第1篇 工作记录管理标准作业工作程序
一、目的
规范各类工作记录的管理工作,确保工作记录的有效性。
二、适用范围
适用于物业部管理服务工作中各种规定记录的管理工作。
三、职责
1、公司品质部负责对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审核和实施检查、监督。
2、各部门和记录的填写人员应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。
四、程序要点
1、记录的作用
(1)证据的作用:为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。
(2)分析的作用:为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和资料。
(3)追溯的作用:为追溯过程的实施和结果提供追溯。
2、记录的形式和来源
(1)公司形成记录的形式有,但不限于:
a、质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录;
b、凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、证件、图表、报告等规定格式形成的记录。
(2)分供方提供的记录
3、记录形成的要求
(1)应使用规定的记录格式。
(2)应由规定的人填制。
(3)填写应及时、准确、完整、清晰。
(4)记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。
4、记录的标识
(1)记录由记录的名称和记录的编号及版本与标识予以识别。记录的编码和版本号执行《质量体系文件编码管理标准作业程序》的相关规定。
(2)具有追溯作用的记录应编录应编制记录的编号(no)。
5、记录的收集
(1)记录应按下列要求进行收集:
a、记录填写、编制部门收集;
b、记录接收部门收集;
c、记录归口管理部门收集。
(2)记录收集时间:
a、连续收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、记录的编目
品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》,按受控文件下发各部门,作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删,表格的更改而更改,以保持其与实际的一致性。编目更改的实施执行《文件和资料管理标准作业程序》的相应规定。
7、记录的查阅
(1)记录应按规定的路线和时间进行传递,以发挥记录的使用价值。
(2)合格要求在商定期内的工作记录可提供给接收服务或管理的住户或其代表查阅,具体实施执行《质量体系文件和资料管理标准作业程序》的相应规定并予以记录。
8、记录归档
(1)下列性质的记录应予归档:
a、有关物业接管验收的记录;
b、有关委托物业管理合同的记录;
c、有关质量策划――计划的记录;
d、有关质量体系文件发放审批,更改审批的记录;
e、有关组织机构设置,调整和职责权限规定的记录;
f、有关重大安全责任事故的记录;
g、有关火灾、重大治安事件的记录;
h、有关管理评审内部质量审核的记录;
i、有关不合格评审、纠正、预防措施的记录;
j、有关工作检查、评比的记录;
k、有关员工绩效考评的记录;
l、有关工作状态、设备档案的记录;
m、其他有必要作为原始凭证的记录。
(2)记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件交档,详见《档案管理标准作业程序》。
(3)归档文件应妥善保存。
9、记录的贮存。记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食,确保记录的完整性、可使用性。
10、记录的保管
(1)记录由形成人或形成部门负责保管。应予归档的记录在未归档前由规定的交归部门或人员负责保管。
(2)记录的保管人或部门,不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。
11、记录的处置
(1)保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业程序》的相应规定进行位置。
(2)记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。
五、记录
《质量记录清单》
六、相关支持文件
1、《质量体系文件编码管理标准作业程序》
2、《质量体系文件和资料管理标准作业程序》
3、《档案管理标准作业程序》
第2篇 管理处工作记录控制工作程序
管理处工作记录控制程序
为加强对工作记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等工作的管理,保证管理处工作记录资料的完整性、有效性。
1.工作记录的定义
1.1各部门工作记录的形式包括各类文稿、打印稿、录音带、录像带、照片、胶片等。
1.2各部门工作记录包括一切与服务质量有关的记录,如人员资格证书和培训记录、分承包方的有关合同、协议书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。
2.管理职责
2.1综合管理部负责监督、检查各部门工作记录控制情况。
2.2各部门文件主管指定专人负责本部门工作记录的管理。
3.现场工作记录的管理
3.1现场的工作记录应装在文件夹中,并在文件夹上标明该记录名称。
3.2现场工作记录应字迹清晰,无污损或破损等现象。各业务班长应负责对现场的工作记录进行检查,并于每月初将上月的工作记录收集整理后,送至综合管理部文件管理员处存档。
4.已收集的工作记录的管理
4.1文件管理员应在每月5日前将上月本部门填写完毕的工作记录收集齐全。
4.2文件管理员应检查本部门各岗位使用的工作表格的有效性,防止过期表格的误用,并对已失效的表格即时进行作废处理。
4.3对已收集的工作记录,文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序,确保序号的连续性(有断号的需注明),并对已收集的工作记录,进行合理地编目、标识,以便于工作记录的查找和检索。
4.4结合管理处的实际情况,对已收集的工作记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将工作记录归档,但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的工作记录,每年归档一次,于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的工作记录,每月或每季归档一次,于每月或每季15日前进行。
4.5如工作记录是传真件,应复印后保存复印件。如工作记录破损,应即时修补。
5.已归档工作记录的管理
综合管理部应安排适当的地点对已归档的工作记录进行存放,并标识工作记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并在《工作记录存储清单》上进行登记。《工作记录存储清单》须定期校正,一般每月进行一次,以确保准确性。
工作记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。
6.工作记录的借阅
工作记录的借阅由文件管理员负责。借阅工作记录须在《借阅登记表》上登记。如借阅时间超过1天(隔夜外借)时,须经部门主管批准后方可借出。借出的工作记录由文件管理员负责跟进,并及时收回归档。
7.工作记录的报废
文件管理员应参照制定的《工作记录一览表》确定工作记录的保存期限。超过保存期限的工作记录可填写《工作记录报废申请表》并经综合管理部主管批准后作报废处理。
闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。
8.工作记录的检查
综合管理部主管每月至少一次对工作记录进行一次抽查,每季度至少一次对工作记录进行一次全面检查。并将检查情况记录在《工作记录检查记录表》上。
三、工作记录一览表
序号文件名称保存时间
1合同登记表合同失效后1年
2借阅登记表至少2年
3文件资料存储清单至少2年
4文件处理表同该文件保存期
5公章证照登记表永久
6公章证照使用申请表至少1年
7物资申请报告至少3年
8物资申请单至少1年
9ci制作申请表至少1年
10消杀工作记录表至少3年
11洗手间定时清洁记录表至少1年
12泳池、泳乐设施运行记录表表至少1年
13安全管理员交接班记录表至少1年
14安全管理员巡查记录表至少1年
15安全管理员巡逻签到表至少1年
16装修现场监控记录表至少1年
17出入卡不存
18来访人员登记表至少1年
19物资搬运放行条至少3年
20管理处进出人员登记表至少1年
21装修申请表永久保存
22装修管理责任书永久保存
23装修施工人员登记表永久保存
24装修许可证永久保存
25装修违章通知书至少1年
26停车场车位租用协议书失效后保存1年
27停车场管理协议书失效后保存1年
28停车场车辆情况登记表至少2年
29驶出车辆异常情况记录表至少3年
30停车卡不存
31车辆进出凭证至少1月
32未收费车辆登记表至少1年
33拾遗物品登记表处理后保存1年
34监控中心交接班记录表至少1年
35值班记录表至少5年
36消防演习情况记录表至少2年
37消防设施清单永久保存
38公用设施保养维修记录表至少3年
39停水/电/气/试消防设施通知至少1年
40分承包方设备保养维修记录表失效后保存1年
41设备(工具)汇总表失效后保存1年
42设备(设施)检查记录表至少5年
43机电设备年度检修计划至少5年
44设备抢修(大修)记录表永久保存
45分承包方保养效果评估表至少3年
46电力运行记录表至少3年
47智能门禁系统检查表至少1年
48电缆绝缘测试记录表永久保存
49闭路监控系统维护保养记录表至少1年
50业主(住户)资料卡永久保存
51委托银行代收款协议书永久保存
52____房屋交付验收表永久保存
53物品领用登记表永久保存
54租户管理协议书永久保存
55工程遗留问题处理记录表至少5年
56求职表员工离职后1年
57转正审批表员工离职后1年
58面谈表员工离职后1年
59家庭服务
情况记录表至少5年
60代客购物登记表至少5年
61邮件签收登记表至少1年
62家庭服务协议书至少5年
63客户服务情况统计分析报告至少5年
64家庭服务回访记录表至少5年
65前期介入情况周记录表n01-no9至少2年
66入住须知永久保存
67夜间查岗计划安排表至少2年
68夜间查岗情况登记表至少2年
69钥匙配制申请表至少3年
70钥匙使用登记表至少3年
71钥匙清单至少3年
72商户管理协议书至少5年
73商铺消防管理责任书至少5年
74商铺从业人员情况登记表至少5年
75商铺设施检查记录表至少5年
76员工申诉表至少1年
77调动通知书员工离职后1年
78人员编制申请表至少2年
79交接清单至少2年
80房屋移交验收情况通报表至少5年
81房屋验收记录表永久保存
82职员(工)即时奖惩通知书至少2年
83普通员工考核评分汇总表(月)至少2年
84__年__季度职员(工)考核评分表员工离职后1年
85内务管理情况检查记录表至少1年
86技术维修类人员等级考核个人申报表员工离职后1年
87技术维修人员部门考核评分表员工离职后1年
88员工过失通知书员工离职后1年
89员工警告通知书员工离职后1年
90员工奖励通知书员工离职后1年
91解除劳动合同审批表员工离职后1年
92解除劳动合同通知书员工离职后1年
93离职人员完善手续表员工离职后1年
94业务管理部绿化(地)养护巡查周记表至少2年
95保洁工作检查记录表至少1年
96紧急集合情况记录表至少2年
97顾客投诉(建议)记录表永久保存
98紧急事件登记表永久保存
99紧急事件处理表永久保存
100物资领(借)用单至少2年
101仓库物资盘点表至少2年
102工作记录存储清单至少2年
103工作记录检查情况记录表至少2年
104工作记录报废申请表至少2年
105新员工试用情况反馈表员工离开后1年
106培训(会议)记录表至少1年
107岗位证书登记表失效后1年
108培训计划至少2年
109社区文化活动记录表至少2年
110管理报告至少5年
附工作记录表格:
1、《工作记录存储清单》
2、《工作记录检查记录表》
