n项目管理处文档管理规定
项目管理处文档管理规定
一、目的
根据国家档案法和档案管理规定,进一步提高文档管理工作的质量和管理水平,确保管理处文档的完整与安全。
二、适用范围
适用于**物业管理处。
三、职责
3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。
3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。
四、方法与过程控制
4.1 资料管理员负责管理处的所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作,做到系统、准确、完整。
4.2 任何人员借阅文件资料,须经部门经理批准,资料管理员须填写《借阅登记表》,将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。
4.3 属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管,未经部门经理和公司许可,不得给任何人员翻阅,不得复印,不得带离办公室;保密文件以电子文档形式传送时,须加密码。
4.4 员工个人档案材料须保密,由部门人事管理员负责保管与存档,未经部门经理和公司许可,他人无权翻阅,不得擅自外传。
4.5 文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存,并做好文件标识。
4.6 文件资料、质量记录须经常进行清理、归档,按月、季、年定期归档,于首日后进行;及时申请报废和清理过期文件,无保存必要的材料,经管理处部门经理批准可做销毁处理。
4.7 管理处购置的重要设备到货时,资料管理员须检查验收说明材料等,并及时归档。
4.8 管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料,在活动结束后一周内整理完毕,注明时间、地点、活动内容,交资料管理员及时归档。
4.9 管理处相关人员编辑的各类文件资料,在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内,必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。
4.10电子文档须按公司要求进行分类存档,每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。
4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求,编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门,并定期通报各部门质量记录提交情况。
4.12不按时提交质量记录的,纳入管理处日常考核范围。
五、支持性文件
gzwy4.2.3-z01《文件资料管理程序》
六、质量记录表格
gzwy4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
gzwy4.2.4-z01-f1 《质量记录报废申请单》
gzwy4.2.4-z01-f2 《质量记录检查记录表》
gzwy4.2.4-z01-f3 《标准、政策法规一览表》
《质量记录定期存储清单》
