第1篇 物业公司合同管理规定13
物业公司合同管理规定(十三)
为了加强对合同的有效管理,规范合同的订立和履行,保障公司的利益,维护公司的信誉,依据国家有关法律、法规,并结合本公司实际情况,特制定本规定。
一、适用范围
属于公司范畴内的所有合同和协议。
二、合同的类型
1、业务管理:工程设备、维修保养、工程改良、设计安装、委托加工及其他。
2、行政人事部:咨询代理、租赁、对外投资(注册资)、装、办公用品、信息、电脑及其他个人保险、合同制、借用工、劳务协议、委托代办(退、进档)及其他。
3、质量管理:质量、环境审核及其他第三方测评。
4、财务管理:融资借贷、担保抵押、固定资产、保险(财产、公众、机器及其他)、涉外经济。
5、市场管理:投资竟标、经营项目及其他。
三、评审方法
1、各管理处及下属部门所签合同涉及到的可行性调查、谈判、签约等情况及重大合同履行中发生的问题,应主动会同公司对口部门评审,必要时请公司法律顾问一并会审。
2、公司一般不为其他企业或个人提供担保。若需提供担保的,必须经公司计划财务部审查后,报地产常务副总经理批准。
四、职责
1、管理处经理全面负责合同的拟定并审核合同所有条款。
2、计划财务部经理负责审核合同的付款方式和合同标的。
3、行政人事部负责对行政管理范围的合同进行审核并负责对所有合同会签流转的总体控制。
4、物业经理负责审核合同全文内容。
5、地产常务副总经理负责合同的最终审批和签约或指定合同签约的委托人。
六、适用条件
凡超出管理处经理审批权限,须经公司行政人事部负责流转,经公司职能部门会签后报地产常务副总经理批准,并以公司名义盖章生效的一切合同和协议。
七、合同会签控制
1、填制合同会签单:
(1)合同编号:
公司行政人事部负责公司合同及管理处经理审批权限外的合同编号的规范管理,确保合同编号的连性,具体规定为:管理处名称+年份+合同流水号,其中“管理处名称”按照公司行政人事部质量管理体系三类文件中的《上岗证编码管理规定》(i/*r7.5.3-01)实施,举例如下:
gy――公园世家管理处;*r――行政人事部;jc――计划财务部。
(2)合同名称
指该合同全称(包括合同附件或资料)。
(3)部门意见
由合同履行所在部门负责人说明订立合同的有关情况并签名。
(4)管理处经理意见
合同主办部门为管理处的,须由管理处主要负责人结合部门意见做出有关评定。
(5)计划财务部意见
公司计划财务部依据合同订立的预算方案,从资平衡的角度提出相应意见。
(6)行政人事部意见
行政人事部依据合同订立的涉及内部规章的条款,从行政、人事管理的角度提出相应意见。
(7)评审小组意见
若设有评审小组的,则由评审小组组长填写评审意见;若不设评审小组的,则由合同主办部门填写“无”。
(8)物业经理意见
物业经理依据公司整体情况,对合同的详细内容进行仔细审核,并签署有关意见和责任人,确保合同的规范、有效。
(9)地产常务副总经理意见
地产常务副总经理在综合各部门的意见后对合同是否签约做出最终的批示。
2、合同委托
以公司名义签订的合同须经地产常务副总经理审批核准后,方可由经办人办理签定手,否则作无效合同。
3、合同内容
合同订立时内容应条款齐全,责任明确,一般应有下列条文:
合同前注正文结尾附则
合同名称合同标的、数量、质量、价格、付款方合同正本副本的份数、发开户帐号联系人电话及双方全称式、地点运输方式、履行期限、包装、送位合同有效期限、签其他须补充的有关事项订约目的仓储、担保、验收、第三者责任、维修约地点、日期、双方代表订约依据保养、违约责任签名及盖章
4、合同订立应提供合作方的下列文件
资信调查报告:如营业执照、特殊行业的业务许可证、企业法人的有效授权委托书、验证报告等。
5、会签流转
(1)合同的流转会签由公司行政人事部统一办理,行政人事部文件资料员严格按照合同会签流转程序在公司各部门及各管理处之间进行流转,并对每一环节的责任人实行签收、签发,以保证流转的时效和防止合同的遗失。
(2)对于符合要求的合同,合同自行政人事部收到之日到盖章生效之日为4个工作日。
(3)如果合同会签部门对合同条款发生异议,需由经办部门办理修改并再次与合作方协商有关条款的合同,行政人事部自收到之日到退回经办部门之日为4个工作日。
(4)重新进行合同会签的合同须再次填写合同会签,须附上上一次的合同修改原稿、修改后的合同正稿及上一次流转的合同会签,再次会签确认,整个会签期限为4个工作日。
6、合同签约
(1)签约用印条件:地产常务副总经理批准的合同会签;
(2)用印申请单:地产常务副总经理批准的用印申请;
(3)供方企业代表签名和有效合同印章
7、合同档
(1)一般合同签定份数为肆份,合同订立位各执贰份。
(2)属于公司职能部门负责订立的合同,公司行政人事部保留合同会签过程中的外委项目申请表、合同会签(包括修改稿)正本,一份正本合同送公司计划财务部,叁份正本合同送合同订立部门,由合同订立部门负责递交合作方和本部门留存。
(3)属于管理处负责订立的合同,公司行政人事部保留合同外委项目申请、合同会签(包括修改稿)正本,壹份正本合同送公司计划财务部,叁份正本合同送管理处,由管理处负责递交合作方和管理处留存。
(4)每年6月底前,公司计划财务部门将前一年已履行完成的正本合同交公司行政人事部统一档。
第2篇 中海物业公司合同签订管理规定
zh物业公司合同签订管理规定
一、合同的签订按照**程序文件办理。
二、对外签订的各类经济合同,按以下程序办理:
1.对外签订的经济合同必须经分公司经理同意,才可办理加盖合同专用章手续。
2.各部门保存合同复印件,监管合同条款执行情况。
3.财务会计保存合同复印件,监管应收应付款项。
三、合同章由行政部管理,并由主任负责保管和使用。
四、印章保管人在使用合同章时要进行登记,登记内容包括:日期、合同名称、盖印份数、承办人、批准人等。
五、未经批准,印章保管人不得将合同章交予其他人员携带和使用;不得在空白的合同文本上加盖合同章。如有特殊情况需要,须经分公司经理批准。
六、分公司所有经济合同在签订后要将正本上报**一份备案。
七、行政部对所有经济合同文本进行分类、编号、建档。
八、因工作需要使用合同文本时,须经分公司经理批准,办理借阅手续,并在一周内归还。如因特殊情况须延长使用期限,须经重新办理申请。
