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第1篇 档案管理办法范本
第一章 总则
第1条 为加强公司档案管理,保证档案管理的有效性、规范性,理顺工作程序,明确工作职责,使档案工作更好地为企业经营管理服务,特制订本办法。
第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作,财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分,应根据其自身特点妥善管理,统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。
第4条 主要职责。
1.集团行政管理中心:负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作;负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心:负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作;指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司:负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作;接受集团行政管理中心的统一指导与监督,并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章 管理体制
第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则,进行网络化管理,即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档;区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条 集团行政管理中心设立档案室,负责公司档案的集中统一管理,并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条 每个中心/区域公司指定专人(兼职)负责本中心/区域公司的资料的收集和整理,档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人,第二责任人为中心/区域公司负责人。
第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理,并移交给行政管理中心档案管理员。
第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。
1.负责集团的档案管理工作,定期或不定期对档案管理情况进行检查,及时协调解决档案管理工作中的问题,确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。
2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3.统一管理集团的档案资料,做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。
4.定期进行档案的检查核对工作,保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。
5.及时对超期保管的档案提出处理意见,做好档案的销毁工作。
6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。
7.及时总结档案管理工作情况,向集团汇报档案管理工作,提出档案管理工作的意见和建议。
8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。
9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训,负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。
第10条 区域公司档案管理具体职责。
1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员,认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作,并对公司的档案管理工作进行监督和指导。
2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后,工程、技术部门将有关资料收集齐全,整理完善,及时呈报集团工程管理中心审核,并移交区域公司档案管理部门。
3.区域公司应重视档案管理工作,建立健全科学的档案管理制度;为便于对档案的有效利用,应采用先进技术,配备必要的设备设施,从而实现档案管理的现代化,以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失,确保档案的安全和完整。
4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动,并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时,应及时向集团汇报。
第三章 文件材料的形成和归档
第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等,形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。
第12条 归档时间:
1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料(包括电子文件)在次年的1月份前归档。
2.财务类档案五年一归,期间由财务管理中心负责档案管理。
3.审计类档案,由审计部门整理成册(包括电子目录),次年3月底前归档。
4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。
5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。
6.载体类(报刊、照片、光碟),在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。
第13条 归档要求:
1.归档的文件材料必须齐全完整,照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
2.归档的文件材料必须是原件,必须易于长久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整,审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。
3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案,由该发生直接关联关系的分子公司整理归档,同时报集团行政管理中心档案室备存。
4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录,案卷目录一式两份,一份由档案管理员存档,另一份由归档部门留存,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第14条 归档范围:各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料,重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括:
1.党群工作形成的文件材料:包括党务、工、青、妇,商会、协会等工作形成的文件材料。
2.行政及企业管理工作形成的文件材料:包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准,企业章程,股东大会、董事会、监事会会议,企业机构设置及变更,行政及法律事务,公证、审计,人事任免等工作形成的文件材料。
3.经营管理工作形成的文件材料:包括企业改革、经营战略决策,计划与统计工作,资产管理,知识产权和商业秘密,企业信用管理、形象宣传,合同管理,财务管理,物资管理,营销管理,境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
4.生产技术管理工作形成的文件材料:包括生产准备、组织、调度工作,质量管理、检测、控制工作,能源管理,企业管理现代化和信息化建设,科技管理,生产安全和消防工作,事故分析与处理,交通管理,环境保护、检测与控制,危险源辨识、风险评价与控制,计量工作,标准化工作等方面的文件材料。
5.基本建设项目形成的文件材料:包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料:包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。
7.设备仪器管理形成的文件材料:包括购置设备仪器的立项审批、购置合同,设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。
8.会计工作形成的文件材料:包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
9.人力资源管理形成的文件材料:包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。
10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告,以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。
11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。
12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。
1.“绝密”是保密内容的核心部分,包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的,一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
2.“机密”是保密内容的重要部分,包括在一定时期,一定范围内需要保密的,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
3.“秘密”是保密内容的一部分,一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
4.“内部”是没有对外的文件,只限于内部有关人员使用。
第四章 档案管理
第16条 档案的分类与编目。
1.档案的分类是以公司全部档案为对象,由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类,形成档案分类大纲,并按档案分类大纲进行编号。
2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记,并编制案卷目录。
第17条 档案的保管。
1.档案室必须有专门档案库房,配备专用的档案柜架,并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。
2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点,发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第18条 归档材料及档案的移交。
1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收,严格履行交接手续。档案管理员调动工作时,必须办理完移交手续后方可离岗。
2.各部门发生变动、撤销时,应将原部门档案移交公司档案室保管。
第19条 档案的鉴定。
1.档案管理员应依据《档案归档范围和保管期限》(见附件1)划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种,凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定,鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。
3.对归档文件必须在显著位置(例如文件页面的右上角)注明“归档”字样,有密级的还应注明“密级”。
4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》(见附件2)上登记,并填写《档案销毁清册审批表》(见附件3)经集团总裁、董事长审批后由专人监销,《档案销毁清册》应立卷永久保存。
第20条 档案室应建立档案统计制度,对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应编制各种档案检索工具,以保证及时、准确地提供利用档案信息。
第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过oa流程或填写《档案借阅审批表》(见附件4)进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续,填写《绝密、机密档案审批表》(见附件5),未经有关领导批准,不得随意借阅。档案管理员编制《档案借阅登记簿》(见附件6),并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则:
1.公司档案不允许外单位人员查阅。
2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案,须经总裁批准,方可查阅。
3.公司内部员工因工作需要,由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。
4.具有保密要求的电子档案,未经批准,任何单位或个人不得擅自复制、传播等,一般情况下不得通过联网方式查阅利用,如遇特殊情况需联网利用时,必须符合企业有关保密规定,并有稳妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或调离本公司的员工,离开前必须归还全部所借档案。
第22条 档案借阅流程
1.内部、秘密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→集团档案管理人员归档。
2.机密、绝密档案的借阅:员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→行政副总审批→总裁审批→集团档案管理人员归档。
第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规,任何个人不得擅自公布档案内容,对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为,应追究责任人相应的法律责任。
第五章 附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第26条 附件:(1)档案归档范围和保管期限;(2)档案销毁清册;(3)档案销毁清册审批表;(4)档案借阅审批表;(5)绝密、机密档案审批表;(6)档案借阅登记簿。
第2篇 船员档案管理规定办法
船员档案管理暂行规定
一、为建立、健全船员档案的管理工作,进一步掌握船员技术状况,实现船员档案管理的统一化、规范化、科学化,特制定本规定。
二、船员档案是船员考试发证机关在组织各类考试和核发各类别证件和其他一系列工作中形成的,具有查考利用价值的文字、表格等文件材料,是船员考试发证机关活动的原始依据。
三、船员档案是由船员考试、适任证书签发、船员服务簿发放、海员专业训练、海员证签发等方面材料构成的。
四、船员档案必须实行集中统一管理,由专人负责档案积累和管理工作,确保档案和完整、准确、系统。
五、船员有关材料归档的基本要求:
1.归档要及时;
2.归档的文件材料必须完整;
3.归档的文件材料必须准确地反映各项工作的真实内容和历史过程。
六、船员档案分三个层次管理:
1.船员档案卡片是记载一个船员的基本情况及其所持各类别证件的主要技术资历资料。用于检索和统计。卡片内容、规格全国统一。卡片排放顺序要考虑检索方便,各单位可自行选择。
2.注册登记簿是记载所签发证件的有关技术细节。用于查阅、核工业实和统计。注册登记簿内容全国统一。
3.档案,即船员档案的有关表格内容实行全国统一。
七、船员有关材料的归档范围主要有以下几方面:
1.海员证方面。有出国任务批件、出国政审批件、海员证缴销登记表等有关材料。
2.专业训练方面。有主管机关的关于培训单位开展培训工作的批准文件、验收报告、专业训练申请表、成绩单、签发合格证情况记载等有关材料。
3.船员服务簿方面。有船员服务簿申请表等有关材料。
4.适任证书方面。有关考试发证申请、鉴定、登记表、体格检查表和有关证明材料。
5.考试方面。有考卷记录、考场记录、考试成绩登记表等有关材料。
八、船员档案必须有专门的储存场所,存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。
九、要认真做好档案统计工作,数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。将有关内容按要求填写'船员培训考试发证年报表',一式两份,一份留底,一份于次年1月31日前报船员考试发证主管机关。
十、档案管理现代化是加强管理工作、提高办事质量和效率的重要手段,有条件的单位要逐步应用电子计算机管理档案。
十一、各考试发证机关要配备专职档案管理人员并保持相对稳定。档案人员应由具有高中或相当于高中学历的并具有一定工作能力的人员担任。
第3篇 某电网公司档案管理办法
1 总则
1.1为加强贵州电网公司(以下简称公司)档案管理工作的规范化、标准化和科学化,充分发挥各类档案在公司生产、经营和管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等相关法规和南方电网公司的有关规定,结合公司实际,制定本办法。
1.2档案管理是公司基础管理工作的组成部分,是维护公司合法权益,记载公司发展过程的一项重要工作。档案是公司资产的一部分,受国家法律保护。各单位有承担保护档案的义务。
1.3公司的档案不向社会开放,只限于公司工作活动中使用。档案管理部门要严格执行国家和公司的保密规定,防止档案的失密、泄密。
1.4对在工作中不负责任,违反本办法,造成档案失损、损毁的,依照公司有关规定处理;触犯《档案法》、《刑法》的依法追究刑事责任。
2适用范围
本办法适用于公司所属各单位。
3定义
3.1公司档案是指公司在生产、经营、管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的,具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音(像)带、光盘、电子等不同形式、不同载体的原始记录。
3.2特殊载体主要指载体类型为非纸介质的档案。
4管理职责
4.1公司档案管理工作接受南方电网公司的统一领导,实行以本行业管理为主,地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制,实行统一领导、分级管理。
4.2公司办公室是公司档案的归口管理部门。
4.2.1贯彻执行国家档案局以及上级机关颁布的有关档案工作的政策、法规和规定,制定公司及所属单位档案管理工作规范、制度及实施办法。
4.2.2负责对公司各部门及所属单位的档案工作进行监督、检查和业务指导,交流和推广公司档案工作经验。
4.2.3收集、保管本单位各类档案。
4.2.4进行档案修复,延长档案寿命,并负责组织档案鉴定和销毁工作。
4.2.5组织所属单位档案管理人员的培训工作。
4.2.6参与本单位系统科研成果、技术鉴定、工程竣工等项目文件资料的验收工作。
4.2.7做好档案统计和档案资料开发利用工作,积极提供各类档案资料信息,为公司发展服务。
4.2.8负责组织实施档案管理现代化工作,建设公司数字档案馆。
5 归档
5.1公司单位(部门)的档案由形成部门负责收集、整理、归档,单位档案部门负责对档案的收集、整理工作进行监督、检查和指导,对接收进档案室的档案进行集中统一管理并提供利用。
5.2各单位办公室应加强对法律文书归档工作的指导、督促和审查。
5.3各单位的部门专兼职档案员应及时将办理完毕的、应归档的资料收集齐全,按照归档文件整理规则和档案分类进行整理后在规定的时间内统一向档案室移交。对不符合归档要求的,档案管理部门有权提出整改意见、限期整改。
5.4归档范围包括本单位在各项工作活动中形成的,已办理完毕,具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、录音、录像、电子文件、奖状、奖旗、奖杯、题词和字画等。(详参见《科技档案归档文件指导目录》及《贵州电网公司本部文书档案归档范围、时间及保管期限表》)
5.5归档要求
5.5.1归档的文件和材料要求齐全、完整和准确。各部门应注意日常工作中归档材料的形成和积累,做好收集整理工作,档案部门有权要求归档材料形成部门提供相应的资料,任何部门和个人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2归档部门将归档文件按照归档规范在数字档案馆系统中录入,打印移交目录向档案室移交。
5.6归档时间
5.6.1文书档案(含信访档案、合同档案、审计档案、0-5大类照片档案)每年3月份以前移交上年的档案。
5.6.2科技档案在项目竣工(成果鉴定)3个月之内向档案室移交。
5.6.3会计档案每年12月底以前移交在财务部门保管了一年的档案(例如2008年12月底以前移前2006年的档案)。
5.6.4荣誉类、纪念品类实物档案在收到后一周内移交归档;证件类实物档案每年1月份以前移交;印章类实物档案在印章作废一月内移交归档。
5.6.5录音文件的归档时间为录制完成一周之内移交归档。
6归档方式
6.1文书档案采取档案管理部门与档案形成部门结合立卷的方式,即各部门兼职档案员按照档案室安排的时间,在档案室的指导下对本部门的帐外文件进行补充录入,对本部门的档案进行整理、编号,档案室装盒入库上架。
6.2科技档案由归档部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入归档案卷及文件,对文件进行整理并立卷,打印文件移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.3会计档案由财务部门兼职档案员在专职档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入会计档案,对会计凭证、工资册、对帐单、帐簿、报表进行整理、装订,打印移交目录,档案室对案卷进行编目并入库上架。
6.4照片档案由各拍摄者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入照片档案并对一组关联照片进行组合,打印照片移交目录,档案室对照片档案进行整理、装册并入库上架。
6.5录音文件档案由录音者在专业档案员的指导下,在数字档案馆系统中录入录音文件,打印录音文件移交目录,档案室对录音文件进行整理入库。
6.6实物档案由各部门兼职档案员在数字档案馆系统中录入实物档案,打印移交目录,档案室拍摄实物档案照片并与目录挂接,对实物档案进行编号并入库。
6.7光盘档案由归档部门将电子数据按照年度或项目刻录光盘,在数字档案馆系统中录入光盘档案,打印移交目录,档案室对光盘档案进行编号并入库。
6.8各类档案的归档方式和流程严格按照《贵州电网公司档案业务工作规范》(以下简称“规范”)中的相关要求执行。
6.9归档流程所涉及的部门有责任按时完成在归档过程中所承担的工作,保障档案收集的齐全、完整、准确、规范、及时和高效。
7档案的分类
7.1各类档案的整理和编目工作要遵循《贵州电网公司档案业务工作规范》中的整理规则、著录信息和目录格式规范。
7.2公司的档案分类、编码设置与实际工作密切结合,根据国家档案局对企业档案分类管理和南方电网公司对分类表的统一要求,以公司全部档案为对象,遵循档案形成的规律,依据公司职能,本着便于保管和利用的原则进行分类。
7.3公司档案共设置五大门类14个档案类型。
7.3.1文书档案。包括:0党群工作,1行政管理,2经营管理,3生产技术管理,4财务审计和5人事劳资,六个一级类目。
7.3.2会计档案。会计帐务类档案属于4大类财务审计类目下,但由于其管理方式与文书档案不同,因此单独设为一个门类。各单位可结合自身实际,根据其形成特点,增设类型分别编目、排架。
7.3.3科技档案。包括:电力系统生产调度(6大类),科学技术研究(7大类),基本建设(8大类),设备仪器(9大类)。
7.3.4特殊载体档案。其在传统的10个一级类目的管理范畴,在内容和分类上属于上述0-9大类类目,但由于存载体形式的不同,其保管方式也不同,因此在实际管理时设立单独的门类进行管理,包括:照片档案、磁性载体档案、录音文件、实物档案和电子文件光盘。其分类代字如下:
特殊载体档案名称
代字
照片档案
zp
磁性载体档案
c*
录音文件
ly
实物档案
sw
光盘
gp
7.3.5电子类文件(ed)。
8 档案管理
8.1根据《档案法》第十三条规定,为便于档案的管理和利用,档案室应建立健全各项规章制度,并制定严格的考核和奖惩办法。档案管理制度主要有《库房管理制度》、《电子档案保管制度》、《保密工作制度》、《统计制度》、《鉴定、销毁制度》等。
8.2档案室要设置规范的档案专用库房及档案柜架。必须做到“三室分设”,即档案室(库)、工作室、阅览室。档案库必须坚固、严密,做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。
8.3档案室须配备温(湿)度控制设备、计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。
8.4各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理,定期进行库藏档案的清理和核对工作,发现情况,立即采取抢救措施。
8.5公司部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。
9档案的开发利用
9.1开发利用档案信息是档案工作的重要任务。档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作,严格执行档案开发利用的相关制度和规范,为公司各项工作服务。档案的开发利用制度和规范主要有《档案借阅制度》、《档案编研工作规范》
9.2档案部门要积极主动配合档案利用者,并为其提供方便。公司档案室可根据档案特点及工作需要,重点编写具有参考价值的资料。如:全宗介绍、年鉴、专题介绍、科研项目及成果简介等。
9.3档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。若有违反者,按国家相关法律法规执行。
10 附则
10.1本办法由公司办公室负责解释。
10.2本办法自印发之日起实行。
10.3《贵州电网公司档案业务工作规范》《贵州电网公司档案管理工作规范》《贵州电网公司数字档案馆系统管理规范》《档案目录格式、标准表单》是本办法的具体管理规范,与本档案管理办法具有相同的效力。
第4篇 人事档案管理规定办法
人事档案管理规定
第一条 为了实现人事档案整理工作的规范化,便于档案的保管和利用,根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定,特制订本细则。
第二条 人事档案的整理工作,是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个教工的档案材料,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作。
第三条 人事档案管理部门,均应按本细则和有关规定的要求,对所管理的人事档案进行认真的整理。
第四条 整理人事档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条 整理人事档案,事先要收集好人事档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条 整理人事档案的人员,必须努力学习党的人事工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理人事档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责地做好整理工作。
第七条 人事档案材料的鉴别工作,是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查,甄别材料的真伪,判定材料的保存价值,确定其是否归入人事档案的工作。
第八条 鉴别归档材料,必须根据中央有关文件的精神,以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据,严肃认真地进行。
第九条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,确定材料是否归入档案。
第十条 鉴别归档材料的具体做法:
(一)判定材料是否属于本校的材料及应归入人事档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的,或不属于人事档案内容和重复多余的材料,应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料,可交文书档案或转有关部门保存。不属于人事档案内容,比较重要的证件、文章等,组织不需要保存的,退给本人。无保存价值又不宜退回本人的,应登记报主管领导批准销毁;
(二)审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。
上述材料,属于成套的,必须齐全;每份归档材料,必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档,凡是查不清楚或对象不明确的材料,不能归档;
(三)审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的,要有组织盖章。审查结论,处分决定、组织鉴定、民-主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表;须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表,须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求,手续不完备的档案材料,须补办完手续后再归档;
(四)鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入人事档案,应交有关组织处理;
(五)鉴别时,发现档案中缺少的有关材料,要及时进行登记并收集补充。
第十一条 对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
第十二条 人事档案正本, 由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类:
第一类 履历材料
干部履历表(书)、简历表,干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表,干部简要情况表,干部信息管理登记表,以“简历”为标题的个人材料(主要介绍不同时间学习,工作的地点、单位、任职情况),更改姓名、籍贯的证明材料等。干部履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
第二类 自传及属于自传性质的材料
自传(自己写的个人经历),个人撰写的简历材料(主要内容为:个人简历、家庭情况及社会关系)等。带自传的履历材料或简历表,以自传为主,归第二类。
第三类 鉴定(含自我鉴定),考察、考核材料
1、 考核材料:干部年度考核表,专业技术人员年度考核表,考察材料,现实表现,领导干部年度考核量化测评表,参加形势教育干部实绩考核表,领导干部党风廉政建设情况报告表,后备干部登记表,干部挂职锻炼表,干部挂职推荐意见,干部挂职锻炼总结及鉴定表,民-主评议综合材料。
2、评语鉴定:高等学校招生政治思想品德考查(核)表,报考研究生思想政治情况表,学生操行评语,所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定(包括:学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民族干部、知青),各类人员评(鉴评表)等,党员民-主鉴定表,干部年度考核表等。
3、审计报告:任期经济责任审计报告、审计意见的材料、,离任审计表等。
第四类 学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料
1、学历材料:学生登记表(初中、高中),学生成绩登记表,考生报名登记表,新学员审批审批登记表,选拔学生登记表,毕业生登记表,毕业生分配登记表,毕业生登记及鉴定表,毕业论文成绩登记表,学员结业论文登记表,学籍登记表,研究生登记表,推荐上学意见书,同意推荐上学的证明,高考志愿书(申请报考书),退学证明,肄业材料,学生学年小结表,证明毕业时间的材料,中央党校学员登记表,中央党校学员党性锻炼思想小结,中央党校学员学习小结,中央党校学员党性思想考评表,毕业(结业)证复印件,学历证明,学位申请书,干部学历学位认定情况登记表,所有带学习成绩、考试成绩的鉴定,出国留学审查登记表,报考(申请)表,同意参加高考的证明,攻读博士学位专家推荐书,定向(合同)培养高校学生合同书等。
2、专业技术材料:教师登记表,教师资格过渡申请表,教师任职资格申报表,医务人员登记表,医师资格认定申请审核表,技术(兼职)聘书(如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等),专业技术职务聘任合同书,专业技术职务任职资格评审表,科学技术干部业务考绩档案,专业技术职务评审聘任呈报表,关于申请任职资格的报告,申报条件和任职资格检查表,评审专业技术职务任职资格情况简表,科学技术干部技术职称评定表,技术干部定职、升职呈报表,专业技术职务任命书,专业技术职务复查考核表,思想政治工作人员专业职务申报表,思想政治工作人员职务任职资格申报表,科学技术成果鉴定证书等。
3、培训材料:党校轮训培训班学员考核表,岗位职务培训,培训学员学习考核登记表,学员考核登记表,干部进修登记表,培训证明,预备役培训,干部理论学习档案卡片等。
4、科研成果:创造发明、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
第五类 政审材料
个人的说明材料(主要说明家庭情况及社会关系),家庭成员及社会关系登记表,军婚证明,军婚报告及批复,爱人(对象)情况登记表,对其家属、亲友调查情况的证明,招工政治审查表,入伍政治审查表,高等学校考生政治审查表,外出培训人员审查表,学徒审查登记表,公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表,知识青年上山下乡参加工作期间的表现,知识青年上山下乡证,更改(确认)年龄、工龄(参加工作时间)、民族、国籍、入伍时间的证明,“三龄一历(即年龄、工龄和党龄、学历)”的审核表,干部在制止动-乱、平息*斗争中的表现情况,在文-化-大-革-命期间的表现情况,家庭成员旁证材料,关于党内职务情况的说明等。
第六类 党团材料
入团志愿书,入团申请书,退团申请书,超龄离团登记表,入党志愿书,入党申请书(如有多份仅保留第一份和最后一份,其他材料归入本人档案的散材料中),转正申请书,转正的意见,入党积极分子培训考核表,发展党员计划审核登记表,民-主评议党员登记表,党员“双学”活动登记表,1985年、1990年制的党员重新登记表及申请,确认团龄、党龄的相关材料,加入其他党派的申请书、登记表及证明,由单位开具的党、团材料丢失的证明(说明)等。
第七类 奖励(包括科技和业务奖励)材料
所有奖励文件、奖状的复印件、先进事迹材料,党员民-主评议登记表(被评为优秀党员的),得奖的著作登记单,奖学金审批表,通报表扬等。
第八类 干部违*纪、政纪、法律法规等材料
纪检监察、公安、检-察-院、法院等行政管理部门对个人的处分决定,上级批复,核定(调查)报告,本人的检查,交待,对处分决定的意见,复查报告、决定、结论,免予、解除,撤销处分的决定、意见、通知,通报批评材料,对个人的治安管理处罚决定书,不起诉决定书,刑事判决书,惩罚性民事判决书,计划生育处罚决定等。
第九类 工资、任免、身份等方面的材料
1、干部工资、定级、待遇材料:工资档案,工资审批表,晋升工资文件,浮动工资表,带工资的任免表,转正定级登记表(含无工资额的),因受奖励晋升工资相关表格,工资关系转移介绍信,职工考核升级审批表,工作变动登记表,各类津贴呈报审批表,待遇问题的审批表等。
2、干部任免材料:任职任免文,任免表,战士提升职务,级别报告表,干部提升晋级报告表,军官任免晋衔报告表(职务军衔或警衔同时变动的任免表),工资待遇不变晋升职务,干部职务任(免)归档材料,选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表(如:共青团、政协、纪委等),对总会计师,总经济师等的任免表等。考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出国(境)材料
因公出国人员审批表,因公出国人员备案表,初次出国人员审查表等。审查表与备案表只存备案表。
4、招工、军警、代表等材料:
(1)招工材料:招收(新)工人登记表,就业人员审批表,招收新工人审批表,招收工人审查登记表,选调生录用审批表,职工子女申请安排工作登记表,学徒工审查登记表,毕业生选留推荐表、同意推荐招工的证明,转干审批表,“吸收录用”干部审批表(登记表),吸收录用教师表,高、初中毕业生和城镇青年安置表,选拔录用干部审批表,“以工代干”人员转干审批表,组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。
(2)军警材料:入伍登记表,应征公民兵役役登记表,军(警)官文职干部转服预备役报告表,退伍军人登记表,军官转业审批报告表,评定授予军官军衔报告表,法官、检察官、警官等级变动审批(评定)表,转业干部推荐表,军用汽车驾驶执照申请表,车辆驾驶员年度审验表(军人)等。
(3)代表材料:各类代表大会代表登记表,当选与非主要工作(兼职工作)相关的各类组织委员的登记表(如:书画协会,青年联合会等)等。
(4)其它:公务员过渡审批表,公务员重新登记表(《公务员法》颁布后制定的),参照机关工作人员管理审批表,兼职聘书(职务),调动工作审批表,辞职申请书报告及审批表,任职责任合同书,劳动合同书或协议书等。
第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料
体检表(有残疾),残疾等级材料,各类通知书,家属随军登记(报告)表,领导干部收入申报表,干部住房情况表,干部挂职锻炼总结或小结,学习小结,自愿生一个孩子申请,独生子女证申请登记表,各类函件(如:调动工作介绍信、报名介绍信),结婚报告(非军人),共同培养协议书,工会入会申请,工会会员登记表,报到证,申请下基层的申请书,合同(协议)书,人事争议仲裁裁决书,伤残,工伤等级诊断书及有关材料,干部逝世后报纸报道的消息或讣告,悼词(生平),非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
不能装入干部档案的材料:工作总结,生活小结,思想汇报,接转材料交接单,工作证复印件,档案整理复制责任卡,入党誓词,常住人员登记表(户口本复印件),论文,各类试卷,学生证等。
可不装入干部档案的材料:档案备考表(和文-革有关的说明须归入档案),述职报告(如有年度考核表配套的需归入档案),附有索取证明材料的函(如无索取证明材料的归入档案)。
第十三条 人事档案副本内容,是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定,教工考核材料。
第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其它类别多余的重要材料,也可归入副本。
第十四条 内容交叉的材料,可根据材料的主要内容或用途确定类别。
(一)带自传的履历或简历表,以自传为主,归第二类。
(二)履历表和简历表有鉴定的,以履历为主,归第一类。
(三)有任免职务内容的登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料,以其主要用途为主,归第九类。
(四)政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料,一律归第八类;凡未给予处分,以政治历史问题为主的,归第五类,以违纪错误为主的归第八类。
第十五条 每类人事档案材料,都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序,并在每份材料的右上角编上类号和顺序号,在其右下角编写页数。
第十六条 档案材料排序的基本方式:
第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类等七类材料按时间先后顺序排列。
第五类材料:若形成一系列有结论性的证明材料的排列顺序为结论或上级批复在前,其余材料按时间先后排列在后;若为单独的证明说明材料则按时间先后排列。
第六类材料:首先是入团志愿书、入团申请书;其次是入党志愿书、入党申请书;党员登记表可按时间先后依次排序。
第八类材料:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人的检查或交待材料等,其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。
第十七条 每卷人事档案必须有详细的档案材料目录。目录是整本干部人事档案材料的索引,有了目录就方便了干部人事档案内容的查阅,起到了提纲挈领的作用。
(一)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写。每大类的第一行填写大类号及其名称,大类号用汉字一至十表示。第二行开始按照各类别归档材料排列顺序逐份用阿拉伯数字1、2、3、4……填写;
(二)根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料,应拟定题目。材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加以注明;
(三)“材料形成时间”,一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料,采用原材料形成时间;
(四)填写“材料份数”,以每份完整的材料为一份(包括附件),一般均为一份;材料页数的计算,采用图书编页法,每面为一页,印有页码的材料、表格,应如数填写;
(五)内容排布:
①共十大类,每大类与大类之间间隔为四行;
②各大类材料中,若无该类档案材料,其大类标题仍然保留,注意空足四行,再进入下一大类材料的输入;
③第九类“工资任免等材料”分四小类,每小类与小类之间间隔为三行;
④第九类“工资任免等材料”中,若无哪小类材料,其标题不保留,注意空足三行,再进入下一小类材料的输入;
⑤目录输入完毕后,将最后一页空表行数补足满页,再进行打印。
⑥打印出来的目录要工整、正确、清楚、美观,不得有过于明显的印黑、涂抹和皱褶。
第十八条 档案材料载体变质或字迹退色不清时,须进行抢救。抢救材料,一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料,必须认真细致、核对无误,注明复制单位和日期。
第十九条 建立档案副本的材料不够时,可选择正本中的材料进行复制,将复制件存副本,其原件必须存入正本。
第二十条 为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。其主要方法:
(一)对超出16开(26cm×19cm)规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行裁剪。裁剪档案材料要根据裁纸刀所标横竖坐标裁切,做到横平竖直,统一尺度,前后一致,保证档案材料的规范。
裁切不能损坏档案材料内容,档案内容距离裁切右边应有0.8-1.2厘米距离,包边时档案左边应留出2-2.5厘米距离,防止打孔时损坏档案材料。不能紧靠内容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和与档案材料内容无关的字迹)。
裁切筒子纸要根据内容折叠整齐,不能裁断。对于超出16开规格且无法裁切的档案材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。一般横边折叠折下边,不折表头,折叠边离裁切边要有1厘米的距离。折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。
(二)小于16开规格档案材料,要用宣纸裱边(注意宣纸不能太薄)。裱边时横边补上不补下,遇到大量需要裱横边的材料可以隔页裱边,竖边必须补齐。裱边要粘牢,同时不能把下一页粘住。
(三)对于破损、卷角、折皱的档案材料,要进行裱糊。裱糊用的衬纸,必须采用白纸。浆糊要按照水和浆糊2:1的比例调制,涂抹时注意适量,不能过多或过少。
(四)材料包边不能把档案内容粘住,并把原来的装订孔包在白边里。一般材料纸张厚7页左右包一本,纸张薄的10页左右包一本。包边纸一般为b5复印纸,(也可采用硬度适中的纸)并按照宽5厘米-5.5厘米的标准裁成长条。
(五)编写页码和编号,须擦掉以前的编号,新编号字体要美观整洁,不要过大。页码的位置在档案的右下角,距离下边和右边0.5厘米,编号的位置在档案的右上角,距离上边和右边0.5厘米。
(六)档案上原有的分类角须剪掉并用宣纸补齐,有些不干净的也须剪掉重新补齐。整理时要按照类别插入分类角。分类角贴在白纸的右上方,与纸的右上角完全重叠,贴分类角的纸必须是黄底红字的角标纸。
(七)奖励登记表、学生成绩册、毕业证书、学位证书、奖状等需折叠的材料,裱背后装入档案,粘贴时注意做到便于从左向右翻阅。如果材料过大应折叠,一般为折下边和右边。
(八)铅笔标注在档案上的无关的字迹一律擦除。
(九)整理过程中产生的重复件和多余件,根据类别、时间排序,按标准裁剪和装订后,要在每份材料上注明为重复件或多余件并装入本人档案。
(十)拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化生锈损毁材料。
(十一)对于裁切后的整卷干部档案要求做到四面整齐。
第二十一条 每个教工的档案材料,必须装订成卷。装订后的档案,目录在卷首,材料排列顺序与目录相符;卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订结实实用,具体做法:
(一)将目录与材料核对无误;
(二)把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐,条件较差的,以装订线一边和下边两面为齐;
(三)在材料左侧竖直打上统一装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定;
(四)一律使用《条例》附件一规定的标准人事档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
第二十二条 人事档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查,经验收合格后,方能入库。
第二十三条 人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定,严格遵守安全保密制度,保守党和国家的秘密。
(一)在整理档案时,严禁吸烟,以确保档案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;
(三)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
(四)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。
注:查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索人事档案管理条例。
第5篇 四季花城小区档案管理办法
花城小区档案管理办法
1建筑物档案的管理:
⑴物业档案:是在工程建设及管理、服务过程中形成的应当归档保存的有关图纸、图表、文字、照片、影像、录音等文件材料的总称。它是工程的重要资产;是历史的原始的真实记录;是物业管理服务的重要依据。建立物业档案,是物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段,是提高综合管理能力的基础。物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物档案、业主及住用户档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。
⑵建立档案管理制度:按照社会档案行政管理的要求和质量管理体系文件标准,建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据,物业档案管理制度主要有:对机构部门管理人员职责的规定;对管理工作程序的规定;对档案相关责任部门的规定;对档案材料的移交、分类、着录、保管利用、鉴定的制度和标准;对违反制度的处罚规定等。
⑶确定档案的内容
①建筑物原始档案:建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时,从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案,主要指竣工验收资料、房屋单体竣工图,具体内容请见下表:
序号资料名称移交单位移交人接收单位接收人资料编号
一产权资料
1项目批准文件
2用地批准文件
3建筑执照
二技术资料
1竣工图--总平面图
2建筑图--建筑图
3结构图--结构图
4附属工程及隐蔽管的全套图纸
5地质勘察报告
6工程预决算分项单
7图纸会审记录
8工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)
9隐蔽工程验收记录
10沉降观察记录及沉降观察点布置图
三竣工验收证明书
1太仓市基建工程竣工验收书
2太仓市建筑消防验收合格证
3电话工程竣工验收证书
4钢材、水泥等主要材料的质量保证书
5新材料、构配件的鉴定合格证书
6水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书
7砂浆、混凝土试块试压报告
8供水、供暖管道的试压报告
9如需物业公司临时代管的设备,开发商还需提供:水泵、配电柜变压器、住户对讲系统、有线电视系统等设备的订购合同、验收证书、产品证书、产品说明书、竣工图纸等
四房屋使用资料
1房屋产权资料
各用户业主名单、地址、电话清单
建筑面积计算书
五供电、供水系统如需物业公司临时代管的,竣工验收后加办以下协议及证书(太仓市各部门颁发的常规证书)
1供用电协议书
2用电许可证
3委托银行代收电费合同书
4变压器报停申请表
5用水申请审批表
6月供水计划报告单
②建筑物维护、改造档案:建筑物维护、改造档案是物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体(或称物业公共设施及公共部分)进行维护、改造的有关资料:
a)维护改造申请表及批准文件
b)维护改造工程施工许可证
c)维护改造方案
d)维护改造工程合同
e)维护改造工程预算书及批准文件
f)维护改造工程施工技术文件(按城建档案管理部门制定的相关规定执行)
g)维护改造工程验收证明书
h)维护改造工程结算(核算)表
i)各设备及工程使用维护说明书
j)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)
k)维护改造工程施工设计图及竣工图
③用户装修、改造工程档案: 用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料,一般内容如下。
a)装修、改造申请表及审查意见
b)装修设计图
c)装修、改造过程中的管理、监理资料
d)完工后的验收意见
④档案的产生收集、接收和移交:档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作,确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行,对于缺项少件要有明确的记录,并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性,原始性;对于档案中规定为复印件的材料接受时应严格与原始材料核对,核实后的材料应有明确的注明。根据档案材料来源渠道众多的情况,按以下的职责分工负责收集、接收:
(a)工程技术主管负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;
(b)安保主管负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;
(c)办公文员负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;
(d)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能单位负责收集。
收集来的上述档案资料应及时送交档案室(根据不同情况制定各种资料送交的时间,但每周应确定一天为各部门与档案室移交档案的时间)。对于收集、接收上来的档案,档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及着录。其用纸(或载体)、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及太仓市档案行政管理部门制定的规定和标准。
(4)业主与住用户档案的管理
①建立档案管理制度:按照社会档案行政管理的要求和质量体系文件标准,建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据,主要有:对档案管理机构和责任部门的规定,对机构部门管理人员职责的规定;对管理工作程序的规定;对档案相关责任部门的规定;对档案材料的移交、分类、着录、保管利用、鉴定的制度和标准;对违反制度的处罚规定等。
②业主及住用户档案的内容:业主及住用户档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主及住用户的文件材料和信息,主要包括:
(a)业主登记表
(b)业主身份证、暂住证(复印件)
(c)业主家庭成员登记表
(d)买房合同及公证书(复印件
)
(e)房屋使用、管理、维修公约
(f)业主物业产权证明书(复印件)
(g)租赁合同及公证书(复印件)
(h)租住人员登记表
(i)业主物业面积查丈书(复印件)
(j)其他需要业主及住用户提供的材料
③档案的电脑化管理
a信息采集:
类型信息输入
基本信息业主登记事项(姓名、年龄、职业、同户人、身份证号、通讯号、联系地址等)
业主各种证件图形扫描
业主变更登记
产权信息产权登记事项
产权证书图形扫描
产权变更事项
合约信息合约内容摘要
产权证书图形扫描
合约执行情况记录
b信息录入
第6篇 档案管理办法
第一章 总则
第1条 为加强公司档案管理，保证档案管理的有效性、规范性，理顺工作程序，明确工作职责，使档案工作更好地为企业经营管理服务，特制订本办法。
第2条 本办法适用于集团总部及区域公司档案管理工作，财务档案管理须参照财务有关制度实行。
第3条 本办法所称档案是指集团各中心、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等都是企业档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。公司全体员工有保护档案的义务。
第4条 主要职责。
1.集团行政管理中心：负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作；负责集团档案的收集、整理、归档、保管等管理工作。
2.集团各中心：负责本中心档案的收集、整理、存档与借阅审批等工作；指导、督促、检查各区域公司对口业务部门的档案管理工作。
3.区域公司：负责做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作；接受集团行政管理中心的统一指导与监督，并定期向行政管理中心汇报档案管理工作情况。
第二章 管理体制
第5条 公司档案管理工作坚持集中统一领导、分级保管的原则，进行网络化管理，即集团公司收文、发文及经营活动中形成的资料由集团公司档案室归档；区域公司的职能部门形成的文件材料按规定移交各区域公司档案室。
第6条 集团行政管理中心设立档案室，负责公司档案的集中统一管理，并对各中心/区域公司的档案工作进行指导、监督和检查。
第7条 每个中心/区域公司指定专人（兼职）负责本中心/区域公司的资料的收集和整理，档案资料收集、整理的第一责任人为各中心/区域公司指定的档案负责人，第二责任人为中心/区域公司负责人。
第8条 日常管理工作中形成的文件材料应由具体承办人负责积累、整理，并移交给行政管理中心档案管理员。
第9条 集团行政管理中心档案管理具体职责。
1.负责集团的档案管理工作，定期或不定期对档案管理情况进行检查，及时协调解决档案管理工作中的问题，确保集团档案管理相关制度的贯彻、执行和档案管理工作的有序开展。
2.负责集团档案管理工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3.统一管理集团的档案资料，做好档案的收集、整理、立卷、归档、保管和开发利用工作。
4.定期进行档案的检查核对工作，保证公司档案妥善管理、有序存放和档案的完整、安全。
5.及时对超期保管的档案提出处理意见，做好档案的销毁工作。
6.参与集团及区域公司企业产权变动档案的处置工作。
7.及时总结档案管理工作情况，向集团汇报档案管理工作，提出档案管理工作的意见和建议。
8.协调、监督、指导集团总部各中心、区域公司相关人员按照归档要求完成文件的整理和归档工作。
9.组织对区域公司档案管理人员进行业务培训，负责对区域公司档案管理工作情况进行检查和考核。
第10条 区域公司档案管理具体职责。
1.区域公司要指定专门的机构或档案管理工作人员，认真做好本公司档案的积累、收集、整理、保管和利用工作，并对公司的档案管理工作进行监督和指导。
2.区域公司所属项目工程项目竣工验收活动结束后，工程、技术部门将有关资料收集齐全，整理完善，及时呈报集团工程管理中心审核，并移交区域公司档案管理部门。
3.区域公司应重视档案管理工作，建立健全科学的档案管理制度；为便于对档案的有效利用，应采用先进技术，配备必要的设备设施，从而实现档案管理的现代化，以防止档案破损、褪变、霉变、虫蛀和散失，确保档案的安全和完整。
4.区域公司档案管理工作人员应积极参加集团组织的档案培训及其它有关档案管理工作的各项活动，并定期向集团行政管理中心汇报档案管理工作情况。如档案管理工作人员发生变动时，应及时向集团汇报。
第三章 文件材料的形成和归档
第11条 档案的收集。档案资料是指过去和现在的公司各级部门、员工从事业务所形成的文件、会议资料、申报资料、经营业务合同、科技技术资料、会议审计资料等，形式可为光盘、照片、荣誉实物、证件等不同的载体。集团各中心、区域公司及其他下级单位应及时向集团行政管理中心移交有关档案资料。
第12条 归档时间：
1.党群工作、行政管理、劳动人事、生产经营管理等方面的文件材料（包括电子文件）在次年的1月份前归档。
2.财务类档案五年一归，期间由财务管理中心负责档案管理。
3.审计类档案，由审计部门整理成册（包括电子目录），次年3月底前归档。
4.经营管理档案(包括电子文档)在次年的1月底前将应归档的文件材料整理成册向档案室归档。
5.实物类证书如奖牌、奖状、证书、营业执照证件类都随时归档。
6.载体类（报刊、照片、光碟），在次年的1月前将应归档的电子文稿统一整理打包向档案室移交归档。
第13条 归档要求：
1.归档的文件材料必须齐全完整，照片、录音、录像带、电子文档等必须同其详细的文字说明材料一起归档。
2.归档的文件材料必须是原件，必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸。
3.凡与集团公司产权、资产和重大活动有关的档案，由该发生直接关联关系的分子公司整理归档，同时报集团行政管理中心档案室备存。
4.归档的案卷由档案管理员统一编制案卷目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理员存档，另一份由归档部门留存，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第14条 归档范围：各相关单位应当注意收集各种门类和载体的文件材料，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、客户信息和企业文化等方面的文件材料。集团公司将根据有关规定划分密级和保管期限。公司文件材料的归档范围主要包括：
1.党群工作形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等工作形成的文件材料。
2.行政及企业管理工作形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，股东大会、董事会、监事会会议，企业机构设置及变更，行政及法律事务，公证、审计，人事任免等工作形成的文件材料。
3.经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。
4.生产技术管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全和消防工作，事故分析与处理，交通管理，环境保护、检测与控制，危险源辨识、风险评价与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。
5.基本建设项目形成的文件材料：包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投标形成的文件材料、开竣工报告、施工许可证、施工组织设计、技术交底、图纸会审记录、工程定位记录、地基验槽记录、桩基施工记录、工程变更设计联系单、各原材料出厂证明、质量报告、技术复核记录、沉降观测记录、结构吊装记录、施工日记、砼施工日记、工程质量验收记录、水电、暖通、消防、玻璃墓墙、电梯工程资料、竣工验收证明、竣工图纸。
7.设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文件材料。
8.会计工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文件材料。
9.人力资源管理形成的文件材料：包括员工基本信息、劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、社会保险与公积金、培训等方面的文件材料。
10.公司重大活动、会议相关的策划方案、发言人报告，以及相关的摄影、录音、录像等各种形式的材料。
11.公司人员外出参与会议、讲座、培训带回的文件及资料。
12.其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。
第15条 档案的密级。档案的保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”和“内部”等四种。
1.“绝密”是保密内容的核心部分，包括在一定时期、一定范围内需要绝对保密的，一旦泄密会使公司遭受严重危害和重大损失。
2.“机密”是保密内容的重要部分，包括在一定时期，一定范围内需要保密的，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
3.“秘密”是保密内容的一部分，一旦泄密会使企业遭受较大危害和较大损失。
4.“内部”是没有对外的文件，只限于内部有关人员使用。
第四章 档案管理
第16条 档案的分类与编目。
1.档案的分类是以公司全部档案为对象，由行政管理中心组织所有部门对档案进行分类，形成档案分类大纲，并按档案分类大纲进行编号。
2.档案管理员对接收的各类归档材料及档案要及时地进行登记，并编制案卷目录。
第17条 档案的保管。
1.档案室必须有专门档案库房，配备专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施。
2.档案管理员要定期对档案进行检查、清点，发现有破损、虫蛀、褪色等现象时应及时修补、复制或进行其他技术处理。
第18条 归档材料及档案的移交。
1.档案管理员接收归档材料及档案时要认真验收，严格履行交接手续。档案管理员调动工作时，必须办理完移交手续后方可离岗。
2.各部门发生变动、撤销时，应将原部门档案移交公司档案室保管。
第19条 档案的鉴定。
1.档案管理员应依据《档案归档范围和保管期限》（见附件1）划定归档案卷的保管期限。档案保管期限分永久、30年、10年三种，凡介于两种保管期限之间的档案一律从长。
2.公司要定期对档案的密级、时限进行鉴定，鉴定工作由集团行政副总、部门主任和档案管理员参加的鉴定小组负责。
3.对归档文件必须在显著位置（例如文件页面的右上角）注明“归档”字样，有密级的还应注明“密级”。
4.凡是已超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清册》（见附件2）上登记，并填写《档案销毁清册审批表》（见附件3）经集团总裁、董事长审批后由专人监销，《档案销毁清册》应立卷永久保存。
第20条 档案室应建立档案统计制度，对档案的收入、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确地提供利用档案信息。
第21条 档案借阅管理。档案借阅可通过oa流程或填写《档案借阅审批表》（见附件4）进行申请。公司必须严格履行借阅绝密、机密档案的批准手续，填写《绝密、机密档案审批表》（见附件5），未经有关领导批准，不得随意借阅。档案管理员编制《档案借阅登记簿》（见附件6），并监视借阅人员如实填写借阅信息。档案借阅需遵守如下规则：
1.公司档案不允许外单位人员查阅。
2.非财务、审计人员查阅会计、审计档案，须经总裁批准，方可查阅。
3.公司内部员工因工作需要，由所在部门负责人、行政管理中心批准后可借阅工作范围内的档案。
4.具有保密要求的电子档案，未经批准，任何单位或个人不得擅自复制、传播等，一般情况下不得通过联网方式查阅利用，如遇特殊情况需联网利用时，必须符合企业有关保密规定，并有稳妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或调离本公司的员工，离开前必须归还全部所借档案。
第22条 档案借阅流程
1.内部、秘密档案的借阅：员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→集团档案管理人员归档。
2.机密、绝密档案的借阅：员工发起→员工所在管理中心/区域公司负责人审批→集团业务对口管理中心负责人核准→集团行政管理中心主任审批→行政副总审批→总裁审批→集团档案管理人员归档。
第23条 开发利用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。
第五章 附则
第24条 本办法由集团行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第25条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第26条 附件：（1）档案归档范围和保管期限；（2）档案销毁清册；（3）档案销毁清册审批表；（4）档案借阅审批表；（5）绝密、机密档案审批表；（6）档案借阅登记簿。
第7篇 工程技术档案管理办法
工程技术档案的管理办法
技术档案管理按照档案馆关于工程归档要求进行。工程技术档案管理分为施工技术档案和竣工技术档案,企业内部和项目部分别设置专人负责这项工作。
第1节施工技术资料和管理
1.1加强对施工技术资料管理的领导,实行项目主任工程师(技术负责人)负责建立岗位责任制。
1.2工程技术资料应随施工进度及时整理,应按专业系统归类,认真填写,做到字迹清楚,项目齐全、记录准确、真实。
1.3建设单位直接分包的项目,应在分包合同中明确资料收集内容和移交的时间。
1.4在单位工程施工前,与建设(监理)单位共同制订材料或试块的送检计划,并确定见证试验室。对甲方提供的材料应在提货时,及时索要有关材料合格证或质量证明书。
1.5把施工技术资料的管理纳入企业的奖罚制度,对由管理失控造成涂改、伪造、随意抽撤或损坏、丢失等行为造成资料不符合要求的,按有关规定给予处罚,情节严重构成犯罪的,依法追究刑事责任。
第2节技术档案的内容
2.1土建部分
2.1.1 建设工程规划许可证及工程开工审批表。
2.1.2 图纸会审、设计变更、洽商记录。
2.1.3 主要原材料、成品、半成品、构配件出厂证明及合格证(或试验记录证明)。
1)砖、水泥、砂、钢筋、防水材料、隔热保温材料、防腐材料试验报告、钢构件、焊条、外加剂、门窗。
2 )以上材料出厂合格证及试验报告。
2.1.4 施工试验报告及记录。
2.1.5 预检记录:工程定位测量记录,模板预检、楼层放线、楼层50cm 水平控制线、轴线竖向投测控制线。
2.1.6 隐蔽工程记录。
2.1.7 验收记录
1 )结构工程验收记录。
2 )竣工验收。
3 )单位工程质量综合评定表。
4 )单位工程验收记录。
5 )工程质量竣工核定证书。
2.1.8 新型建筑材料及施工新技术资料。
2.2管道工程
2.2.1 图纸会审、设计变更、洽商记录。
2.2.2 主要材料及设备的合格证。
2.2.3 隐蔽工程验收记录。
2.2.4 主要设备明细表及试运转记录。
2.2.5功能试验记录。
1 )上水的水压试验记录。
2 )下水灌水试验记录。
3 )通风管道试压、密闭试验记录。
4 )消防管道试压记录(包括自动灭火系统)。
2.2.6 室外管线测量记录。
2.2.7 竣工验收:分部工程验收核查书。
2.3电气工程
2.3.1 图纸会审、设计变更、洽商记录。
2.3.2 主要材料及设备的合格证。
2.3.3 隐蔽工程验收记录。
2.3.4 主要设备明细表及试运转记录。
2.3.5 调试记录、电阻调试记录及系统调试记录。
2.3.6 发电、变电、供配电、开关柜等耐压试验。
2.3.7 室外直填电缆测量记录。
2.3.8 竣工验收:分部工程验收核查书。
第8篇 财会类档案管理办法
1.熟悉财会类档案工作的基本原则和归档范围的确定。
2.贯彻、执行国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定财会档案工作规章制度。
3.督促、指导、检查本单位财会部门做好财会档案材料的形成、积累、整理、归柄工作,验收财务部门移交的财会档案。
4.将收集、积累的财会档案材料整理、组卷、装订,做到组卷合理、编目清楚、标题准确、装订整齐。
5.根据财会档案材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。
6.努力开发财会榜案信息资源,充分发挥其作用。
第9篇 个人档案管理规定办法
个人档案管理规定
中组部、国家人事部关于流动人员人事档案管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。
第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:
(一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员人事档案; (二)与用人单位解除劳动全同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案; (三)待业的大中专毕业生的人事档案;
(四)自费出国留学人员的人事档案;
(五)外商投资企业、乡镇企业、区企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
(六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案; (七)其它流动人员的人事档案。
第三条 流动人员人事档案管理遵循“集体统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
第二章 流动人员人事档案管理机构
第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构),其它任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。
第五条 跨地区流动的流动人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。
第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作,认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
第三章 流动人员人事档案的转递
第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位按到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。
转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的,应要求原单位补齐或查清楚。
第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构不得接收。
第十条 人才流动服务机构接管流动人员人事档案,须由流动人员或现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。
第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。
第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系,做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料,必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。
第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
(一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
(二)查阅单位应派*党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。 (三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章 流动人员人事档案的保管
第十五条 人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁质的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。
第十六条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。
第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
第六章 监督与处罚
第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:
(一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人; (二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
(三)擅自向外公布、泄露档案内容的;
(四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。
对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者,要视情节轻重,给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的,要依法追究责任。
第七章 附 则
第十九条 人才流动服务机构管理流动人员人事档案,应本着“服务为主,适当收费”的原则,按照有关规定收取服务费,但不得以赢利为目的。
第二十条 各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则,并报人事部备案。
第二十一条 本规定由人事部负责解释。
第二十二条 本规定自颁布之日起施行。
第10篇 油品调运分公司档案管理办法
工贸油品调运分公司档案管理办法
第一章 总则
第一条 为加强zz石油(集团)工贸有限公司油品调运分公司(以下简称“油品调运分公司”或“公司”)档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》、《z省档案管理条例》、上级单位相关管理办法及有关档案工作的法律法规,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指油品调运分公司在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的,包括外部合作,各类项目管理等活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。
第四条 公司要把档案工作列入企业发展规划和计划,把档案工作所需经费纳入财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。
第二章 组织机构及职责
第五条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作,并根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。
第六条 档案管理的主要职责:
(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。
(二)具有公司档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定公司档案工作计划,并组织实施。
(三)负责公司文件材料形成、积累和归档工作。
(四)集中管理公司各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责公司各类档案的收集、归档、保管和开发利用。
(五)负责公司档案工作的统计分析和汇总上报工作。
(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。
(七)负责公司重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。
(八)负责公司档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。
(九)负责公司档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。
第七条 各部门应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照档案工作的标准规范、规章制度,做好各部门文件资料的形成、积累、整理、立卷归档和移交工作。
第三章 归档范围
第八条 归档文件材料的来源
(一)公司内部形成的文件材料。
(二)各部门移交公司的文件材料。
(三)各部门引进项目、外购设备等附带的文件材料。
(四)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司执行、办理的外来文件。
第九条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围(见附件二)。
第十条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。
第四章 立卷归档要求
第十一条 文件材料应在规定时间内归档。
(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。
(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。
(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。
第十二条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
第十三条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第十四条 下列文件材料应随时归档:
(一)变更、修改、补充的文件材料。
(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。
(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。
(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。
第十五条 各部门必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。
第十六条 各部门向综合办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十七条 档案工作人员应协助各职能部门,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门负责人签审后归档。
第十八条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。
第十九条 立卷归档的总体要求:
归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。
(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理。
(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。
(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任
者。
(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。
(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。
第五章 档案的移交
第二十条 档案移交前须向档案管理部门提交移交清册,详细填写档案的门类及数量,并经本部门负责人签字审核。
第二十一条 档案管理部门要组织专门人员,对所移交档案的案卷质量情况进行检查,符合要求的档案经档案管理部门负责人签字审核后,办理交接手续。
第二十二条 档案移交时,经交接双方核实后在移交清册上签字。
第二十三条 移交的档案在运送过程中,移交部门应由专人负责,以确保档案的安全。
第六章 档案保管期限
第二十四条 按国家有关规定,档案管理部门结合公司情况制定各类文件材料分类方案、归档范围和保管期限表。文件材料的保管期限分为:永久、长期和短期。长期为10至50年左右,短期为10年以下。
第二十五条 确定公司档案保管期限的原则:
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第七章 档案的鉴定与销毁
第二十六条 档案管理部门对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第二十七条 档案鉴定工作由公司综合办公室主持,由业务部门领导、专业技术人员和档案部门人员组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第二十八条 档案鉴定小组审定后,经公司有关领导批准,报上级业务部门审批后,方可销毁。原则上三年进行一次档案销毁工作。
第二十九条 销毁档案材料,要由二人以上进行,并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第八章 档案的借阅
第三十条 公司各部门因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请单。
第三十一条 档案管理人员依据档案级别判断是否需要审批。当为不受限制档案时直接办理借阅手续。
第三十二条 档案借阅要坚持严格保密、方便利用的原则。
(一)凡政府有关部门依法执行公务需要查阅档案,档案部门应按有关规定及时提供完整准确的档案。
(二)凡社会有关方面需要借阅档案,必须经有关职能部门审查,由公司负责人或主管领导批准。
(三)外单位人员调阅档案,一般要求在档案室内查阅。同时需持单位介绍信,经有关专业职能部门批准,并登记利用档案清单。
(四)借阅涉密档案必须经公司主要负责人审批。
第三十三条 若借阅涉及公司机密的受限制档案或为外单位人员借阅时,需经公司研究审批后方可借阅。
第三十四条 不得任意扩大借阅范围,对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容,进行登记。
第三十五条 借阅档案者,不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经公司综合办公室负责人批准。
第三十六条 借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第三十七条 借阅人对档案要妥善保管,不得遗失。
第三十八条 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第三十九条 企业负责人和员工调离工作岗位时,必须上缴应归档的文件材料和借阅的档案,档案部门签署意见后,方可办理有关手续。
第九章 档案库房管理
第四十条 档案库房是保存公司档案的重要地点,档案管理人员要以高度负责的精神,确保档案资料的安全完整。
第四十一条 档案部门应集中统一地保管好全部档案,设立专门的档案管理场所,并配备符合档案管理标准的保管设备、设施。
第四十二条 库房内物品进行定置管理,档案柜统一编号,并定期对库房进行整理、整顿、清扫、清洁,执行国家有关档案库房的“八防”要求,保证库房安全。
第四十三条 库房内的档案资料定期(半年)清点,保证帐实一致。
第四十四条 非档案管理人员不得随意进入档案库房。
第四十五条 认真贯彻安全消防工作方针,严格执行安全消防法规和规章制度。对档案人员进行消防教育,做到人人持证上岗。
第十章 档案信息保密与利用
第四十六条 产生重要档案的部门和档案管理部门必须执行中华人民共和国《档案法》和《保密法》,忠于职守,严守国家秘密和企业秘密。
第四十七条 加密档案应按规定在文件上标注密级和时间期限,注意重点保管。
第四十八条 整理档案应在专门地方(室内)进行。档案整理人员不得将档案带出档案馆(室),以防失密、丢失。
第四十九条 建立完善档案利用制度,严格履行利用档案手续,保护企业的知识产权和商业秘密,保障企业合法权益不受损害。
第五十条 公司对所保存的重要、珍贵档案,应当用复制品代替原件提供利用,原件应妥善保存。
第五十一条 严禁私自复制及对外提供档案资料,尤其对外协作项目、研究课题等活动中利用档案,必须签订利用保护协定。
第五十二条 档案部门和档案工作人员要通过多种方式开发利用档案信息资源,采用编制参考资料,制发档案证明,印发档案汇编和编研成果等有关索引服务方式,为利用者提供方便,提高服务质量。利用者分别采用查阅、借阅、复制、电话、网络查询档案信息。
第五十三条 利用者应严格遵守“阅卷规则”,注意爱护档案,损坏档案按规定惩处。严禁拆卸、勾画、调换、污损、转借、短失和私自复制档案。
第十一章 奖励与惩罚
第五十四条 根据《档案法》规定,有下列事迹之一的,公司应给予表彰和奖励:
(一)对档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的。
(二)对保护档案和档案现代化管理做出显着成绩的。
(三)对档案学研究做出重要贡献的。
(四)将重要的或者珍贵的档案赠给企业的。
(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第五十五条 凡违反本办法,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门领导
做出检查外,必要时进行经济处罚,并予以通报批评。
第五十六条 凡违反本办法,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。对涂改、拆散、抽换、损毁丢失、盗窃倒卖或未经批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人进行处罚,并予以通报批评。
第五十七条 凡违反本办法,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第五十八条 遗失档案的,应立即报告。因遗失档案,泄露秘密的,按保密工作相关管理办法进行处理。
第五十九条 对违反《档案法》的有关规定,已构成犯罪的,要依法追究其刑事责任。
第十二章 附则
第六十条 本办法由综合办公室负责解释。
第六十一条 本办法未尽事宜,按照国家法规及工贸公司规定执行。
第六十二条 本办法自下发之日起施行。
附件1:
油品调运分公司档案分类规则
为规范工贸公司油品调运分公司档案管理工作,根据国家档案局《工业企业档案分类试行规则》及上级单位《档案分类规则》,结合本企业档案工作实际,制定本规则。
一、本规则明确了油品调运分公司档案的分类原则、类目设置及基本范围;
二、油品调运分公司档案分类原则是以公司全部档案为对象,充分反映企业的职能划分,并结合档案形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,便于档案的科学管理和档案信息资源的开发利用。
三、油品调运分公司档案分类共设置9个一级类目,即党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品生产类、项目建设类、设备仪器类、会计业务类、特殊管理类。其类目名称、排列顺序统一使用油品调运分公司分类表(附后)标记,代码可根据企业分类情况以英文字母或阿拉伯数字顺序标记。
四、油品调运分公司档案分类二级类目按照企业管理职能和档案形成特点设置、档案分类表中的二级类目是企业进行档案分类的基本类目。二级类目的代码和排列顺序不作统一规定。
五、声像、事务等非纸质载体形式的档案,可按其载体形式的不同组织建立案卷目录,其保管要求应符合国家有关规定。
附件2:
油品调运分公司档案分类表
一级类目二级类目基本范围
代 码名 称代码名称
a党 群 管 理 类01党务工作党总支综合性工作、党总支会、党员代表大会及党党支其他事务性工作等。
02组织工作组织建设,党员管理,党费管理,干部管理等工作。
03宣传工作理论教育,宣传教育,思想政治工作与精神文明建设等。
04统战工作民族、宗教、侨务工作等。
05纪检工作党风党纪教育、检查,违纪案件审查,干部廉政建设等。
06武装工作民兵工作,征兵、复员、转业工作,人防工作等。
07工会工作职代会,民主管理,劳动竞赛,先进表彰,会员管理,劳保福利,女工工作,文体活动等。
08共青团工作组织建设,政治思想教育,团代会,团员、团费、青少年管理等项工作。
09其他
b行 政 管 理 类01行政事务综合性行政事务工作,机要文件,工作会议,专题会议,办公会议,文秘工作,信访、接待工作,调研工作,印信管理等。
02公安保卫治安综合治理,案件侦查,消防管理,自然灾害防范,交通管理,户籍管理等。
03法律事务法律事务,公证工作,专利商标,工商登记管理,政纪监察等。
04审计工作各项审计工作,审计规章制度等。
05人事管理人力资源管理(招聘、调配、劳动合同),劳动工资管理,考核,奖惩,职称评聘,任职、任免,离退休工作,职工教育等。
06教育工作普通教育,职业教育,高等教育、培训教育等。
07医疗卫生卫生监督、防疫、职工防病治病,计划生育工作等。
08公用事业职工生活福利,后勤服务,职工住房等
09外事工作出访考察、国际会议等企业涉外活动。
10公共事务企业与地方关系、政府协调、公共关系、资质手续办理等
11其他
c经 营 管 理 类01经营决策企业改革,经营战略决策,企业发展规划,方针目标管理等。
02企业管理企业整顿和企业升级,责任制管理,企业现代化管理等。
03计划统计综合计划,生产经营计划,统计报表,经营分析项目审批等。
04财务管理综合财务管理,资金管理,成本管理,税金管理,会计工作,投资融资管理等。
05物资管理物资采购、分配,物资合同协议,物资核算调拨,仓库管理等。
06合同管理经济合同管理、审核、备案等。
07知识产权管理企业标识、商标标识、商标侵权等。
08其他
d生 产 管 理 类01质量管理全面质量管理,产品质量检测和质量控制,质量认证等。
02能源管理能源消耗管理,节能消耗工作,资源管理等。
03安全环保安全生产,事故处理,安全教育,环境保护,劳动保护等。
04计量工作计量管理,计量设备、仪器,统计报表等。
05标准化工作企业标准化管理工作。
06科技管理新产品、新技术开发,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技术引进等。
07档案与信息管理企业档案工作,各类数据管理,计算机信息,通讯管理等。
08其它
e 产 品 生 产 类01油气产品天然气等。
02化工产品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化气、液化天然气等。
03其它
02民用设施办公楼,科研设施,文教卫生,体育,商业服务,住宅,环卫,园林绿化工程等。
04其它
g设 备 仪 器 类01综合设备管理规定、办法、方案、规划、总结、台账等
02公务车辆机动车技术参数档案、产权证书、完税凭证、维修保养记录等
03其它
h会 计 业 务 类01会计凭证各种会计凭证。
02会计账簿各种财务账薄。
03会计报表各种财务报表。
04财务报告各种财务报告(决算)。
05其他会计移交清册,会计档案保管、销毁清册,银行余额调节表、对账单等。
j特
殊 管 理 类01印章公司各类作废印章,包括公章、部门印章、法人私章等。
02奖牌上级单位颁发的各类荣誉奖牌。
03奖杯上级单位颁发的各类荣誉奖杯。
04证书上级单位颁发的各类荣誉证书。
05锦旗外部单位授予的各类锦旗。
06题词上级领导对公司的题词。
07照片公司举办的各类重大会议、活动照片。
08光盘公司举办的各类重大会议、活动照片、录音、视频等刻制的光盘。
09磁带公司举办各类重大会议、活动现场录音、录像等制作的磁带。
第11篇 档案综合管理办法范本
档案综合管理办法
档案综合管理办法
第一章 总则
第一条 为加强档案管理,保护和利用档案信息资源,为本所各项事业发展服务,根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定,结合本所实际,制定本办法。
第二条 本办法所称档案,是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录,也是国家的宝贵财富,必须集中统一管理,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
第四条 本办法适用于本所各部门档案管理工作,各部门及个人均应遵守本办法。
第二章 管理体制
第五条 本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制。
档案室隶属所办公室,档案室负责对全所档案工作实行统筹规划,组织协调,监督指导。
本所各部门均为档案立卷部门,其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门。
档案管理员由专、兼职档案员组成。档案室配备专职档案员1名,各部门设兼职档案员1名。
第六条 档案室工作列入年度工作计划和总结,由行政副所长分管。
第七条 档案室集中统一管理本所形成的全部档案,包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案(含出版物)等。
第八条 专职档案员必须具备中专以上文化,受过档案专业培训,并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务。全所档案管理员应当忠于职守,遵守纪律,具备专业知识,并接受档案管理培训。
第三章 档案管理
第九条 各部门应遵守本所档案管理制度,按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作,并保证档案的安全。
第十条 各部门及职工在工作中形成的文件材料,按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的,必须收集齐全和立卷,并移交本所档案室集中管理,不得据为己有或者拒绝归档,更不得伪造或者擅自销毁档案。
第十一条 档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责,各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导。
第十二条 各部门应按下列标准组卷,保证案卷质量。
(一)归档的文件材料齐全完整。
(二)按照本所档案分类要求,对立卷归档材料进行分类。
(三)组卷合理,排列有序,保持文件材料的自然形成规律和有机联系,便于查找和利用,确保管理期限准确。备考表应有立卷人、签字人签字。
(四)案卷标题简明扼要,准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份,并具备责任者、内容、文件名称“三要素”。案卷封面用毛笔或钢笔填写,字迹工整清晰。
(五)卷内文件排列有序,按文件形成的时间或重要程度排列,卷内目录填写正确,编写页号无误。
(六)案卷装订牢固,整齐美观,案卷中无金属物,装订线不压盖字迹。
(七)编制案卷目录、全引目录,并交档案室统一编制目录。
第十三条 按照规定要求和时间,将档案编录入库。
(一)各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作。
(二)保证归档手续完备。档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全,并编制案卷目录、全引目录,经检查无误后,一次性向档案室移交,并认真填写移交清册。
第四章 档案保护
第十四条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架,并进行妥善保管。
第十五条 所办公室负责对档案室进行维护,设置专用库房,并保证有充足的档案柜。
第十六条 维护档案安全,保证档案库房坚固,安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。档案管理人员应经常检查档案保管情况,对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。
第十七条 保证档案库房内清洁,无非档案用品;档案排列科学,整齐美观,便于查找。
第五章 档案的统计和利用
第十八条 档案室应根据管理工作需要,编制必要的目录、专题卡片等检索工具,编纂档案文件汇编等参考资料,积极主动地提供利用,为各项工作服务,为档案管理手段现代化创造条件。
第十九条 档案室应建立档案登记、统计制度,设置登记本、统计薄册,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。应认真完成档案统计表填报任务,向农业部档案部门报送《农业系统档案工作情况统计表》。
第二十条 档案的借阅,应严格执行档案借阅制度。
本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意,基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意,科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意。
外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后,再按上述借阅程序办理。
借出的档案,不得私自转借、拆散、涂改,借阅人要负责保密和保管,不准携带档案离开档案室,复制档案须经所办公室主任同意。
第二十一条 职工调动工作,必须在归还所借档案后,方可调离;档案管理人员调动工作时,应在离职前办好交接手续。人事管理部门应健全和严格执行此项制度。
第六章 档案的鉴定、销毁和移交
第二十二条 档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案室负责,组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后,应写出鉴定报告,对确无保存价值的档案进行登记造册,经分管所领导批准后方可销毁。
第二十三条 销毁档案应指定专门的监销人,以防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。
第二十四条 机构变动时,应对档案做出妥善处理。
(一)机构撤销或合并时,其档案应向档案室移交。没有办理完毕的文件材料,应移交相应部门继续处理。
(二)批准恢复或新成立的机构,应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。
(三)各种临时工作机构撤销时,其档案材料应向有关部门或档案室移交。
第七章 奖励与处罚
第二十五条 档案室每年组织档案考核工作,对本所各部门档案工作进行考核,并实行奖惩。
(一)对遵守本办法,认真完成档案收集、整理、立卷工作,或在编研和业务指导方面成绩突出,或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人,给予表彰。
(二)对违反本办法,损毁、丢失档案,或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密,或未按规定归档,不按期移交档案的部门或个人,视情节给予处罚。
(三)违反本办法的部门,年度不能评为先进集体;违反本办法的个人不能评为先进个人,年度考核不能评为优秀或甲等。
第八章 附则
第二十六条 本办法由所办公室负责解释。
第二十七条 本办法自公布之日起施行,原有办法同时废止。
第12篇 集团公司会计档案管理办法
1. 目的
为了加强集团财务会计档案的科学管理,统一会计档案工作制度,更好地为集团经济业务核算服务,以保证财务核算资料的安全完整,特制定本办法。
2. 应用范围
本制度适用于集团各职能部门及各子公司。
3. 职责
3.1集团财务部负责集团总部及集团所属各子公司财务核算档案的使用与保管工作,必须保证财务档案的安全完整。
3.2 因保管需要,财务部需定期将财务档案移交总裁办档案室,档案室要保证财务档案的安全,并随时保证财务部门的查询语调档。
4. 具体规定
4.1会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表的会计核算专业资料,它是记录和反映经济核算业务的重要史料和依据。集团财务部负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理工作。
4.2集团财务部各子公司财务会计人员对本公司的财务核算资料,必须按照会计归档的要求,负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案,在会计年度终了,可暂由低柜架摆放,超过一年以上的会计档案应存放到高柜架摆放。三年以上的会计档案,全部移交到集团总裁办的档案库保管,并办理规定的交接手续。
4.3档案部门对接收保管的会计档案,必须认真负责保管,原则上应当保持原卷册的装订,个别需要拆封重新整理的,应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理,以分清责任。档案管理人员必须对所管档案进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
4.4会计档案应为本单位积极提供利用,向外单位提供利用时,档案原件原则上不得借出,如有特殊需要,必须经上级主管批准,但不得拆散原卷册,由财务部门派专人携带随同办理,借出档案必须在当日归还,次日再借。
4.5各种会计档案的保管期限,根据起特点,分为永久、定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
4.6会计档案保管期满,需要销毁时,由本单位会计档案部门提出销毁意见,编造会计档案销毁清册,并报集团董事会同意后方可实施销毁。
4.7监销人在销毁会计档案以前,应当认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签字盖章,并将销毁情况向集团董事会报告。
4.8会计档案保管期限规定如下:
4.8.1会计凭证:原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管期限15年;其中涉及外事的会计凭证永久保存。
4.8.2银行存款余额调节表保管期限3年。
4.8.3会计账簿:日记账、明细账、总账辅助账簿保管期限15年;其中固定资产报废清理后保存5年,涉及外事的会计帐簿永久保存。
4.8.4会计报表:月、季度财务报表,包括文字分析保存期5年,年度会计报表(决算)永久保存。
4.8.5会计移交清册保管期15年;会计档案清册保管期25年。
第13篇 消防执法档案管理办法
档案管理应当遵循客观、科学、完整、安全、有效利用的原则,落实逐级责任制和岗位责任制,实行集中统一管理,定期和离任移交制度。
第一条上级公安机关消防机构应当加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作的监督、指导。
公安消防执法档案管理工作接受主管公安机关、地方档案行政主管部门的监督、指导。
第二章 档案归档内容
第二条公安消防执法档案包括消防行政许可档案、消防监督检查档案、消防安全重点单位档案、重大火灾隐患档案、火灾事故调查档案、消防行政处罚档案、消防行政强制档案、消防执法救济档案和消防刑事执法档案。
第三条消防行政许可档案分建设工程消防设计审核卷、建设工程消防验收卷、公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷。
(一)建设工程消防设计审核卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防设计审核意见书及审批表;
3.建设工程消防设计审核申报表;
4.消防设计文件;
5.特殊消防设计的技术方案及说明,消防设计专家评审会纪要,采用的国际标准、境外消防技术标准的中文文本,其他有关消防设计的应用实例、产品说明等材料;
6.建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件;
7.新建、扩建工程的建设工程规划许可证明文件;
8.设计单位资质证明文件;
9.建设工程消防设计审核受理凭证;
10.建设工程消防设计审核记录表;
11.集体会审、专家评审意见及有关记录和材料;
12.文书送达回执;
13.其他有关材料;
14.备考表。
(二)建设工程消防验收卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防验收意见书及审批表;
3.建设工程消防验收申报表;
4.消防设计文件变更情况、消防设计专家评审会纪要及其他需要提供的申报材料;
5.工程竣工验收报告,与消防验收有关的竣工图纸及隐蔽工程记录;
6.消防产品质量合格证明文件;
7.有防火性能要求的建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证;
8.消防设施、电气防火技术检测合格证明文件;
9.施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件;
10.建设工程消防验收受理凭证;
11.建设工程消防验收记录表,现场抽样检查及功能测试、检测、综合评定等资料;
12.不合格项目的整改证明资料,建设工程消防验收复验记录表;
13.集体会审意见;
14.文书送达回执;
15.建设工程消防监督管理移交记录;
16.其他有关材料;
17.备考表。
(三)公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证复印件/不同意投入使用、营业决定书及审批表;
3.消防安全检查申请表;
4.建设工程消防验收合格意见书或竣工验收消防备案文书复印件;
5.应依法办理建设工程竣工验收备案手续但未抽查的公众聚集场所的场所室内装修消防设计施工图、消防产品质量合格证明文件、装修装饰材料防火性能符合国家标准或行业标准的证明文件和出厂合格证;
6.申请人营业执照或工商行政管理部门出具的名称预先核准通知书复印件;
7.消防安全管理制度、灭火和应急疏散预案;
8.员工消防安全教育培训记录,自动消防系统操作人员消防行业特有工种职业资格证书复印件;
9.公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查受理凭证;
10.消防监督检查记录;
11.现场抽样检查、功能测试、检测等有关记录和资料,现场照片;
12.集体讨论意见;
13.文书送达回执;
14.其他有关材料;
15.备考表。
消防行政许可档案中图纸较多时,可将图纸另立分册装订,并注明总册数,集中存放;有条件的地方,可以电子档案的形式保存图纸。
第四条消防监督检查档案分建设工程消防设计备案卷、建设工程竣工验收备案卷、单位消防安全监督抽查卷、举报投诉消防安全违法行为核查卷、大型群众性活动举办前消防安全检查卷和消防产品监督检查卷。
(一)建设工程消防设计备案卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程消防设计违法通知书、建设工程消防设计复查意见书及审批表;
3.建设工程消防设计备案检查记录;
4.建设工程消防设计备案表;
5.建设工程消防设计备案受理凭证;
6.建设工程消防设计备案检查材料(包括:建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件,新建、扩建工程建设工程规划许可证明文件,设计单位资质证明文件,消防设计文件等);
7.建设工程消防设计备案检查材料受理凭证;
8.建设工程消防设计备案检查的有关材料;
9.其他有关材料;
10.备考表。
(二)建设工程竣工验收备案卷的归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.建设工程竣工验收消防违法通知书、复查意见书及审批表;
3.建设工程竣工验收消防备案检查记录;
4.建设工程竣工验收消防备案表;
5.建设工程竣工验收消防备案受理凭证;
6.建设工程竣工验收消防备案检查材料(包括:工程竣工验收报告及与消防验收有关的竣工图纸、隐蔽工程记录,消防产品质量合格证明文件,有防火性能要求的建筑构件、建筑材料、室内装修装饰材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证,消防设施、电气防火技术检测合格证明文件,施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件等);
7.建设工程竣工验收消防备案检查材料受理凭证;
8.建设工程竣工验收消防备案检查的现场抽样检查、功能测试、检测等资料;
9.其他有关材料;
10.备考表。
(三)单位消防安全监督抽查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防监督检查记录;
3.责令改正通知书;
4.复查记录;
5.行政处罚决定书等依法处理情况的文书;
6.责令停止施工(停止使用、停产停业)的当事人申请恢复的申请,消防监督检查记录,同意或者不同意恢复施工(使用、生产、经营)决定书及审批表;
7.文书送达回执;
8.其他有关材料;
9.备考表。
单位消防安全监督抽查卷可以以被抽查单位为单位,以抽查时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(四)举报投诉消防安全违法行为核查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防安全违法行为查处情况告知举报投诉人材料;
3.群众来信材料、来访反映情况记录;
4.消防安全违法行为举报、投诉受理登记;
5.消防监督检查记录;
6.责令改正通知书;
7.复查记录;
8.行政处罚决定书等依法处理情况的文书;
9.文书送达回执;
10.其他有关材料;
11.备考表。
举报投诉消防安全违法行为核查卷可以以每起核查案件为单位,以举报、投诉受理登记时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(五)大型群众性活动举办前消防安全检查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.大型群众性活动举办前消防安全检查意见书及审批表;
3.公安机关治安部门通知检查材料;
4.消防监督检查记录;
5.其他有关材料;
6.备考表。
大型群众性活动举办前消防安全检查卷可以以每起大型群众性活动为单位,以公安机关治安部门通知时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(六)消防产品监督检查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防产品监督检查法律文书及审批表;
3.消防产品监督检查记录;
4.消防产品现场检查判定材料;
5.消防产品检验报告及其他材料;
6.向质检、工商部门的通报材料;
7.文书送达回执;
8.其他有关材料;
9.备考表。
第五条消防安全重点单位档案归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.消防安全重点单位告知书;
3.消防安全重点单位申报表;
4.单位的工商营业执照等身份证明文件;
5.单位消防安全基本情况材料(包括:消防安全责任人、管理人基本情况,建筑、场所的消防行政许可、备案文件,生产、储存物品火灾危险性,主要建筑的消防基本情况,消防安全重点部位情况,专职消防队及其装备情况,自动消防系统操作人员证书复印件,灭火和应急疏散预案,建筑消防设施年度检测情况);
6.单位总平面布局图、平面布置图、消防设施系统图等;
7.其他有关材料;
8.备考表。
第六条重大火灾隐患档案归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.重大火灾隐患整改通知书及审批表;
3.立案前消防监督检查记录;
4.重大火灾隐患现场照片;
5.立案前集体讨论、专家论证意见;
6.给当地公安机关、政府的报告,政府批复意见;
7.单位撤销重大火灾隐患的申请;
8.复查时消防监督检查记录;
9.重大火灾隐患整改后的照片;
10.复查后集体讨论、专家论证意见;
11.重大火灾隐患销案通知书及审批表;
12.消防行政处罚、消防行政强制情况记录;
13.政府督办的有关材料;
14.文书送达回执;
15.其他有关材料;
16.备考表。
第七条火灾事故调查档案分火灾事故简易调查卷、火灾事故调查卷和火灾事故认定复核卷。
(一)火灾事故简易调查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故简易调查认定书;
3.现场调查材料;
4.其他有关材料;
5.备考表。
火灾事故简易调查卷可以以每起火灾为单位,以报警时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(二)火灾事故调查卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故认定书及审批表;
3.火灾报警记录;
4.询问笔录,证人证言;
5.传唤证及审批表;
6.火灾现场勘验笔录;
7.火灾现场图、现场照片或录像;
8.火灾痕迹物品提取清单,物证照片;
9.鉴定、检验意见,专家意见;
10.现场实验报告、照片或录像;
11.火灾损失统计表,火灾直接财产损失申报统计表;
12.文书送达回执;
13.其他有关材料;
14.备考表。
(三)火灾事故认定复核卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.火灾事故认定复核结论书及审批表;
3.火灾事故认定复核申请材料及收取凭证;
4.火灾事故认定复核申请受理通知书;
5.火灾事故认定复核调卷通知书;
6.原火灾事故调查材料复印件;
7.火灾事故认定复核的询问笔录、证人证言、现场勘验笔录、现场图、照片等;
8.文书送达回执;
9.其他有关材料;
10.备考表。
第八条消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。
(一)消防简易行政处罚卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.当场处罚决定书;
3.现场调查材料;
4.罚没收据;
5.其他有关材料;
6.备考表。
消防简易行政处罚卷可以以每起处罚案件为单位,以处罚时间为序,按季度或年度立卷,集中归档。
(二)消防行政处罚卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.公安行政处罚决定书/终止案件调查决定书及审批表;
3.受案登记表;
4.询问笔录、证人证言,鉴定意见、检测结论,勘验、检查记录,现场笔录,物证照片等;
5.传唤证及审批表;
6.与此案有关的消防监督检查记录、责令改正通知书、火灾事故认定书等;
7.扣押物品清单、先行登记保存证据清单及审批、处理材料;
8.被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证明材料;
9.公安行政处罚告知笔录;
10.听证申请,不予受理听证通知书,举行听证通知书及审批表,听证笔录,听证报告书;
11.重大行政处罚集体讨论意见;
12.责令停产停业报请政府审批文件、政府批复;
13.执行情况材料,包括罚没收据、行政拘留通知书、执行回执、没收违法所得清单、责令停产停业(停止施工、停止使用)后的现场记录和照片等;
14.文书送达回执;
15.其他有关材料;
16.备考表。
第九条消防行政强制档案分临时查封卷和行政强制执行卷。
(一)临时查封卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.临时查封决定书及审批表;
3.消防监督检查记录、询问笔录、火灾隐患现场照片等证据材料;
4.临时查封告知笔录;
5.临时查封集体讨论意见;
6.临时查封现场笔录;
7.临时查封现场照片或录像;
8.解除临时查封申请;
9.解除临时查封前消防监督检查记录;
10.解除临时查封决定书及审批表;
11.文书送达回执;
12.其他有关材料;
13.备考表。
(二)行政强制执行卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.行政强制执行决定书及审批表;
3.责令改正通知书、公安行政处罚决定书等文书复印件;
4.行政强制执行告知笔录;
5.行政强制执行集体讨论意见;
6.行政强制执行现场笔录;
7.行政强制执行现场照片或录像;
8.文书送达回执;
9.其他有关材料;
10.备考表。
第十条消防执法救济档案分消防行政复议卷、消防行政诉讼卷和消防国家赔偿卷。
(一)消防行政复议卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.行政复议决定书;
3.行政复议申请书或行政复议申请笔录;
4.答复意见;
5.被复议的消防执法行为原案卷材料复印件;
6.其他有关材料;
7.备考表。
(二)消防行政诉讼卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.法院的判决书或裁定书;
3.起诉书;
4.答辩状;
5.被诉的消防执法行为原案卷材料复印件;
6.其他有关材料;
7.备考表。
(三)消防国家赔偿卷归档内容及装订顺序如下:
1.卷内文件目录;
2.赔偿决定书/不予赔偿决定书;
3.赔偿申请书或申请笔录;
4.有关消防执法行为的调查、认定材料;
5.有关消防执法行为原案卷材料复印件;
6.文书送达回执;
7.其他有关材料;
8.备考表。
第十一条消防刑事档案的案卷归档内容和装订顺序,按照公安机关有关规定执行。
第三章 档案的建立与管理
第十二条公安机关消防机构的主要负责人为公安消防执法档案管理第一责任人,履行下列职责:
(一)组织建立健全执法档案管理制度,落实人员、经费、场所、设施;
(二)积极采用先进的档案管理技术;
(三)组织检查、鉴定、销毁档案。
根据需要,公安机关消防机构主要负责人可以明确由分管负责人具体组织实施执法档案的管理工作。
第十三条消防执法人员应当履行下列职责:
(一)对所承办的消防执法活动的有关资料进行收集、整理、立卷、归档;
(二)归档案卷齐全完整,符合规定;
(三)按照规定时限向档案管理人员移交执法档案;
(四)严格保管案卷材料,严防遗失;
(五)严禁弄虚作假,私自留存或销毁案卷材料;
(六)调离本岗位时,移交所承办或保存的案卷材料。
第十四条公安消防执法档案的管理人员应当认真执行档案管理制度,履行下列职责:
(一)指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档;
(二)接收移交的案卷,履行签字手续,编制移交清册;
(三)按照有关规定对档案材料进行分类、编号、编目、排列和存放;
(四)做好档案的收进、借阅、移出、保管、利用和销毁等情况登记工作;
(五)不得擅自复制、翻拍、抄录、涂改、伪造、抽取、销毁档案,严防丢失、损毁;
(六)严格遵守安全保密制度,落实安全防护措施,确保安全。
第十五条消防执法人员应当在消防执法活动完结后30个工作日内立卷归档并将案卷移交档案室或档案管理人员,法律、法规、规章另有规定的除外。档案管理人员在接收案卷时应当逐册清点,由交接双方在移交目录上签字。
公安机关消防机构负责人、消防执法人员离任时,应当将执法档案归档情况纳入离任工作交接的内容。档案管理人员离任时,应当按规定移交档案台帐和全部档案,办理工作交接手续。
第十六条消防执法人员按照实际发生的消防执法活动收集、整理、建立公安消防执法档案,卷内归档内容应当根据执法活动的实际发生情况归档。
单位营业执照、资质证明文件、个人身份证等证明材料,应当与原件核对无误后,以其复印件存档。同一件文书、证据材料涉及两个以上案卷的,应当按照刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其他具体行为卷、具体行为卷优于其他案卷的原则存放原件,其他案卷存放复印件,并加盖“与原件核对无误”章。
第十七条公安消防执法档案归档内容中有声像材料的,应当按有关案卷装订顺序要求在卷内相应位置列明,并随案卷一并归档、移交。
有条件的单位,应当按照公安声像档案管理的要求,根据不同载体,使用专门装具分别整理、编号,妥善保存和管理,并在执法档案中注明声像档案编号。
第十八条除本规定另有规定的外,公安消防执法档案以案(人、单位、事等)立卷,按类别集中存放。
各类案卷应当做到归档材料齐全完整,制作规范,字迹清楚,并采用具有长期保留性能的笔、墨水书写或打印。
卷内材料,除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外,应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号,页号从“1”编起,为流水号,不得重复和漏号。
案卷装订前要拆除金属物,对残缺破损、小于或大于卷面的材料,应当进行修补、裱贴和折叠,不得有压字和掉页情况;装订时应当采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。案卷材料较多时应当分册装订,每册不宜超过200页。
第十九条公安消防执法档案应当建立台帐,按照案卷类别分别建立登记目录。
各类法律文书应当建立台帐,按照文书名称分别建立登记目录。有条件的地方,可以建立电子台帐。
第二十条公安机关消防机构应当设立能够保障公安消防执法档案安全的档案室,配备专、兼职档案管理人员,建立健全档案管理制度,保证档案的真实、完整、有效和安全。没有条件设立档案室的,可以设立档案专柜。
第二十一条公安机关消防机构除按照本规定建立纸质公安消防执法档案外,还应当按照消防执法信息化的要求建立公安消防执法电子档案,并进行物理归档,将保存载体与纸质档案一并移交档案室管理。
公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时,应当设立电子文件的归档功能,实现文档生成与归档一体化,逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功能。
第二十二条公安消防执法电子档案应当符合有关规定,其归档范围、内容、保管期限应当符合本规定。
公安消防执法电子档案应当采取严格的管理制度和技术措施,确保不被非正常签发、修改和删除,保持其真实性、完整性和有效性。
第二十三条公安消防执法档案管理人员应当严格落实执法档案借阅、查阅制度,为消防工作服务。
查阅、摘抄、复制公安消防执法档案,应当按照有关规定和程序经公安机关消防机构负责人批准;涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予批准的,应当说明理由。
第二十四条公安消防执法档案保管期限分为永久、长期和短期。长期为16年至50年,短期为2年至15年,具体档案保管期限如下:
(一)消防行政许可档案 长期
其中公众聚集场所使用(营业)前消防安全检查卷 16年
(二)消防监督检查档案 16年
其中建设工程消防设计备案卷 长期
建设工程竣工验收备案卷 长期
(三)消防安全重点单位档案 16年
(四)重大火灾隐患档案 5年
(五)火灾事故调查档案 长期
其中火灾事故简易调查卷 5年
较大以上火灾事故调查卷 50年
(六)消防行政处罚档案 长期
其中消防简易行政处罚卷 16年
(七)消防行政强制档案 长期
(八)消防行政救济档案 长期
(九)消防刑事档案 永久
第二十五条公安机关消防机构应当每年组织对保管到期的档案进行鉴定。对属于公安机关归档范围的公安消防执法档案应当按照本机关综合档案部门的要求定期移交归档。对不属于归档范围的其他公安消防执法档案,且经鉴定确实无继续保存价值的,应当经公安机关消防机构主要负责人审批后按规定销毁。
第四章 附 则
第二十六条公安消防执法档案的案卷编号及案卷封面、卷内文件目录、备考表等,应当执行公安机关档案管理的有关规定,可以由各省、自治区、直辖市公安消防总队在公安机关档案管理部门指导下,根据公安机关档案管理工作的相关规定制订统一规范。
第二十七条本规定自2023年10月1日起施行。2006年3月30日印发的《消防监督执法档案管理暂行规定》(公消[2006]119号)同时停止执行,此前的公安消防执法档案维持原状。
第14篇 某公司声像档案管理办法
公司声像档案管理办法
(一)总则
第一条 为加强本公司的声像档案,特制定本办法。
第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。
第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分,必须由档案室实行集中统一管理。
(二)声像档案资料的收集
第四条 收集范围
1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料;
2.各级领导人和着名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料;
3.本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像资料。
4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。
5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
6.其它具有保存价值的声像资料。
第五条 收集时间
1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档;如有特殊情况可以适当延长归档时间。
2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。
第六条 收集要求
1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销,以防散失;
2.接收原版、原件,特殊情况下可接收复制件;
3.声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。
第七条 声像档案资料的征集
1.档案部门有责任随时征集重要声像资料;
2.在征集的声像资料中,凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的,应向邮电部办公厅档案处报送目录。
第八条 声像档案费用的报销
本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报费用。
(三)声像档案的整理〖ht〗
第九条 声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。
第十条 声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十一条 分类、编号
1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号-流水号。
2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。
3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。
第十二条 保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。
第十三条 文字说明的编写
1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
2.编写文字说明的要求:
(1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;
(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明:
(3)文字简洁、语言通顺;
(4)时间用阿拉伯数字表示。
第十四条 编制格式
1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。
2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。
第十五条 案卷要求
1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。
2.卷内目录:
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录;
录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。
3.卷内备考表,用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
第十六条 编目
声像档案的着录依照gb3792.5-85《档案、着录规则》进行。
(四)声像档案的保管
第十七条 声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。
第十八条 保管条件
底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间,相对湿度应保持35%-45%;
照片库温应保持14-24℃,相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%。
第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十条 对库存的照片档案,要两年检查一次。
第二十一条 归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批,登记造册。
第二十二条 建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。
(五)声像档案的开发利用
第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。
第二十四条 建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。
第二十五条 具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的,所得专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案馆收取保管费。
第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。
第15篇 酒店凭证档案管理办法7
酒店凭证档案管理办法(七)
(一)酒店凭证档案的保管
1.所有与营业有关的各类凭证由行政办公室统一管理。
2.部门的专项凭证因工作需要由部门单独管理和保存的,须将凭证和文字说明的复印件交行政办公室保管,并登记说明情况。
3.行政办公室外保管凭证的变更需在两日内通知档案室,更新档案室凭证副本的资料。
(二)归档要求
1.凭证档案一般由凭证正本、凭证副本和文字说明三部分组成,三部分相符。
2.文字说明详细准确,包括凭证名称、凭证简介和注意事项、颁证时间、颁证单位、领证经办人、审核时间、审核地点、审核经办人、下次审核时间。
(三)凭证管理
1.所有凭证设专门的设备和装具进行管理,保证凭证的安全。
2.凭证副本、正本和文字说明分别存放,建立有效的检索。
3.一般凭证由行政办公室负责经办颁证机关的定期和不定期审查,专项凭证可由相关业务部门负责经办审查事宜。
(四)凭证使用
1.凭证档案借出日期一般不超过三日。
2.凭证借用严格执行档案借阅管理办法。
