酒店财务管理工作侧重点
酒店财务管理工作侧重点
酒店企业以获取最经济效益、获得最大利润为自己管理目标,酒店企业在经营管理中要取得最好的经济效益,酒店财务管理起着不可缺少的重要作用。每一位管理人员,都要关心酒店财务管理工作和财务经营状况。酒店总经理要亲自分管,并经常关心、研究财务经营状况。驻店经理要经常了解分析营业收入和成本控制,以及与预算执行情况的对比;总会计师(财务总监)具体负责酒店内的整个日常财务经营管理工作;各部门经理、各营业点的管理人员每天都要了解并分析营业情况。
一.财务总监的主要工作任务
酒店总经理和运转经理授权财务总监对整个酒店的财务工作进行日常管理。总经理对酒店的财务管理的决策,要经常听取财务总监(或财务部主任)的咨询和意见。有时要请财务总监参与一道讨论、研究、制定财务经营政策。
财务总监的日常工作侧重点是:
1、组织制定并控制酒店的经营预算。
1)财务总监的第一大任务就是协助总经理在制作酒店经营预算中起着具体组织、讨论、编制、协调实施的作用。制定经营预算计划,是酒店经营管理工作的首要任务。他是在总经理的领导下,经过上下反复讨论修改制定而成的。
1)预算计划中的收入指标和经营指标是酒店经营的目标和方向。财务总监在具体组织、制定经营预算的初始阶段,要对酒店的资产、实力、短处、市场前景和经营作出估计,要对去年经营情况和来年的通货膨胀率有个预测和分析,目的是寻找和制定出合理可行的预算计划。
2)酒店的经营预算计划一经确定,财务总监的任务就是要协调、控制酒店及各部门、各营业点都认真执行这个预算计划。酒店各部门的经营管理工作,都是以酒店的经营预算计划为中心展开的。而这个计划完成得如何,是以经营成果来�量的。因此,经营预算计划是经营管理活动的核心。酒店财务总监每月都要对整个酒店和各部门执行预算的实际情况进行控制、分析和评估。
2.了解分析市场、制定价格政策。
经常了解酒店的市场行情和本酒店在整个客源市场中的定位和比重,并对市场和营销工作进行预测分析。这是进行经营预算和管理的基础。
酒店总经理、运转经理和酒店财务总监要对价格问题十分敏感。财务总监要与市场营销部的负责人经过对市场的调研和其他同行酒店的价格比较,制定出本酒店的一整套价格结构。看看客房价格、餐饮价格、各娱乐消费点的价格是否具有竞争力。如果酒店的经营成本增加了,市场又可以承受所增加成本带来的加价,就可以研究上涨价格。价格政策的制定要非常慎重,根据市场供求关来调整,酒店价格具有导向和杠杆的功能作用。酒店财务总监要经常作价格上的定位工作,使酒店的经营价格定在一个合适的、利于竞争的、又能确保盈利的地位。
3.阅读分析各类经营报表,控制经营成本。
通过阅读各类经营报表了解每日经营状况。如:
(1)每天的营业收入情况如何;
(2)酒店的每天应付款和费用支出情况如何,并作费用支出的控制;
(3)当天应收款情况如何。总经理、运转经理要过问此事。财务总监要关心信用上的有关问题,努力使应收款如期到帐,确保酒店资金的正常运转;
(4)要分析每日营业收入(总收入、餐饮收入、客房收入和其他娱乐消费营业点的收入)与成本费用的消耗关系,天气变化与水、电、气等能源费用的比例关系如何,餐饮收入与餐饮成本的控制是否得当。如果发现异常现象,就要预先进行控制,帮助各有关部门分析原因,提出解决问题的思路和办法,以避免异常现象的出现,确保酒店经营达到预算计划的目标。
4.审批签字,加强物资管理。
1)财务总监协助总经理对酒店发生的营业费用支出情况进行控制。大项费用支出都要经过财务审批。看这些费用是否符合预算计划,不在预算的费用支出要严格控制和制止,预算外的特殊费用支出有特殊的审批办法。财务总监要特别重视对固定资产购置、外汇支付使用、计划外采购的审批和控制。
1)另一方面财务总监要对酒店物资、进货、采购方面进行控制和督导。要做到所购物资价廉物美,避免给酒店带来损失和资金浪费。同时要保证经营生产所需各类物资及时保质保量供应,以保证各项经营活动正常进行。
5.财务方面的其他日常工作。
(1)例行参加每日晨会,了解运转信息和接待情况,接受总经理和运转经理的工作指令,会后贯彻落实执行;
(2)检查各营业收款点的工作是否正常,真正做到各营业收款点能发挥财务监督控制作用,并使每笔收入准确无误记录在案;
(3)关心每天财务信用情况,了解各旅行社的应付款项是否如期到帐;
(4)检查所属各点工作情况是否规范,是否符合质量标准;
(5)处理案头工作,与外界保持联系和信息沟通;
(6)平时注意帮助下属解决工作上和思想上的问题,创造轻松愉快的工作环境;
(7)准备每个月财务分析报告,汇总整个酒店经营情况进行分析,写出分析意见报总经理和运转经理参阅和审批。
二.建立物资采购管理体系,加强成本费用控制
1.把各项物资采购工作列入财务部管理范围内的好处在于:
*有利于资金的统一调度;
*便于采购工作的统一管理;
*便于酒店的费用和成本控制。
2.方法:
1)建立健全采购管理工作制度。
*重大的物资采购必须按预算进行,没有预算计划不得轻易采购。这样可以避免重大采购上的随意性和盲目性。
*所有物资采购均需物资采购计划,每月由各部门制作一份采购申请报告,报有关方面审批签字后,交采购部执行。
*采购部门要确保各部门正常物资用品的最低库存量,超过最低库存量,由库房保管员及时补充,而不需要部门作采购申请。
*餐饮部的采购工作量比较大,要简易方便,但也要有利于控制。采购管理制度为每天早晨前各餐饮厨房需购点(西厨房要在前一天晚上下班前)提出所需的采购申请单报采购部,由采购根据酒店规定要求联系供货。供货商送来所需材料,餐饮厨房各点验收数量和质量。
*仓储管理制度和进货验货管理制度。
*这些制度的建立要根据各地、各酒店的实际情况来研究制定,在实践中不断完善,以形成酒店自己的物资采购的管理体系。
2)合理价格是物资采购管理的关键因素。
必须做到以下几个方面:
a各部门报来的采购申请单对所需的物资要标明价格、厂家、地址、尺寸和价格质量标准等。
b在准备进货的时候,坚持货比三家的原则,从
中进行分析研究,这样可以减少盲目性和随意性。
c餐饮日常采购的原材料的价格确定,要按照酒店制定的采购定价办理。以下程序和做法可供参考:
d每段时间(半个月或一个月)由三到六家蔬菜、水果、肉类、海鲜供货商报价。程序如下:
*供货间将报价单寄到成本控制室主任,由他拆封,并与采购部经理讨论选定供货商,确定价格;
*采购部根据商定的价格和确定的供货商,每天给他们打电话,要求采购订货。这是有效控制餐饮日常原材料采购供应价格的好方法。
*加强成本费用的控制。
内容有:
a)总收入与总成本的对比分析;
b)能源消耗的节约与控制;
c)餐饮成本是否控制在规定的比例上;
d)各项费用开支是否有预算,是否必要;
e)所购物资、物品是否因过多而积压仓库,导致资金积压;
f)各部门的营收和物品消耗是否在确定的标准之内;
g)应收款是否及时到帐;
h)更新改造的项目是否急需和有必要;
i)酒店的行政开支费用是否得当;
j)酒店管理中还有哪些可以节省的方法等等,都是成本费用控制的内容。
三.财务管理与其他方面的关系
1、合理有效的资金运作。
1)为了确保供货质量和酒店资金有效运转,对鲜活产品一般可以每月付款一次。
2)财务部对内部各部门和员工所发生的费用报销,可以采取每月一次或两次的报销方法。这样既可以使财务工作人员有更多时间和精力去做财务预算和财务控制,又可以使酒店资金得到充分利用。
3)要使酒店资金不断增值,酒店总经理、分管多种经营和投资开发的副总经理要与财务总监一道商量,将有限的资金投向最有效的地方,开拓经营。
2、市场和财务经营分析会议。
1)财务总监(财务部主任)每月要向总经理、运转经理和各部门负责人报告分析上月财务经营状况,并与市场和营销情况的分析一道进行。每月财务情况分析会既研究分析市场格局的变化对酒店当月的影响,又要分析当月酒店各部门在经营过程中影响经营所存在的问题,指出没有完成或超额完成当月经营预算的原因,对所存在的问题提出改进的对策和意见。
2)财务经营情况的每月分析会议的目的:
*向各部门分析全店实际经营状况与预算的比较,
*分析研究,明确下个月财务经营管理应注意的问题,使酒店的财务管理卓有成效,使酒店的经营取得成功。
3、及时掌握信息。
财务管理工作要及时掌握有关信息,以此来指导财务工作。比如对旅游市场有关信息的了解;对同行酒店价格上政策的研究;对市场上与酒店关联的一些价格了解;还有市场上物资供应价格变动情况等。此外,参加一些行业的联系会议或行业协会,以此来获得信息,共同研讨酒店财务管理上的一些问题。
4、让酒店各级管理人员都关心财务。
