物业企业采购管理工作程序
物业管理有限公司程序文件
--采购管理程序
1.目的
对各部门采购物资过程进行控制,确保采购物资符合质量要求及物资采购价格的合理。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1品质管理部负责对a类物资采购供方/品牌的选择和评估。
3.2财务管理部负责对采购物资的价格的审核及采购行为的监控。
3.3各部门负责对采购物资的验收和使用过程的跟踪。
4.物资的分类:
a类:是指对服务质量影响较大、采购批量较大或须在指定供方或品牌中采购的物资。
b类:除a类物资外单价在人民币2000元以上,必须经过评估方能采购的物资。
c类:a、b类以外物资。
5.物资采购的审批权限
5.1业务部门经理:单宗(一次性,下同)采购金额2000元以下的物资。
5.2职能部门经理:单宗采购金额2000元以上(含2000元)5000元以下的物资。
5.3分管总经理助理:单宗采购金额5000元以上(含5000元)10000元以下的物资。
5.4总经理:所有固定资产及单宗采购金额10000元及以上的物资。
6. 方法和控制过程
6.1供方或品牌的选择和评估
6.1.1评估必备资料
6.1.1.1供方的营业执照复印件(需加盖供方的公章)。
6.1.1.2特种产品的经营许可证(如:安防器材)。
6.1.1.3采购物资的报价(单)。
6.1.1.4采购物资的合同/协议样本。
6.1.2评估内容主要包括
6.1.2.1采购供方的资信。
6.1.2.2采购物资的质量。
6.1.2.3采购物资的价格。
6.1.2.4采购供方服务的及时性。
6.1.2.5采购物资品质保证系统
6.1.2.6采购物资的合同样本。
6.1.3评估的权限
6.1.3.1 a类物资供方/品牌由品质管理部负责选择和评估。a类物资中ci产品的物资供方由总经理办公室负责选择和评估,并发送品质管理部审核。
6.1.3.2 b类和需评估的c类物资,由各部门负责选择和评估,并发送相关职能部门和公司领导审核。对已经过某个部门评估合格的,在半年内,该部门或其他部门可不经过评估,直接按采购程序向该供方/品牌采购。
6.1.3.3所有物资的采购价格由财务管理部负责审核,必要时须经审算和公开招标。
6.2采购资料的准备
6.2.1部门经理有审批权限的物资,各部门根据月工作计划,结合仓库库存情况,由仓管员填写《物资申请单》,按程序报经批准后方可安排采购。
6.2.2统一结算的a类物资,由使用部门仓管员每月五日前单独填写《物资申请单》,经部门经理审批后,在指定供方或品牌中采购,并于每月25日前直接与供方索取正式发票,核对无误后按财务制度进行报销。
6.2.3 ci产品采购资料的准备按《标识管理程序》进行。
6.2.4对b类物资的采购,须取得三家以上的相关资料,并将有关供方情况记录在《物资申请报告》中,按权限进行审批。对于某种特殊物资(如儿童娱乐设施、健身器材等),无法取得三家同类型产品的资料时,须在表中评估结论中注明。
6.2.5本部门无审批权限的物资采购(ci产品除外)均须填写《物资申请报告》进行报批。
6.2.6采购人员在采购前,应检查采购物资的审批资料是否完善,当审批资料不完善时应向部门经理报告,并按公司规定的审批权限补齐相关的审批手续后,再行采购或签订采购合同。
6.3物资的采购
6.3.1 a类物资的采购。
必须在指定的供方或指定的品牌中采购,无法在指定的供方或品牌中选购的情况,必须在《物资申请报告》'备注'注明,经品质管理部经理同意后方可采购。
6.3.2资产的采购。
6.3.2.1购买资产的审批权限按照'5.物资采购的审批权限'执行。
6.3.2.2检测仪表的采购必须报品质管理部审核,其他资产采购超过审批权限的,必须先报以下相关部门审核:
a.家私、家电、服装、车辆及配件报房产后勤管理部;
b.电脑及配件报总经理办公室;
c.保安器材、工具报品质管理部;
6.3.3 ci产品及宣传品的采购
6.3.3.1 ci产品的采购参见《标识管理程序》执行。
6.3.3.2各部门宣传品如需委托外界设计、制作,必须由总经理办公室统一安排制作,并在报销的发票上签字确认后,方可办理报销手续。
6.3.4代客购物
顾客需要代购物品时,部门须填写《居家服务情况记录表》,分别注明材料费及服务费,材料费超过400元时,应直接向顾客收取现金,采购后将材料费发票交顾客,管理处只收取服务费。
6.4物资的验收
6.4.1物资采购完成后,采购员应及时通知各物资的专项检验员、仓管员检验、入库,填写《进仓单》。
6.4.2对2000元以上的资产,由房产后勤管理部或委派人员到现场检验核实,并在《资产情况审核单》上签字确认后,方可到财务管理部办理报销手续。
6.4.3对于不属于资产的电脑配件、零件、备件等直接安装使用的物品,由使用部门管理人员在《电脑软、硬件故障维护记录表》上签字确认,可不填《进仓单》,未使用的须填写《进仓单》。
6.4.4专项检验员验收时,发现无标识、有受潮、水迹、油污、破损等异样,必须打开包装进行验收;仓管员按照《物资申请单》对物资的数量进行验收入库。
6.4.5 检验出现不合格物资时,由检验者填写《不合格物资处理单》,报部门经理,不合格物资的处理按公司相关规定执行。
6.4.6 采购完成后,有关文件记录由使用部门经理指定专人收集、保管、存档。
6.4.7如顾客有要求时,应在采购合同中增加条款,以明确顾客或其代表可到供方现场对采购物资或服务进行验证。
6.5物资供方/品牌的增加及变更
6.5.1因公司服务质量要求,需要增加a类物资供方/品牌时,由使用部门根据该物资对服
务质量的影响程度进行评价,填写《a类物资供方或品牌变更申请表》,报品质管理部审批。
6.5.2对a类物资供方无法满足公司服务质量要求,破产倒闭或搬迁、更名时,采购员负责填写《a类物资供方或品牌变更申请表》,报品质管理部审批后,可以更改或取消该项物资供方资格。
6.5.3在指定品牌、供方处采购物资时,如购到伪劣商品,检验员需在一周内上报品质管理部,如一个月在某一供方处采购两次以上伪劣商品或半年内出现四次伪劣商品,品质管理部将取消合格供方资格,在三天内通知到各部门,并会同有关部门选择新的合格供方。
6.5.4各部门确定以定期结算方式的物资供方时,须由部门填写《物资申请报告》进行评估,并签定物资采购合同或协议,在结帐时需以市场平均价或合同协议价为标准,认真核对物资价格,无误后方可结帐。合同期满前需重新评估,填写《物资申请报告》报相关职能部门审批,
6.5.5所有采购合同/协议必须包括以下条款:
'甲方严禁自己的任何员工接受乙方的礼品、娱乐性招待、金钱或其它形式的馈赠。乙方不得有任何馈赠或贿赂甲方人员行为,否则,甲方视为乙方违约,并将立即取消供方资格。'
6.5.6品质管理部应即时更新已评估的物资供方或品牌,以便各部门直接与供方进行联系。
6.6物资供方/品牌的回访
6.6.1财务管理部负责对各类物资指定供方进行抽查回访,具体回访方法按《采购行为回访程序》进行,以了解采购人员的职务行为及各类物资价格的浮动情况,每季度公布一次常用物资参考价格。
6.6.2品质管理部负责每半年向各部门进行一次a类物资供方的调查。并将调查情况进行统计分析,提交管理评审。根据年底调查的统计分析情况来决定与
a类物资供方续签合同,对调查情况普遍反映差的供方,不再续签,由品质管理部负责进行市场了解选择合格的a类物资供方。
6.7采购合同的签订
6.7.1签订所有物资采购合同均须按《合同管理程序》执行。
6.7.2以下几种情况的物资采购必须签订合同:
a.采购的物资对服务质量影响较大,且该物资没有独立的保修单(卡),必须以合同/协议形式进行保修条款的约定。
b.采购金额在两万元以上的物资,无论其是否有独立的保修单(卡),都必须签订合同/协议进行付款方式的约定。
7.支持性文件
**wy7.4-z01-01《采购行为回访办法》
**wy7.5.3-z01 《标识管理程序》
**wy7.2.2-z02 《合同管理程序》
8.质量记录表格
**wy7.4-z01-f1《物资申请单》
**wy7.4-z01-f2《物资申请报告》
**wy7.4-z01-f3《不合格物资处理单》
**wy7.4-z01-f4《a类物资指定供方或品牌一览表》
**wy7.4-z01-f5《a类物资供方或品牌变更申请表》
**wy7.4-z01-01-f1 《采购物资供方回访表》
**wy7.5.3-z01-f1《ci产品制作申请表》
**wy7.5.5-z01-f1《进仓单》
