某设备公司收发文管理规定
设备公司收发文管理规定
第一条 为规范公司公文的收发,提高工作效率,特制定本规定。
第二条 公文的承办和签发
(一)以公司名义上报的文件、呈批件等由各部门拟稿、会签,交办公室统一登记送审;
(二)属决策性问题或涉及方面较多的由总经理或董事长签发;
(三)属决策后分管职责范围内的,由公司的主管副总签发。
(四)以公司名义发出的下达文件(如通知、函),承办程序与上同,由权责主管签发。
第三条 办文程序
(一)办文程序为:拟稿、会签、核稿、审批、签发、打印、核对、封发。
(二)凡公文应由部室文件起草人校核署名,注明起草年月日,部门负责人审阅签字,送有关部室会签。文件一律经办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。
(三)公司与有关部门联合行文,由经办部门起草,办公室核稿后呈领导签发、编号登记。打印出来的文件由拟稿人核对,上报的公文由办公室复核后封发,所发文件保留二份连同底稿一起送存档案室。
(四)以公司名义的行政发文程序参见《行政管理流程规定》中的《行政发文流程》。
第四条 公文收发、传阅
(一)办公室指定专人负责文件的收、发、编号、登记、传递、归档保管工作,各项工作具体要求是:
(1)分类:应按文件的内容分类(暂分为营销类、技术质量类、行政人事类、生产管理类),送公司领导的文件分夹送阅。
(2)编号、登记:一般按文件的密级和已有的编号登记。
(3)传递:文件一般先递送公司领导,公司领导对于送阅的文件必须尽快阅批,后递送有关部室。领导和部室不得抽走文件。遇特殊情况或急办件,可直接先送有关部室或相关的公司领导,送阅文件者均不能压拖文件,做到当日送急件,当日转签。转签要根据文件内容及时送相关部门办理。
(4)归档、保管:按公司现行档案管理规定执行。
(二)文件在各部室的传阅时间不得超过两天。
(三)在文件传递过程中必须进行分类登记核对手续。
(四)涉及部室业务的文件,由该部室阅存留底,如须归档的文件,可申请复印一份留底。
第五条 文件的编号
公司发文,一定要由总经理办公室统一编号:
(一)以公司名义对外发文,一律用永冠字(**年)***号;
(二)公司监事会发文,用永冠监字(**年)***号;
(三)董事会发文,用永冠董字(**年)***号;
(四)其他管理部门的发文,用永冠*字(**年)***号。
第六条 办文中注意事项
(一)起草公文应按照党政分别行文的原则正确使用文种。
(二)起草公文要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,力求内容确实、观点明确、用词简练、标点正确。
(三)起草公文必须使用公司规定稿纸,不得用铅笔、圆珠笔书写,最好提供电脑打印稿。
(四)电脑打印文档要统一格式:打印用a4纸,字体为宋体,标题字号为二号,正文字号为小四号,行距为20磅。具体格式要求可由总经理办公室另行发文规定。
(五)红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。
(六)'报告'和'请示'要严格区分。凡向政府相关部门报送的文件,只主报一个上收机关,如需报送其他相关的上级机关,可用'并报'或'抄报'形式。请示的事项,应'一文一事',明确提出自己的建议和意见,对某些意见不一致的问题,应如实反映,便于上级机关审定。上级的文件或呈批件、上级机关批示或批文后的工作,由经办部门负责联系并送公司领导阅后存档。
(七)公文办理完毕后,承办人员应根据文书立卷要求,把公文原稿和有关材料整理好,交档案人员归档。办公室送阅的文件,传递人员不得随意抽取和保存存档材料。
(八)精简文件,提高办文质量和效率,要严格控制发文范围和发文数量,可发可不发的文件,坚决不发;能用电话或当面商谈解决的问题,不要行文;该发的文件,应尽量事先商定,取得一致意见,加快办文速度。
(九)以党总支名义行文按《中国共产党机关公文处理条 例》执行。
第七条 本规定由总经理办公室负责制订并解释,报总经理审核批准,自公布之日起施行,修改亦同。
第八条 本办法施行后,既有的类似规章制度或与之相抵触的规定自行终止。
