常规物业管理顾问工作内容
合作期限:共一年,由本物业首期入伙之日前二个月起计,又分为前期筹备、集中入伙、装修搬迁和正常管理四个时期。
■前期筹备期
指一期物业入伙前,z海协助管理商从机构组建、人员培训到为一期物业入伙做相应筹备的工作时期。
(一)在发展商需要对物业设施设备系统进行增加、减少或改动时,协助发展商进行整改,并提供切实可行的方案和解决办法,确保系统的稳定。
(二)协助管理商建立各专业管理模式、机构设置、拟定人员编制:
1.协助管理商制定管理人员、操作层人员定编方案;
2.协助管理商根据机构设置和岗位定编制定出各级各类岗位责任制。
(三)协助管理商根据物业项目实际情况,测算物管成本,提出物业管理收费标准,报当地政府物价部门审批。
1.人工费用测算;
2.设备耗能费用测算;
3.设备维修保养费用测算;
4.清洁定额费用测算;
5.园艺绿化项目的定额费用测算等。
(四)协助管理商选聘各专业物管工作人员(管理层和操作层)组建工作队伍:
1.提供人员配置及相应素质要求的具体方案;
2.协助对招聘人员进行笔试、::面试、实操考核。
3.提供员工入职及岗前培训参考计划,并协助做好培训计划;
4.协助拟制员工在职培训年度规划,并对规划实施进度、落实情况等进行跟踪检查和指导;
5.协助对操作工进行操作培训;
6.协助对操作工进行常见故障诊断及设备管理培训;
7.就管理商员工外培事宜提供咨询和协助;
8.提供物业管理收费系统软件使用培训。
(五)协助管理商培训各专业物管工作人员(管理层和操作层),协助对各专业技术工人进行考核及资格等级的评定,以确保人员素质。
(六)协助制定入伙交接验收标准及实施程序:
1.按照iso9000国际质量保证体系文件协助本物业管理商制定验收标准。
2.协助成立入伙接管验收领导小组。
3.指导召开各种入伙专题会议。
4.协助发展商制定'三通'及其它项目入伙必备目标方案。
5.协助接管验收小组及有关人员与发展商、施工单位三方面共同组成联合交接小组,并制定交接验收计划。
(七)提供设备移交、接管验收的全套程序、问题缺陷和解决方案建议书样本及其它资料清单,协助管理商与发展商之间各类专业设施设备的交接与验收工作(包括各专业工程的竣工资料的交接工作等)。
(八)指导管理商对设备外观出现的缺陷进行整改,对维修保养工作的程序等 级进行划分,对运行中的设备进行节能改造以利于提高设备管理质量。
(九)协助管理商按iso9000体系标准编制各项管理制度及建立相关资料、文件:
1、提供管理运作所需的工作程序蓝本,并结合项目实际协助管理商进行修订、充实和完善;
2、协助建立各专业设施设备移交的有关手续、::资料、文件和程序;
3、协助制定各专业设施设备管理规章制度、设备操作规程及维修保养标准、程序和措施;
4、协助制定设施设备运行记录监控的有关程序和文件;
5、根据设计图纸及操作手册等协助制定相关操作指导书、安全规程、应急处理方案、维修保养方案等指导性文件;
6、协助制定消防、给水和排水、水泵、机电设备等项目管理方案;
7、协助管
理商制订清洁保洁标准和程序,编制清洁作业指导书;
8、协助制订绿化操作标准,拟制绿化养护规范;
9、提供员工手册和人事管理制度示范文本,指导并协助编制员工手册及人事工作相关制度;
10、提供质量管理相关的各种记录表格、样本,并结合项目管理目标和质量要求协助管理商进行修订和取舍;
11、协助设置会计帐薄,建立会计核算体系;
12、协助建立健全财务管理制度。
(十)协助管理商建立各专业原始技术资料、维修保养记录等档案;并就物 业管理档案资料的整理提供咨询和指导。
(十一)为管理商提供日常物业管理所需设备、材料清单,协助编制对外分包的有关程序,协助评价和选择各专业分包方。
(十二)指导会计核算,帮助进行财务成本分析,提高经济效益。
(十三)协助制定入伙前工作计划:
1.协助成立入伙领导小组。
2.协助制订入伙计划。
3.指导制定收楼、入伙必备文件资料,如《业主公约》、《住/用户手册》、《收楼须知》、《收楼指南》、《装修申请登记表》等。
4.指导制定管理费预算,管理成本核算方案,根据本物业所在地政府物价部门的有关规定协助制定各项收费标准。
5.协助制定入伙管理制度。
6.协助发展商完善入伙必备条件(例如:通知发展商与当地邮政部门联系落实邮编、通邮时间及报刊订阅等)。
6.协助制定开办费用清单、预算及采购计划。
7.指导制定入伙后各专业服务分派方案。
8.制定入伙期工作方案:如成立入伙期工作小组、场景布置、宣传、人事安排、各种指引标识等。
■集中入伙期
指业主在发展商书面通知前来入伙的时限内集中到物业现场收楼、验楼、办理入伙手续的工作时期。本期时间短,工作量大、环节多,需丰富的工作经验及工作技巧。如何将有限人力资源合理分配到各个工作环节中去,使入伙工作得以有条不紊地进行,并给业主留下良好的最初印象即成为集中入伙期工作的难点。因为集中入伙期是业主第一次与物业管理机构打交道,第一印象的好坏,将决定物业管理机构日后长期物管工作能否得到业主的配合而轻松、顺利地开展。
为此z海将提供以下顾问服务,以保证入伙工作顺利进行,为今后物业管理的正常进行打下良好的基础:
1.指导成立入伙期各工作组,制定各个工作组责任制度。
2.制定入伙工作流程,紧急应变方案等。
3.协助发展商有关部门在集中入伙期间实行联合办公,提供一条龙服务。
■装修搬迁期
指业主办妥入伙手续后,为其物业进行二次装修,直至搬迁入住的工作时期。此时物业管理公司的工作难点有二:
1.面对大量不同的装修单位和素质较低的装修工人,如何利用有效的管理手段和一定的管理力度去控制他们,保护公共设施设备,不侵害业主公共利益,同时又监督装修质量,避免遗留安全隐患等。
2.业主入住有先有后,怎样兼顾先入住业主的正常生活和后入住业主的顺利装修,如何将两者有效的隔离开来,从而避免被有效投诉,也是一个棘手的问题。
为此,z海将提供一整套根据长期实践经验总结出来的行之有效的管理办法,有效帮助解决以上问题,主要内容包括:
1.指导建立严格的装修审批程序,包括对装修单位资质、
装修图纸等的审批。
2.指导建立装修单位进场管理工作流程。
3.指导建立各业主/用户的装修档案。
4.指导建立装修日常监督管理制度,包括巡查管理制度、装修时限管理制度等。
5.指导建立装修现场验收制度。
6.指导建立装修单位退场管理工作流程。
7.指导建立各业主/用户的入住管理办法。
8.指导建立各业主/用户搬迁管理办法。
9.指导建立各业主/用户搬迁注意事项。
■正常管理期
指物业现场大部分小业主的二次装修工作已基本完成,小区环境的维护、机电设备的保养等日常物管工作均已规律开展的工作时期。
此时z海主要提供的顾问服务内容有:
1.通过日常工作中的实际运作进一步完善发展商下属物业公司之管理机构组建、人员培训及管理等行政方面事务。
2.指导建立严格的封闭化安全管理制度,包括小区出入登记制度、保安巡查制度、紧急情况处理制度等。
3.指导建立一整套具有可操作性且指标量化的清洁、园艺绿化操作考评管理制度。
4.指导建立财务管理制度、财务人员岗位责任制,提供专业财务收费系统软件并对该系统操作提供业务培训、使用指导等工作。
5.指导建立楼宇机电设备及电梯的维修保养管理制度,如电梯五级(周、半月、月、季、年)保养制度等。
6.按照iso9002国际质量保证体系标准建立物业管理规范及相应文件并将其切实贯彻到日常管理工作之中。
7.指导建立特殊场所(如会所等)物业服务管理方案。
8.顾问团定期对项目进行考评,并就各专业所涉及的内容、范围进行全面检查,指出问题,分析原因并提出整改意见,跟踪纠正落实情况:
9.各项管理规章制度、岗位、部门职责及其执行情况;
10.按iso9002标准对管理商的各专业设备管理体系运行状态、维修、保养情况进行检查、诊断,发现不符合,及时11.提出整改缺陷和纠正处理措施报告给管理商,协助建立控制程序及方法,确保系统长期正常运行;
12.检查设备的完好率,对各专业系统故障进行诊断,提供维修技术指导,以便及时排除故障;
13.根据管理商运作过程的实际情况,对涉及各专业管理的文件进行修正补充,对系统出现的问题提出建议和解决方案;
14.对会所设备设施的完善与否提出整改建议:现场考察已装修配置完毕的会所,根据会所的装修格局和功能设置,若发现器材配置不够完善,达不到营业要求,及时向发展商提出建议,以便达到预期效果;
■根据合同要求,在物业评优时,向管理商提供物业管理各专业咨询指导:
*各专业设施设备的维修保养的咨询、指导;
*物业管理规章制度执行情况的咨询、指导;
*物业管理档案资料、创优软件资料整理的咨询、指导;
*在清洁工作中对顽固污渍处理提供咨询和指导;
