爱暮家养老院办公区管理规定

爱暮家养老院办公区管理规定

北京市海淀区爱暮家养老院

制度编号：AM—AD—120—[2009]1030—A

编写人：

批准：

办公区管理规定

一、目的：为规范办公区管理，保持良好的办公秩序和环境，特制定本规定。

二、适用范围：办公区域全体员工。办公区域，即B座东配楼一至三层（医疗保健室内医生办公室属办公区域，其它属营业区域，图书馆、会议室、会客室视为办公区域，其它属营业区域。）；工程办公室；房务及餐饮办公室；中控室；客服中心工位；门岗。

三、规定范围：

3.1办公区员工行为、举止；

3.2办公区清洁、卫生；

3.3办公区钥匙；

3.4节能管理；

3.5办公区安全、保卫。

四、内容

4.1行为规范：

4.1.1办公区工作人员应严格遵守养老院的作息安排，上下班实行考勤制度。（具体规定详见《考

勤休假管理制度》）；

4.1.2员工在工作时间内不得擅离岗位，午休结束后应按时返回工作岗位。因公外出必须事前请假并做好外出登记，如有未获批准外出或人员外出并没有登记等情况，对擅离岗位人员处予每人100元/次的处罚（具体规定详见《考勤休假管理制度》）；

4.1.3养老院组织的各项会议或活动，与会人员应提前3-5分钟到场，迟到者将给予处罚。

4.1.4员工上班时须着职业服，衣服要整洁、得体并佩戴证章。（具体规定详见《员工着装规定》。男员工必须刮净胡须，发长不得覆盖耳朵或衣领；女员工的头发必须梳理整齐，业务部门的女员工，发长不得过肩，不可编辫子，不得染指甲或染发，不得烫发，不化浓妆，须淡妆上岗；员工不准戴手镯、耳环等饰物；

4.1.5客服中心接到致高管人员的电话时，应仔细询问对方姓名，单位，来电事由等，了解基本情况后，再致电高管人员，询问是否接听（另有交代的除外）。原则上，不允许未经询问直接将陌生拜访电话转接高管人员；

4.1.6办公电话须在铃响三声内接听，接听外部来电时需统一问候语：“您好！爱暮家”；接听内部来电时须统一问候语：“您好！××部门”。通话过程中，语言清晰、简练，音量适中，时间不宜过长；态度要热情、有礼貌、有耐心；

4.1.7办公区手机铃声应调低，会议期间关闭手机或者设定在震动状态；

4.1.8不得将与工作无关的物品带入养老院；

4.1.9所有外部来访人员需在门岗进行登记（已办理完离职交接手续的人视为外来人员），门岗在开门前应判别来访者身份，保险员、推销员等不得进入，门岗确认拜访对象在办公室内并得到许可后方可发放临时出入证允许来访人员进入；明确访客身份后，门岗转由客服中心安排等候及会面，非特殊原因不应允许外来人员直接进入办公区域，尤其是机房、财务部、高管办公室。

任何人不可私带他人进入养老院参观，违者将根据《员工奖惩制度》给予处罚；凡出入办公室不关门或未经养老院领导批准私自放入外来人员者，一经发现给予50元/次处罚；

4.1.10办公区严禁大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天；不得使用不文明语言,待人接物文明礼貌、主动热情，做到来有迎声，问有回声，走有送声。非紧急情况,不得在办公区奔跑，喊人；

4.1.11办公区域、图书馆、会议室、会客室、更衣室、卫生间内严禁吸烟，办公时间在办公区域内严禁吃东西；

4.1.12下班或办公室无人时，须关闭所有用电器具，将资料、印章、票据锁入抽屉内，抽屉内严禁存放现金，关窗、锁门后方可离开；

4.1.13要爱护养老院固定资产，发现损坏应及时向人力行政部报修，无法修复的由人力行政部按资产报废流程做报废处理。因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿；

4.1.14办公电话只能用于工作联系用，工作期间接听私人电话应务求简短，严禁利用办公电话拨打私人电话，尤其是长途电话，

否则，一经查实，将按违纪处理，同时给予所产生话费十倍处罚；

4.1.15节约使用纸张，对内存档或传阅的文件应使用一面作废的纸张；

4.1.16饮水机放置于办公区域内，供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使用的，办公区员工应自带水杯。

4.2会议室、图书馆及会客室管理

4.2.1人力行政部负责会议室及会客室管理，图书馆管理人员在业务上接受办公室协调指导；

4.2.2因工作需要使用图书馆及需提供会议设备的，应提前与服务部预约；

4.2.3使用会议室、会客室及图书馆时，应爱护该场所内的公用设施，保持环境卫生，用毕恢复原貌；

4.2.4图书馆内所有设施由服务部管理，未经允许，不得擅自挪用。

4.3办公设施管理

4.3.1办公区域设施由人力行政部统一规划管理，各部门需调整办公设施时，应向人力行政部提出申请，由人力行政部进行办公区内部调配，办公区没有的资源由人力行政部填写《办公设备配置（转移）单》协调服务部给予配备调整或由人力行政部申请购买。所有设施新购、调配、转移等必须遵循《固定资产管理制度》要求；

4.3.2办公桌是养老院的固定资产，由人力行政部统一管理，员工个人未经许可，不得擅自调换；如有特殊要求，需报人力行政部批准；

4.3.3办公桌面须保持整洁。电脑应按统一要求摆放：主机摆放在办公桌下或电脑桌内，显示器摆放在台面中间，保持电脑清洁；

4.3.4办公区各类工程设施出现问题时，各部门首先上报人力行政部，再由人力行政部通知工程人员给予维修。

4.4办公区清洁、卫生规定

4.4.1卫生管理责任划分

4.4.1.1养老院办公区域范围内环境卫生由人力行政部归口管理，人力行政部行政管理人员监督保洁员对养老院办公区域的环境卫生进行日常清洁工作，制定卫生清洁标准，指导养老院各部门卫生责任区的卫生维护工作，并定期组织检查、考核和评比工作；

4.4.1.2养老院各部门以办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责本部门办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。公共办公区域的卫生维护工作由人力行政部负责；

4.4.1.3养老院员工以个人办公区域划分卫生责任区，按本规定有关卫生维护要求负责个人办公区域范围内环境卫生的日常维护工作。养老院领导办公区域卫生维护工作由人力行政部负责（地毯清洗工作除外）；

4.4.1.4各部门负责各自办公室内卫生，楼道、楼梯、公共卫生间以及尚未分配到各部门的公共办公区域卫生由人力行政部负责，各部门及员工个人对所使用的公共办公区域公共设施承担维护责任。

4.4.2卫生清洁要求

4.4.2.1办公室严格要求保洁人员按日常保洁细则执行（保洁细则另见《养老院日常保洁计划》），保持地面、墙面、门窗、灯具、办公家具、办公设备、办公器具日常清洁整齐，无灰尘，无损坏。

4.4.3卫生维护要求

4.4.3.1员工个人办公区域环境维护要求

员工应注意保持所在工作区域卫生环境的整洁、有序和完好无损，具体要求为：

4.4.3.1.1爱护养老院财产，办公家具、办公设备使用时不允许乱写乱划；

4.4.3.1.2办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，对内流通文件不得随意丢放在桌面，对外往来文件或信函等禁止存放在办公位上；

4.4.3.1.3文明使用卫生间，及时冲洗。严禁往水池、抽水马桶内乱扔垃圾；

4.4.3.1.4严禁往洗手池及普通垃圾桶内倾倒饭菜残渣等；

4.4.3.1.5参加会议（洽谈）结束后，应自觉清理好面前的杂物，放置好自已的座位，必要时要及时通知保洁人员进行清洁，恢复会议（洽谈室）的洁净；

4.4.3.1.6下班时，应整理干净办公桌上所用物品，座椅置于桌下，所有废弃物品必须投放于清洁袋中；

4.4.3.1.7保持办公区良好工作氛围，打电话和谈话以能听到为宜，禁止大声喧哗或高声叫喊、影响他人工作，不得聚堆闲谈与工作无关的事情。

4.4.3.2各部门办公区域环境卫生维护要求

各部门应负责维护本部门办公区域范围内环境卫生的整洁、有序和完好无损，具体要求为：

4.4.3.2.1负责按养老院规定教育和加强本部门人员保护环境卫生的思想意识和行为规范；

4.4.3.2.2负责本部门共用办公家具、办公设备安全卫生使用；

4.4.3.2.3本部门共用的各种书籍、资料、工具、文件、配件等均应放置整齐美观，不随意堆放物品；

4.4.3.2.4本部门组织会议（洽谈）后，应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，通知保洁人员进行清洁，恢复会议（会客室）的洁净有序；

4.4.3.2.5文件柜里的资料要排放整齐，逾期或废弃文件要定期处理或销毁，避免多余物品占用文件柜的使用空间；文件柜顶不得私自摆放任何物品，以保持办公区整体形象；

4.4.4.2.6各部门有责任保持部门公告栏（白板）整洁，不得乱涂乱画，通知通告应粘贴摆正，超过两周以上的通知应取下存档；

4.4.3.3公共办公区域环境卫生维护要求

4.4.3.3.1养老院在图书馆组织（非部门组织）的会议（洽谈）后，服务部应负责清理遗留的杂物，放置好桌椅，通知服务人员进行清洁，恢复图书馆的洁净有序；

4.4.3.3.2公共办公区域内须保持整洁，不得任意堆积物品、废纸箱或垃圾；废弃物必须放置于规定的场地或垃圾筐内；严禁从窗口向外抛弃废弃物；

4.4.3.3.3饮水机及洗手间内的公用设施，要爱惜使用。洗手池内不得扔弃污物（如烟头、废纸、茶叶、饭菜残渣、口香糖等）；

4.4.3.3.4严禁在办公区域（包括前台接待、走廊、卫生间、会议室等场所）内吸烟，自觉维护良好环境卫生；

4.4.3.3.5各类车辆要服从保安人员指挥，按指定车位停放。自行车要停放到指定位置，不得乱放。

4.4.4卫生管理工作要求和有关奖惩规定

4.4.4.1．人力行政部行政管理人员负责卫生管理工作，应按本规定要求负责养老院范围内的所有环境卫生清洁维护的指导和检查工作，并有责任和权力要求办公区各部门、各员工遵循本规定的执行；

4.4.4.2．人力行政部行政管理人员负责按规定对保洁人员进行考核和管理；

4.4.4.3．人力行政部行政管理人员应于每天上班前，巡视检查办公区范围内的所有环境卫生情况，发现问题及时解决并进行记录，并于每周一和每月5日前将上周/月卫生检查情况上报部门负责人审核后形成卫生通报发养老院各部门，卫生通报内容按责任区域反映上述各项清洁和维护工作情况，卫生评价采用以下标准：

（1）优良：连续三周/月“正常“；

（2）合格：符合各项卫生要求；

（3）较差：有一至二项不符合卫生要求；

（4）很差：有三项以上不符合卫生要求。

卫生检查如有较差或极差情况，应注明责任部门或个人以及卫生不符合要求的具体情况。

4.4.4.4．养老院各部门全体人员及保洁人员应积极配合和执行上述清洁工作及维护工作，卫生考核将作为部门考核和员工考核内容之一，模范遵守或有违反行为，将按以下办法实施管理和奖惩：

（1）卫生评价为“优良“部门或个人，将在卫生通报上予以表扬，全年“优良“部门或个人将评为“优秀卫生部门“或“优秀卫生员工“，人力行政部将专项提请养老院给予一定经济奖励。

（2）卫生检查为“较差“和“很差“的部门或个人，人力行政部行政管理人员应当面指出不足之处并立即要求相关部门和个人进行改正，不听从指正者将于本周/月卫生通报中提出批评。

（3）卫生检查连续三次以上为“较差“和“很差“的部门或个人，将于本月卫生通报中提出批评；月通报二次以上“较差“和“很差“的部门和个人，将记入部门考核和个人考核中，试用人员将记入转正考核中，并作为有关奖金发放的考核内容之一；全年“较差“和“很差“次数最多的部门和个人，将评为“卫生最差部门“和“卫生最差员工“，并提请养老院于年终奖金中进行一定惩罚减额。

（4）保洁人员的清洁工作不符合养老院卫生要求的，第一次给予批评，第二次给予警告，第三次给予劝退处理。

4.5办公区钥匙管理

4.5.1管理组织

4.5.1.1办公区钥匙由人力行政部统一管理；

4.5.1.2门钥匙由部门负责人管理；

4.5.2管理内容

4.5.2.1保管原则:谁使用，谁负责

4.5.2.2钥匙领用

4.5.2.2.1人力行政部对钥匙进行编号（家具钥匙按家具的资产编号，门钥匙自行编号）后，张贴在钥匙上。

4.5.2.2.2员工领用钥匙需填写《钥匙领用登记表》。

4.5.2.3钥匙分类保管

4.5.2.3.1办公家具钥匙（包括文件柜、推柜等）：由使用人保管钥匙；

4.5.2.3.2大门、会议室等公用钥匙：由办公室保管；

4.5.2.3.3独立办公室钥匙：由使用者保管；

4.5.2.3.4保险柜钥匙：由指定专人保管。

4.5.2.4钥匙管理

人力行政部对办公区域所有钥匙统一登记造册，建立详细的钥匙领用库存台帐，定期

盘点上报钥匙管理使用状况，详细审查离职员工钥匙退还事宜。

4.5.2.4.1中控室保留办公区备用钥匙一套（财务保险柜备用钥匙由财务负责人保管），在临时需要时提供使用；

4.5.2.4.2如需要动用当事人使用钥匙的备用钥匙，当事人应填写《备用钥匙使用登记表》，由当事人、人力行政部双方签字后使用；

4.5.2.4.3如需要动用他人使用钥匙的备用钥匙，必须征得主管领导同意后，方可使用备用钥匙，同时填写《备用钥匙使用登记表》；

4.5.2.4.4任何钥匙不得任意复制或借予他人使用；

4.5.2.4.5领用的钥匙如有丢失，必须及时报请人力行政部采取补救措施。并予以20元罚款；

4.5.2.4.6人力行政部如需复制钥匙，应填写《钥匙复制申请单》，由人力行政总监签字后方可复制。

4.5.2.4.7办公区员工离职或调离时，应将钥匙退交人力行政部，方可办理离职、调离手续；

4.5.2.4.8除人力行政部主管人员因钥匙管理使用需要外，其他人不得以任何借口擅自加配办公区钥匙、改装门锁。一经查出，将给予50元的罚款，情节严重者给予解除劳动关系处理。

4.5.2.4.9一旦发现门锁或钥匙出现故障，尽早报请人力行政部派人修理，以免造成更大的损失。

4.5.2.5奖惩措施：

4.5.2.5.1如发现钥匙丢失情况，该员工需按价赔偿其直接损失；

4.5.2.5.2连续发现3次丢失钥匙情况，将记过失一次。

4.5.3附件

4.5.3.1《钥匙领用登记表》

4.5.3.2《备用钥匙使用登记表》

4.5.3.3《钥匙复制申请单》

4.6安全管理

4.6.1各办公区域工作人员必须提高警惕，防止不法分子闯入室内。重要的文件、资料要及时送存，个人存放文件、资料要妥善保管，不要乱放乱丢，严防泄密；

4.6.2办公室的钥匙不得转交本室以外的人员使用，严禁将外人单独留在办公室内看书、学习或玩耍。

4.6.3个人办公桌上的钥匙要随身携带，人离时注意关锁门窗；

4.6.4下班后，行政值班经理应认真检查办公区安全状态，并确保天黑后，核心办公区楼道灯处于开启状态；

4.6.5不准在办公区内焚烧杂物、纸张，不准乱接电源、烧电炉，人离时注意关闭电源，认真做好防火工作；

4.6.7严禁随意触动防火、防烟报警设施；严禁携带危险品进入养老院；

4.6.8下班时，须切断电脑及其他用电设施电源（含插线板电源）；妥善保管重要物品；

4.6.9来访客人须在洽谈区等候，会客地点应在洽谈区。特殊情况经允许，方可进入办公室；

4.6.10如携带物品（带包装）离开，需由办公室或接待中心确认，开具携物出门条，门岗方可放行。

4.7节能管理

4.7.1节电管理

4.7.1.1夏季室内温度低于30摄氏度（含）时禁止启动空调，高于30摄氏度启动空调后，应将空调温度设置在26摄氏度；冬季室内温度低于于16摄氏度时方可启动空调，启动空调后，温度设置不应超过18度；

4.7.1.2各办公室均应采用节能灯作为照明光源；

4.7.1.3各部门应做到人走灯灭，避免出现长明灯现象（另有规定的公共办公区域除外）。

4.7.2节水管理

全体员工均应注重节约用水，对卫生间马桶或水龙头出现的长流水情况应及时汇报。

4.7.3其它

4.7.3.1夏季启用空调后，禁止开窗；

4.7.3.2冬季供暖期间，除每日上午上班后统一的15分钟通风时间外，其它时间禁止开窗；

4.7.3.3各部门负责人为本部门节能管理第一责任人；

4.7.3.4各办公室应指定节能管理责任人，并报人力行政部备案；

4.7.3.5违反节能管理各条款规定的，视为中度违纪；因违反本规定，违规操作空调设备造成损坏的，属严重违纪，以上均按《员工奖惩制度》给予处理。

五、处罚措施

5.1养老院全体人员必须严格遵守以上规定。人力行政部负责督查养老院全员执行本规定的情况，经指出后仍未改正者，将视情节轻重处以20-100元不等罚款；损坏公物须照价赔偿；对情节严重者除要求赔偿损失外，还将根据《员工奖惩制度》予以处分。

六、制度责任部门：本制度由人力行政部负责解释。

七、生效日期:本制度自院领导签字之日起生效。

附件:

附件一：《办公钥匙使用状况报告表》

附件二：《钥匙领用登记表》

附件三：《备用钥匙使用登记表》

附件四：《办公区域检查报告》

签发人：姚雪