物业合同管理工作程序
物业管理有限公司程序文件
--合同管理程序
1.目的
为合同的订立、履行、保管提供指引,降低法律风险,规范公司及各部门的合同管理。
2.范围
适用于公司或公司某部门作为一方当事人的所有合同和合同管理的各个阶段。
3.职责
3.1总经理办公室是公司的合同管理部门。
3.2以公司名义签订的合同由总经理办公室负责管理。
3.3以部门名义签订的合同由本部门负责管理。
4.方法和过程控制
4.1合同的订立
4.1.1合同的订立应遵循以下原则:
4.1.1.1事前签订原则
所有合同或协议应在依照本程序完成订立、审核、签署、生效后才予以履行,不应未签合同即先行履行。
4.1.1.2合同审核原则
所有合同或协议需依照本程序相关条款所规定的程序报批,不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。采用合同标准文本或者政府有关部门制定的合同文本,且合同当事人对合同条款没有提出增加或者删减的合同,可作为本原则的例外。增加补充条款的,视为对合同条款的增加或者删减。
4.1.2合同内容
4.1.2.1合同内容一般应包括但不限于以下条款:
a.当事人的名称或者姓名、住所、电话;
b.标的;
c.数量;
d.质量;
e.价款或者报酬;
f.履行期限、地点和方式:买卖合同以及其他涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司或项目所在地为合同履行地;在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,应尽量选择分期付款的方式。采购、工程、劳务类合同合同期不得超过1年,以利于定期对其进行评估。
g.违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
h.解决争议的方法。
4.1.2.2根据合同性质与客观需要,合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款:
a.工程合同、买卖合同等,在公司为付款方时,应有保修条款;
b.涉及知识产权(包括商业秘密)的合同,应有保密条款和权利归属的条款;
c.涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)或成果移交的合同,应有验收条款和风险承担或转移条款。
4.1.2.3合同内容应具体、确定,能明确界定各方当事人的权利、义务;客观情况在签约时确实无法明确规定的,应规定能明确权利、义务的依据。
4.1.3合同的草拟
4.1.3.1合同由经办人员负责草拟,公司已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。
4.1.3.2采用合同标准文本的,经双方协商,可以对标准条款进行修改,也可增加补充条款,但必须履行合同报批手续。
4.1.3.3政府有关部门有强制性规定的,可采用所要求的合同文本;公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。
4.1.4合同的报批
4.1.4.1合同报批前,经办部门须对对方的主体资格、履约能力、资信情况、恪守合同的信誉状况及背景等进行审查,并保存加盖公章的营业执照复印件和相关资格证明。
4.1.4.2经办人员应将草拟好的合同分别报部门经理及公司相关部门审批,各审批部门应在各自职权范围内对合同提出书面修改意见,经办人员根据修改意见整理出最终的合同文本。
4.1.4.3不同性质、类别和内容的合同,审批程序可以有差异,但在合同范本有修改的情况下或公司没有形成范本的、涉及总金额在5000元以上的合同,
必须经过法律人员审核。并且将法律人员审核过的合同作为同类合同的范本,由总经理办公室存入'合同范本库'。所有涉及款项收付的合同均须有财务人员审核。
4.1.4.4各管理处可以根据实际需要,对b类合同的范本动议更改,填写《文件更改申请表》由部门经理签署意见后报品质部和法律人员审核,总经理办公室审批并备案。然后由申请部门在本部门范围内使用。
4.1.5合同的签署
4.1.5.1 物业委托管理合同、公司与其它方签订的保险及法律合同、公司统一结算的a类物资及其它采购合同、电梯维护保养合同、小区改造施工合同、出租公司的物业或公司租赁其它物业的租赁合同、新管理处成立前管理处有关业务合同及其它由公司职能部门经手签订的合同,均以公司名义签订,加盖公司印章。其他合同以业务部门名义签订,加盖业务部门公章。
4.1.5.2对于以公司名义签定,对方须由法人代表或经法人书面授权的业务负责人亲自签约,法人授权书须与合同一同由总经理办公室保存。
4.1.5.3各审核部门在合同审批表上均签字同意后,经办人员负责办理合同签章手续。合同规定由双方代表签字并盖章生效的,应先由公司代表(法定代表人或者法定代表人委托的代理人)签字,然后报公司总经理办公室盖章,未明确加盖公章的,应尽量盖合同专用章。
4.1.5.4公司合同专用章由公司总经理办公室主任负责保管,除非公司法定代表人或者总经理签字同意,否则不得向任何人出借。合同内容在一页以上的,应在每页加盖骑缝章。条件允许的,每件合同应保证公司拥有两份原件。
4.1.5.5部门对外签订合同必须由部门经理签约,如经理出差、假休原因应委托分管总经理助理签约,不允许向下授权。
4.1.5.6体系文件中格式化协议或合同、顾客委托租赁协议,可以长期授权形式(书面授权书)指定专人负责签约。
4.1.5.7合同一般应由双方同时签字盖章;不能同时签字盖章的,应避免我方先行签字盖章;对方签字盖章应在我方报批审核程序结束之后进行。
4.2合同的履行
4.2.1合同订立之后,经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪;财务部负责对合同的收、付款内容进行监督;公司其他相关部门应对合同的履行给予必要的协助。
4.2.2经办人员应密切关注合同的履行情况,按照合同规定及时行使我方的权利,全面履行我方的义务,特别是对应收、应付款须及时报批结算,不得擅自延期履行。
4.2.3合同订立后,因客观条件发生变化需变更合同内容,或者对方提出变更要求的,经办人员应及时向部门经理请示,依照合同订立的有关程序办理报批,另行签
订合同或补充合同。
4.2.4合同订立后,对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的,或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的,需由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批,另行签订合同或补充合同。
4.2.5在合同当事人发生或可能发生违约时,或者发生与合同有关的争议时,经办人员须及时向部门经理报告并知会公司相关部门,由公司相关部门协商并请示公司领导决定依法采取何种措施。
4.2.6合同的解除
4.2.6.1合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化(如不可抗力)需要解除合同的,参照合同订立的有关程序办理审批手续,合同当事双方须就合同解除另行签订合同或补充合同。4.2.6.2合同一方当事人提出合同约定的解除合同条件成就,据此要求或通知或以其他方式解除合同的,经办人员应立即报部门经理并知会公司相关部门,以决定解约条件是否成就或解约方式是否有效。
4.3合同的保管
4.3.1合同保管应遵循下列原则
4.3.1.1及时归档原则;
4.3.1.2完整保存原件原则;
4.3.1.4便于查找原则。
4.3.2合同保管的范围应包括但不限于以下内容:
4.3.2.1合同(包括附件);
4.3.2.2合同评审的相关记录;
4.3.2.3合同订立与履行过程中的所有书面材料。
4.3.3合同保管部门
4.3.3.1公司业务部门在职权范围内,对以本部门名义签订的合同原件进行保管。
4.3.3.2公司总经理办公室负责以公司名义签订的合同的保管工作。因履行合同进行款项结算而发生的单据由公司财务部负责保管。
4.3.3.3公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式两份(含一式两份)以上,公司总经理办公室备份一份合同原件,业务部门保留一份影印件存档,其他由合同其他当事人和政府部门持有(具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定)。
4.3.3.4财务部可保存有付款内容的合同影印件;其它部门因业务需要,可经公司总经理办公室主任批准保存有关合同复印件。
4.3.4合同的归档
4.3.4.1经办人员对合同履行过程中的各种材料,除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外,所有材料应在合同履行过程中作为合同附件及时妥善归档;并在发生纠纷需要法律人员协助解决时,按要求将有关材料提交公司总经理办公室。
4.3.4.2与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的,经办人员应保留影印件并按4.3.4.1的规定处理。
4.3.4.3各部门合同管理员负责保管应由本部门保存的所有合同,并依照《合同登记表》进行分类、编号、登记、存档,保证存档的合同内容完整,便于管理。
4.3.4.4所有合同均应永久保存。
4.3.5合同的使用登记
4.3.5.1合同在归档之后,公司各部门调阅、复印合同须向总经理办公室申请,并在《借阅登记表》中进行登记。;绝密级合同的调阅,须经总经理办公室主任与调阅者所在部门经理签字批准。
4.3.5.2归还被调阅的合同时,合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失,并予登记,由调阅者签字确认;如合同有被损坏、涂改或缺失的情况,合同管理员应及时登记并向总经理办公室主任及调阅者所在部门经理做出书面汇报。
4.3.6合同的保管形式
4.3.6.1合同档案保存形式为文本原件。
4.3.6.2为研究和借鉴需要,绝密级以外的合同可在保存文本原件的同时,由总经理办公室负责以电子文档形式存放,并设定访问权限。
4.3.7合同的保密
4.3.7.1各部门应根据合同的重要性,将不同性质和内容的合同划分适当的密级。
4.3.7.2合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉;其他合同为保密级,除为正常开展业务所需外,不得对外传播(集团内各公司之间的交流除外)。
4.3.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责;所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。
4.3.7.4经办部门须在合同扉页上注明本合同的密级。
4.4.公司总经理办公室可根据公司合同管理的需要,会同相关职能部门就公司某类合同管理制定具体实施办法。
5.质量记录表格
**wy7.2.2-z02-f1《合同登记表》
