第1篇 某物业中心钥匙管理规定
物业中心钥匙管理规定
一、职责:
1、客服部负责房屋钥匙(住宅、商业、写字楼)、单元门钥匙、信报箱等钥匙的管理;
2、工程部负责各类管井、设备间、操作间、机房等钥匙的管理;
3、护卫部负责消防门、人防门、监控中心、值班室等钥匙的管理。
二、工作程序:
1、钥匙的接管:
由客服部统一与开发商监理部进行各类钥匙的交接,填写《钥匙交接记录表》;
2、钥匙的交接:
1)由客服部与工程部进行各类管井、设备间、操作间、机房等钥匙的交接,填写《钥匙交接记录表》在服务中心备案;
2)由客服部与工程部进行消防门、人防门、监控中心、值班室等钥匙的交接,填写《钥匙交接记表》在服务中心备案;
3、钥匙的领取:
由业户凭购房合同、身份证等有效证件原件、物业费等相关票据到客服部领取相应的钥匙,填写《钥匙领取记录表》;
4、钥匙的借用:
由使用人凭身份证等有效证明到客服部办理相关手续,填写《钥匙借用登记表》并经客服部负责人确认后方可借用,同时经办人要在当天下班前及时跟催钥匙的收回及做好相关记录。
5、业户寄存钥匙管理
1)对业主为方便维修寄存的钥匙,客服部应建立《业主寄存钥匙登记表》,认真做好记录。
2)施工单位借用钥匙必须通过开发商监理部书面证明经客服部经理同意在服务中心领取,施工单位借用人无权私自转借钥匙。
3)施工单位借用人必须确保在预计使用时限内归还所借用的钥匙。
4)施工单位维修完毕后,必须负责关闭电源、水阀、门窗,由于施工单位人员的疏忽而造成的任何损失由该施工单位全权负责。
5)施工单位超过预计使用时间尚未归还,经办人必须确保最短时间内将钥匙追回,同时该施工单位在下次借用钥匙时必须交保证金;
6)业主领取钥匙必须核对业主身份并在《业主寄存钥匙登记表》上签字以示领走。
6、空置房屋钥匙管理
1)客服部总台接待负责根据空置房钥匙留存情况做好《空置房钥匙登记表》。
2)各区域客户主任应每月定期对空置房钥匙进行盘查,并配合总台接待做好空置房钥匙的更新工作。
3)客服部经理每月25日对空置房钥匙登记情况进行抽查,尤其是钥匙的使用记录。
支持文件:
1、《钥匙交接记录表》
2、《钥匙领取记录表》
3、《钥匙借用登记表》
4、《业主寄存钥匙登记表》
5、《空置房钥匙登记表》
第2篇 花城物业中心钥匙管理规定
花城物业服务中心钥匙管理规定
1.目的
为加强钥匙管理,消除安全隐患
2.范围
适用于**花城服务中心服务中心
3.方法和过程控制
3.1服务中心钥匙分两块管理:控制中心负责公用设备房、消防通道钥匙、管理用房(办公区域、仓库、宿舍、培训室)的钥匙管理;客户服务组负责空置房、顾客钥匙的管理;。
3.2控制中心安全班长为钥匙管理员,负责各管理用房钥匙的接收、制作钥匙清单,定期核查、配置申请与实施,中心值班员负责钥匙的发放、保管。
3.3钥匙管理员在接收公用部位(管理用房、设备房、消防通道门)钥匙时须填写《钥匙清单》,接收顾客钥匙时须填写《顾客钥匙清单》。
3.4钥匙管理员在接收钥匙后须统一制作标识,挂在特制的钥匙备用柜内,标识清晰,以便借领。
3.5由于工作需要领用钥匙,由所在部门主管签字同意并征得经理同意后中心方可发放,须在《钥匙清单》持有人栏签名领用。
3.6对非重要部位的钥匙借用,钥匙管理员根据工作需要进行操作,并按照体系文件要求做好借用的质量记录。
3.7对重要部位的钥匙借用,经经理或助理同意后,在《钥匙使用登记表》上签名后借用。
3.8对顾客委托钥匙(返修除外)未经业主同意或书面委托钥匙管理员不得私自借出,特殊情况经业主同意后方可借出,但必须在《顾客委托钥匙登记表》上签名借用。用于返修的钥匙,应由返修组指定专人借、领、还。
3.9借用的钥匙必须在当天下班前归还,钥匙管理员下班前清点,催收钥匙。
3.10所有借用钥匙的人员必须妥善保管钥匙,随身携带,不能转借他人。
3.11当重要部位发现钥匙丢失和损坏时,必须报告经理,经批准后24小时内更换,并在《钥匙清单》上登记注明。
3.12非重要部位钥匙丢失和损坏,应填写《钥匙配置申请表》,报经理同意后,钥匙管理员方可配置。
3.13顾客钥匙不能配置。
3.14重要部位包括:经理办公室、高压配电房、仓库、电梯间、备用钥匙柜、资料室。
