第1篇 大厦物业管理规定-6
大厦物业管理规定6
年月日发布
第一章总则
第一条为了加强zz大厦的物业管理,保障其房屋和公用设施的正常使用,创造清洁、优美、舒适、安宁的生活环境,特制定本规定。
第二条黔东南州豪庭物业管理公司(以下简称管理公司)统一负责该大厦的物业管理工作。
第三条大厦管理原则:
1、统一管理,综合服务;
2、独立核算,以楼养楼;
3、专业化管理与社会化管理相结合。
第四条大厦房屋的住户合法权益受法律保护,不受非法侵犯。
第五条大厦内的公用配套设施,部分实行有偿使用。住户有合理使用的权利和维护的义务。
第二章大厦管理机构和职责权限
第六条管理公司以合同形式对所辖大厦实行统一管理,管理公司向授权委托机关承担经济和法律责任。
第七条、管理公司的职责和权限。
物业管理公司在大厦范围内的管理职责包括:以为业主服务为宗旨,注重社会效益、经济效益和环境效益;按市住宅主管部门规定的标准和委托管理合同对大厦实施物业管理;接受业主委员会和业主的监督;组织或协助有关部门提供社区生活服务和开展社区文化活动;按照法律、法规和市政府的有关规定从事经营活动。具体包括:房屋的使用、维修、养护;消防、电梯、机电设备、路灯、连廊、自行车房(棚)、园林绿化地、沟、渠、池、井、道路、停车场等公用设施的使用、维修、养护和管理;清洁卫生;车辆行驶和停泊;公共秩序;市住宅主管部门规定和委托管理合同规定的其他物业管理事项。
物业管理公司的权利是:根据有关法律、法规,结合实际情况,制定本大厦物业管理规定;依据委托管理合同和有关规定收取管理费用;制止违反大厦物业管理规定的行为;选聘专营公司承担专项经营业务。
第八条大厦业主原则上建立一个“业主委员会”的群众组织,委员会的职责是:召集业主大会会议,报告物业管理的实施情况;代表业主与业主大会选聘的物业管理企业签订物业服务合同;及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助物业管理企业履行物业服务合同;监督业主公约的实施;业主大会赋予的其他职责。
第三章大厦的使用、维护、养护
第九条住户应合理使用住宅和公共配套设施,有责任保护房屋的完整和安全。
第十条住户需要对房屋进行装修、维修,必须事先申报,经管理公司批准,并严格遵守政府房地产行政主管部门关于房屋装修改造的规定。
第十一条住户对房屋的使用,必须严格遵守下列规定:
(一)未经物业管理公司批准,不得改变房屋结构、外貌和用途;
(二)不得对房屋的内外承重墙、梁、柱、楼板、阳台、天台、层面及通道进行违章凿、拆、搭、占;
(三)不得堆放易燃、易爆、剧毒、放射性、腐蚀性等物品;
(四)不得利用房屋从事危害公共利益的活动;
(五)不得侵害他人的正当权益和干扰他人的正常生活。
第十二条凡需维修的房屋,住户应及时进行维修,住户不在本市的,可委托管理公司代办,不得借故拖延或地址。
第十三条住宅区内所有配套设施,如路灯、电梯、消防栓、机电设备、电表、水表、公用天线、园林绿化、停车场、娱乐场所、单车棚、上下水管道、明暗沟、化粪池等,不得随意动迁、迁改,如人为改造损坏,应由损坏者修复或赔偿。
前款如属自然损坏,管理公司负责及时修复。
第十三条住宅区内所有配套设施,如路灯、电梯、消防栓、机电设备、电表、水表、公用天线、园林绿化、停车场、娱乐场所、单车棚、上下水管道、明暗沟、化粪池等,不得随意动迁、迁改,如人为改造损坏,应由损坏者修复或赔偿。
前款如属自然损坏,管理公司负责及时修复。
第四章环境及治安
第十四条住户有保护和美化住宅区环境的权利和义务,禁止损坏环境的行为。
第十五条为保护和美化住宅区的环境,必须遵守下列10个不准。
1、不准随意占用绿化草地,摘折花木。
2、不准在公共地方拉绳晒义务。
3、不准乱涂、乱画、乱刻、乱拆标识。
4、不准从楼上往下抛杂物和高空悬挂物品,垃圾装带后投入垃圾房。
5、不准在公用的楼梯间、通道、平台等堆积杂物。
6、不准随地吐痰、乱丢烟头、纸屑、果皮、饮料罐瓶等。
7、不准机动车辆随意停放、杜塞交通要道、鸣高音喇叭、超速行驶。
8、不准播放大功率音响、大声喧哗吵闹、鸣放鞭炮、烧香烧纸。
9、不准放养鸡、鸭、狗等家禽和宠物。
10、不准有影响市容的乱堆乱放、乱搭、乱挂等现象和行为。
第十六条管理公司内部设立治安管理小组,在业务上接受公安部门的领导,配合公安部门搞好社会治安工作。
第十七条住户有责任配合治安人员做好治安保卫工作,确保住宅秩序和住宅内的安定。
第十八条机动车辆在住宅内应按规定的道路行驶和在规定的场所停放。
第五章管理经费
第十九条为保证住宅区管理和维修、养护工作的正常开展,管理公司可按规定收取物业管理费:
住宅户:0.8元/平方米/月
经营户:2.5元/平方米/月
以上各项费用收取办法及标准按有关文件执行。
第二十条住宅区管理经费应本着专款专用的原则,取之于民、用之于民,公用设施管理维修养护费的收支情况应定期公布,接受业主和房屋使用人的监督。
第六章罚则
第二十一条凡违反本条例,有下列行为之一者,视其情节轻重,可处以人民币50~1000元罚款,或给予停水停电处理,并依法追究民事、刑事责任。
1、违法第十一条中任何一项的;
2、未经批准而擅自装修、改建或扩建的;
3、拖延或抵制房屋维修的;
4、人为过失造成公共房屋维修的;
5、违反第十五条中任何一项的;
6、收留、隐藏计划外怀孕、生育者的。
第二十二条机动车辆在住宅区内违反本条例有关规定的,按交通部门的有关规定处理。
第二十三条拖延缴纳有关管理费的,每天加收千分之三的滞纳金。
第二十四条被处罚者如对处罚不服,应在接到处罚通知后五天向上级房管部门申请复议,或在15天内向人民法院起诉,逾期将采取必要措施或申请人民法院强制执行。
第2篇 大厦物业处仓库管理规定
大厦的物业管理处仓库管理规定
一、由专人负责仓库的日常管理工作,仓库管理员对出入库的材料和工具进行验放、登记,对不符合规定的物品和手续有权拒绝入库或领取。
二、根据材料的体积、特性(含有毒物品)、型号规格等进行合理摆放,并做好相应标识,对不合格和降级使用的物品应贴上特别标识。
三、保持仓库清洁卫生、通风良好,并做好防火、防潮、防晒、防水、防虫、防盗等防护措施,确保物品质量和库房安全。
四、建立仓库管理资料,做到手续、记录齐全。
五、每季度,大厦管理处主任与事务助理对仓库进行一次全面的检查。
六、发放材料坚持'先入先出'的原则,合理利用降级物品的使用价值。
七、不断提高业务水平,保证各岗位领料及时,工具借换有序。
八、仓库管理员对《入库单》、《领料单》、《工具卡》、《物品验证记录》等表格需作详细的记录。
九、日常物品的领用定于每周一下午16:00以后进行,每次领取量不得超过月使用计划的四分之一。(维修专用配件、材料可凭派工单直接领取)
第3篇 x大厦物业工程部钥匙管理规定
大厦物业工程部钥匙管理规定
钥匙的管理是确保大厦和客户安全的一项重要工作。为加强钥匙管理,特制定如下管理制度。
1.在工程交接时,认真进行钥匙的交接工作,双方应认真清点钥匙,无误后共同在交接书上签字。
2.机械锁钥匙坯,由招标采购部采购,由保安部保管。需要增配、补配钥匙应填写申请表,按程序审批后,由保安部负责。
3.工程部机房每次换锁时应向保安部申请,填写申请表,并做好移交及变更登记。
4.如果需增配、补配钥匙,要由部门经理填写配钥匙申请表,说明原因、数量,经物业中心主任同意,并报保安部备案后方可配制。
5.如果钥匙丢失,要由当事人写出情况报告,并由部门做出对当事人的处理意见,并送保安部(丢失钥匙应将锁具全部更换,其费用由当事人承担)备案。
6.如果是钥匙损坏,要写出损坏报告,连同被损坏钥匙一并送保安部处理。
7.楼层配电间门、竖井门、地下水箱间门、楼顶水箱间门、各风机房门、楼层新风机房门应配制统一锁芯的钥匙,由工程部经理、有关专业值班人员使用。
8.工程部各个部位房间门钥匙均应备份一套,交保安部封存。更换门锁及锁芯要及时交保安部更新封存。
第4篇 x大厦物业工程部二级库房管理规定
大厦物业工程部二级库房管理规定
1.材料、备品、备件,应按品种、规格分门别类摆放。常用物品应设有标签。
2.建立物品库存账目出库领用台帐,做到帐物相符。
3.每月应对库存物品进行盘点,定期与招标采购部进行核对。
4.严格执行《消防法》及《61号令》。易燃、易爆物品单独存放。
5.保持库内整洁。库房内严禁吸烟,并配置灭火器。
第5篇 某大厦物业服务质量调查管理规定
大厦物业服务质量调查管理规定
1.通过对客户意见征询、调查等工作,收集有代表性的意见,提高大厦管理水平,为客户提供满意的服务。调查内容包括大厦管理、清洁质量、维修服务、保安服务、特约性服务等方面。
2.调查人员可以由各部门组成调查小组或各部门依据本部门工作情况组织回访人员,调查形式以问卷或表格形式访问用户。
3.调查分析为客务部在完成意见收集工作后,对所收集的原始意见材料从调查内容进行系统分析整理出具有代表性的意见、数字和比率,客务部从客户满意程度、客户提出意见和建议方面归纳分析结果。
4.客务部将分析归纳整理出来的调查数据连同原始材料提交中心领导。
5.各部门依据调查监督改进本部门工作。
第6篇 大厦物业岗位防火管理规定
贸易大厦物业岗位防火管理规定
一、弱电机房防火制度
1.机房重地严禁无关人员禁止入内。
2.设备安装必须符合防火要求。
3.机房内禁止吸烟和明火作业,严禁存放易燃、易爆及其它与工作无关的物品。
4.用过的废纸、过期的文件或其它可燃物要及时清理。
5.经常进行防火安全检查,定期对设备进行清理、检查、保养。
6.下班前要对所有房间进行消防安全检查,切断应切断的电源,关闭门窗,方可离开。
二、电话总机房防火制度
1.机房内禁止吸烟和明火作业,严禁存放易燃、易爆和本机无关的物品,无关人员严禁入内。
2.严禁用汽油清洗机件。
3.室内电器设备要有专人负责,定期检查维修各种电源插销,必须要有明显标志。
4.值班人员要坚守岗位,精神集中,不得擅离职守,要不断巡视,做好纪录。注意各种部件的运转情况,发现异常及时处理。
5.保持室内清洁,走道畅通,灭火器材存放位置不得随意挪动。
6.消防器材放置在指定地点,严禁随意移动,机房人员必须熟悉消防器材的位置,掌握消防器材的使用方法,负责扑救初起火灾。
7.离开机房时,应关闭照明设备,确认无问题后方可离开。
三、电传、打字、复印室防火制度
1.电传、打字、复印室内(包括商务中心)禁止吸烟,并用中英文制作标牌贴出。
2.室内工作人员要及时清理电传纸条等易燃物品。使用电器设备不得超负荷,插头(接头)线路绝缘要良好。
3.工作人员下班前要对整个房间进行安全检查、关闭电源、门窗后方能离开。
4.工作人员要熟记灭火器材的存放位置和使用方法,经常保持其清洁灵敏,并不得随意挪动。
四、消防泵房防火制度
1.严禁非工作人员进入泵房,泵房内不准私人会客。
2.严禁携带剧毒物品进入泵房。
3.泵房内严禁吸烟。
4.泵房内不得随意使用明火,必要时需经保安部同意办理动火手续后方可使用。
五、电梯机房防火制度
1.电梯机房内严禁吸烟,禁止存放各种油料、纸张和易燃、易爆物品,严禁兼作库房和其它工作间用。
2.机房、梯箱顶部和梯井底部要定期清扫,及时清除布毛、纸屑、垃圾等可燃物。
3.严禁使用汽油等易燃液体清洗机件,使用可燃液体清洗机件时,应采取有效措施,以防着火,擦布等要妥善处理好,不得乱扔乱放。
4.严禁未经批准动用明火作业,如需明火作业时应经部门主管签字认可后,到保安部领取动火证后,方可作业。
5.消防器材应放置在指定的位置,严禁随意移动,机房工作人员必须熟悉消防器材放置的地点,掌握消防器材的使用方法,负责扑救初起小火。
6.电梯机房内严禁无关人员入内。
六、锅炉房防火制度
1.房内禁止喝酒、睡觉,严禁无关人员入内。
2.工作人员要坚守岗位,必须遵守锅炉房的安全操作规程,严禁擅离职守。
3.禁止在锅炉房附近堆放易燃、易爆物品,不准在锅炉房内存房和分装易燃、易爆物品及烘烤衣物。
4.要经常检查、测试安全阀、气压表、水位计等,保持灵敏有效。
5.对锅炉房的炉体、各种管道、阀门、烟道、水位表等,做定期检查记录在案,发现有裂缝、空隙或漏热等不良情况,要立即报告工程部进行检修,必要时,先切断电源、煤气。
6.建立岗位责任制,严格执行,逐级逐人逐项落实,做到层层把关,严格执行交接班制度,每班做好检查纪录,防止因错误操作或失职而发生重大事故。
7.工作人员必须能熟练使用各种灭火器材,消防器材应放置在安全可靠位置,不准随意挪动。
8.锅炉房内气体管道阀门及喷油管是重点防火部位,应加强管理,发现问题及时修复
9.一旦锅炉房发生火警,立即关闭供气阀门及电源。
10.密切跟消防控制中心联络并汇报最新情况。
11.一旦大楼起火,值班人员应坚守岗位,听候指挥部的指令。
七、变、配电室及发电机房防火制度
1.室内严禁吸烟和明火作业,严禁存放易燃、易爆物品,以及与本室无关的一切物品,严禁在室内会客,无关人员严禁入内。
2.值班电话要保持畅通,发现危险情况要及时果断处理。
3.值班人员班前、班中禁止饮酒,勤听、勤看、勤闻、勤检查设备,逢节假日要全面检查,确保供电安全。
4.严禁用汽油、煤油等易燃液体擦洗设备。
5.保持室内清洁,走道畅通,禁止在门口、走道等处堆放物品。
6.消防器材应放置在指定地点,并掌握消防器材的使用方法。
7.有火情时,应听从灭火指挥部的命令,及时切断电源,投入紧急发电运行。
8.当班时,遇有火情应首先通知消防中心,并采取措施,以防火势蔓延,当接到火警通知时,应按预定安排各就各位。
八、天然气调压站防火制度
1.站内严禁吸烟和明火作业,无关人员严禁入内。
2.工作人员必须严格遵守安全操作规程和交接班制度,经常检查站内设备有无漏气现象,发现问题及时排除并报告。
3.对各种仪表设施要定期检查,节假日期间要重点检查,责任到人,确保安全。
4.室内要铺设胶皮地面,以防打火引起火灾。
5.应在调压站附近明显处设置'严禁烟火'标志。调压站周围严禁使用明火,要经常打开窗户,保持站内空气流通。
6.严禁在调压站内拉设临时电路,配备的电器设备(包括电灯)应采用防爆装置等。
7.站内配备的灭火器要放在明显易取处,保持清洁,不准随意移动和损坏。
8.应掌握调压站内煤气报警器的使用方法,发现问题及时报工程部修理。
9.为了保证维修安全,配备防静电工作服、工作鞋。
10.如发现火警,立即通知天然气公司,并关闭燃气阀门。
11.如果楼内发生火警,工程部应根据灭火指挥部的命令
,关闭调压站天然气阀门,并坚守岗位,以备作进一步协助。
九、危险品库防火制度
1.除执行一般库房的防火制度外,应严格执行《化学危险物品管理条例》等有关规定。
2.性质特别危险的物品,必须单独储存,性质互相抵触的、灭火方法不同的物品,应分开隔离储存。
3.遇水发生危险的物品,不得堆放在露天或低洼容易受潮的地方,遇热分解自燃物品应储存在阴凉、通风的库房内。
4.对存放的物品必须定期进行检查,如发现包装容易不良破损、残缺及物质变质分解等情况,应立即采取措施。
5.定期检查库房内电气、照明设备,做好修理、更换工作。
6.在库房内开启装有易燃、易爆物品的容器时,严禁使用能够产生火花的工具。
7.库房区域严禁明火。
十、车库、车场防火制度
1.按时清扫车库、车场地面上的垃圾和废弃物,以防遇有火种发生火灾。
2.车库、车场禁止堆放各种包装物及汽油等其它易燃品。
3.禁止将擦车用的油棉丝和车内脏物往车库或车场里乱扔乱倒,要放在加盖的金属桶内,并定期清理。
4.禁止在车库、车场内维修、保养车辆。
5.车库、车场内严禁吸烟。
6.司机要按顺序停放车辆并保持距离,不准在通道上停车。
7.出现火情要及时疏散车辆,并组织扑救,迅速报警。
8.每个司机要熟练掌握灭火器材的使用方法。
十一、更衣室防火制度
1.严禁吸烟,杜绝一切火种。
2.更衣柜内禁止存放易燃、易爆物品。
3.不得在室内乱丢纸张及其它可燃品。
4.不准乱拉临时线及在室内使用任何电热器具。
十二、库房防火制度
1.库房应设专人负责防火工作。
2.库房内严禁吸烟和使用明火,且严禁携带火种进入库房。
3.物品入库时认真检查是否带有火种,特别是对草、纸及布包装的物品,需严格检查,如有可疑应另行存放,进行观察。
4.库房内的照明灯具及其线路应按照电力设计规范,由正式电工安装、维修,引进库房内的电线必须安装在金属或硬质难燃塑料套管内,禁止乱拉临时线。
5.库房内不准使用碘钨灯、电炉子、电烙铁、电钟、交流收音机和电视机等电器设备,不准超负荷作业。
6.每年至少要两次对库房内的灯具、线路等设备进行检查,发现因电线老化、破损、绝缘不良可能引起打火、短路等不安全因素,必须及时更换、维修。
7.物品应按'五距'要求码放:
a、顶距:货垛距顶五十厘米;
b、灯距:货距灯五十厘米;
c、墙距:货距墙五十至八十厘米;
d、柱距:垛与柱子十至二十厘米;
e、垛距:货与垛之间为一百厘米,主要通道宽度不应小于一点五米。
8.要保持库内通道和入口畅通,消防器材要放在指定地点,不得随意移动,在消防器材一米范围内不得堆放物品。
9.库房内不准设办公室、休息室,不准住人,不准用可燃材料搭建隔层。
10.工作人员必须熟悉消防器材放置地点,掌握消防器材的使用方法,负责报警和扑救初期火灾。
十三、餐厅防火制度
1.在餐厅服务中,要注意宾客乱丢弃未熄灭的烟头、火柴梗;收台布时防止夹带火种而引起险情;在清理垃圾时,要将烟缸里的烟头用水浸湿后,再倒入垃圾桶。
2.餐厅的出入口及通道不准堆放物品或堵塞,且保持畅通;所有门钥匙要有专人管理,以备一旦发生紧急情况时使用。
3.餐厅要对各种电器设备经常检查,发现问题及时报修。
4.服务人员要掌握灭火器材的使用,在发生火灾时,按指令疏散客人并积极参加扑救。
十四、中控室防火制度
1.室内线路、电器设备的安装要符合防火要求。
2.室内禁止乱拉、乱接临时电线和使用电加热器具。
3.室内禁止吸烟和使用明火。
4.严禁在室内堆放、存放易燃易爆物品。
5.定期对机器设备进行维护保养,擦拭机器不得使用易燃液体。
6.严格按规程操作,设备出现故障时,立即通知专业人员予以排除。
7.保持室内卫生,做好防尘、防静电工作。
第7篇 s大厦物业保洁部员工工服管理规定
员工工服管理规定(如有工服房按以下规定执行)
公司根据岗位要求,为员工配备工服,办公室负责工服制作管理。
(一)工服配置标准:
员工工服按季节换发,每年五月换发夏装,十朋换发冬装,每季服装两套。
(二)工服使用年限:
1、外衣二年。
2、皮鞋、衬衣半年。
3、领带、领花、领结一年。
4、袜子一月(男袜1双,女袜3双)
(三)工服领用程序:
1、统一换装,由办公室申报数量,款式,费用,总经理批准,办公室联系厂家制作。工服制好后,由办公室入库。工服房出库发放,建立个人领用卡,并做好日常洗涤及管理。
2、新到岗员工(含临时工),需交纳工服押金200元,持办公室签发的员工调入通知单和工服押金收据到工服方领取岗位工服。
3、岗位变动须变更工服的员工,持办公室签发的员工调动通知单换领工服。同时,将原工服交回工服房。
4、员工领工服时,先试穿合适后,在工服上填上本工号,防止工服冒领或丢失。
5、因工作需要须借用其他部门工服时,应填写《工服借用申请单》,由办公室签字后方可借用。
6、因工作需要,经总经理批准自购工服者,需到办公室登记,同时办理出入库手续,持发票和办公室签字的入库单,方可到财务报销。
(四)工服折旧:
1、自购工服因某种原因离开公司应交纳制服折旧费,即工作未满三个月交纳80%。未满十二个月交纳50%,未满十八个月交纳30%。
2、普通员工因某种原因离开公司应交纳皮鞋衬衫折旧费,即工作未满一个月交纳80%。未满三个月交纳50%,未满六个月交纳30%。
3、员工蓄意破坏或不正确使用工服造成破损,应填写《工服损坏赔偿单》报办公室,由其按工服价格及使用期限进行赔偿,赔偿标准为使用期限1/4以内赔80%,使用期限1/2以内赔50%,使用期限3/4以内赔30%。
4、因个人原因,需补做工服时,应填写《工服补做审批表》,经办公室及总经理批准后,方可补做,由责任人承担成本费。
(五)工服退库:
1、员工调离公司时,须将工服退回工服房,由工服房验收并计算工服折旧费用。
2、员工持工服房开据的工服折旧单到财务部交费,并办理工服押金退款手续。
3、员工持财务部开据的工服折旧款收据,到办公室办理工资结算。
4、此规定在下发之日起执行,解释权在物业办公室。
第8篇 a大厦物业工程部内部管理规定
大厦物业工程部内部管理规定
一、 值班规定
1、值班员工必须严格坚守岗位,不得私自离岗、串岗。未经批准擅自脱离岗位者,作违反劳动纪律处理;造成损失的,追究其经济责任。
2、值班员工必须服从当值主管的安排,听从调配,执行当值主管的工作指令。
3、值班员工必须严格执行巡检制度,做到腿勤、眼尖、耳灵、脑活、手快,及时发现隐患,迅速扣除故障,保证设备安全运作。
4、值班员工必须做好当班的工作记录,按栏目要求认真填写。
二、 交接班规定
交班人:
l、必须在交班前认真填写好交班记录,写明运行情况及发现的问题 ,准确无误地写明问题现象、解决办法、建议并转达上级对员工下达的指令。
2、工具、劳保用品、文具等物品应交接清楚。
3、做好交班前的一切准备工作,整理现场,做好环境卫生和设备卫生,为下一班工作创造有利条件。
接班人:
1、接班人在接班前4小时内严禁饮酒,否则严禁交接班。
2、应提前十五分钟到岗,由交班人将交班事项交待清楚。
3、交班人与接班人共同检查巡视工作场地,确认无误后,由接班人签字后方可离岗。
4、在交接班期间发生的设备问题,应立即停止交接班,并由交、接班人远共同协力解决,同时上报本工种领班和当值主管。
三、运行记录管理制度
1、所管辖系统巡查记录表每日做好记录,由项目主管检查后每月月底将表格汇总交物业公司存档。
2、设备月度检查保养表填好后交领班,项目经理审查后每月交物业公司存档。
3、所有记录必须按时完成,不准弄虚作假。
第9篇 大厦物业管理中心文件管理规定
物业管理中心文件管理规定
1目的
对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。
3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。
3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。
4.1.2作业指导类文件分为两类
a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。
b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。
4.2文件的编写、审核、批准、发放。
4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。
4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。
4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。
4.3文件受控标识
文件分为:'受控'和'非受控'两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖'受控'章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖'受控'章但属受控文件。非受控文件不进行标识。
4.4文件的领用
4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。
4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。
4.5文件的保存、作废与销毁
4.5.1文件的保存
a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;
b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。
c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;
d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。
e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;
f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。
4.5.2文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;
b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖'作废'印章保存;
c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。
4.5.3文件的借阅、复制
借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。
4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
相关质量记录
1.《文件发放、回收记录表》zc-01/b01
2.《受控文件清单》zc-01/b02
3.《文件更改申请单》zc-01/b03
4.《文件会签单》zc-01/b04
5.《文件借阅、复制记录表》zc-01/b05
6.《文件销毁申请单》zc-01/b06
7.《文件修改控制页》zc-01/b07
第10篇 x大厦物业工程部档案管理规定
大厦物业工程部档案管理规定
工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。为加强工程档案管理特制定本管理制度。
一.工程档案目录管理
1.工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2.工程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工作单目录。
3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二.工程档案管理程序
1.工程档案管理责任
(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;确定档案目录;设置档案保密等级;检查档案情况。
(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。
(3)文秘档案员责任:档案建立;档案修改;档案整理;销毁更新;档案资料分析报告;接受经理和上一级档案管理人员检查;检查工程部各级人员档案工作情况。
(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;接受各级领导和档案员的工作检查。
2.工程档案管理程序
(1) 工程档案的建立
文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。
(2) 工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。
(3) 工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出,在工程部办公室阅览;若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。保密档案经工程部经理批准可查阅,不可以借阅。
(4) 工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改;工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。工程部档案应定期进行清理,过程性工作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。
(5) 上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
(6) 保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
(7) 计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。
(8) 图书档案管理办法
工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档,制定图书借阅管理办法,严格按管理办法借阅。
第11篇 大厦物业工程部档案管理规定
大厦物业工程部档案管理规定工程档案是工程部运行管理楼宇建筑设施和设备的基本依据,加强工程档案管理是工程部的一项重要工作。
为加强工程档案管理特制定本管理制度。
一工程档案目录管理1.工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式,基础档案材料要保留纸页档案,过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2. 工程档案设置三级目录,第一级目录为类别目录,第二级目录为程序文件目录,第三级目录为工作单目录。
3. 工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二工程档案管理程序1.工程档案管理责任
(1)工程部经理责任:设置文秘档案员;
确定档案目录;
设置档案保密等级;
检查档案情况。
(2)工程部责任:配合工程部经理进行工作。
(3)文秘档案员责任:档案建立;
档案修改;
档案整理;
销毁更新;
档案资料分析报告;
接受经理和上一级档案管理人员检查;
检查工程部各级人员档案工作情况。
(4)员工责任:认真进行原始资料的记录;
接受各级领导和档案员的工作检查。
2. 工程档案管理程序
(1) 工程档案的建立文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。
档案要予以统一编号,并在每卷首页建立目录清单,同时在计算机中进行目录登记。
(2) 工程档案的存档工程档案由文秘档案员整理,按规定目录存档。
(3) 工程档案的查阅和借阅一般工程档案查阅可向文秘档案员借出,在工程部办公室阅览;
若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。
保密档案经工程部经理批准可查阅,不可以借阅。
(4) 工程档案的更改清理和销毁原始档案一般不可修改;
工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。
工程部档案应定期进行清理,过程性工作档案到期后应及时销毁,但应做好销毁记录。
(5) 上级档案存档工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
(6) 保密等级设置和更改涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案,如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码,其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
(7) 计算机档案管理工程部档案应积极推行计算机管理,由文秘档案员设置目录菜单,将档案或目录及时录入计算机中,进行资料分析、整理和信息传递。
(8) 图书档案管理办法工程部购置的技术图书由文秘档案员登记建档,制定图书借阅管理办法,严格按管理办法借阅。
