购物中心公司代购材料管理规定
购物中心物业公司代购材料管理规定
1、目的:为了加强代购材料的采购、仓储、领用等管理,特制定本规定。
2、适用范围:适用于各中心维修材料的采购。
3、名词解释:本规定中'代购材料'是指为商场进行日常维修、保洁等所耗用的直接材料,该材料由物业公司代为采购、仓储、领用等,由商场审核付款、监督使用,包括五金、电器、水暖、保洁材料等,不包括物业公司提供服务所使用的工具、劳保用品等。
4、具体要求:
4.1、采购管理
4.1.1、物业公司应会同商场对供应商进行评审,每类材料应确定2-3家合格供方,合格供方应能提供增值税发票(如提供普通发票的价格低于增值税发票的不含税单价,则可考虑接受普通发票)。物业公司采购员应关注市场行情和变化,如发现更好的合格供方应及时提出调整合格供方建议,经与商场共同评审合格后再进行调整。
4.1.2、每月22日前,物业公司根据日常维修消耗经验用量制定下月代购材料采购计划,报至物业公司采购员处(电子版),计划中应详细注明编制依据。物业公司采购员应立即对所有合格供方进行询价、比价,并于每月26日编制完成材料月采购计划审批单(应分材料类别编制)报至商场总务部,经商场内部审批流程审批后,复印一份交物业公司采购员安排采购。
4.1.3、对用量较大的日常消耗性材料,原则上按2-10天用量安排采购,即库存量低于2天用量时采购补库,最大库存量以10天用量为限。对用量较小的日常材料,可一次性按月计划购入。对偶发性的非日常材料,商场管理处应提前两天通知采购员安排采购。
4.1.4、对于超计划或计划外的材料,商场管理处应编报材料临时采购审批单,经采购员询价、比价后,报至商场总务部,经商场内部审批流程审批后安排采购。对于突发紧急维修,则可根据灵活性原则,先采购维修,再补办相关审批手续。
4.1.5、对于部分容易损坏,但又无法确定何时会损坏的五金等部件(如:挂锁),可确定最低库存数,以满足维修的及时性。发生领用时,商场管理处再以临时采购审批单的形式经审批后补充最低库存。
4.1.6、采购员采购时应严格进行比价,在同样的质量要求下,选择性能价格比最佳的单位签订供货协议,严禁不调查、不比价、盲目采购。比价时不同质量的材料无可比性。
4.1.7、大宗材料的采购,物业公司应组织以招标形式进行采购,同时应通知购物中心指派相关人员参与。
4.2、仓储管理
4.2.1、入库验收
材料入库时,由采购员和商场管理处相关主管对材料的质量进行验收,必要时,可请工程部相关主管协同验收;仓库保管员对材料的数量进行验收。验收合格后采购员应填写入库单。入库单上应标明供货单位名称、材料编号、品名、规格型号、计量单位、数量、不含税单价、不含税金额等要素,入库单上必须有采购员、保管员、及验收人签字。《入库单》一式三联,一联仓库用于记帐,一联总务用于对帐,一联随发票用于付款。未经点验的材料,仓库管理员不得办理入库手续。验收不合格的材料,采购员应立即办理退货或换货。
4.2.2、单独保管
代购材料收验入库后,应存放在代购材料专用货架上,不得与自购材料混放。代购材料在仓储管理的要求上应与自购材料同样严格,要分类存放,堆放整齐。仓库内严禁烟火,要配备必要的消防器材;有特殊保管要求的材料应按要求单独存放,防止腐烂变质。仓库材料的安全完整由仓库保管员实行责任管理。
4.2.3、建卡建账
代购材料应单独建卡建帐,帐簿采用数量金额式,收发应序时登记,定期盘点。
4.3、领用管理
4.3.1、材料领用时,由领用人填写领料单,经管理处经理审核签字后,据以到仓库领料。领料单上应标明领用单位、用途、材料编号、品名、规格型号、计量单位、请领数量等要素,领料单一式三联,一联仓库用于记帐、一联总务用于对帐、一联管理处留存。仓库保管员必须凭单发货,禁止用白条领用。仓库保管员发货后,应在领料单上填写实发数量、不含税单价和不含税金额并签名。一次领用数量按以下原则掌握:
4.3.1.1、领用日常消耗性材料,可以在每天上午九点以前按当天的
4.3.1.2、估计用量一次性领用,周五可按三天的估计用量领用。当天未用完的材料应于第二天上午领料前办理假退库手续。对存放在管理处临时仓库的材料,管理处应按照库存材料管理的要求加强该材料的实物管理。
4.3.1.3、领用偶发性的非日常材料,应随用随领。
4.3.1.4、对于节假日时急用的维修材料,按应急程序由保安主管办理临时发料手续。
4.4、财务结算
4.4.1、对代购材料原则上应采取按月一次性结算,结算时由采购员将发票、入库单、材料月采购计划审批单交商场总务部办理请款,商场付款审批手续完毕后,由商场总务部将支票交给物业公司采购员,采购员再转交供货单位办理清帐手续。支票交接时应办理交接手续。
4.4.2、需带款提货的,由采购员将材料月采购计划审批单(注明现款现货)交商场总务部办理请款,商场付款审批手续完毕后,由商场总务部将支票交给物业公司采购员办理采购提货并索取发票,货到验收入库后,再将发票和入库单交商场总务部。支票和发票交接时应办理交接手续。
4.4.3、当月按计划采购的材料应当月办理财务结算。
4.5、月末处理
4.5.1、盘点并编制收发存报表
每月25日,仓库保管员应对库存材料进行盘点,将入库单、领料单分类整理,编制《材料收、发、存月报》一式两份,一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部(附入库单和领料单的总务记帐联)、一份仓库留存。《材料收、发、存月报》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、期初数量、期初金额、本期入库数量、本期入库金额、本期领用数量、本期领用金额、期末结存数量、期末结存金额。《材料收、发、存月报》应与材料帐核对一致,做到帐、表、物相符。
4.5.2、维修单汇总
商场管理处应将每份维修单所耗用材料的数量、单价、金额在维修单上详细列出,并每月进行汇总,于每月26日随《材料收、发、存月报》一起报购物中心总务部审核。
4.5.3、材料采购汇总分析表
每月25日,采购员应编制《材料采购汇总分析表》一式两份,一份于每月26日随材料月采购计划审批单一起报购物中心总务部,一份仓库留存。《材料采购汇总分析表》应包含材料编码、品名、规格型号、计量单位、计划采购数、计划单价、计划金额、实际采购数、实际单价、实际金额、差异原因等,单价差异由采购员负责解析原因,数量差异由商场管理处负责解析原因。当
