盛华物业档案管理规定

盛华物业档案管理规定

盛华物业档案管理规定

1.0目的

加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理,通过档案管理,为人事、行政工作提供情况,规范公司在管物业资料,便于物业的维修和养护,整理管理运作资料,便于提高服务质量。

2.0适用范围

公司、部门、管理处档案管理。

3.0档案管理

3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。

3.2档案管理员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料,有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。

3.3凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整。

3.5档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。

3.6档案应存放入专用档案柜,档案室必须坚固适用,有防火、防盗、防潮等安全措施。

3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少及时查找。

3.8档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。

3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重给予严肃处理。

4.0档案的查阅和借用

4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准,必要时报公司经理批准。

4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。

4.3档案一般不外借,特殊情况,经总经办领导或经理批准方可借阅,但须严格履行登记手续,按期归还。

4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。

4.5查阅必须严格遵守保密制度,严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。

5.0档案工作人员守则

5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。

5.2热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。

5.3保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。

5.4严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。

5.5坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。