,政纪监察等。
04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。
05人事管理人力资源管理(招聘、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教育等。
06教育工作普通教育,职业教育,高等教育、培训教育等。
07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,计划生育工作等。
08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等
09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。
10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等
11其他
c经 营 管 理 类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。
02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理,企业现代化管理等。
03计划统计综合计划,生产经营计划,统计报表,经营分析项目审批等。
04财务管理综合财务管理,资金管理,成本管理,税金管理,会计工作,投资融资管理等。
05物资管理物资采购、分配,物资合同协议,物资核算调拨,仓库管理等。
06合同管理经济合同管理、审核、备案等。
07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。
08其他
d生 产 管 理 类01质量管理全面质量管理,产品质量检测和质量控制,质量认证等。
02能源管理能源消耗管理,节能消耗工作,资源管理等。
03安全环保安全生产,事故处理,安全教育,环境保护,劳动保护等。
04计量工作计量管理,计量设备、仪器,统计报表等。
05标准化工作企业标准化管理工作。
06科技管理新产品、新技术开发,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技术引进等。
07档案与信息管理企业档案工作,各类数据管理,计算机信息,通讯管理等。
08其它
e 产 品 生 产 类01油气产品天然气等。
02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。
03其它
02民用设施办公楼,科研设施,文教卫生,体育,商业服务,住宅,环卫,园林绿化工程等。
04其它
g设 备 仪 器 类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等
02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等
03其它
h会 计 业 务 类01会计凭证各种会计凭证。
02会计账簿各种财务账薄。
03会计报表各种财务报表。
04财务报告各种财务报告(决算)。
05其他会计移交清册,会计档案保管、销毁清册,银行余额调节表、对账单等。
j特
殊 管 理 类01印章公司各类作废印章,包括公章、部门印章、法人私章等。
02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。
03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。
04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。
05锦旗外部单位授予的各类锦旗。
06题词上级领导对公司的题词。
07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。
08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。
09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。
第3篇 档案管理办法细则
档案法实施细则全文
第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》(以下简称〈档案法〉)的规定,制定本办法。
第二条 〈档案法〉第二条所称对国家和社会有保存价值的档案,属于国家所有的,
由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围;属于集体所有的,个人所有以及其他不属于国家所有的,由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。
第三条 各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理,分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定。
第四条 国务院各部门经国家档案局同意,省、自治区、直辖市人民政府各部门经本级人民政府档案行政管理部门同意,可以制定本系统专业档案的具体管理制度和办法。
第五条 县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导,把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划,建立、健全档案机构,确定必要的人员编制,统筹安排发展档案事业所需经费。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作依法开展。
第六条 有下列事迹之一的,由人民政府、档案行政管理部门或者本单位给予奖励;
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
(三)对档案学研究做出重要贡献的;
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给国家的;
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。
第二章 档案机构及其职责
第七条 国家档案局依照〈档案法〉第六条第一款的规定,履行下列职责;
(一)根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策,研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策;
(二)组织协调全国档案事业的发展,制定发展档案事业的综合规划和专项计划,并组织实施;
(三)对有关法律、法规和国家有关方针政策的实施情况进行监督检查,依法查处档案违法行为;
(四)对中央和国家机关各部门、国务院直属企业事业单位以及依照国家有关规定不属于登记范围的全国性社会团体的档案工作,
中央级国家档案馆的工作,以及省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门的工作,实施监督、指导;
(五)组织、指导档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训;
(六)组织、开展档案工作的国际交流活动。
第八条 县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照〈档案法〉第六条第二款的规定,履行下列职责;
(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策;
(二)制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度,并组织实施;
(三)监督、指导本行政区域内的档案工作,依法查处档案违法行为;
(四)组织、指导本行政区域内档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训。
第九条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案、机构依照〈档案法〉第七条的规定,履行下列职责;
(一)贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;
(二)指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作;
(三)统一管理本单位的档案,并按照规定向有关档案馆移交档案;
(四)监督、指导所属机构的档案工作;
第十条 中央和地方各级国家档案馆,是集中保存、管理档案的文化事业机构,依照〈档案法〉第八条的规定,承担下列工作任务;
(一)收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案;
(三)采取各种形式开发档案资源,为社会利用档案资源提供服务。
按照国家有关规定,经批准成立的其他各类档案馆,根据需要,可以承担前款规定的工作任务。
第十一条 全国档案馆的设置原则和布局方案,由国家档案局制定,报国务院批准后实施。
第三章 档案的管理
第十二条 按照国家档案局关于文件材料归档的规定,
应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,
定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案。
属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交;
属于县级国家档案馆接受范围的档案,立档单位应自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。
经同级档案行政管理部门检查和同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长向有关档案馆移交的期限;
已撤消单位的档案或者由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案,可以提前向有关档案馆移交。
第十四条 既是文物、图书资料又是档案的,档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录,联合举办展览,共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。
第十五条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施;
(一)建立科学的管理制度,逐步实现保管的规范化,标准化;
(二)配置适宜安全保存档案的专门库房,配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施;
(三)根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理;
(四)根据需要和可能,配备适当档案现代化管理需要的技术设备。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案保管,根据需要,参照前款规定办理。
第十六条 《档案法》第十四条所称保密档案密级的变更和解密,依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他实施办法的规定办理。
第十七条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案,档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。
向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的,必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准;
严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送。
第十八条 属于国家所有的档案,任何组织和个人都不得出卖。
国有企业事业单位因资产转让需要转让有关档案的,按照国家有关规定办理。
各级各类档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织为了收集、交换中国散失在国外的档案、进行国际文化交流,
以及适应经济建设、科学研究和科技成果推广等的需要,经国家档案局或者省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门依据职权审查批准,可以向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖档案的复制件。
第十九条 各级国家档案馆的一级档案严禁出境。
各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的,必须经国家档案局审查批准。
各级国家档案馆藏的三级档案、各级国家档案馆馆藏的一、二、三级档案以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件,
各级国家档案馆以及机关、团体、企业事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的,必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准,海关凭批准文件查验放行。
第四章 档案的利用和公布
第二十条 各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录。
档案开放的起始时间:
(一)中华人民共和国成立以前的档案(包括请代以前的档案;民国时期的档案和革命历史档案),自本办法实施之日起向社会开放;
(二)中华人民共和国成立以来形成的档案,自形成之日起瞒30年向社会开放;
(三)经济、科学、技术、文化等类档案,可以随时间社会开放。
前款所列档案中涉及国防、外交、公交、国家安全等国家重大利益的档案,以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案,经上一级档案行政管理部门批准,可以延期向社会开放。
第二十一条 各级各类档案馆提供社会利用的档案,应当逐步实现以微缩品代替原件。
档案微缩品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。
第二十二条 《档案法》所称档案的利用,是制对档案的阅览、复制和摘录。
中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明,可以利用已开放的档案。
外国人或者外国组织利用中国已开放的档案,须经中国有关主管部门介绍以及保存该档案的档案馆同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的行政管理部门审查同意。
机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案,其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国需要利用的,须经档案保存单位同意。
各级各类档案馆应当为社会利用档案创造便利条件。
提供社会利用的档案,可以按照规定收取费用。
收费标准由国家档案局会同国务院价格管理部门制定。
第二十三条 《档案法》第二十二条所称档案的公布,是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文或者档案记载的特定内容;
(一)通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表;
(二)通过电台、电视台播放;
(三)通过公众计算机信息网络传播;
(四)在公开场合宣读、播放;
(五)出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编;
(六)公开出售、散发或者张贴档案复制件;
(七)展览、公开陈列档案或者其复制件。
第二十四条 公布属于国家所有的档案,按照下列规定办理;
(一)保存在档案馆的,由档案馆公布;必要时,应当征得档案形成单位同意或者抱经档案形成党委的上级主管机关同意后公布;
(二)保存在各单位档案机构的,由各该单位公布;必要时,应当抱经上级主管机关同意后公布;
(三)利用属于国家所有的档案的单位和个人,未经档案馆、档案保存单位同意或者前两项所列主管机关的授权或者批准,均无权公布档案。
属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的档案,其所有着向社会公布时,应当遵守国家有关保密的规定,不得损害国家的、社会的、集体的和其他公民的利益。
第二十五条 各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用,应当征得档案所有者同意。
第二十六条 利用、公布档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第五章 罚则
第二十七条 有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人民依法给予行政处分;
(一)将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为几有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
(二)据按照国家规定向国家档案馆移交档案的;
(三)违反国家规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的;
(四)不按照国家规定开放档案的;
(五)明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
(六)档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的。
第二十八条 《档案法》第二十四条第二款、第三款规定的罚款数额,根据有关档案的价值和数量,对单位为1万元以上10万元以上,对个人为500元以上5000元以下。
第二十九条 违反《档案法》和本办法,造成档案损失的由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失。
第六章 附则
第三十条 中国人民解放军的档案工作,根据《档案法》和本办法确定的原则管理。
第三十一条 本办法自发布之日起施行。
第4篇 流动人员人事档案管理规定办法
流动人员人事档案管理暂行规定
第一章总则
第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性、完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。
第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:
(一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;
(二)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;
(三)待业的大中专毕业生的人事档案;
(四)自费出国留学人员的人事档案;
(五)外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的的专业技术人员和管理人员的人事档案;
(六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
(七)其它流动人员的人事档案。
第三条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一,归口管理”的原则,接爱同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
第二章流动人员人事档案管理机构
第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。
第五条 跨地区流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事管理单位管理。
第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作,认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
第三章流动人员人事档案的转递
第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。
人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。
人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清楚。
第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。
对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构不得接收。
第十条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。
人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。
第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事单位开具的转档手续具有相同的效力。
机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。
第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在的工作单位的联系,做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员人事档案的内容。
收集的材料,必须经过认真的鉴别。
需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。
第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。
在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或流动人员人事档案材料。
第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
(一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。
查阅单位应申明查阅单理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
(二)查阅单位应*党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。
对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
(三)人才流动服务机构对高级专来技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
(五)查阅档案必须严格守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章流动人员人事档案的保管
第十五条 人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁质的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。
要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。
第十六条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。
第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。
档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
第六章监督与处罚
第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门会同有关部门进行处理:
(一) 擅自管理流动人员人事档案的单位或个人:
(二) 擅自涂改档案内容或造档案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露档案内容的:
(四) 在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。
对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者,现视情节轻重,给批评教育或党纪、政纪处分;违犯法律的,要依法追究责任。
第七章附则
第十九条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案,应本着“服务为主,适当收费”的原则,按照有关规定收取服务费,但不得以蠃利为目的。
第二十条 各省、自冶区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则,并报人事部备案。
第二十一条 本规定由人事部负责解释。
第二十二条 本规定自颁布之日起施行。
*中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》(人调发[1989]11号)和《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》(人调发[1989]11号)同时停止。
第5篇 油品调运分公司人事档案管理办法
工贸油品调运分公司人事档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了提高zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公 司”或“公司”)档案管理水平,有效地保护和利用人事档案,使其更好地为企业改革发展 服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、《干部档案工作条例》和 工贸公司有关规定,特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司机关各部门及各驻站。
第三条 本办法中的人事档案指企业人力资源等有关部门在工作中形成的记载个人经历、政 治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料,是人力 资源管理与开发、反映个人成长历史的凭证和依据。
第四条 人事档案工作实行统一领导、分级管理的原则,管理时要注意维护档案完整与安全 ,便于企业各方面的利用。任何部门和个人不得私自保存、擅自销毁或据为己有。
第二章 组织机构及职责
第五条 人事档案是由公司综合办公室统一管理,业务工作接受上级有关业务部门的监督。
第六条 综合办公室的主要人事档案管理职责是:
(一)贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策;
(二)建立健全公司人事档案工作规章制度;
(三)负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供公司各级员工的人事档案;
第三章 归档
第七条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌,综合办公室应收集公司员工的工 作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反 映个人德、能、勤、绩的文件材料,充实档案内容。具体收集归档范围见附件。
第八条 归档要求:
(一)收集的人事档案材料,必须经过认真的鉴别,做到真实准确,完整齐全,文字清楚, 对象明确,手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后方 能归入人事档案。
(二)人事档案归档材料必须统一使用十六开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、或 红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
(三)凡需销毁的材料必须详细登记,并经人力资源部负责人和主管领导审查批准,由专人 负责监销。
(四)不属于档案范围的材料,不得擅自归档。
(五)档案卷皮,目录和档案袋的样式、规格应按照统一的标准进行制作与装订,以便于查 找。
第九条 公司要建立主动送交人事档案材料的工作制度,并由综合办公室人事干事、组织干 事负责收集各部门的归档材料。
第四章 管理和利用
第十条 人事档案管理人员对人事档案材料按在职/退休、干部/职工档案进行分类、编号、 排架。对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管,并按规定收取管理费。
第十一条 建立人事档案登记和统计制度以及各类档案名册,每半年做一次检查核对,做到 档案号与档案名册编号一致,发现问题及时解决。
第十二条 根据安全保密,便于查找的原则,人事档案应严密科学地保管;人事档案管理人 员应严格执行保密制度,不得泄露档案内容,确保档案的绝对安全和准确无误。
第十三条 凡需利用本单位人事档案的,必须由综合办公室上报主管领导,经审批后方可进 行;应妥善保存重要、珍贵的档案,用复制品代替原件提供利用。
第五章 档案的传递
第十四条 员工在公司工作期间形成的各类材料必须在调离公司前全部归档后再做档案移交 。
第十五条 对人事档案的接收、移交必须严格履行相关手续,做好登记与审批工作,留存双 方交接单备查。
第十六条 人事档案应通过机要交通渠道传递或派专人传送,不准邮寄或交本人自带。如外 单位派专人提取,必须持人事或组织部门出具的介绍信,否则不予办理。
第十七条 收到接收单位调档函后,必须经综合办公室负责人同意签署意见方可转出。档案 转出后,应联系确认档案是否转到,并收取对方回执以防丢失。
第六章 附则
第十八条 本办法由综合办公室负责解释和修订。
第十九条 本办法未尽事宜,按国家相关法律法规和集团公司、工贸公司相关规定执行。
第二十条 本办法自颁布之日起施行。
附件:
人事档案材料收集归档范围
1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表(如职工履历表、登记表),任免 呈报表(包括上报的考察材料),鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料,离退休审批 表,军队转业部门审批表等。
2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表,政审材料,续聘审批表,退职材料。
3.出国出境人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。
4.党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登 记表和委员的简历表、政绩材料。
5.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
6.评聘专业技术职务(职称)工作中形成的专业技术人员任职资格申报表,专业技术职务考绩 材料以及聘任专业技术职务的审批表。
7.员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表, 组织审查报告,上级批复以及所依据的证明材料。
8.党团组织建设中形成的入党志愿书(1-2份系统的)和转正申请书、自传、政审材料、党员 登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,民主评议党员工作中形成的组织 意见。民主评议党员登记表,优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的 主要事实依据材料和审批材料,*材料,取消预备党员资格的组织意见;入团志愿书、申 请书、团员登记表、退团材料;加入民主党派的材料。
9.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材 料;甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
10.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
11.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
12.员工的创造发明、科研成果、着作、译着和有重大影响的论文等目录。
13.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
14.办理丧事活动中形成的悼词、讣告;非正常死亡的调查报告。
15.高等教育
、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生(学员)登记表、学 习成绩登记表、毕业登记表,授于学位的材料,学历证明书,学习鉴定材料。
16.学生学籍变动记录材料。
17.学生在校期间每学年的思想品德评定表。
18.毕业学生体检表。
第6篇 某中学团籍档案管理办法
中学团籍档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了进一步加强我校团务工作制度化建设,规范团籍档案管理工作,根据《中国共产主义青年团章程》、《中国共产主义青年团团员证管理暂行条例》的相关规定,结合我校实际,特制定本办法。
第二条 各团总支应设专柜对团籍档案进行分类存放,并成立团籍档案管理工作小组(以下简称“工作小组”),组长由团总支副书记担任,副组长由院(系)团总支组织部部长担任,成员为团总支组织部干事。工作小组工作受校团委组织宣传部(以下简称“校团委组宣部”)监督管理。
第二章 年度团籍注册
第三条 年度团籍注册于每年10月中旬与团员教育评议工作一并开展。
第四条 受警告、严重警告、撤销团内职务等处分的团员,如能正常参加团的活动,按时交纳团费,应予以注册。团员受留团察看处分,所在院(系)团总支应回收其团员证。察看期满,恢复团员权利后,团总支将团员证归还本人并及时注册。
第五条 团员在前一学年教育评议等级为不合格的,经教育仍无改进,将不予以注册;凡拒交团费的团员,将不予以注册。
第六条 超过规定注册时间一年而未注册的团员证,将视为失效。
第七条 年度团籍注册程序如下:
(一)工作小组于每年的10月15日前收齐符合注册条件团员的团员证,并在团员证的“团籍注册”处填写注册时间(时间为该年的10月17日)。
(二)工作小组将团员证交至校团委组宣部办公室加盖“注册”专用章,加盖完毕后,工作小组取回发还本人自行保管。
第三章 组织关系转接
第八条 组织关系转接包括转入和转出两类。
(一)团组织关系转入
1.高一新生团组织关系转入
(1)工作小组于每年9月25日前收齐新生班级团支部团员的团员组织关系介绍信,并将信中的团籍档案及团员证做好分类及登记工作。
(2)工作小组在新生的团员证上填写团员组织关系转入日期(日期一般为入学时间)。
(3)工作小组把所有新生的团员证统一交至校团委组宣部办公室加盖校团委公章。同时,根据所辖新生班级团支部的支部数领取《下吉中学团籍档案袋》及《下吉中学团籍档案登记表》。
(4)工作小组在团员的团籍档案封面的右上角及团员证内页的第二页右上角写上该学生的学号,并按学号顺序将团籍档案及团员证排列整齐。
(5)工作小组以团支部为单位,将新生团籍档案分别装入其所属团支部的团籍档案袋中,并把填写好的《下吉中学团籍档案登记表》粘贴于团籍档案袋封面。
(6)工作小组完成上述流程后,把团员证发还本人自行保管。
2.工作小组完成大一新生及外转学生同学的组织关系转入手续后,于每年的12月10日前汇总各团支部的《下吉中学团籍档案登记表》,并以电子版形式上交校团委组宣部汇总备案。
(二)团组织关系转出
1.毕业生团组织关系转出
(1)毕业生团组织关系转出工作于每年6月份开始。工作小组根据本校毕业班的团员情况,于6月1日前向校团委组宣部上报需要办理转出手续的人数,统一领取团员组织关系介绍信、团员档案袋。
(2)工作小组以团支部为单位收齐所有毕业生团员的团员证,统一在团员证上的组织关系转接处填写转出原因、时间及团费交纳情况(填写格式为:××年6月30日,因毕业,组织关系转出,团费交至××年6月),填写完毕后交至校团委组宣部办公室加盖校团委公章。
(3)工作小组将毕业生团员的团籍档案、团员证及团员评议表装入团员档案袋中,在档案袋封面做好相关登记并作封口处理。
(4)工作小组根据毕业生团员的信息填写团员组织关系介绍信,加盖校团委公章后沿虚线撕下介绍信的右半部分,将其粘贴于团员的团员档案袋封面,介绍信的左半部分将作为存根由工作小组自行妥善保管。
(5)工作小组将所有毕业生团员的团员档案袋交至校团委组宣部办公室加盖校团委公章。做好统计和登记工作后,发还团员本人,同时报校团委组宣部备案。
2.非毕业原因转出团组织关系
(1)因非毕业原因办理团组织关系转出的同学须向所属团总支提交书面申请。
(2)工作小组收齐申请人的书面申请及团员证,并在团员证“组织关系转接”栏上根据实际情况填写转出原因、时间及团费交纳情况。
(3)工作小组将申请人的团籍档案、团员评议表及团员证统一交至校团委组宣部办公室办理相关手续。
第四章 团籍档案、团员证补办
第九条 遗失团籍档案或团员证的同学,须及时到校团委组宣部办公室提交补办申请。
第十条 补办团籍档案流程如下:
1.需要补办团籍档案的同学,应先向所属团支部提交书面申请及相关申请材料,由团支书审核材料后,报团总支备案。
2.工作小组根据需要补办团籍档案的人数,到校团委组宣部办公室领取《入团志愿书》,交补办同学填写。
3.工作小组将补办同学的《入团志愿书》交至校团委组宣部办公室办理相关手续。
第十一条 补办团员证流程如下:
1.需要补办团员证的同学,应向所属团支部提交补办团员证的书面申请及相关申请材料,由团支书审核后,报团总支备案。
2.工作小组收齐申请同学相关补办材料后,到校团委组宣部办公室统一办理相关手续。
第十二条 申请补办团员证或团籍档案的同学,均需交纳工本费和一张一寸免冠彩照(注:彩照背面须注明姓名、性别、班级和学号)。
第五章附 则
第十三条 本制度最终修订权和解释权归校团委所有。
第十四条 本制度自印发之日起实行。
第7篇 文理学院招投标与采购档案管理办法
文理学院招投标与采购档案管理办法
第一条 为了加强和规范学校招投标与采购档案管理工作，维护招投标与采购档案的完整、准确与安全，充分发挥招投标与采购档案在学校建设和管理中的作用，更好地服务于学校建设，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国保密法》《绍兴文理学院招投标与采购管理办法》等有关法规制度，结合学校实际，制定本办法。
第二条 涉及学校招投标与采购活动的档案管理均适用本办法。
第三条 本办法所称招投标与采购档案是指在招投标与采购活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原始记录。
第四条 招投标与采购档案是招投标与采购活动的真实记录，学校招投标与采购中心(以下简称中心)应当重视招投标与采购档案工作并做好招投标与采购档案原始记录的收集、整理和移交工作。
第五条 学校档案馆集中统一管理招投标与采购档案，并负责指导中心做好招投标与采购文件材料的立卷、归档工作。
第六条 招投标与采购档案归档范围：
(一)绍兴文理学院招标采购计划表;
(二)招标采购公告;
(三)招标采购文件;
(四)标底;
(五)投标报名登记表(对投标人投标资格进行考察的须提供调查报告及入围名单);
(六)答疑会签到表、答疑会纪要;
(七)邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等申请表;
(八)招标采购会签到表、记录稿
(九)入围表、资格审查表、评委评分表、评委评分汇总表、评标小组评标报告;
(十)投标人承诺书;
(十一)投标书正本;
(十二)中标公告;
(十三)招标采购会、评标会录像(光盘);
(十四)合同复印件(合同签订后5个工作日内，由合同签订部门盖上公章后提供给中心);
(十五)其他和招投标与采购活动有关的重要材料。
第七条 招投标与采购档案按年度归档(基建档案按工程项目竣工年度归档)。每年3月份由招投标与采购中心负责完成上一年度的招投标与采购档案立卷归档工作。
第八条 凡属归档材料应书写规范、字迹清晰、纸质优良、内容准确，签署手续完备，使用黑色碳素笔或蓝黑墨水笔。
第九条 建有档案室的独立法人或经济独立核算单位参照此办法执行;反之，统一归档到学校档案室。
第十条 本管理办法自发文之日起执行，《绍兴文理学院招投标档案管理办法》(绍学院发〔2005〕28号)文件同时废止。
第十一条 本办法由校招投标与采购中心负责解释。
第8篇 企业人事档案管理规定办法
档案管理 亦称档案工作,是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分,来看小编为大家整理的关于某公司人事档案管理办法范本:
某公司人事档案管理办法:
人事档案管理办法
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。
人力资源部
第9篇 x电子文件归档、电子档案管理办法
1.总则
1.1 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,应当由主管部门统一协调,指定专门机构或人员负责,保证管理工作的连续性。
1.2 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,档案部门要进行指导与监督。
1.3 电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持。
1.4 应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等,以保证电子档案的质量。
1.5 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。
1.6 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。
1.7 具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
2.电子文件的收集与积累
2.1 收集范围。电子文件的收集范围,按国家关于文件归档的现行有关规定执行。
2.2 收集积累要求
2.2.1 记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
2.2.2 保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
2.2.3 在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件,应采取更严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。
2.2.4 用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
2.2.5 用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则应将相关软件一并收集。
2.2.6 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
2.2.7 用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
2.2.8 用音频设备获得的文件,收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
2.2.9 由计算机多媒体技术制作的文件,其中包含前面所示的两种以上的信息形式,收集时应注意参数准确、数据完整。
2.2.10 通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
2.2.11 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
2.3 收集、积累方法
2.3.1 及时按照要求制作电子文件备份。
2.3.2 每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
2.3.3 电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
2.3.4 电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸张打印件。
2.3.5 电子文件性质代码:r―草稿性电子文件;u―非正式电子文件;o―正式电子文件;n―无纸电子文件;t―文本文件;i一图象文件;g―图形文件;v一影像文件;a―声音文件;m―多媒体文件;p―计算机程序;d―数据文件。
3.电子文件的整理
3.1 电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
3.2 电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。
3.3 归档电子文件应填写登记表。
4.电子文件的归档。应定期把符合归档条件的电子文件,按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
4.1 归档范围电子文件的归档范围的划分,可参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.2 归档时间逻辑归档应实时进行,物理归档应定期完成。
4.3 检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
4.4 归档前的鉴定电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执主,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标只。
4.4.1 有效性和完整性鉴定。归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文牛的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
4.4.2 保管期限的划分。电子文件保管期限的划分,参照国家关于文件的现行有关规定执行。
4.5 归档要求
4.5.1 把带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第3套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作,
4.5.2 本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文牛长期保存的载体。
4.5.3 存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境
4.5.4 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
4.5.5 需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。
4.5.6 原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。
4.5.7 在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。
5.电子档案的移交与保管。电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门,作为电子档案进行保管。
5.1 检验
5.1.1 档案保管部门应配备相应的
处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%合格率应达到100%。
5.1.2 检验项目。
5.1.2.1 载体有划痕,是否清洁。
5.1.2.2 有无病毒。
5.1.2.3 核实电子档案的完整性和有效性审核手续。
5.1.2.4 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。
5.1.3 将检验结果填人电子档案人库登记表。检验有合的,应退回形成单位,重新制作。
5.2 移交手续验收合格后,档案保管部门在电子档案人库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位一份自存。
5.3 保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件。
5.3.1 归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。
5.3.2 环境温度选定范围: 14℃― 24℃;相对湿度选定范围:45%―60%。
5.3.3 存放时应注意远离强磁场,并与有害气本隔离。
5.3.4 电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。
5.4 存效性保证
5.4.1 每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记。
5.4.2 每满2年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施。
5.4.3 设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。
5.4.4 磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
5.4.5 定期检验结果应填人电子档案管理登记表。
5.5 利用
5.5.1 电子档案的封存载体不得外借。
5.5.2 利用时使用拷贝件。
5.5.3 利用时要遵守保密规定。
5.5.4 利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
5.5.5 具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。
5.6 电子档案的销毁鉴定。
5.6.1 电子档案的销毁鉴定,按国家现行有关规定执行。
5.6.2 电子档案的销毁,应在办理审批手续后,方可实施。
5.6.3 非保密电子档案可进行逻辑删除。属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。
第10篇 附属中学财会类档案管理办法
为了加强海南师范大学附属中学财会类档案（以下简称财会档案）工作的业务建设，不断提高财会档案的质量和科学管理水平，更好地为学校和社会经济事业服务，根据《会计档案管理办法》等法律、法规、规章，结合学校实际，制定本管理方法。
一、财会档案归档和不归档范围
凡在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐薄、报表等文件材料，均属财会档案。
（一）归档范围
1.反映财务管理、会计活动的全过程，对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的文件材料。
2.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐薄、会计报表、工资清册等方面，具体范围见附表。
3.其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档的范围
1.上级有关财务的普发性（非专指学校）、不办的文件。
2.未定稿的文件。
3.重份文件。
4.未生效的合同、协议、单据。
5.无查考利用价值的临时性文件、事务性文件。
二、财会档案工作岗位责任制
（一）财会管理部门领导职责
1.制定和健全财会档案管理制度，确保财会文件材料的形成积累，并将财会档案纳入日常管理工作之中，监督承办人员执行。
2.加强同档案室联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
3.指导财会档案的鉴定工作。
（二）财会管理部门兼职档案人员职责
1.在部门负责人领导下，协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集积累工作；检查已收集、积累的文件材料是否完整、系统、准确，并按要求进行整理归档。
2.做好暂时存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管利用等工作。
3.接受档案室的业务指导、监督、检查工作，保证归档档案的质量。
4.负责编制财会档案移交清册，按时向档案室移交档案。
三、财会文件材料的归档流程
（一）形成与积累
学校财会室分工归口归档。
1.学校财会室领导，在制定财会计划时，应向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，指定本部门的兼职档案人员。
2.财会室的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时文件材料的收集、积累，保证文件材料的完整、系统和准确。
（二）整理方法
1.装订
综合文件材料应按件装订。一般在左侧装订，要求文件材料左、下侧边对齐。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。会计帐薄、报表、工资清册按自然形成件装订；会计凭证按会计凭证顺序号装订，每件厚度不超过2cm为宜，用不锈钢钉或线装订。对破损的文件材料应进行修补。
2.分类
分类方案：分年度──分二级类目──分保管期限
（1）分年度
将财会文件材料按照会计年度分开，不同年度的会计核算材料不能放在一起，归档年度采用自然年度。
（2）分二级类目（分问题）
在每个年度下按问题分类，一级类目是财会档案实体分类的最高层位，标识为“CK”。财会档案划分至二级类目，其分类标识规定如下：
二级类目名称标识代号
财会综合CK11
会计报表CK12
会计帐簿CK13
会计凭证CK14
工资清册CK15
（3）分保管期限
财会档案在二级类目内划分保管期限，分为永久、长期、短期三种。永久标识为“Y”，长期标识为“C”，短期标识为“D”，具体保管期限见附表。
3.排列
归档文件材料在二级类目下同一保管期限内排列，综合管理文件材料按事由结合重要程度排列；报表、帐簿、凭证、工资清册等按形成时间顺序排列。
4.编号
归档文件材料按排列顺序逐件编号。
5.编制归档文件目录
归档文件材料应依据档号的顺序编制归档文件目录，其格式式样如下：
归档文件目录
2011-CK11-Y
件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注
上述表中各项填写要求如下：
件号：填写档案室编件号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
文号：文件的发文字号；
题名：文件材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号；
日期：填写文件材料最后形成日期；
页数：每一件归档文件材料的页数，文件材料中有图文的页面为一页；凭证页数填写“会计凭证总页数”的页数；
备注：注释文件材料需说明的情况。
6.装盒
将归档文件材料按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒统一使用由档案管理部门监制的硬纸盒、会计档案盒。
7.备考表
综合管理的归档文件，备考表置于盒内文件材料之后，并填写表内项目内容：
（1）盒内文件情况说明填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）整理人：负责整理归档文件材料的人员姓名；
（3）检查人：负责检查归档文件材料整理质量的人员姓名；
（4）日期：归档文件材料整理完毕的日期。
四、归档时间
当年财会档案，在会计年度终了后可暂由财会室保管一年，期满后的次年六月底前由财会室兼职档案人员，编制档案移交目录一式二份送部门领导审核签字后，连同档案集中向档案室移交。
财会类档案归档范围和保管期限表
第11篇 公司文书档案管理办法
公司文书档案管理办法
(六) 1 总则为进一步加强文书档案的管理,规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序,特制定本管理标准。2 适用范围本标准适用于公司文书档案管理。3 术语和定义文书档案:是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。4 管理职责
4.1 文书档案室管理部门为公司办公室,具体由公司办公室文秘科负责,并接受市主管机关业务指导。
4.2 .负责公司党政文书,声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点,同时保证文书档案的完整、保密和安全。
4.3 负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。5 管理活动、程序及要求
5.1 .文书档案收集
5.1.1 文书档案收集的范围
5.1.1 .1上级来文及资料。
5.1.1 .2公司文件。
5.1.1 .3公司历史档案。
5.1.1 .4已撤消旧机构的档案。
5.1.1 .5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1 .6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。
5.1.1 .7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。
5.1.2 文书档案的收集
5.1.2 .1按照文书档案收集范围,收集与所保管档案有关的资料。
5.1.2 .2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对,并由交接双方在目录上签字或盖章。
5.1.2 .3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求,并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的,文书档案室有权拒收。
5.2 .立卷与归档
5.2.1 文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责,具体工作按文档管理和上级业务规定执行。
5.2.2 需归档的音像档案,要认真填写说明,编号登记。每半年对文档重新整理,时间在每年的1月份和7月份。
5.3 文书档案的整理和保管
5.3.1 文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类,单独保管。
5.3.2 文书档案室在收集零散文件时,要认真区分,依照分类进行立卷。
5.3.3 文书档案发现文件破损要及时修复或复制。
5.4 .文书档案的统计和检查
5.4.1 文书档案室要设立文书档案登记簿,档案的借阅、返还及时登记、注销,对档案的收进及提出情况进行数量统计。
5.4.2 文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查,遇到特殊情况及时检查,并及时上报检查结果。
5.4.3 负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。
5.5 .文书档案的利用和借阅
5.5.1 文书档案室所保管的档案,原则上一律在阅文室调阅,需要查阅档案时,由借阅单位提出借阅申请,经公司办公室主任批准后方可将档案借出。
5.5.2 复制档案资料时,需经公司办公室主任批准,方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途,并由文书档案室进行复印。
5.6 .文书档案的鉴定和销毁
5.6 .1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史,科学和现实价值确定其是否需要继续保存,并将不需要继续保存的档案剔出销毁。
5.6 .2文书档案的鉴定销毁工作由公司办公室负责承办,对已过保管期限的档案提出销毁意见时,要经相关部门和人员具体核查,核查单位由公司办公室、党群工作部和企业发展部组成。
5.6 .3文书档案室对予批准销毁的档案要在档案存储目录上注销,编制销毁清单,审查批准后对档案进行销毁,并由两人或两人以上监销。档案销毁后,监销人员在销毁清单上签名盖章,同时标注档案注销的日期,保证不丢失,不漏销。
第12篇 物业管理公司档案管理办法7
物业管理公司档案管理办法(七)
第一章总则
第一条为加强公司档案管理工作,完整地保存和科学地管理公司档案,充分发挥档案在公司发展中的作用,根据国家有关档案法律法规,结合公司实际情况,特制定此办法。
第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和,按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三条公司档案管理遵循统一领导,集中管理的原则,由综合部加强对公司档案管理的领导,负责建立健全档案工作制度,以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。
第二章档案管理工作机构和管理员职责
第四条公司档案管理由综合部统一领导,由业务素质过硬,热爱公司的专职人员担任,同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。
第五条档案管理人员基本职责:
一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;
二、忠于职守,严格执行档案管理制度,维护档案的完整与安全。
三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。
四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。
第三章档案的形成
第六条归档文件要求书写工整,图样清晰,材料完整,能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。
第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
第八条档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。
第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。
第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档,公司档案管理员要督促各部门执行。
第四章档案管理
第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类:
一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号,并要求保持一定的稳定性,不得随意改动。
二、分类和编号要遵循材料的形成规律,要求为档案的保管和利用提供方便。
三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件,要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。
第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行档案着录工作,便于查找利用。
第十三条档案保管要求:
一、对底图保管必须采取平放或卷放,不允许折叠保管。
二、声像档案要统一分类编号,单独存放。
三、实物档案要统一编号集中保管。
第十四条经鉴定需要销毁的档案,要编制销毁清册,经批准后指派专人负责监销,并由监销人员在销毁清册上签字。
第五章移交和利用
第十五条公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。
第十六条公司档案应简化借阅程序,做到科学而不繁琐,利于公司员工查阅档案。
第十七条公司档案原则上不借出,若特殊情况,须由档案主管领导签字,并进行登记,但不得超出三天。
第十八条公司档案原则上不外借,仅供内部参阅。若情况特殊,经主管领导签字同意,可借出复印件,原件概不外借。
第六章附则
第十九条本办法自下发之日起执行,解释权归综合部。
