医学院后勤处非大宗物资采购管理规定

医学院后勤处非大宗物资采购管理规定

医学院后勤产业处非大宗物资采购管理规定

第一条 采购机构及人员

1、后勤产业处办公室下设采购中心;

2、采购中心设工作人员3-6人,编制属办公室,其中1人工作地点在饮食服务中心;

3、在实际采购时,由物资部使用部门时派出1-2人同时参与采购或采取招投标方式采购;

4、库房:

1)后勤产业处办公室下设中心库房一个,负责收发全处除饮食服务中心以外的所有材料、物资;

2)后勤产业处饮食服务中心下设餐饮库房多个,分别负责饮食服务中心的所有材料、物资收发工作;

第二条 申报流程

1、材料、物资的使用部门提出书面申请(申请格式参见附件:《材料、物资购买申请表》),预计购买金额低于100元可口头申请;

2、材料使用部门应先询价、估价,造出初步购买预算;报经科室、中心负责人签字;

3、报分管处长签字;

4、金额超过1000(含1000)元的报处长签字;

5、转交采购中心进行采购;

第三条 采购流程

1、采购中心收到巳审批的采购申请表后,立即建立采购计划;

2、由以采购中心工作人员及材料、物资使用部门派出的工作人员成立的临时采购组对所需采购的物资及材料进行询价,核实采购预算;

3、若采购预算和初步购买预算出入较大,则应暂停采购流程,转报分管总经理(或总经理)审批,以决定是否继续采购流程或重新申报采购申请;

4、若采购金额较大(超过20000元,含20000元),则按照学院《大宗物资采购管理办法》执行;

5、临时采购组一起共同执行采购计划;

第四条 采购入库

1、所购材料、物资到货后;由采购中心负责验收入库;

2、入库时需由供货方、采购中心两人以上及库管工作人员共同验收(原则上材料、物资申购部门应派人参加);

3、入库留凭:在采购入库过程中,应对所采购材料、物资分类分批次照像留凭,每一类别物资按批次留影2-5张(数码像机记录,标记当天时间),所有验收人员、库管人员也应和入库实物共同照像留凭;

4、入虚库产品验收;

⑴虚库,是指因所购材料、物资因材质、形态不易保存,或在生产环节中保存过程不利于提高生产效率,而在管理过程中虚拟设定的一个库房;

⑵入虚库产品(如肉类)直接由供货商交至使用场所至使用者手中;在交接过程需有采购中心两人以上(含两人),督察中心委派代表一人以上(含一人),以及材料、物资使用部门工作人员一人以上(含一人)共同参与验收;并照像留凭;

5、在入库过程中,需填写《材料、物资到货验收单》(格式参见附件:《材料、物资到货验收单》),所有验收人员应在验收单上签字;

6、在入库过程中,需填写《材料、物资入库单》,共三联。一联存根,一联交库管记录库存台帐,一联交核算中心审核费用。