房地产集团公司接待工作管理办法
房地产集团有限公司接待工作管理办法
第一章总则
第一条为树立*城房地产集团有限公司(以下简称公司)的良好形象,扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序,特制定本办法。
第二条接待工作的原则是:热情周到、讲究礼仪、俭省节约、统一协调。
第三条本办法适用于公司本部,控股项目公司、专业公司遵照执行,参股 项目公司、专业公司参照执行。
第二章管理职责
第四条综合管理部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
第五条公司行政副总经理是公司接待工作的分管领导,负责审定接待计划、协调有关接待事项,审批接待费用。.
第六条公司各部门和分、子公司,负责本单位。(部门)的接待工作;定期统计接待情况报公司综合管理部登记备案同时应完成公司安排的各项接待任务。
第三章类型与标准
第七条本办法所指接待对象,按来访事由不同,主要分成以下几种类型:
(一)公务来访
1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来公司检查工作;
2、项目合作单位来公司洽谈工作事宜;
3、有合作意向的投资单位、金融机构来公司考察;
4、外地分、子公司人员来公司办理公务。
(二)参观来访
l、各级党政机关领导来公司视察工作;
2、各地机关、企事业单位来公司参观考察;
3、购房客户参观考察。
(三)会议活动来访
应邀前来参加公司会议、活动的各级领导、专家、新闻记者等。
(四)其他来访客人。
第八条按接待对象级别不同和对公司业务的影响不同,分为重要来宾和一般来宾。
第九条用餐原则和标准:
(一)参观接待根据需要安排招待用餐;
(二)分、子公司人员原则上安排公司员工工作餐;
(三)来宾用餐具体参照公司《业务招待管理办法》执行;同一项接待任务,由公司或部门领导出面的宴请原则上不超过两次。
(四)住宿标准
1、外地分、子公司人员来公司本部办事,一般安排公司所属酒店的普通标间如连续居住时间超过十天的,则尽可能安排公司公寓宿舍,公寓宿舍安排标准参照公司《员工宿舍管理办法》执行,费用由居住人所在单位承担或自行承担;
2、公司领导出面接待的外地重要来宾住宿,由综合管理部根据需要安排,一般安排在与公司签有协议的三星级以上酒店,费用的承担与标准根据需要确定。
第十条用车标准:
(一)一般公务来访,根据情况需安排用车的,由综合管理部统一调度;
(二)对列入计划的重要来宾用车应优先予以保证,车型、驾驶员、用车天数等内容应事先在接待计划中明确。
第十一条接待规格:
重要来宾可安排对口业务的分管副总经理或以上领导出面接待会晤;其他来宾根据情况由相关人员接待。
第四章计划与准备
第十二条综合管理部在接到公司领导通知或相关单位重要来访预约时,应在《来访接待登记表》(见附件1)中作登记。对重要来宾接待,须在详细了解接待要求的基础上拟定接待计划,排出日程安排表,报分管领导审定后及时通知相关部门和领导;对一般来宾酌情安排业务对口部门接待;
第十三条公司各部门和分、子公司在接到重要来访预约后,须填写《接待申请单》(见附件2)报综合管理部,并协助拟定接待计划。需公司领导出面、综合管理部协调的重要接待一般应提前两天告知综合管理部;对时间紧迫的临时重要接待任务,可先在电话中请示,并经相关领导同意,在完成接待后补办手续。
第十四条重要来访接待计划应载明以下内容:
(一)接待类别:公务来访、参观、参加会议或其他。
(二)来宾基本情况
1、来访单位名称、领导姓名、职务等;
2、来访具体时间、人数,当地陪同来访的领导和人数;
3、来访的目的和要求;
4、在本地逗留的天数。
(三)具体接待安排
1、明确主要接待的部门,相关配合的部门,接待人员分工及职责,出面接待的领导和陪同人员;
2、参观线路或洽谈、举行活动的场所;
3、费用预算。
第十五条重要接待计划还应考虑以下内容:
(一)是否安排车辆接送;
(二)是否需要会场布置,包括花卉、烟茶、音响、投影、领导席笺、横幅等;
(三)是否制作欢迎牌、指示牌;
(四)是否安排礼仪;’
(五)是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿;
(六)是否安排摄影摄像;’
(七)是否需要准备公司宣传资料;
(八)是否宴请,包括宴请时间、地点、参加人员、标准;
(九)是否安排住宿,是否在房内放置鲜花水果;
(十)是否安排游览、购物、娱乐;
(十一)是否需要赠送礼品;
(十二)其它需要说明的事项。
第十六条对重要参观来访,主要接待部门应按计划落实参加会晤的领导、
陪同人员、会晤时间及场所。确定来宾访问路线并检查相关设施,确保电梯安全完好,环境、楼道、洗手间清洁,欢迎牌的设置和内容正确,摄像机、照相机电源充足。
第十七条对重要公务来访或会议来访,主要接待部门应根据计划和来宾要求,提前预订好来宾下榻的宾馆;根据计划预订宴请的酒店;依据所定用餐标准,以既迎合来宾地方口味,又体现本地菜肴特色的原则审查菜单,安排烟酒、饮料根据计划确定游览路线、购物商场、娱乐项目;定制礼品要保证质量。
第十八条对大型会议或活动的来访接待,主办部门应事先准备公司简介等相关资料;检查会场水电、桌椅、投影仪、音响等设施;安排礼仪人员,准备签到册、名片盒等。
第十九条综合管理部按接待人数调度安排接待所需车辆,留有余地,保证车辆清洁,安全性能良好;公司车辆应服从综合管理部的统一调度。
第五章行为规范
第二十条接待礼仪:
(一)仪表:面容清洁,衣着得体;
(二)举止:稳重端庄,从容大方;
(三)言语:语气温和,礼貌文雅
;
(四)态度:诚恳热情,不卑不亢。
第二十一条接待程序中要注意把握迎候时间,提前等候于公司门口或车站机场;接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序;接受名片时,要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中;过走廊时,通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”;进电梯时要告诉客人上几楼,让客人先进,先出;客人落座后,要以双手奉茶,先客人,再主人,先领导,后同事;送客时根据身
份确定规格,若送至大门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。
第二十二条接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密接待中既要熟练介绍公司情况,又要注意内外有别,严守本单位商业机密;对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。
第二十三条接待中应厉行节约,精打细算,不摆阔气,不讲排场,不奢侈浪费。
第六章接待费用与信息反馈
第二十四条公司各部门的接待费用在公司业务费中列支。接待人员于完成接待任务后3天内,将费用发票交所在部门经理签署意见,并送综合管理部经理审核后,报行政副总经理审批。
第二十五条因分、子公司经营业务需要所发生的接待费用,由公司综合管理部办理审批手续,公司财务管理部定期向分、子公司结算。
第二十六条重要接待任务完成后,接待人员应收集客人的意见、建议,总结本次接待工作中的经验教训,提出对今后接待工作的改进意见,并填写《来访接待情况反馈单》(见附件3),3天内交综合管理部。
第二十七条接待人员应及时撰写重要来访信息稿交策划部;将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有关部门和分管领导。
第二十八条每月5日前,公司各有关部门和在杭的各有关分、子公司应根 据上月重要来访来宾的参观考察情况,填写《来访接待汇总反馈表》(见附件4),报综合管理部备案;外地分、子公司可每季度上报一次。
第七章附则
第二十九条本办法由综合管理部负责解释和修订。
