某大学后勤集团文书档案管理规定
大学后勤集团文书档案管理规定
文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。
一、文书档案管理的基本原则
文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。
集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。
集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。
保密性文书按照上级规定执行。
二、归档文书的范围
1.学校和上级部门签发、转发的文件。
2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。
3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。
4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。
5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。
6.相关的法律法规及标准。
7.具有查存价值的资料。
三、管理部门及职责
1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。
负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。
2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。
3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。
4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。
5.管理职责
⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。
⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。
⑶ 进行文书档案鉴定与统计。
⑷ 保证文书档案质量,防止丢失、损坏。
四、文书档案的点验
办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:
1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。
2.对领导审批的文件,应确认领导签署的意见是否已办理,如已办理,应在办理结果一栏签字,并将相关文书合并统一归档。
3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。
五、立卷
1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。
4.卷内文件应按照发文时间先后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。
5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。
6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。
六、归档管理
1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。
2.个人不能保存应归档的公文。
3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。
5.各单位应设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。
七、归档文书的借阅
1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。
2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。
3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。
4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。
5.因工作需要复制档案时,必须经办公室主任批准。
6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。
7.集团以外的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。
八、公文保存期
1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。
2.指导工作运行类公文保存期为三年。
3.一般短期通知类公文保存期为一年。
九、公文的收回与销毁
1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写《文件销毁清单》,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。
2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。
集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。
各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。
3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销
毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。
收回的公文应建立收文登记。
4.收回过期公文,文件管理人员应填写《文件销毁清单》,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。
6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。
十、电子文档的处理
1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。
2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。
3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。
十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
