物业行政管理办公管理规定
物业行政管理之办公管理规定
公司每位员工都有责任和义务保持工作场所和办公环境的整洁,严格遵守各种办公设施、办公用品的使用规则,为自己和他人创造一个良好有序的工作环境。
1工作证的佩戴
1.1 公司所有员工在上班时间(外出业务工作除外)必须佩戴工作证,并将工作证正确挂于胸前方。
1.2 员工若不慎将工作证遗失,应立即报告人事行政部,并及时补办工作证。
1.3 工作证属公司财产,员工在离职前需将工作证交回人事行政部。
2.电脑的使用
2.1 电脑属公司高值固定资产,办公室电脑实行专人专用,未经允许,他人不可随意使用;
2.2 安装软件或维修故障等所有电脑问题均需通过人事行政部专管员进行处理;
2.3 未按规定使用电脑,致使电脑损坏、资料丢失者,记大过一次,情节严重者,予以免职,如造成经济损失者,需按实赔偿。
2.4 为推动办公自动化,提高工作效率,公司安装有上网功能,配备有电脑的员工应自觉利用网络资源为工作服务。否则,造成工作缺失,须负相应责任。
2.5 上班时间,员工不得上网聊天、打游戏,做与工作无关的事情。违者将受严重警告处分。
3.电话的使用
3.1 各办公室电话主要用途为公事联络,严禁因私用电话闲聊,严禁打声讯台。
3.2 各部门的员工因工作需要使用直拨长途时需经人事行政部批准,并做好登记手续。
3.3 办公电话应长话短说,提高办事效率。
3.4 因私使用长途电话的员工,应自觉登记并尽量缩短讲话时间。
4.复印、打印、传真机的使用
4.1 各部门使用复印、打印、传真机需作好登记工作,并统一在人事行政部按实用数量领取纸张。
4.2 传真机的使用,由人事行政部派专人负责,并做好各部门的传真文件的登记工作。
4.3 复印纸应合理使用,注意节约。非公文用纸应首选已单面使用的纸张。(保密文件除外)
5.办公文具的管理
5.1 办公文具的申购原则:合理利用、节约成本、杜绝浪费。
5.2 易耗品的申购:签字笔、圆珠笔等用品要求以旧换新;
5.3 非易耗品的申购:计算器、订书机、打孔机等耐用文具,各部门已申购1-2台的情况下,不再给予申购。如损坏,可按以旧换新的方式重新申购。
5.4 所有办公文具统一由人事行政部统计、采购、保管。
5.5 公司员工或新入职员工需用文具的,填写文具申领单由部门负责人批准,人事行政部主管批准后,向专管人员领取。非易耗品的领用须建立个人台帐,并置于个人档案内,由人事行政部专管人员负责管理。
6.信件收发与报刊管理
6.1 信件收发
所有信函来件、邮包由人事行政部统一签收后分类分发到各部门,邮包、特快传递必须由收件部门签领。
6.2 报刊、杂志管理
各部门因工作需要订阅报刊、杂志,须填写《订阅报刊申请表》,由人事行政部统一订阅,所订报刊、杂志由各部门自行保管。如因工作关系需要借阅报刊或杂志,必须要知会部门负责人,取得批准,并办理相应手续方可借阅。
7.文件管理
7.1 每个部门都配有若干文件柜以便存放文件及档案,公司要求各部门的文件须分门别类归档妥善保存,员工应经常检查存档文件,及时剔除过时,过期文件按规定销毁处理。
7.2 保密文件需由专人负责管理,无关人员不得动用或随意查阅,公司任何人员不得私自收藏、销毁、出售涉及公司机密的文件、实物。
7.3 公司所有发文统一由人事行政部负责初审、呈批签发、复印、登记、发放、跟踪催办(特殊文件经主管领导批准除外),并由人事行政部备份一份存档。
7.4 公司所有传出、传入文件(特殊文件经主管领导批准除外),由人事行政部专人负责登记、收发、存档、管理工作。
8.公司档案管理规定
在公司经营活动中产生和形成的具有保存价值的各种文件、资料均应归档,由人事行政部统一管理,特殊资料由部门复印存档。特殊部门(如财务部)根据专业特性自行管理档案。
8.1 文书类:
1)公司办公会记录、会议纪要;
2)公司召开各种专题会议记录;
3)公司发布的决定、条例、规定、办法、通报等;
4)公司在各项重大活动中形成的文件、图片、录音、录像带等;
5)公司及企业编制的规划、计划、预决算报告、统计报表等;
6)公司的请示报告和上级单位的批复,各部门的请示和公司的批复;
7)公司体制改革、机构成立、合并、合资、撤消、更名、启用印章等相关文件;
8)职工任免、奖惩、通知、通报、批复等;
9)员工调出(入)、工资调整、退职、开除、解除合同的决定、通知、报告、批复;
10)公司与有关单位签定的合同、协议书及财产、物资档案交接凭证等;
11)公司在仲裁、法律纠纷方面的诉讼案卷、判决书等资料。
8.2 科技类:
1)行政类:
a、办公设备的使用说明书、设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性的文件材料等;
b、办公设备运行、维修记录;
c、办公设备报废的文件材料等。
2)工程类:
a、计划任务书、协议书、水文地质技术文件;
b、选址报告、审批文件;
c、工程预决算、施工合同、竣工图、验收图、验收鉴证报告;
d、施工图、维修报告及批复等。
3)财务类
a、财务管理过程中的原始帐薄、凭证等;
b、财务计划、年度报表及各级财务审计报告等。
9.公司财产保管
9.1 公司财产如办公设备、设施、桌椅、用品等,是员工工作、生活的必要工具。人事行政部对公司财产建立台帐管理,对个人领用的公司财产建立个人领用台帐并置于个人档案内。每一位员工都有义务珍惜公司财产。
9.2 任何故意损坏、盗窃及滥用公司财产的行为将受纪律或开除处分。
9.3 公司员工应爱护公司物品,合理使用各项物品、设备。
9.4 不得将公司物品、设备占为私有或隐藏、随意移动,携出公司
外。
10.员工行为规范
10.1 行为要则
仪表--要整洁端庄,稳重大方。
环境--要清洁整齐,使客人和自已都愉快轻松。
待人--要温文有礼,和颜悦色,不卑不亢,牢记礼貌就是为人,事关公司的形象。
守时--守时守约,乃为人处事之基本,务求一诺千金,严格自律。
效率--以最简捷的行动,最快的速度办理每件业务。
质量--凡经我手,无论产品或服务,都以精湛细致、考究而使人信服。
专精--钻研技术,钻研业务,精益求精,永无止境。
勤勉--勤勤恳恳,兢兢业业,无论工作或生活都全情投入。
谦虚--满招损,谦受益。无论学习或做事,虚怀若谷,排除障碍,开阔道路。
团结--员工同事,每日相处,应互相联系体谅,礼貌谦让,才能精诚合作,团结共进。
自律--永远不对别人批评公司,永远不对他人口语上级主管,即便离开公司,也自奉严格;不蜚短流长,要自尊自重。
安全--时时处处想着公司事业的安全,小到烟蒂纸屑,大到工程项目,可能出差错的地方都想到,认真细致的去做每一件事。
10.2 行为规范
1)仪容仪表
上班时间着装应整洁干净,不得穿奇装异服或背心、短裤上班。
上班或因业务进入公司领地,要佩带工作卡;且工作卡只准佩带在胸前。
注意个人卫生,脸、手、足要保持清洁;指甲要勤剪,不能有污迹。
上班不能穿拖鞋或光脚,要做到鞋无异味,鞋面整洁,鞋带打结整齐。
男员工胡须要经常洗刮。
女员工上班时间宜着淡妆,不能浓妆艳抹,不宜戴华丽首饰或过多首饰,不得穿超短裙。
2)工作礼仪及注意事项
与同事、上级相见,要礼貌热情,点头致意,并致问候。
下班离开时,要礼貌地与同事道别。
客户或外宾来访参观时,行进间相遇,应停留侧立,礼让先行,微笑点头示意,并致问候'欢迎光临'或'您好'等;如正在岗位工作,应微笑点头后立即投入工作,不得无礼观望,议论或东张西望,应体现出嘉信物业员工应有的礼貌、修养和对工作的投入。
出入办公室,行走及开、关门动作要轻,不要干扰他人办公。
进入其它办公室沟通或请示、报告,一定要先轻轻敲门,得到允许后方可入内。
办公室应保持整洁,不能杂乱无序。
办公时间不得过多谈论与工作无关事宜,或到其它办公室随意走动、闲聊。
不得在办公室内喧哗,高声吵闹;要保持安静、严肃的工作气氛。
办公时间内不得浏览与业务无关的书籍、杂物和报纸,不得收听广播或录音。
工作时间办公室内不准吃早餐零食,在公司已设员工饭堂或固定就餐点时,不准将饭菜带入办公室用餐。
上级到办公室呼叫时,应立刻应答,并马上站立起来。
注意办公室洗手间卫生,便后自觉冲水。
3)*规范礼仪
参加公司举办的各种会议、*,应按时到会,不得迟到或早退。
在部门或公司举行*、仪式等隆重场合,要保持肃静。
在各种*或仪式过程中,要保持端庄坐姿、站姿,认真聆听,维护会议气氛,不得在场下交头接耳杂谈,不得哄谈吵闹。
*时,要等到宣布散会时方可离场。
退场时,应礼让公司各阶层领导先行,之后井然有序逐一退场,不得抢先拥挤,退场时亦不得大声喧哗。
4)宿舍生活规范及礼仪
宿舍是员工休闲,温馨的'家',我们追求一流的休闲生活环境,我们倡导自觉维护良好的文明环境。我们的总体要求是:整齐、清洁、悦目、舒心。
洗晒衣物等不得随处挂在室内或在室内拉线晾衣服;衣物应统一挂放在阳台顶上的铁丝上,并及时收回。
要保持地板、门窗、茶几、台面和订架的整洁干净,要定期清洁。
清洁工具、抹布等,应放于阳台不明显的一角。
不得随地吐痰,扔烟头和纸屑等杂物,应自觉维护环境的清洁卫生。
爱护宿舍内一切设备,不得擅自在墙壁、床铺、桌椅等处随意涂画、张贴、刻画。
不得向阳台外扔任何杂物。
不得穿鞋蹬踩床铺、桌椅。
严禁私自改动宿舍的照明线路和煤气管道的分布,严禁偷用电和偷用燃气。
严禁在宿舍内赌博,酗酒。
离开房间应关掉所有用电器。
起床、就寝要注意动作轻便,以免影响他人。
不得在宿舍内大声喧哗吵闹,以免影响他人学习休息。
不谈论他人隐私,不搬弄是非,要保持融洽,和谐气氛。
尊重他人,不随意使用他人物品。
公众服务,互相帮助。
讲卫生,便后冲水。
