n项目管理处信息管理规定
项目管理处信息管理规定
一、目的
加强管理处信息及时上传下达,使信息的收集、整理、发布达到及时、准确、流畅、有序、规范。
二、适用范围
适用于**物业管理处。
三、职责
3.1部门经理负责上报信息的最后审批工作。
3.2信息员负责将部门内部信息及时准确上报公司总办及公司其它有关部门,并确保各信息及时有效的传达到各相关人员。
3.3各主管/主办(班组长)负责班组内的信息及时准确的上报信息员,并将公司及管理处的信息有效地传达到本班组内的所有员工。
3.4各员工有义务就本班组发生的各类信息及时主动向主管/主办(班组长)反映。
四、方法与过程控制
4.1电子显示屏:
a.电子显示屏用于向业主发送日常信息(如天气预报、节日问候等),以及非正式的通知通告。
b.除信息管理员和中心值班人员外,任何人不得擅自通过电子显示屏发布信息;
c.由信息申报人领取并填写《电子显示屏信息发布审批本》,之后由该班组负责人修改审核,再交由客户服务主办审批,即可交中心当值人员发布,发布后统一存档;
d.所发布信息均用首发日期(六位数字)作文件名保存在电脑里,天气预报统一只用一个文件,每日更新内容即可,由中心值班人员定期整理所有文件;
e.中心值班人员负责每天早上七点发布当日天气预报信息,以荔景中心发布天气预报信息为准,无需审批,当天十点前撤下天气预报,换上日常信息。
f.若有重要通知通告急需发布经审批后交中心当值人员发布,可与天气预报一同发布。
4.2小区广播:
α、对于突发事件等紧急的通知通告,如果情况紧急,可以在不通知客户服务主办的情况下播出;如果情况允许,需取得客户服务主办的口头同意;
β、小区广播必须在情况解除后及时向住户发出通知,做出相应的解释。
4.3小区宣传栏:
小区宣传栏用于张贴管理处向业主发布的通知、通告等,所有内容及版面设计,需经客户服务主办审阅,盖公章后由当班安全班长统一张贴,以及回收归档。其他任何人员未经许可,不得自行在宣传栏内张贴和撕毁通知、通告。
4.4公司内部网站实时公告:
公司内部网站实时公告用于向公司发布管理处最新动态,如管理新举措、活动知会等;向公司内部网站发布实时公告,需由客户服务主办直接发布。
4.5公司内部网站网页
公司内部网站网页主要发布内容有:信息月报、工作计划及工作完成情况、会议纪要、管理服务报告、业务信息等按公司规定时间上报。信息月报、工作计划及工作完成情况、管理报告由各班组负责人交信息管理员汇总、整理录入,经客户服务主办审阅报部门经理批准后发布;业务信息、重要会议的会议纪要由信息员记录、整理报客户服务主办审阅后发布,业务信息主要发布管理处重大活动信息,由各活动负责人自行组织、编辑,并尽可能做到及时和附有图片,信息管理员负责发布。
4.6对内信息发布
a.根据工作需要,可在管理处内部发布相关信息,采用口头通知、电子邮件,也可在以下地点张贴:培训室、技术员值班室、安全员宿舍、各员工宿舍等;
b.公司发布信息,如通知通告等,可由相关部门负责人直接在管理处内部发布;
c.公司和管理处内部的重要通知通告,由各部门负责人负责组织在内部进行传阅并签名,完毕后交信息管理员存档;
d.管理处对内发布的信息,须经客户服务主办许可,方可发布。
