置业公司公文管理规定
置业公司公文管理规定
一、本文所指的公文是指:
1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件,如规章制度、通知通报、人事任免等;
2、以公司名义向公司以外的单位、团体、部门发出的正式文件;
3、以各部门名义发出的文件;
二、公文种类
1、请示:请上级指示和批准,用'请示'。
2、报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。
3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。
4、批复:答复请示事项,用'批复'。
5、通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。
6、通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。
7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定'.经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。
8、函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。
9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。
10、其它资料:包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料,适用于公司内部的经营和管理。
11、外来公文:包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。
三、公文格式
公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。
1、公司文头:一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印;内行编号文首页一律用黑白打印;部门行文不得使用公司正式红头文式。
2、公文字号:按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。
3、公文秘级:分为'绝密'、'机密'和'秘密'。
绝密是最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;机密是重要的公司秘密,泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害;秘密是一般的公司秘密,泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,机密文件按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。
4、签发人/时间:按内容性质由公司总经理(或其授权人)在定稿上审签。正式公文上打印。
5、公文标题:应准确简要地概括文件的主要内容;标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;标题用2号简体宋体字。
6、公文正文:正文用小4号字;正文中的一极小标题,用4号黑体字;其余字体一律使用宋体字;行距22。
7、落款/成文时间/公文用印:除会议纪要外,正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。
8、主题词:一般为标题的关键词。
9、主送/抄送单位:由审稿人确定。
10、办文事项:如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名,以及实际印发、存档的份数。
11、公文附件:单独排版、装订在正文之后;成文时间之前注明附件顺序和名称。
12、附样式:
文头
(公文字号)
签发人: 秘级 签发时间:
标 题
主送单位:
(正 文)
(落款、成文时间、用印)
(附件序号、名称)
主题词:
报送:
发送: 存档()
拟稿: 审核:打印: 校对: 共印 份
本公司公文行文一律使用下列公文字号,并对应适用范围使用:
“发”字号
“函”字号
“纪”字号
国地公司
国地发[ ]号
国地函[ ]号
国地纪[ ]号
适
用
公
文
范
围
内行/下行文
决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、
/
会议纪要
内行/上行文
/
请示、报告、批复、
会议纪要
外行/上行文
/
公函
/
四、公文办理
(一)、收文处理
1、程序:凡送交公司或公司收到的外来公文,均按:'签收-登记-分送-处理-复文-立卷存档'程序办理。
2、要求:
1 )当公文送达或收到公文时,均由总经办文书收。根据公文内容和要求,用传阅夹并附上批阅单后,将其及时分送公司有关领导传阅和批示;待领导传阅批示后,再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中,办文部门、人员应根据要求,及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复,则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结,总经办或相关部门及时将公文收回并存档。
2 )上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件,均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批。
各部门收到急件时,应在3天内答复,一般要办理的文件,一周内应办理。需要研究而不能马上处理的,要先书面或口头简要回复。
3 )加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。
4 )领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。
(二)发文处理。
一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1、草拟公文的要求:
1)要符合公司制度、政策和上级的有关规定。
2)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
3)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
4)草拟公文必须使用a4的公文稿纸,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。
5)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:'一',第二层为'(一)',第三层为'1',第四为'(1)'。
6)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。
2、公文审核。
公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后呈送。
1)审核的重点:
2)是否需要行文。
3)是否符合公司制度、政策;与本单位发过的公文是否衔接。
4)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
5)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。
6)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。
7)审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办部门修改,改动过大的,要重新拟正。
3、公文签发。
1)公司行政文件,由总经理签发。业务文件,由分管副总签署意见后,由总经理签发。
2)签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改,必须重新送签。
3)公文办理完毕后,要及时送交档案管理人员整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。
4)印制:
①公文印制一般应使用a4纸张打印一套,其余复印;
②各公司、各部门的打印件,应提供已制作、命名、u盘,或提供已撰写的手稿给总经办打印加工;
③各部门行文不得使用公司正式红头文式。
5)存盘拷贝:原则上,凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料,均需在公司档案机要室电脑上及时存盘和按规定分类,不得遗漏。
6)用印/装订/分送/登记/存档:公文印制完成后,由总经办统一办理公文的用印和装订;在公司内部分送时,由总经办在发文簿上登记和领件签字;凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文,均需将印制稿交公司档案管理人员存档。
(三)其它内部公文的办理:
1、程序:凡其它非编号的内部公文,均按拟稿-审稿、校对-印制-存盘拷贝-分送-处理-复文-存档程序办理。
2、要求:
(1)需办理的公文,应及时送公司领导批示或交有关部门办理。
(2)根据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他人圈阅,应当视为同意。
(3)为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和相关部门经理要及时阅看,阅签后退公司文书。公文不得自行传递,也不允许带离公司,以免丢失和延时误事。
(4)传递秘密公文须采取保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。
