第1篇 管家服务中心考勤管理规定
山庄管家服务中心考勤管理规定
1.0目的
规范员工工作时间、假期、打卡、签卡、请(休)假、销假、加班及考勤统计工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心员工的考勤管理工作。
3.0职责
3.1总经理负责工作时间调整的审批工作;
3.2中心经理负责部门主管及以下员工的签卡、请(休)假、销假、加班的审批;
3.3中心经理助理负责员工考勤复核、统计工作。
4.0程序要点
4.1工作时间。实行每周40小时工作制,星期一至星期五上班,上班时间为上午8:00--12:00,下午2:00--6:00,星期六、日安排值班,上班时间为上午9:00--12:00,下午2:00--5:30,值班人员安排轮休。
4.2员工打卡。执行上下班打卡制度,所有员工都必须遵守工作时间,自觉打卡,不得代他人打卡,否则代打卡者与被打卡者均作旷工处理。无打卡钟的管家服务中心由管家服务中心负责人或其指定人员作为考勤记录人,在《员工考勤签到表》上作记录。
4.3假期
4.3.1法定假期。根据国家规定的法定节假日为:
元旦:1天(元月1日);
春节:3天(阴历正月初一、二、三);
劳动节:3天(5月1-3日);
国庆节:3天(10月1-3日);
4.3.2福利假期
a)婚假:在本公司连续工作满一年以上,符合国家《婚姻法》规定结婚的员工,可享受有薪婚假3天,如双方达到国家法定晚婚年龄的,可享受有薪婚假7天;申请婚假须在结婚后半年之内,提前一周持结婚证书提出申请,经领导审批后,才可予休息,结婚半年之后申请不予批准。
b)产假:在本公司连续工作满一年以上,经公司女工委员会批准生育,持有准生证的女员工,可享有薪产假60天;申请产假须在预产期前二个星期提出,经审批后可予休息。
c)丧假:员工直系亲属(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹)死亡,可享有有薪假3天,申请丧假须经批准,如特殊原因未能提前申请的,须电话征得同意,假后须将亲属的死亡证明交公司核实。
d)病假:
员工因病请假,须于病假当天申请,假后须将合同医院的病休证明交管家服务中心核实;
事假、公差时在外患病,须附当地县级以上医院病休证明。
e)公伤假:员工在工作期间因工受伤,管家服务中心须在于2小时间内口头向总经理报告,在24小时内将工伤事故报告报总经理,并附合同医院住院单。
f)年休假:连续在公司服务1-3年的员工,每年可享受年休假有薪假5天;4-5年的员工可享受有薪假7天;5年以上的员工可享受有薪假10天。
4.3.3事假:员工如有急事申请事假,须至少提前一天提出申请并经批准,否则按旷工处理;事假在公司工作不满一年者全年累计不能超过5天,在公司连续工作一年以上的全年累计不能超过8天。
4.4签卡及签卡权限
4.4.1签卡。员工因公或忘记不能打卡或无效打卡必须申请签卡;管家服务中心经理根据以下情况决定是否签卡,予以签名确认,不同意签卡的按旷工或事假处理(按事假处理的,必须执行补假程序):
a)因公不能打卡的,可以签卡;
b)因员工忘记打卡的,经核实后,每月4次以内的,可以签卡,4次以上的不予签卡;
4.4.2签卡权限。执行一级签卡制度,公司总经理为管家服务中心经理签卡;管家服务中心经理为其以下员工签卡。
4.5请休假及权限。员工请、休假须履行请、休假手续,实行一级审批制度(三天的以上的请、休假须报总经理审批)。
4.5.1正常休假。员工依部门工作时间安排计划进行休假的,无须办理手续,由部门主管在每月底前将员工当月休假在考勤卡上予以注明;员工因工作关系,未能在休假当日休假的,需调休的,填写《请(休)假申请单》,部门主管审核,报管家服务中心经理批准。
4.5.2请假。员工请假需提前一天以上申请,须经审批同意后方可休假。
4.5.3请(休)假审批权限
a)班长可批准二小时以内的假期。
b)部门主管可批准二小时以上一天以内的假期,并报管家服务中心经理备案。
c)管家服务中心经理可批准一天以上三天以内的假期。
d)所有人员三天以上的请假须报公司领导批准。
4.5.4员工在试用期内事假不得超过2天,否则予以辞退。
4.6加班
4.6.1公司原则上不鼓励加班,确因工作需要加班,必须事先办理加班手续并打卡,否则视为无效加班。
4.6.2加班原则上由部门主管提出,员工也可根据工作量向部门主管合理提出。
4.6.3加班前填写《加班申请单》,内容包括部门、姓名、加班时间起止、加班理由、加班地点、加班时数等栏目。
4.6.4管家服务中心经理批准。确因工作量过多,不能在正常工作日完成的予以批准,属于员工工作效率问题引起的加班不予批准。
4.7迟到/早退。迟到或早退5分钟以内的,管理员级(含班长)以上每次扣20元,其他员工每次扣10元,累计计算;迟到或早退一次5分钟以上,20分钟以内的,扣除半天工资;迟到/早退20分钟以上半天以内的,扣除当天工资;半天以上一天以内的按旷工一天处理。当月迟到/早退达三次按旷工一天处理,四次至六次按旷工两天处理,六次以上的给予解雇。
4.8旷工。当月旷工一天的,记小过处分,并扣发2天工资,当月旷工两天的,记大过处分,并扣发4天工资;累计旷工3天的,给予解雇。
4.9考勤统计。
4.9.1管家服务中心经理助理将员工的出勤情况登记在《员工考勤表》内,内容包括:部门、姓名、迟到、早退、休息、病假、事假、旷工、实际出勤、加班及备注栏目,检查无误后报管家服务中心经理审核;
4.9.2审核的内容:
a)根据考勤卡统计迟到/早退(分钟)、休息(部门主管签名)、旷工(部门主管签名)等栏目;
b)根据《请(休)假申请表》统计病假、事假及其他有薪假期;
c)既未打卡、又无签卡、又无请假单的按旷工处理;
d)加班单与考勤卡时间相符。不相符的,按以下方法处理:
加班单的上班时间比考勤卡上的上班时间晚的,以加班单为准;
加班单的上班时间比考勤卡上的上班时间早的,以考勤卡为准;
加班单的下班时间比考勤卡上的下班时间晚的,以考勤卡为准;
加班单的下班时间比考勤卡上的下班时间早的,以加班单为准。
4.9.3管家服务中心须于每月1日前将上月《员工考勤表》交行政人事部,同时随附批准的《请假单》、《加班申请单》。行政人事部每月3日前将上月《员工考勤表》审核后报财务部。
4.10未经请假擅离工作岗位、超假未办续假手续或假满未销假者,视为旷工;伪造出勤记录者,每伪造一次按旷工半天处理。病假未能出具有效证明的,按事假处理。
5.0相关支持文件
无
6.0记录
6.1qp-01-04-f001员工考勤表
6.2qp-01-04-f002员工考勤签到表
6.3qp-01-04-f003请(休)假申请单
第2篇 装修管理中的管家式服务规范
装修管理中的管家式服务
装修管理是与业主磨合的重要阶段,也是维持园区整体外立面的重要阶段,通过提供设计初期引导、装修过程控制等服务方式,引导装修行为规则、有序,体现管家式装修服务的特点。
(一)操作概述:
1、管家或者管家助理接到业主电话告知装修事宜时,先至业主家中查看现场是否有异常情况,并开窗通风。
2、管家到达业主家前准备如下资料:(1)《装修协议》,《装修申请表》等需填写的表格。(2)装修前注意事项、装修重点提示等装修注意事项书面提示。
3、装修前管家式服务流程:(1)相关人员整体站在管家前台或业主家门口,提前15分钟迎接(与业主事先约定),见业主/客户过来,微笑相迎;(2)到室内后给业主讲解各部位目前的使用功能,及各承重墙位置,及各类管线的走向等;(3)提前告知业主、设计施工单位装修注意事项和禁止行为,在前期设计时避免违章设计出现;(4)送业主到停车场,待业主车子离开视线范围再离开。注:若业主要求推荐装修公司,管家需要立即联系比较有知名度的一到二家,给业主提供咨询服务。
4、业主办理装修手续,操作流程如下:(1)装修备案办理参照“公司装修备案操作流程”的规定与要求。
(2)如业主需要增加安防设施的,管家可为业主推荐技防单位,业主需与技防单位另外签订协议。
5、装修过程中的管家式服务:(1)装修前需监督装修公司对洗手间洁具、窗及玻璃、烟感、温感、喷淋头、入户门、该楼层公共楼道等作出适当的保护,以免受到装修损坏;(2)工程人员与装修公司对该房屋进行装修前再次验房,若有问题及时登记联系施工单位处理。(3)装修过程中,管家每日不少于一次装修巡查。(4)若业主全权委托装修公司施工,管家会将每天的装修进度拍照,每周将照片发给业主,让业主不到园区也能及时了解装修进度。(3)管家在定期沟通过程中,了解业主在装修过程中的可能出现的违章动态,及时沟通、化解业主的违章想法,预防违章事件的发生。(4)每日装修结束时间,管家到辖区每家户进行是否超时装修、消防隐患、门窗是否关闭等方面的巡查。(5)根据业主需要,为业主编制“装修用材、电器设施一览表”,表内注明厂家、购买地址、联系电话、型号、质保期等信息。
6、装修施工管理:(1)指定装修材料卸货位置,采取卸完货立即离开园区的礼宾全程跟踪管理;(2)设定装修材料、装修垃圾清运专用货梯装运制度,所有物品须有包装,严禁使用客梯搬运;高层搬运大型家具、建材等物品可使用吊装设施;装修垃圾管理上采取规定清运时间、设立清运路线、设立专用堆放场所等方式加以管理与控制。
(3)对装修人员的出入管理上,实施办理出入证,专道出入,进出换证的管理方式。(4)其它管理规定,按照公司《装修管理相关规定》操作。
7、违章装修处理,按照公司《违章装修处理规程》操作。过程中管家负责全程跟踪、沟通。
8、装修结束管家服务:(1)装修即将结束时,询问业主是否需提供开荒保洁服务,如需要提前预约安排。服务过程中,监督保洁服务质量,提供预验收服务;(2)管家组织工程人员与各施工单位对其房屋进行竣工检查,若有问题提前处理,确保业主入住时无突发事件发生。
第3篇 物业管家服务中心办公区管理规定
山庄管家服务中心办公区管理规定
1.0目的
规范办公区公共环境及秩序的管理工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心办公区的日常管理工作。
3.0职责
3.1管家服务中心经理负责管家服务中心办公区环境及秩序的日常管理监督工作;
3.2各部门主管负责本部门办公区环境及秩序的日常管理工作;
3.3办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门主管报告,并采取相应的补救措施。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他物品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇雨天,管家服务中心应当在办公区前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.2常用办公设备的使用:常用办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1电脑:
a)所有电脑须设置开机密码,密码由使用者掌握;
b)所有电脑须安装防毒软件避免感染病毒;
c)每台电脑由电脑管理员进行编号并制作'电脑配置清单'贴于电脑主机上。
d)经公司电脑培训/考核合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员的陪同下使用;
e)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态;
f)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作;
g)非工作需要在上班时间不得浏览网页、使用网络聊天;
h)未经管家服务中心经理同意不私自安装其他软件,更不允许安装游戏软件,影响电脑的正常使用。
4.2.2打印机
a)联机。一般情况下,打印机与电脑连通后,无须再进行联机。
b)打印机应避免频繁的开关机操作;
c)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;
d)为节约纸张,一般性内部文件及未校对前文稿,打印时应尽可能使用旧文稿的背面打印;
e)电脑管理员应提前计划打印墨水、碳粉等耗财的申购。
4.2.3复印机
a)电脑管理员应在开始上班时接通复印机插座电源,开启复印机开关,检查复印纸是否放好;下班时关闭复印机开关,关闭复印机电源插座电源;
b)复印程序:所有复印的文件、资料必须先在'复印记录本'上登记,然后再复印;如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记;
c)复印机一般情况下每天开、关机各一次,尽量避免频繁开关;
d)为节约纸张,不重要的复印件就使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:传真机一般情况下保持24小时开机、设置在自动接收状态。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真
电脑管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
收到传真后,应及时将传真件取下,并将传真件及时交给接收人;
b)发送传真:发送传真需管家服务中心经理批准;电脑管理员放好传真件并拨通对方传真号将传真发送过去,3分钟后致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止;
c)传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作;
4.2.5电话。电话机的正确使用程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼叫功能;
b)除总经理批准的电话外,其他电话均取消长途直拨功能,所有电话均取消声讯电话功能;
c)电话费实行限额管理,各电话使用人超出限额的由电话使用人平摊;
d)电话须在三声以内接听,具体按电话接听标准规定执行;
e)上班时间原则上禁止打私人电话,特殊情况须经部门主管审批;
f)私人电话须长话短说,原则上不允许超过三分钟。
4.3环境管理
4.3.1卫生:办公区卫生由客户服务部负责监督外包方完成。
4.3.2绿化:办公区绿化由客户服务部绿化人员负责,各岗位人员监督管理。
4.4安全管理
4.4.1工程维修班负责检查办公区水、电设施运转是否正常。
4.4.2安全管理部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电源、门窗。
4.4.4管家服务中心实行24小时金管家服务制度,值晚班时应与安全管理部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5办公区晚间的安全管理由安全管理部负责,值班安全员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录。
a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水源、空凋的关闭情况;
d)加班情况。
5.0相关支持文件
无
6.0质量记录
电脑配置清单(无固定格式)
复印记录本(无固定格式)
第4篇 物业管家服务中心文书管理规定
山庄管家服务中心文书管理规定
1.0目的
规范文件分类、编号、拟制、审批、用印、收发处理工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心的文书管理工作。
3.0职责
3.1管家服务中心经理助理负责本中心文件的拟制和审核。
3.2管家服务中心经理负责所有管家服务中心文件的复核并报公司领导审批,负责对客服务文件的审批。
4.0程序要点
4.1公文格式
4.1.1公文种类。根据物业管理服务特点,引入以下公文类别:
上行文:请示、报告、计划、总结;
下行文:批复、决定、通知、通报;
平行文:函、会议纪要。
4.1.2文件标题
a)发文统一使用以上文件类别,字间距要适当,以清晰、美观为原则;
b)标题统一使用2号黑体字,放在公文纸间隔线以下,文号上方居中位置。
4.1.3发文字号。简称文号,包括机关代字、年号和顺序号三项内容:
a)根据发文顺序及发文时间对文件编号;
b)管家服务中心文号作以下统一规定
如:zz发[2006]009号,是指zz山庄管家服务中心2006年发的管家服务中心第9个文件。
c)文号统一使用5号字体,放在文件标题下一行的居中位置;
d)管家服务中心文号由管家服务中心经理助理统一编号。
4.1.4秘密等级和紧急程度,用来确定公文发送方式及办理速度
a)普通文件不加注明;
b)秘密文件必须在文件左上角位置注明'秘密'或'绝密'字样;
c)急件必须在文件的左上角位置注明'急件'字样。
4.1.5主送机关。是用来处理或答复公文中有关问题和有关事项的机关:
a)应放在文号下方,正文之上,专行顶格,用冒号':'结尾;
b)主送机关不止一个时,要按其机关级别的高低、职权范围大小依次排列,中间应顿号'、'隔开;
c)一般情况下,选择小四号宋体字。
4.1.6正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据,讲述什么事情,解决什么问题以及办法和要求,都要在正文中阐述清楚:
a)正文文字一律从左至右横排;
b)要合理地划分段落、正确使用标点符号,每段开始空两个中文字符空格;
c)正文字体与主送机关保持一致。
4.1.7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:
a)如果该文件有附件的,应在正文之下、机关落款的左上侧,专行空两格注明'附件:×××'字样;如果附件较多,还须编上序号1、2、3……末尾用分号,最后一个附件用句号结束;文件无附件的,无须注明;
b)要写明附件的全称;
c)附件字体与正文相同。
4.1.8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的,要用负责人姓名(前面冠以职务身份)署名:
a)落款一般放在正文(或附件标记)的右下角,相当于书信中具名的位置;
b)如果正文恰好占满全页,落款必须放在另页空白纸上时,应在其上面加注一行'此页无正文'字样;
c)落款字体与正文相同。
4.1.9日期
a)一般应写发文日期;
b)会议通过的文件写会议通过的日期;
c)重要的文件应写签发的日期;
d)日期的字体与正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.10盖章。是发文机关对文件负责的标志,是文件合法生效和的标志,一般情况下文件都应加盖印章:
a)盖章应在公文打印校对完之后进行,由管理印章的工作人员经手登记;
b)印章应盖在落款和年月日中间,即'骑年盖月'位置。
4.1.11公文文尾。指落款以下的页面部分,位于末页下端,包括:抄送机关、印刷机关、印刷份数等内容:
a)公文文尾与文件日期中间应有间隔,一般需用一条直线分割以示区别;
b)公文文尾字体与正文相同,另行顶格;
c)抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关,再写抄送机关;
d)印刷时间指开印的时间,印刷机关和印刷时间排在一行,通常用两条黑色横线夹住,与版头摇相呼应;
e)印刷份数指的是印刷的总份数,位于底线的偏右位置。
4.2发文办理。包括交拟、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作:
4.2.1交拟和拟议
a)经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草拟文稿的具体部门或人员;
b)拟稿人员接受任务后,对所要撰写的文书进行酝酿和构思:
--深入领会意图,掌握其精神实质;
--注意提炼观点,选择材料;
--安排文稿的结构、搭好文件的骨架;
--如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时,须征得交拟人同意,不可擅自作主。
4.2.2撰写与审核。 (正规文件须打印,拟稿人进行校对):
a)拟稿人在拟议的基础上,按照拟议的设计撰写文稿,撰写时应注意;
--不与国家法律、法规相违背;
--把握各种文书的特点、规律和写作方法;
--坚持观点与材料相统一。
b)交拟人对拟稿人的文件进行审核:
--审查文稿内容,看其主旨是否符合交拟愿意,是否违法;
--所提的任务、措施或方法是否切实可行;
--所规定的步骤和期限是否恰当;
--主送和抄送单位规定的是否恰当;
--文字中的引语、事例、数字以及专用术语是否正确;
--发文符合标准的,管家服务中心发文由管家服务中心主任在《公文处理单》上签署审批意见后发文。
4.2.3签发:
管家服务中心发文:管家服务中心经理对签发的文件负有完全责任,应本着负责精神,仔细阅读文稿,实事求是地拟写批语;同意签发的,注意'同意发文'字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还相关部门或拟稿人重新撰写。
4.2.4盖章和发放:
a)盖章部门管理人员(一般为行政人事部经理/管家服务中心经理)依据总经理签准的意见加印:
--总经理未签准的公文一律不能盖章;
--盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章;
--须将盖章文件至少保留一份存档(对特殊约定的按约定处理);
--对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。
b)发放。发放(装封和发送)工作要迅速、准确、安全:
--发文登记:由管家服务中心经理助理将要发放的文件进行登记后,依据发送范围(包括:主送单位、抄报部门、抄送部门)填写《文件发放登记表》;
--采用快捷方式(电子邮件、信件或亲自送达)发放文件,并落实收到情况;
--将发放情况登记在《文件发放登记表中》;
--次年2月底将当年的《文件发放登记表》与所发文件底稿移交档案室保管;
--重要文件接收方需签收。
4.3收文办理。一般包括:收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。
4.3.1收拆。指文书的收进和拆封:
a)管家服务中心经理助理为收拆工作的主要负责人;
b)凡封套上写明由管家服务中心收启的由管家服务中心经理助理拆封;写明为具体部门或具体人收启的信,由收信部门/人拆封,拆封时应注意:
--检查信封内文件是否齐全,发现问题,要做出必要的记载和及时处理;
--取净封内的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
--急件拆封后要立即登记分送,密件一般交由部门经理拆封。
4.3.2登记:
a)凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文,都要登记;
b)以下文件无须进行登记:
--各种无机密性的出版物;
--一般性的简报、资料;
--告知性的广告;
--事务性的便函等。
c)文书管理人员(一般为管家服务中心档案资料管理员)将文件登记在《收文登记表》内,内容包括:总流水号、收文日期、发文机关、发文标题、发文字号、发文日期、份数、处理情况、备注等,登记时应注意:
--要将收到的文件编列总流水号,每年编一次;此编号应与《收文登记表》上的总流水号相同;
--需要办复的文件,还要填写《公文处理单》,夹在文件前面,一并送有关人员或部门办理;
--字迹要清晰整洁;
--及时登记,不错登、漏登、积压。
4.3.3拟办与批办:
a)拟办是对收文如何处理提出初步意见,供领导或业务部门经理审核裁决;
--拟办工作一般由管家服务中心经理助理或部门主管办理;如果来文内容专业性很强,也可以直接由相关部门经理拟办;
--拟办时要仔细阅读来文,同时要掌握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作情况;
--拟办意见要准确恰当,明确具体,切实可行,简明扼要。
b)批办是管家服务中心经理针对拟办意见作出的批示意见:
--属管家服务中心文件的,由管家服务中心经理批办;
--批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定;
--对拟办意见中内容不全面、不妥当的地方,应加以补充和修改;
--要求几个部门合办的,应指明由哪个部门牵头主办;
--需要传阅的,应当写出传阅的对象和范围;
--需要传达贯彻的,应写出由谁传达和传达范围;
--如果拟办意见有两种以上方案,批办时应有所裁决。
4.3.4承办和传阅:
a)承办是有关部门根据批办意见对收文的处理。包括办文与办事两种情况。办文是整理文字材料、制发文件;办事是以实际行动落实收文内容,如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等;
--承办时应认真阅读来文和批办意见,有时还要提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理;
--属本部门独立承办的,要及时认真办理,不能推诿、拖拉;
--由本部门牵头主办的,应准备好有关文件和办理意见,主动与有关部门协商,整理、综合协商意见,报送有关领导审批;
--承办完毕,把承办情况填写在《公文处理单》的'处理结果'栏内,并签署姓名及日期。
b)传阅工作一般由公司行政人事部或管家服务中心经理助理办理:
--安排传阅应先主后次,对主要领导、主管经理应优先安排阅读;
--传阅范围要适当,不能随意扩大或缩小;
--各阅读人收退文件均应直接与行政人事部或管家服务中心经理助理联系,切不可在阅读人之间传递和交接;
--阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
4.3.5催办包括对内催办和对外催办两种情况:
a)催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办、用催办单催办等;
b)催办时应注意催办的时机和方式,讲究礼貌,表示对对方的信任和尊重。
4.3.6归档:
文件办理完毕后,由行政人事部文员或管家服务中心经理助理将文件报档案室按《档案管理规定》办理归档工作。
5.0相关支持文件
5.1印章管理规定
5.2档案管理规定
6.0质量记录
6.1qp-01-08-f001 公文处理单
6.2qp-01-08-f002 文件发放登记表
第5篇 管家式物业管理服务方案范文
小管家式物业管理服务方案范文1
一、小管家的服务理念
1、贴近服务
小管家服务组向业主提供家居生活所需要的基本服务,我们不拒绝琐碎的、但却是必需的业主要求。
2、一对一服务
小管家服务是建立在信任与关爱的基础上,我们将客户作为良师益友来对待。
3、一站式服务
小管家的服务不仅重视结果,也重视过程,我们将让客户获得完美的服务体验。
二、小管家机构设置及工作职责
物业小管家是物业公司提供服务与业主享受服务之间的一座桥梁,业主的所有合理要求都可以交给物业公司的小管家服务组来打理,通过一对一和一站式的服务,小管家服务组完成服务的过程,业主检验服务的结果,业主不用担心在不同部门推诿而导致无人处理的情况,无论是工程质量、环境、设备、服务态度、日常物业服务等,小管家必须跟踪整个服务过程,并与业主保持沟通,针对业主的要求随时增减服务内容。
针对美好时光具体情况,每100户业主配一个管家,管家的手机24小时开机,他所服务的业主若有任何事情可以随时与他联系,再由这位管家将工作分配到其他部门执行完成。小管家将每一户业主建立服务档案,对每一户业主家庭成员都熟悉了解、采用统一制服,并佩戴具有服务意识的襟章,以统一格式树立管家服务形象。
小管家岗位职责如下:
1、遵循'尊重客户,让客户满意'的服务宗旨;主动征询客户意见按程序处理并及时予以反馈。
2、提供小管家服务范围内的各种服务,并追踪服务效果。
3、与客户建立一对一的服务模式,建立信任和关爱关系。
4、负责客户回访工作,积极收集客户建议,分析客户需求、提出服务改进方案。
5、负责物业管理费及管理处各项费用的收缴工作
6、负责收集客户资料,建立准确、完整的客户档案。
7、负责机动车停车位的租赁,并建立管理范围内的车辆档案。
8、负责社区文化活动的组织策划和实施工作。
9、负责对业主进行国家有关房地产、物业管理的法律、法规、政策的宣传;
10、组织、协调、配合其他部门保证对客服务工作的圆满完成。
11、负责协助业主办理入住、装修等相关手续。
12、负责特色增值服务的开展。
13、负责各种遗留问题的跟踪解决。
三、小管家服务内容
(一)家居维修服务:
1、空置房维护服务
2、户内灯具、家具及门窗维修服务
3、可提供厨具、卫生洁具、给、排水系统维修服务
4、可提供户内疏通下水服务等
5、汽车洗车服务
6、常年家庭绿化、花草养护服务
(二)家居清洁服务
1、根据用户需要,进行家具定期和不定期保养
2、可提供空调、抽油烟机清洗服务
3、可提供蚊虫、蟑螂消杀服务
(三)亲情服务
1、节假日、特殊日期可提供代订鲜花咨询服务
2、代购业主临时需要的零星物品(细则待定)
3、可提供婚庆、祝寿代请专业文艺演出服务
4、可提供生日蛋糕代定咨询服务
5、定期组织体检、保健护理服务(详细规定待定)
6、可提供物品(小件)寄存服务
(四)个性化服务
1、可提供代缴话费服务
2、业主出门时,提供代养宠物,代浇花木服务
3、可提供代定奶品服务
4、可提供代订报纸、刊物服务
5、可提供代请搬家服务
6、可提供房屋出租服务、二手房交易服务等
(五)亚新通折卡服务
办理入住手续时免费为亚新业主发放,使业主在上千个商家,享受真正的贵宾礼遇、同时引进最新'数码生活'概念,彰显亚新品牌与时俱进的领先魅力。
(1)'亚新通折卡'简介
'亚新亚新通折卡',包括一张卡,还有一本彩色印刷的,包括千家加盟商家名址和详细数码增值内容的册子。
'亚新通折卡'的特点:最新数码科技,区分各类小打小闹的传统'联合打折卡';增值内容都有实物零售,享受优惠实实在在;横跨行业众多;严格甄选信誉商家;商家数量巨大;优惠含金量高;实现'幸福生活从亚新美好时光开始'。
(2)、'亚新通折卡'服务商家范围:
餐饮、酒吧、茶社、美容美体、健身、保健按摩、洗浴、娱乐休闲、体育用品、医药医疗保健、珠宝首饰、工艺美术品、图书、文化艺术教育、摄像摄影、旅行社、服装服饰、汽车服务、保险咨询、音像制品、食品、家庭布艺、洗涤、装饰装修、通讯网络等服务覆盖全郑州的上千家最好的场所及机构。
四、小管家物业服务承诺
1、专职客户'小管家'向所有客户提供专业化服务
2、服务热线24小时值班
3、客户满意率为98%
4、维修服务实行'四三'制,即突发事件3分钟到场,小问题30分钟内解决,大问题3小时内完成,疑难问题3天内给予圆满答复。
5、客户'小管家'每两月走访一遍客户,每季度组织一次客户恳谈会。
6、实行'一站式'的服务方式,即小管家受理服务信息负责跟进到底直到业主满意为止。
10、服务提倡'微笑式服务'对待客户永远是态度热情、真诚。
11、严格按照物价局批准的收费标准进行收费。杜绝巧立名目乱收费现象。
第6篇 物业管家服务中心印章管理规定
山庄管家服务中心印章管理规定
1.0目的
规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心各类印章的管理。
3.0职责
3.1管家服务中心经理负责管家服务中心印章用印的审核并承担审核责任。
3.2公司行政人事部经理负责管家服务中心印章的刻制、发布、废止、监督管理,并承担相应的责任。
3.3管家服务中心印章由管家服务中心经理助理负责保管并承担相应的责任。
4.0程序要点
4.1印章刻制
4.1.1管家服务中心经理提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求;
4.1.2公司行政人事部经理审核图案是否美观及合法,要求是否符合规格;
4.1.3总经理审核后,加注审核意见;
4.1.4集团董事长审核印章是否需要并审批。
4.1.5公司行政人事部经理登记并安排刻制;
4.1.6公司行政人事部发文公布公章印模;
4.1.7公司行政人事部将印章交给相关使用部门保管,并登记在《印章领用登记表》内。
4.2管家服务中心行政印章的用印
4.2.1填写《盖章申请单》,并附盖章文件原件;
4.2.2管家服务中心经理助理审核;
4.2.3盖章文件报管家服务中心经理审批;
4.2.4管家服务中心经理助理核对公章文件份数并盖章;
4.2.5通知部门取回文件。
4.3借用
4.3.1部门提出书面借章申请;
4.3.2部门主管审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不能携带出管家服务中心;
4.3.3管家服务中心经理审批印章借用;
4.3.4管家服务中心经理助理收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记;
4.3.5公章必须在归还日期前完好地交还管家服务中心经理助理,如果超时归还,需附书面说明并由部门主管确认后报管家服务中心经理备案。
4.4损坏、丢失处理
4.4.1印章损坏、丢失后,必须立即书面写出报告,部门主管审核确认后,由管家服务中心经理上报公司行政人事部处理;
4.4.2行政人事部或管家服务中心按规定对责任人予以处罚;
4.4.3使用部门提出重新刻制申请,并进行审批、刻制;
4.4.4印章损坏的使用部门交还旧印章至行政人事部,行政人事部核对、收回旧章,并领取新印章(丢失的直接领取)。
4.5印章的废止
4.5.1相关部门提出废止印章意见书;
4.5.2总经理审批;
4.5.3行政人事部发出收回废止印章通知并派专人收回;
4.5.4行政人事部核对废止章,记录归档。
4.6印章的保管
4.6.1管家服务中心印章由管家服务中心经理助理保管;
4.6.2用印前必须履行用印手续。
5.0相关支持文件
5.1文书管理规定
6.0记录
6.1qp-01-06-f001盖章申请单
6.2qp-01-06-f002公章印模登记表
6.3qp-01-06-f003借用公章登记表
6.4qp-01-06-f004公章废止登记表
第7篇 zz管家服务中心员工培训管理规定
山庄管家服务中心员工培训管理规定
1.0目的
巩固、提高员工工作技能,增强职业道德观念,保证质量管理体系的正常运作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心全体员工的培训管理工作。
3.0职责
3.1总经理:
3.1.1负责服务中心年度培训计划的审批;
3.1.2监控服务中心培训计划实施;
3.1.3检查服务中心培训工作的组织、管理;
3.1.4评估服务中心培训实施效果;
3.1.5提供培训资源。
3.2服务中心经理:
3.2.1负责审核服务中心年度培训计划、月度培训计划;
3.2.2监控培训计划实施;
3.2.3检查培训工作的组织、管理;
3.2.4评估培训实施效果;
3.2.5为本中心提供培训资源。
3.3服务中心经理助理:
3.3.1负责汇总服务中心各部门培训计划制订服务中心年度、月度培训计划报服务中心经理审核;
3.3.2负责培训工作的策划、组织、实施以及考核;
3.3.3负责组织本部门人员参加公司组织的培训;
3.3.4负责组织本中心新员工的岗前培训;
3.3.5负责将每月的培训工作总结,以报告的形式存档;
3.3.6参与授课;
3.3.7负责保存培训记录、考核资料,员工培训档案。
3.4部门主管、安全班长:
3.4.1负责对其下属进行职业道德、行业规范、专业技能等方面的培训;
3.4.2负责新员工的上岗培训;
3.4.3参与授课。
4.0程序要点
4.1培训计划制订
4.1.1年度培训计划
a)服务中心经理助理于每年12月25日前汇总服务中心各部门制订的年度培训计划,制订下一年度服务中心'年度培训计划'报服务中心经理审核,总经理审批后下发各部门。年度培训计划要紧密结合公司下一年度的工作目标、工作计划,合理分配公司资源。
b)年度培训计划的主要内容应包括:培训目的;培训对象;培训时间、地点;培训课程设置;培训讲师;考核方式。
4.1.2各部门年度培训计划:部门主管于每年12月20日前负责编制本部门下一年度的'年度培训计划'报服务中心经理助理汇总,按服务中心制定的年度培训计划开展本部门培训工作,合理利用公司资源。
4.1.3月度培训计划
a)每月24日前,各部门主管制订月度培训计划。每月25日服务中心经理助理根据年度培训计划,召开培训工作会议,制订服务中心的月度培训计划。
b)月度培训计划的内容应包括:培训对象、培训内容、培训时间/地点、考核方法、培训讲师等。
4.2培训计划更改
a)培训计划发生更改时,服务中心经理助理应将更改的项目填写在《培训计划安排表》更改栏内,由服务中心经理批准。
b)各部门培训计划发生更改时,部门主管应将更改的项目填写在《培训计划安排表》更改栏内,由服务中心经理批准。
4.3培训计划批准
4.3.1年度培训计划
服务中心经理审核,总经理批准后,服务中心经理助理负责备案。
4.3.2月度培训计划
报服务中心经理批准,各部门主管负责落实,服务中心经理助理负责备案。
4.4培训种类/责任部门(人)
4.4.1入职培训。入职培训包括岗前培训及强化培训。
a)入职培训内容要包括:
--公司概况、组织架构及经营理念介绍;
--《员工手册》讲解;
--公司现运行的质量管理体系文件说明;
--职业道德,行业规范,礼貌礼仪讲解;
--物业管理基础知识讲解;
--消防知识、安全管理培训;
--小区/大厦实景参观等。
b)岗前培训由服务中心经理助理负责安排该员工直属上级对其进行岗前培训,《新员工入职培训清单》所规定的项目必须在试用期内完成,服务中心经理助理和及岗前培训实施人签名确认。
c)服务中心经理助理于每月下旬组织强化培训及强化培训考试。
d)新员工强化培训考试,必须在新员工入司试用期内完成。由各部门主管出题,服务中心经理助理监考、评卷,考试结果由服务中心经理助理负责存档。
4.4.2在职培训
a)员工培训量、考试量的设置:服务中心组织的理论培训全年不少于十二次。
b)员工培训量的设置:以进入公司的年限为规划标准(注:培训课程是指列入年度培训计划中的培训课程)。
进 公 司 年 限培训次数备注
一年内全年六次不包括入职培训
不包括公司年度计划外规定管理人员必须参加的培训
一 年 至 三 年全年四次不包括公司年度计划外规定管理人员必须参加的培训
三 年 以 上全年二次不包括公司年度计划外规定管理人员必须参加的培训
c)培训量的规划
服务中心员工除参加公司计划内的培训,还必须参加部门安排的相关培训;服务中心员工必须参加部门组织的培训,并进行相应的考试考核;安管员每星期不少于二次实操训练。
按不同岗位设定部门全年培训量:
岗 位理论培训实操培训备 注
管理人员和清洁绿化服务人员八次不包括公司组织的培训
安管员八次不少于二次 / 每月不包括公司组织的培训
d)按不同岗位规定培训考核的次数:
岗 位责任部门 / 考核次数必须参加的考核、考试
管理人员和清洁绿化服务人员服务中心 / 半年二次半年一次
员工服务中心 / 不限次数半年三次
4.4.3(调)升职培训
由服务中心经理助理安排该(调)升职员工的直接上司负责,由服务中心经理
负责审核,培训记录由各服务中心经理助理负责存档。
4.4.4外送培训
a)服务中心经理助理负责填写《外请(送)培训审批表》,服务中心经理审核,公司总经理审批,服务中心经理助理负责培训报名等工作。
b)安排员工参加社会培训机构培训的,服务中心经理助理填写《外请(送)培训审批表》,经公司领导审核、批准后,组织员工外送培训,受训人员须获得有关培训结业证书或提交受训报告报总经理审阅,服务中心经理助理填写《岗位证书登记表》附培训合格证书复印件,将《外请(送)培训审批表》、受训报告等资料存档。
c)安排的参观、考察等培训,受训人员接受培训后向总经理或服务中心经理做汇报,书面受训报告交服务中心经理助理存档。
d)外送培训人员须与公司签定服务协议,违约者需按协议约定进行赔偿。
4.5员工培训记录:服务中心经理助理负责填写服务中心员工的《员工培训档案》。
4.6培训档案
按照培训档案归档要求,由服务中心经理助理对培训档案进行整理、保存。
5.0师资管理
5.1内部师资管理
5.1.1公司领导、服务中心经理、选拨的培训教师为公司内部培训教师。
5.1.2公司领导每年讲授公司组织的培训课不少于二次,服务中心经理每年讲授公司组织的培训课不少于三次,其它培训教师由公司培训管理员安排授课。
5.1.3服务中心经理助理根据培训计划与培训教师沟通确定培训时间、地点、内容、受训人员等。
5.1.4培训教师于授课前三天必须提交培训教案,服务中心经理助理负责审核,并印发培训资料。
5.1.5培训教师授课效果评估
服务中心经理助理通过现场发《培训效果及意见征询表》,评估培训教师的培训质量,评估结果由服务中心经理助理存档,作为培训教师业绩考核的依据。
5.2外部师资管理
需要外请教师授课时,由服务中心经理助理填写《外请(送)培训审批表》,由服务中心经理审核,总经理批准后实施。
培训结束,由培训管理员发《培训效果及意见征询表》,评估培训教师的培训质量。
6.0培训监督管理
6.1服务中心经理负责监督服务中心组织的培训;
6.2服务中心经理助理负责监督部门组织的培训。
7.0培训考核
7.1对服务中心经理考核
根据培训职责要求不定期检查服务中心经理培训职责的履行情况,发现不完全履行项在绩效考核的'培训质量'项中扣2分;
7.2对服务中心经理助理的考核
7.2.1由服务中心经理根据培训职责要求对服务中心经理助理的培训管理工作进行检查,发现不合格项在绩效考核的'培训质量'项中扣2分。
7.2.2未按档案管理要求存档的,培训档案中没有员工培训档案记录或记录不全的或受训人签到记录不全的,单项不合格的扣经理助理绩效考核'培训质量'项1分。
7.2.3培训档案资料虚假、培训计划虚报的,一经发现、核实,单项不合格的扣服务中心经理助理当月绩效考核'培训质量'项2分。
7.3对部门主管的考核
7.3.1制定的培训计划要具有前瞻性,针对性、可操作性。单项不合格的扣主管绩效考核'培训质量'项1分。
7.3.2实施培训计划时,事先的组织安排,现场的控制,现场的协调,要合理有序。实施培训计划不力的扣主管绩效考核'培训质量'项2分。
7.3.3月培训计划中规定的课程未进行,又未在当月培训计划备注栏中注明原因的,扣培训主管当月(检查的当月,以下指的当月,都是检查的当月)绩效考核'培训质量'项1分。
7.4对培训教师的考核
7.4.1培训教师课前备课工作充分,在培训教师绩效考核'突出业绩'项加2分。
7.4.2培训教师课堂气氛控制有序,在培训教师绩效考核'突出业绩'项加2分。
7.4.3培训档案中没有培训课程的教案,扣培训教师当月绩效考核'培训质量'项1分,服务中心经理助理当月绩效考核'培训质量'项1分。
7.4.4公司选聘的培训教师,参加公司委派授课三次以上,公司发奖励通知书一张。
7.5对受训者的考核
7.5.1管理人员培训考核方式由服务中心经理决定。考核结果分'合格'和 '不合格'二种,考核不合格者给予一次补考机会,补考不合格者,当月绩效考核'培训质量'项扣5分,并给予警告处分。
7.5.2组织的培训已规定了参加人,应参加人员未到场且未请假的,在本人月绩效考核'培训质量'项中扣2分。
7.5.3组织的培训,无故迟到、早退者以旷课处理,累计三次者,在本人月绩效考核'培训质量'项中扣2分。
7.6培训工作的年终绩效考核
7.6.1年培训计划规定的课程有1项未完成的,在服务中心经理和经理助理年终绩效考核平均分中扣1分;
7.6.2培训教师或其他人员以书面形式提出合理化建议被采纳,协助并参预开发培训课程的,全年累计二次以上者,在本人年终绩效考核平均分上加2分。
7.6.3未按公司规定完成全年培训量及培训考核量者,缺少一次在每年十二月份绩效考核中扣2分,在年终绩效考核平均分中扣0.5分。
7.7月度/年度培训考核报告
服务中心经理助理对个人或部门在月度/年度培训考核中加减分的情况报服务中心经理批准。
8.0支持性性文件
8.1员工培训实施标准
8.2绩效考核管理办法
9.0相关记录表格
9.1qp-03-01-f001 培训计划安排表
9.2qp-03-01-f002 培训记录表
9.3qp-03-01-f003 培训签到表
9.4qp-03-01-f004 培训效果及意见征询表
9.5qp-03-01-f005 员工培训档案
9.6qp-03-01-f006 培训考试/考核评分(定)记录表
9.7qp-03-01-f007 岗位证书登记表
9.8qp-03-01-f008 新员工入职培训清单
9.9qp-03-01-f009 新员工试用情况反馈表
第8篇 管家服务中心对讲机使用管理规定3
管家服务中心对讲机使用管理规定(三)
1对讲机是服务人员执行任务的工具,属于公共财产,每名服务人员都有责任和义务保证对讲机的正常使用。管家服务中心的全部对讲机应建立《管理部器材台帐》。
2对讲机只供服务人员上岗时使用,严禁用作其他用途,特殊情况须由主管领导同意方可。
3对讲机由当班人员使用,严禁转借他人,严禁个人携带外出,如确有需要,须报主管领导批准。
4对讲机严格按规定频率正确使用,严禁员工私自调换频率,否则按违纪处理,若损坏严重的视情节赔偿。
5员工在交接班时应做好对讲机交接验收工作,以免出现问题时相互推脱责任。发现问题应做好记录并及时上报主管领导加以处理。
6对讲机充电器由商务文员领用,并妥善保管、正确使用,且只能用于对讲机电池充电之用,严禁用作其他用途,否则按违纪处理。
7、每日工作结束时关闭对讲机,以免浪费电池电量。
**管家服务中心
二零**年五月七日
第9篇 物业管家服务中心办公区管理规定怎么写
山庄管家服务中心办公区管理规定
1.0目的规范办公区公共环境及秩序的管理工作。
2. 0适用范围适用于山庄管家服务中心办公区的日常管理工作。
3. 0职责3.1管家服务中心经理负责管家服务中心办公区环境及秩序的日常管理监督工作;3.2各部门主管负责本部门办公区环境及秩序的日常管理工作;3.3办公区各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门主管报告,并采取相应的补救措施。
4.1.3上班时应保持桌面整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他物品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌的恰当位置。
4.1.5遇雨天,管家服务中心应当在办公区前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.2常用办公设备的使用:常用办公设备包括电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机、电话及其他设备。
4.2.1 电脑:a)所有电脑须设置开机密码,密码由使用者掌握;
b)所有电脑须安装防毒软件避免感染病毒;
c)每台电脑由电脑管理员进行编号并制作'电脑配置清单'贴于电脑主机上。
d)经公司电脑培训/考核合格或具有电脑操作证的员工方可单独使用电脑,否则须在电脑管理员的陪同下使用;
e)电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态;
f)正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作;
g)非工作需要在上班时间不得浏览网页、使用网络聊天;
h)未经管家服务中心经理同意不私自安装其他软件,更不允许安装游戏软件,影响电脑的正常使用。
4.2.2 打印机a)联机。
一般情况下,打印机与电脑连通后,无须再进行联机。
b)打印机应避免频繁的开关机操作;
c)正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;
d)为节约纸张,一般性内部文件及未校对前文稿,打印时应尽可能使用旧文稿的背面打印;
e)电脑管理员应提前计划打印墨水、碳粉等耗财的申购。
4.2.3 复印机a)电脑管理员应在开始上班时接通复印机插座电源,开启复印机开关,检查复印纸是否放好;
下班时 复印机开关, 复印机电源插座电源;
b)复印程序:所有复印的文件、资料必须先在'复印记录本'上登记,然后再复印;
如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记;
c)复印机一般情况下每天开、关机各一次,尽量避免频繁开关;
d)为节约纸张,不重要的复印件就使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4 传真机:传真机一般情况下保持24小时开机、设置在自动接收状态。
正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
a)接收传真电脑管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
收到传真后,应及时将传真件取下,并将传真件及时交给接收人;
b)发送传真:发送传真需管家服务中心经理批准;
电脑管理员放好传真件并拨通对方传真号将传真发送过去,3分钟后致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止;
c)传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作;
4.2.5 电话。
电话机的正确使用程序按电话机有关操作说明书进行操作。
a)为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼叫功能;
b)除总经理批准的电话外,其他电话均取消长途直拨功能,所有电话均取消声讯电话功能;
c)电话费实行限额管理,各电话使用人超出限额的由电话使用人平摊;
d)电话须在三声以内接听,具体按电话接听标准规定执行;
e)上班时间原则上禁止打私人电话,特殊情况须经部门主管审批;
f)私人电话须长话短说,原则上不允许超过三分钟。
4.3环境管理
4.3.1 卫生:办公区卫生由客户服务部负责监督外包方完成。
4.3.2 绿化:办公区绿化由客户服务部绿化人员负责,各岗位人员监督管理。
4.4安全管理
4.4.1工程维修班负责检查办公区水、电设施运转是否正常。
4.4.2安全管理部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电源、门窗。
4.4.4 管家服务中心实行24小时金管家服务制度,值晚班时应与安全管理部配合注意防火、防盗工作。
4.4.5 办公区晚间的安全管理由安全管理部负责,值班安全员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录。
a)消防设施、配电房;
b)领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
c)水源、空凋的 情况;
d)加班情况。
5.0相关支持文件无6.0质量记录电脑配置清单(无固定格式)复印记录本(无固定格式)
第10篇 物业管家服务中心印章管理规定格式怎样的
山庄管家服务中心印章管理规定
1.0目的规范印章的刻制、用印、借用、保管与废止工作。
2. 0适用范围适用于山庄管家服务中心各类印章的管理。
3. 0职责3.1管家服务中心经理负责管家服务中心印章用印的审核并承担审核责任。
3. 2公司行政人事部经理负责管家服务中心印章的刻制、发布、废止、监督管理,并承担相应的责任。
3. 3管家服务中心印章由管家服务中心经理助理负责保管并承担相应的责任。
4.0程序要点
4.1印章刻制
4.1.1管家服务中心经理提出印章刻制申请,并提供印章图案及要求;
4.1.2公司行政人事部经理审核图案是否美观及合法,要求是否符合规格;
4.1.3总经理审核后,加注审核意见;
4.1.4集团董事长审核印章是否需要并审批。
4.1.5公司行政人事部经理登记并安排刻制;
4.1.6公司行政人事部发文公布公章印模;
4.1.7公司行政人事部将印章交给相关使用部门保管,并登记在《印章领用登记表》内。
4.2管家服务中心行政印章的用印
4.2.1 填写《盖章申请单》,并附盖章文件原件;
4.2.2 管家服务中心经理助理审核;
4.2.3 盖章文件报管家服务中心经理审批;
4.2.4 管家服务中心经理助理核对公章文件份数并盖章;
4.2.5 通知部门取回文件。
4.3借用
4.3.1 部门提出书面借章申请;
4.3.2 部门主管审核借章用途是否属实及其可靠性,原则上公章不能携带出管家服务中心;
4.3.3 管家服务中心经理审批印章借用;
4.3.4 管家服务中心经理助理收到经审批同意的申请后方可借出公章并登记;
4.3.5 公章必须在归还日期前完好地交还管家服务中心经理助理,如果超时归还,需附书面说明并由部门主管确认后报管家服务中心经理备案。
4.4损坏、丢失处理
4.4.1印章损坏、丢失后,必须立即书面写出报告,部门主管审核确认后,由管家服务中心经理上报公司行政人事部处理;
4.4.2行政人事部或管家服务中心按规定对责任人予以处罚;
4.4.3使用部门提出重新刻制申请,并进行审批、刻制;
4.4.4 印章损坏的使用部门交还旧印章至行政人事部,行政人事部核对、收回旧章,并领取新印章(丢失的直接领取)。
4.5印章的废止
4.5.1 相关部门提出废止印章意见书;
4.5.2 总经理审批;
4.5.3 行政人事部发出收回废止印章通知并派专人收回;
4.5.4 行政人事部核对废止章,记录归档。
4.6印章的保管
4.6.1 管家服务中心印章由管家服务中心经理助理保管;
4.6.2 用印前必须履行用印手续。
5.0相关支持文件
5.1文书管理规定6.0记录
6.1qp-01-06-f001盖章申请单
6.2qp-01-06-f002公章印模登记表
6.3qp-01-06-f003
第11篇 物业管家服务中心档案管理规定
山庄管家服务中心档案管理规定
1.0目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.0适用范围
适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。
3.0职责
3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请;
3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1档案的类别、编号及保存年限:
4.1.1管家服务中心的编号:*lsz(项目名称拼音缩写)
4.1.2区分全宗,按管家服务中心的工作内容划分,全宗可分为以下几类:
一级类目二级类目编号三级
类目档案范围和条款保存年限
*lsz工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久
设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久
接管验收资料03永久
合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久
综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年
02员工档案
03通知、通告、温馨提示等3年
住户资料0601业主资料永久
02租户资料长期
房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等
日常记录08机电类、安全类、保洁绿化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年
业主委员会资料09
财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年
迎检资料1101优秀大厦(小区)
02安全文明小区
保管理期限的年限从文件产生后第二年开始算起,其中永久为50年以上,长期为16年-50年,短期为15年以下。
4.1.3档案顺序号:采用阿位伯数字取3位有效数字--001、002、003。
4.1.4档案编号举例:
*lsz-06-01-001
4.2立卷与编制目录
4.2.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷,档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:
a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;
b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由档案编号、档案名称组成,如:
*lsz-05-03-001 通知及通告
*lsz-06-01-001 zz山庄业主资料
*lsz-09-001业主委员会资料
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置外,并排列在档案柜中;
d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内;
4.2.2编制目录:
a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅;
4.3档案的保管
4.3.1档案保管的工作任务是:
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)采取修复技术,延长档案寿命。
4.3.2档案保管的责任部门
a)管家服务中心客户服务部保管合同协议、综合管理资料、住户资料、员工培训档案、业主委员会资料、财务资料、迎检资料及管家服务中心各职能部门需要保管的其他档案;
b)管家服务中心工程维修班保管项目工程图纸、设备技术资料、接管验收资料等相关档案资料;
c)其他职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
4.3.3档案的保管程序
a)各职能部门将需保管的资料经整理汇总后,移交给档案管理员。
b)资料管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;
c)资料管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;
d)档案原则上保管原件。
4.4档案的密级
4.4.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.5档案的查阅权限
4.5.1管家服务中心经理可查阅中心所有档案;
4.5.2其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2资料管理员审核其查(借)阅资格:
a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
b)权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属管家服务中心的档案,由管家服务中心主任审批;属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;财务类的档案应由中心经理审批。
4.7在档案归还日期前,资料管理员应督促借阅人将档案还好交还档案室。
4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批,机密档案由公司行政人事部经理审批,普通档案由部门/中心负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案,由资料管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及《档案销毁清单》,报公司行政人事部审核。
4.9.2行政人事部审核无误后报总经理审批
。
4.9.3总经理审批同意后由行政人事部指定3名监销人员(档案管理员、办公室文员)将超过保存期限的档案销毁。
4.9.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
5.0相关支持文件
5.1文书管理规定
6.0质量记录
6.1qp-01-07-f001 档案目录
6.2qp-01-07-f002 档案查阅/借阅/复制登记表
第12篇 黄金管家式物业管理服务简介
黄金国际管家式物业管理服务
一般来说,一次购房者需要解决的是生存与居住问题。他们主要关心的是价格、户型、物业费等物质层面。而二次购房者所关心的主要是情感、价值等精神层面。勿庸置疑,贴心、优质的服务对于二次购房者是多么重要,因为在他们看来,二次置业是一种新生活方式的选择,为了购买一种理想的生活氛围。
黄金国际当前购房客户大部分为二次置业,他们来这里是追求一种时尚的追求舒适度的生活方式,因此所需要的物业服务也就与一次置业者所不同,他们关注服务的内容、服务的质量、服务的品味等,以满足精神层面的需求。所以为客户推出了全新的管家式物业管理服务。
一、管理服务内容介绍
①基础管理
②房屋管理与维修养护
③公共设备、设施管理
④保安与车辆
⑤环境卫生
⑥绿化管理
⑦精神文明建设
⑧管理效益、代办服务
所有管理服务的安排以客户最大的便利为原则;
对于客户服务要求,力求均以最快的效率,一次就把事情做好,做对;
以最大的资源维护及保养区内设施,务求将停水停电等意外事故减少至最低;
我们和您的关系是:忠诚服务公仆、信息交流的使者、家居安全的卫士;
对阁下提出的要求:我们可以做到、且能马上做得到、只要您想得到的、我们就做得到、阁下未想到的、我们也做得到;
您的忠实管家:24小时随时恭候、您只需拨打一个电话、其他事情均由我们来完成。
二、保安、消防管理措施
没有安全,就谈不上安居乐业,安全为了服务,服务必须安全,因此,我们将常规服务中的安全防范作为管理重中之重。根据黄金国际项目、管理服务的特点,制订科学、合理、严密的治安管理运行体系,与当地派出所建立警企共建关系,并商请“片区警官”兼任我安全管理部指导员,定期与我保安人员分析治安形势、特点以及防范的方法和技能,以确保小区内的安全防范。
1、公共秩序管理服务
24小时保安员巡逻制度;
人防、特防相结合的安全防范体系;
严格的内保人员招聘和培训制度;
小区内道路的标识齐全,指引明晰;
封闭式小区实施人、车出入登记制度;
停车场实施24小时值班制度。
2、消防系统管理服务
设立消防责任人,建立义务消防队;
消防监控中心24小时值班制度;
定期检测和维护消防设施和报警系统;
消防出口、通道及设施标识明显、齐备;
建立动火、危险物品堆放等作业审批制度;
保持日常巡视,及时清除消防隐患;
定期举行消防演习。
三、环保的管理措施及承诺
保持公共环境的干净、整洁
培训专业清洁人员规范化服务;
明晰工作细则和验收标准;
制定细致的工作计划和巡查表;
清除死角---随时保洁;
生活垃圾―日产日清;
清洁地面、道路、水池、灭杀“四害”- -定期清洁。
四、设备维修养护管理措施
1、公共设施维护服务
建立房屋及公共设施的方案;
严密的养护计划和维修制度;
严格的日常管理和巡检制度;
按季度清洗生活水池、化验水质;
定期清疏公共排污系统及化粪池。
2、机电设备养护服务
明细黄金国际设备的台帐;
严格制定实施设备巡检制度;
严密设备的保养计划;
齐全设备和场地的标识;
完备设备运行、养护记录;
实行24小时技工值班制度;
专业公司规范化保养维护;
按时参加并通过各项设备年检。
五、社区文化建设――开展丰富多彩的公益和社区文化活动
经过多年的经验积累,针对黄金国际的地理环境和人文环境,从住宅社区文化的硬件建设着手,发挥文化软件的功效,精心设计高品味的社区文化蓝图;充分利用小区设施的资源,开展丰富多彩的社区文化,不仅为社区业主提供娱乐、消遣,更为业主提供机会联络感情,交流信息,从而形成一个安全、文明、便捷、舒适的生活环境氛围,促进各项管理工作的顺利开展。
将按照“黄金国际”客户的爱好、兴趣举办各类型娱乐活动。
