第1篇 z公司档案管理规定
公司档案管理规定:人事档案管理规定
第一章总 则
第一条人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一,是档案工作的重要组成部分。
人事档案是员工个人经历和社会实践的记录,是历史、全面地考察了解和正确选拔、用人的重要依据。
第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管,其任务是:收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料,办理档案的查询、借用和转递,建立科学的档案检索工具。
调查研究档案工作情况,逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。
第三条贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定,结合我司的实际情况制定员工人事档案工作的规章制度,并负责组织、监督、指导和检查执行情况。
第四条严格执行员工人事档案使用借阅规定,严格执行保密制度,同时确保档案的安全。
第二章 人事档案归档范围和要求
第五条归档范围
(一)在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。
(二)鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料;民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料等。
(三)审计工作中涉及个人的有关处分材料。
(四)成人教育(大中专)、党校、学生(学员)登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
(五)评聘专业技术职称工作中形成的有关材料:专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。
(六)政审工作中形成的材料:调查报告,审查报告,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料:甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料;个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料,上级批复等材料。
(八)党、团组织建设工作中形成的有关材料:
1、中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;团员登记表、民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见,*材料。
2、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。
3、加入民主党派的有关材料。
(九)表彰奖励活动中形成的有关材料:
劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表,立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料;处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见;撤消处分的有关材料;法院判决书;复查甄别报告,决定(结论)、上级批复等。
(十一)任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料:任免审批表;考察材料;军队转业干部审批表;授予(晋升)军(警)衔审批表;转业鉴定;定职、定级材料;离退休审批表等材料。
(十二)考试录用形成的有关材料:录用审批表,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,辞退材料,辞职审批材料等。
(十三)办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表,提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表,批复材料等。
(十四)办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表;因私出国(出境)审批表等材料。
(十五)参加区县级以上(包括区县级)党*会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议的代表登记表等。
(十六)健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用人员体检表等。
(十七)其它起重要依据作用的材料。
第六条收集方法
(一)为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要,要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料,充实档案的内容。
(二)建立主动送交员工档案材料归档的工作制度,及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
(三)有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等,并及时将这些材料补充进员工档案。
(四)人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定,主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序,以使员工档案材料及时完成归档。
第七条归档要求
(一)收集的材料,必须经过认真的鉴别,属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚,对象明确,手续完备,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入干部档案。
(二)不属于归档范围的材料,不得擅自归档,经过鉴别,可分别情况予以处理,凡销毁材料(三年处理一次),必须详细登记,经人力资源部经理检查,并报请公司主管负责人审查批准。
(三)归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件,材料必须有承办单位或个人署名,有形成材料的日期并注意不归重复材料。
(四)凡规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)一般应有本人的签字,特殊情况下本人见面后未签字的,可由组织注明。
(五)员工人事档案材料的载体,一般应使用16开规格的办公用纸,材料左边应留出2―2.5厘米装订线,文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
除电传材料复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。
(六)各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。
第三章 人事档案工作岗位职责
第八条档案管理实行专员责任制,对档案实行密级管理,由人力资源部档案专管员负责保管与整理。
第九条负责人力资源部工作的部门领导职责
(一)组织本部门人员学习档案法规,认真执行公司员工人事档案工作规章制度,把档案工作纳入本部门的议事日程。
(二)与公司各部门相互配合,加强联系,共同做好业务监督指导,检查工作,保证归档档案质量。
(三)关心和支持兼职档案工作人员的工作,提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
第十条负责管理员工人事档案工作人员的职责
(一)自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定,严格遵守安全
保密制度,确保员工人事档案的安全保密,保守党和国家秘密。
(二)认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规,制定和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。
(三)做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。
(四)认真执行员工档案归档的各项规定,自觉坚持平时立卷,做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷归档工作,保证归档文件材料完整准确。
(五)归档材料做到案卷目录填写清楚,并做到归档材料合适清楚,准确无误。
(六)积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识,不断提高档案管理工作水平。
(七)做好员工人事档案的统计工作。
第十一条档案整理工作规定
(一)在整理档案时,严禁吸烟、以确保档案安全。
(二)不得私自涂改、抽取或伪造档案。
(三)不得擅自处理或销毁档案材料。
整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导批准后按情况分别予以处理。
(四)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。
(五)加强档案管理,提高档案的保存价值,应做到每月归档材料一次。
每年整理档案及装订一次,不得存在有档案未整理、未装订的现象。
第四章 员工人事档案的使用规定
第十二条借阅规定
档案查阅原则上实行对上级公开查询,对下级以人力资源部经理签字为准,方可查阅。
(一)凡因需要查阅人事档案的,要经过公司人力资源部负责人批准后,方可查阅。
(二)查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。
1、查阅人员必须是*党员,并填写好《查阅员工档案审批表》及登记表。
2、查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定,不准与无关人员议论档案内容;不准查阅本人及其亲属的档案。
3、查阅必须爱护档案,严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折,保持档案的整洁。
4、未经批准,不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料,如需复制须办理登记手续,复制的材料,必须加盖人力资源部公章方可生效,摘抄材料一般不予盖章。
材料由使用单位妥善保存、用毕自行销毁。
5、严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。
6、对查阅人员,审查阅档材料,一看查档理由是否充分;二看是否有审批人签名及公章。
对查阅人员手续不完备的,应做好说明及解释工作,并做好登记手续。
7、接待阅档时,须将案卷先清点后再交给阅档人员,收回时应清点后再入库归位。
第十三条档案转递规定
(一)员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。
(二)转递档案应遵守下列事项:
1、员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取,不准邮寄或交员工本人自带。
2、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真整理装订,不得扣留材料或分批转出。
3、转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记,严密包封。
4、收到档案的单位,经核对无误后,应在回执及登记本上签名(盖章)后立即退回。
逾期一个月未退回者,应写信或电话催问,以防丢失。
(三)严格执行转递制度,避免产生“无头档案”,对已出现的“无头档案”应认真查转,对确属查不到员工下落的应留公司档案室保存。
第十四条借用规定
(一)员工档案一般不外借。
(二)本公司或本部门内部需要借用时,必须做好登记;能当天归还还必须做好当天入库归位;借用一般不超过1天,不得擅自转借或送有关单位查阅。
(三)借用手续与查阅规定相同,严格执行查档规定。
(四)每月检查核对一次借用和查档次数,并做好及时入库归位工作。
第五章人事档案保密要求
第十五条档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度,增强保密观念,同一切失密、泄露现象做斗争。
第十六条档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案,对所了解的档案内容不得向外泄密。
第十七条 接收档案要严格办理交接手续,离职后不得泄露任何机密。
第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度,不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容,不准转借或给无关人员翻阅;不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。
第十九条 办理公证所需要出具的各种证明,由档案管理工作人员填写并加盖“档案证明专用章”,本人不得翻阅自己的档案。
第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房,确保档案安全。
第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定,做好以下几点:
(一)配置必要的档案存放、保管等设备。
(二)认真做好防火、盗、潮、虫蛀、晒和高温等六防工作。
(三)每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查,及时做好防范工作。
(四)每季度定期对案卷进行细致的防虫检查,及时做好放防虫药等防虫工作。
(五)建立健全员工档案的花名册,按规定做好保密等工作。
(六)凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。
(七)每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查,并定期做好归档材料的入卷工作,确保有效地保护和利用员工人事档案。
第六章附 则
第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触,应及时修改补充。
第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。
公司档案管理规定:企业档案管理规定
第一章 总则
第一条 根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求,为进一步加强企业档案工作,更好地为企业提高经济效益服务,特制定本规定。
第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。
第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条 企业档案工作要坚持集中统一的管理原则。
第二章 文件材料的形成与归档
第五条 企业要根据国家法规和有关部门的规定,制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵循计划、生产(施工)、技术、经营等项工作(以下简称生产活动)和文书处理的程序。
第六条 企业生产(施工)活动中形成的科技文件材料(含缩微胶片,照片,录音、录像和计算机磁带等,以下同),由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料,由各职能部门按其业务范围,指定有关人员负责积累、整理后归档。
第七条 企业文件材料归档的基本要求
1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。
第八条 企业必须编制文件材料的归档范围。企业文件i材料的归档范围主要有以下几个方面:
1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件,原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料,市场经济信息,广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件,设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料,设备仪器的运行、维修记录,设备改进、改装和报废的文件材料等。
4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
10、党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料,企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。
11、科学技术研究方面和工程建设方面,按有关规定执行。
12、其他方面。
第九条 归档时间
1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目,在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由项目负责人审定后,向档案部门归档。
2、各项管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年内,要将应归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。
第十条 企业各类文件材料一般归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
第十一条 企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序;列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划;列入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
第十二条 企业产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收,必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行鉴定、验收。
第十三条 企业产品和工程创优、科研成果评奖,归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容,档案部门不签署意见不得申报成果。
第十四条 企业新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时,有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料;并及时归档。
第十五条 企业工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料要按照归档范围的规定,及时向档案部门归档。
第十六条 企业档案部门要对企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第十七条 企业要建立健全各项档案管理制度,列入企业的经济责任制体系,并制定严格的考核和奖惩办法。
第十八条 档案分类
1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定,编制企业档案分类编号方法。
2、分类编号要遵循文件材料的形成规律,并且要便于保管和提供利用。
3、企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
4、常用的分类方法有:
(1)按产品型号分类;(2)按设备型号分类; (3)按科研课题分类;(4)按工程项目分类;(5)按专业性质分类;(6)按组织机构分类; (7)按时间分类。
第十九条 档案编目与编制检索工具
1、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。
2、要根据需要编制档案检索工具,并且进行档案著录工作,著录方法按照国家标准gb3792.5一85《档案著录规则》执行。
第二十条 档案保管
1、接收档案必须认真验收,并办理接交手续。
2、存放档案必须有专用柜、架,排架方法要科学和便于查找。
3、底图除修改,送晒外,不得外借。修改后的底图入库,认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。
4、缩微胶片、照片、磁带等的保管:
(1)存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。缩微母片和拷贝片应分别存放;
(2)胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢,二氧化硫等有害气体和物理性污染地段,库房内应设有防火和空气调节设施,温度、湿度应符合规定的要求。
5、要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制,库藏档案因移交,作废、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。
6、档案库房的一般要求:
(1)保存档案必须有专门的库房,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)档案库房建设要列入企业基本建设计划,库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。
第二十一条 图纸的修改、补充
1、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。
2、修改内容较小时,可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”,采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。
3、修改内容较多时,应另出新图代替,原来图纸作废。新图列入原图纸目录,并且注明所代替的原图图号。作废的图纸应注明新图的编号,根据需要另行保管。
4、整个保管单位内图纸作废,由新图代替时,应重新编制保管单位,并且注明原保管单位编号。原保管单位标注新保管单位的编号后,根据需要另行保管。
第二十二条 档案鉴定
1 、企业要根据国家利有关部门的规定,编制档案保管期限表,档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是:
(1)对企业有长远利用价值的档案应永久保存:
(2)对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
(3)凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
2、鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期。
3、鉴定工作应该定期进行,具体由企业根据实际需要确定。
4、档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
5、销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。
第二十三条 档案统计
1、企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
2、档案统计主要有档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果的统计等。
第二十四条 档案管理现代化
1、企业档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分,要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。
2、企业档案部门要应用现代管理方法。有条件的大中型企业要逐步应用电子计算机为主,包括缩微技术和先进的监控装置、通讯设施和办公自动化等现代管理手段。
第二十五条 档案管理经费按照财政部、国家档案局(1980)财企字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。
第二十六条 企业要按照国家有关规定向有关档案馆移交有关档案或复制件。
第二十七条 企业破产以后,除设备档案、基建档案等随同实物移交外,其余档案应向有关档案馆移交。
第四章 档案信息开发利用
第二十八条 企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容,开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。
第二十九条 企业档案信息开发利用的几种形式
1、在企业内部实行档案开架阅览。
2、编制并交流档案目录。
3、对档案进行加工整理,汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。
第三十条 企业档案开发与提供利用,必须严格执行保密制度。
第三十一条 对于积极主动开发与提供利用档案,为发展企业生产、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等做出贡献的人员,企业应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。
第五章 档案管理体制
第三十二条 企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门,应由一位副厂长(副经理)分工领导,并且列入企业领导议事日常,作为考核企业领导人政绩的一部分。
第三十三条 要加强和充实企业档案管理机构,集中统一管理企业档案工作。有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案资料信息中心。
第三十四条 企业档案部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料工作。
第三十五条 档案管理人员
1、企业要配备适应档案、资料工作需要的专职档案人员,并且应有一定数量的专业技术人员。
2、大中型企业档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。
3、企业档案管理人员享受专业技术管理人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
第六章 附则
第三十六条 企业党、政、工、团档案管理按照*中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。
第三十七条 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。
第三十八条 企业人事档案管理按照*中央组织部的有关规定执行。
第三十九条 集体企业、乡镇企业可参照本规定执行。
第四十条 本规定由国家档案局负责解释。
第四十一条 本规定自发布之日起执行。
第2篇 物业公司档案管理规定
物业公司档案管理规定(试行)
第一章总则
第一条为加强公司的档案管理,实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化,充分发挥档案在企业经营管理中的作用,根据****工业区、**地产控股的有关规定,结合公司实际情况,特制定本规定。
第二条本规定所称档案,是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。
凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的,具有保存价值的原始材料,包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等,都属于文件材料的归档范围。
人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。
第三条在统一领导、分级管理的原则下,总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管,并指导、监督各属下公司档案管理工作;各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。
第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员,负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。
第二章归档责任和要求
第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围,分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作,确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档,不得积存。
第六条归档要求:
(一)归档的文件材料,应以保持文件之间的历史联系为原则,反映出各公司工作的历史真实面貌;
(二)案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切,概括反映卷内文件内容。填好案卷封面,编写卷内文件目录、张号、划分保管期限,以便查找利用;
(三)归档案卷应依照一定方案排列,按照保管期限分开年度编制案卷目录;
(四)归档的文件材料原则上须是原件(即定稿及其打印正本),没有原件的可以复印件归档,但须加注说明;
(五)需归档保存的文件材料,应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存,但使用频繁的文件可留复印件一至二份,供日常借阅使用,以减少原件的磨损。
(六)项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应单独存放,如与其他文件共同存放,必须列出单独目录,以便查找。
(七)公司发文过程中形成的初稿、修改稿应同终稿合并存放。
第七条如发现归档的文件材料的作者、标题、年月日、印章、页次等标志有错误,立卷人员不得在原文上涂改增删,应在备考表中加以说明。
第三章档案管理和利用
第八条各属下公司要定期检查档案保管状况,对损坏或变质的档案应及时修补、复制或采取其他保护措施。
第九条档案保管期限分为永久、长期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三种,档案数量不多的单位可只分为长期、短期两种,对超过保管期限的档案,必须进行鉴定。鉴定工作由分管领导、工作人员共同进行,经过鉴定,对失去使用、保管价值的档案,必须编制销毁清册,经负责档案工作的领导审核签字后,由工作人员销毁。
第十条总部及各属下公司行政部门应根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,有条件的单位应使用电脑储存和检索档案,逐步实现档案检索电子化。
第十一条总部及属下各公司行政部门应建立档案的借阅、保密制度。
第十二条各属下公司或临时机构因各种原因被撤销,应在撤销前指定专人,将该机构在各项工作活动中形成与收集的具有保存利用价值的文件材料进行分类整理、立卷、填写案卷目录,在规定时间内向公司总部移交。
第四章附则
第十七条本规定由总部综合管理部负责解释、修订。
第十八条本规定自颁布之日起执行。
附件1:文书档案立卷归档办法
第3篇 传媒公司档案管理规定
广告传媒公司档案管理规定
(一)公司的档案范围
1、企业行政文书档案:包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。
2、企业管理档案:包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案:包括技术研究档案、项目方案、样片等。
4、企业会计档案:包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。
5、企业业务档案:包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。
6、企业声像档案:包括照片、录音、录像档案等。
(二)公司档案管理体制
1、公司档案管理机构:办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。
2、公司指定专人分管公司档案工作,保管人须维护档案的完整与安全,并接受必要的培训。
(三)立卷归档制度
1、档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办(理)完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交各档案室集中保存。
2、归档范围:凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据,以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。
3、归档时间:办(理)完毕的文件,按工作阶段性进行归档:
(1)按年形成的文件,第二年第一季度归档。
(2)凡有法律效用的文件材料,签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。
(3)凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。
(4)项目、科研课题,鉴定,验收后,两个月内归档。
4、归档要求
(1)材料完整齐全。
(2)系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,并区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。
(3)立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。
(4)在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后秩序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。
(5)由档案部门对业务部门加以指导,协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办(理)移交手续,双方在移交清册上签字。
5、部门归档要求
(1)编制立卷项目,将办(理)完毕的文件按有关条款归入卷内,便于次年立卷。
(2)文件按时间顺序排列,最近的在最上面。
(3)一个客户一个立卷,一个项目立一个卷,一个档案盒。
(4)贸易档案与往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自的办(理)流水号放在文件袋里。
(5)定时交档案室:文件量少的,一季交一次,季后第一个月收集。文件量大的,一月交一次。
6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分类编目排列。
7、记录档案文件材料目录须打印,统一用a4纸。
(四)、档案管理工作
1、档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管:公司设立专用文件库保存档案。
3、档案的鉴定:从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。
4、档案的销毁编制销毁清册;办(理)销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。
(五)、档案利用工作
1、凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,依据借阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。
2、档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件;提供文献索引资料。
3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。
4、依据国家统计和有关法律法规,做好企业档案统计工作。
第4篇 w公司档案室管理规定
公司的档案事关众多员工的隐私,需要进行严格的管理。下面是小编给大家带来的关于公司档案室管理规定的相关内容,欢迎阅读。
公司档案管理办法
第一章 总 则
第一条为了加强11公司系统的档案管理,实现档案管理的规范化、制度化、更好地为11公司各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和(总公司办公制度》有关规定,结合公司实际情况,特制定本办法。
第二条凡总公司各部门、专业公司(下称各单位)在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的领导应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作,配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条11公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由总公司办公室负责监督和指导。
第二章
归档范围
第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片j员片等)均属归档范围。
第六条上级机关文件材料应归档的有。
(一)上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料;
(二)党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。
题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
(三)代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七条公司文件材料应归档的有。
(一)公司颁发的(包括转发及其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的请求与上级机关的批复文件,各部门、各专业公司、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件;
(三)公司及各部门的工作计划、总结、报告;
(四)公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料;
(五)公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录,从外单位带回的与公司有关的文件材料;
(六)公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本;
(七)反映公司经营和管理的专业文件材料,如实业投资项目、房地产开发、贸易、证券、信贷、租赁、世行贷款、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等;
(八)公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
(九)公司及各部门、各专业公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料;
(十)公司及各部门、各专业公司制定的规章制度等;
(十一)公司的历史沿革(包括公司简介)、大事记、年鉴,反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料;
(十二)公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;
(十三)公司及各部门、各专业公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、党员、团员名册、报表;
(十五)公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根;
(十六)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(十六)公司解决法律纠纷问题形成的文件材料;
(十八)公司或部门、专业公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;
(十九)公司固定资产登记,财产,物资、档案等移交凭证;
(二十)公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有:
(一)同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件;
(二)有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件;
(三)同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。
第三章
立卷归档要求
第九条公司各单位应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷,向总公司办公室移交。
第十条各单位必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按立卷归档后再办理借阅手续。
第十一条各单位向总公司办公室移交档案时,要严格履行移交手续。
第十二条归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
具体应做到下述几点:
(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
归档的项目档案应包括如下文件:项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照(复印件)、章程、项目人员任兔文件,有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。
(二)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起,不得分开;文电应全在一立卷。
(三)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。
装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
(五)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写:没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷目。
(六)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
(七)本公司各部门及各专业公司立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由总公司办公室统一发给。
第四章
档案保管期限
第十三条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年左右,短期为十五年以下,三年以上。
第十四条确定公司档案保管期限的原则
(一)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
(二)凡是反映公司一般活动,在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。
(三)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料,列为短期保管。
第五章
档案的鉴定与销毁
第十五条公司办公室秘书处对所保存的档案定期进行鉴定,对于保存期限已满的档案材料,按规定进行销毁。
第十六条档案鉴定工作由办公室主持,有关部门参加,组成档案鉴定小组,对被鉴定的档案进行逐件审查,提出存毁意见。
第十七条档案材料鉴定小组审定,并经公司有关领导批准后,方可销毁。
第十八条销毁档案材料,要由二人以上并在指定地点进行监销,监销人要在销毁清册上签字。
第六章
档案的借阅
第十九条公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准,然后到公司办公室秘书处机要室填写档案借阅单,方可借阅。
第二十条公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司领导批准。
第二十一条借阅档案必须严格履行登记手续,归还的档案要进行检查、清点,并在登记薄上注销。
第二十二条借阅档案的同志,不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出,如有特殊情况需要转借或携带档案外出时,须经办公室主任批准。
第二十三条借阅的档案用完后,应及时归还,借用时间一般不得超过十天。
第二十四条借阅人对档案要妥善保管,不得遗失,如有遗失,按本制度第七章第三十一条进行处罚。
第二十五条凡借阅的档案、文件一律不得私自复印,如工作需要,应按公司有关保密规定办理。
第七章
罚 则
第二十六条公司各单位凡违反制度第三章第九条,无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款100元~500元,并予以通报批评。
第二十七条公司各单位凡违反制度第六章第十四条,泄露秘密,按《公司保密工作条例)进行处理。
对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其单位领导和当事人各罚款500元~1000元,并予以通报批评。
第二十八条公司各单位凡违反本制度第六章第二十五条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查。
第二十九条公司各单位凡违反本制度第六章第二十六条,遗失档案的,应立即报告。
因遗失档案,泄露秘密的,按《公司保密工作条例》进行处理。
第八章
附 则
第三十条本办法由总公司办公室负责解释。
第三十一条各子公司应根据本办法,结合本单位的实际情况,制定具体实施细则。
第三十二公司以往的相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。
公司档案管理制度汇编
一、档案归档制度
一、文件材料的归档要求:
1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交档案室集中管理,任何人不得拒绝归档。
3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
5.归档文件材料必须层次分明,符合其形成规律,保持同一案卷内文件材料的有机联系。
6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
7.归档的文件材料必须为正本,本企业编制的文件应附发文底稿。
8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。
11.为便于保管和利用,归档的文件材料用的纸张必须优良,纸面清洁,书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水,禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
书写工整、图像、字迹清晰。
二、归档范围及保管期限(参照企业档案归档范围及保管期限表)
三、归档时间:
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。
周期长的可分阶段、单项归档。
3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
5.每年形成的会计档案,由财务部及有关部门保存一年,在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
6.电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。
7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
8.声像档案在每次活动结束后整理归档。
9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议),在会议结束后归档。
10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
第5篇 学校物业公司档案管理规定
为加强对公司档案工作的管理,使档案工作各环节实现规范化、制度化和科学化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司各项工作中的作用,为公司的发展提供服务,特制定本制度。
一、组织管理
(一)机构设置
1.公司行政办公室下设档案室,负责全公司档案管理工作。由公司行政办公室专人负责管理。
2.公司各部门办公室人员,负责本部门的日常档案材料的积累和归档工作,受公司档案室指导。
(二)管理职能
1.执行国家及学校有关档案工作的方针政策。
2.统筹、协调、组织和管理全公司的档案工作。
3.保证档案的完整、准确、系统和安全。
4.做好档案的收集、整理、分类、保管、统计、销毁、保密、补充、修改及提供利用工作。
5.参与主要项目和技术引进项目档案材料的审查、验收、整理及设备开箱验收资料的归档工作。
二、档案的收集、立卷、归档
1.凡以公司名义发出的公文一律由行政办公室统一收集管理。
2.如有某项工作由几个部门共同参与办理,在工作中所形成的材料,应由主办部门收集归卷。
3.公司工作人员外出学习、考察、参加上级机关召开的会议等公务活动,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
4.本公司召开会议,由会议主办部门专人将会议材料和档案等向档案室办理归档手续。
5.归档工作应做到主动、及时、手续齐备。文件材料按年度、机构问题和保管期限进行分类,要求分类准确,组卷合理,案卷装订及编目符合要求。
6.公司档案室按年度搜集、催交各部门未按时归档或归档不全的文件材料。
三、档案的借阅
1.建立借阅登记簿,按规定办好借阅登记和借阅手续。涉及密级档案或查阅非本部门档案时,须填写《档案查阅审批单》。
2.查阅档案中有关本单位会议记录簿及核心机密档案,须经总经理批准方可查阅。外单位借阅档案须持介绍信,注明查阅档案的内容和用途,总经理或行政办公室主任同意方可查阅,并要求在档案室内查阅,密集资料一律不外借。查阅本部门档案需由部门负责人同意,借阅本部门业务以外的档案时,须由行政办公室主任同意方可查阅。
3.从档案室借出档案材料,档案员要讲明注意事项,借阅人不得自行转接他人,不准拆毁、涂改、标记、抽页、污损、拍照和复印等。
4.各部门人员只限查阅本部门档案,摘录档案内容,须经主管领导同意,方可摘录。
5.借阅档案一般不超过三天,如有特殊情况不能归还时,要申明理由办理续借手续。对无故不按期归还者,要视其情节给予一定处罚。
6.借阅人归还档案时,档案员应逐卷逐页清点检查。如果发现缺页或损坏,必须向当事人当面提出,经双方核准后,方可履行手续。
7.证书和奖状等实物档案一般不借阅原件,只借影印印件。凡正在研制的科研项目的技术文件材料,一律不准对外借阅。
四、档案的保管和鉴定
1.归档后的档案应按专业特点和文件材料形成规律进行分类、编号、组卷、登帐、入库、上架管理。
2.档案上架要按年度、保管期限分别排列,做到排列系统,主次分明,便于查找。
3.底图档案一律装袋平放,严禁折叠,蓝图档案装订成册。
4.档案人员要熟悉和掌握各类档案,每季检查核对一次。发现丢失、泄密、霉烂、虫蛀、鼠咬等要及时修复,采取补救措施,底图因年久破损而影响复制质量,应由归档部门重新描制。
5.档案室内应保持适宜的温度(14-18)、湿度(50%-60%),严禁烟火和存放食物,要经常除尘、通风。坚持做到七防:防火、防光、防尘、防潮、防虫、防污染、防盗。
6.对已到保管期限和失去保管价值的档案,要按规定进行鉴定销毁,并填写清册,档案室应组织鉴定小组进行鉴定。
7.档案人员要爱护档案,不准随意折卷、撕页、涂改勾画,对违反档案管理标准的行为,有关部门要严肃处理。
五、档案的保密和销毁
1.档案工作人员要严格遵守党和国家安全保密守则,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得向外透漏档案机密。
2.公司的历史资料、图纸和重要资料等,不准到处乱放。档案的销毁由档案室会同有关部门,对超过保管期限的档案,依据国家有关规定和档案的本身利用查考价值提出存毁意见。
3.档案的销毁须鉴定小组严格审查鉴定,编制销毁清册,由批准人、鉴定人和销毁人签字后方可销毁。
4.档案销毁的有关手续要注明立卷永久保管,销毁的案卷必须在《案卷目录》、《统计帐》上注销。
六、档案的交接
1.公司档案管理主要范围为文书管理、人事资料管理、公司执照、工程资料等。文书管理包含党群、行政转发或下发的各类文件、会议记录、会议纪要、照片、音像等材料及公司制订的工作条例、章程、制度等文字材料;人事资料管理包含人事部下发的各类文件、制定的各项管理规定、聘任决定、员工人事档案等;公司执照包含**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本);工程资料包含工程合同、工程验收报告等资料。
2.**省大学城物业经营有限责任公司营业执照(正、副本)、组织机构代码证(正、副本)、统计登记证(正、副本),由行政办公室档案室负责保管。各部门因办理公务时需要提供以上证照的原件或复印件时,须填写《物业公司证照借用审批单》。使用过程中妥善保管,一般借用期限为三天以内,做好借用登记。
3.公司员工档案实行人事代理制在市人才中心代理。
4.存档流程:公司各部门指定专人负责各部门的日常档案材料的积累和归档工作,由公司档室指导。公司各部门的文件材料均由各部门自行收集、积累、整理、立卷,对本部门制定的规章制度或收到涉及公司或本部门相关的学校及校外文件,按文件要求进行处理后,按年度在次年年初送交公司档案室存档,部门领导要对存档文件进行把关。归档应是原件,份数为一份,要求材料完整准确,有保存价值,有历史记载性,不重复。认真履行交接手续,档案员与各部门要在交接凭据上签字,以便存查。
5.公司各部门在本年度年终时,对本年度涉及公司或本部门相关的学校及校外文件尚未归档及仍在处理流程中的文件进行等级,
第6篇 国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定
一 总 则
1、为加强公司文书档案的科学、规范管理，提高文书档案工作质量，保证和维护档案的安全、完整，进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法，结合本公司实际情况特制订本暂行规定。
2、本规定所称档案，是指公司在经营、管理活动中形成的各种有保存价值的资料，包括文本资料、电子记录资料、声像资料和实物资料等。
3、公司各部门、分子公司所有员工均有保护公司档案的义务。
4、公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式，共同做好档案资料的收集、保管、整理、立卷和归档工作。
二 档案管理的机构和职责
1、公司行政部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理。
2、公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则。
3、各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集、保管和移交归档工作。
4、行政部档案管理员和各部门档案管理员（兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专（兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须及时通知行政部。
5、档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁。
6、档案管理员应当忠于职守，遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》，保守公司秘密，不得向其他人员泄露档案内容。
三 档案的收集
1、坚持部门收集、管理资料的原则。各部门、分子公司专（兼）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集、管理本部门的资料，即把好文件“质量关”，要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备，处理的来龙去脉是否注明，文件质量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续。
2、凡公司发出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部统一收集管理。
3、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集、立卷、归档。
4、公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档。
5、召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要、会议材料、声像资料等向行政部移交，季度统一向档案室移交。
6、其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档（归档的声像资料均必须为原版、原件，照片含底片）。
四、归档范围
1、公司应归档的资料包括：公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用、参考价值的文书资料、工程资料、图片和声像制品。
2、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、批复、命令、条例、规定等文件材料。
3、公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书。
4、公司对内进行管理、规范事务的正式发文。
5、重要的会议材料，参加上级部门会议带回的会议材料，公司内部会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议纪要和会议记录等。
6、公司的各种工作计划、总结、报告、统计报表、简报及合理化建议等。
7、公司与有关单位签订的合同、协议书和有关法律文书等文件材料。
8、公司的财务报表、账本、凭证等。
9、公司关于员工劳动、人事、工资、福利方面的文件材料以及对员工奖励、处分的文件材料。
10、公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录、证明资料。
11、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的报道、照片、录音、录像等。
12、凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部。
五 档案的立卷
1、公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作。
2、各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专（兼）职档案管理员集中统一保管。
3、各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
4、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案人员归卷。
5、专（兼）职档案管理员应及时将收集的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
6、公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量，各相关部门专（兼）职档案人员配合，共同做好档案的立卷、组卷、编目工作。
五、文件归档与移交
1、各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；
2、《移交清单》（见附表一）一式二份，清单上需包含的内容：文件名称、文件号、行文日期、文件页数、是否原件、文件密级、移交人、监交人、接收人信息。
3、文件移交清单三方签字为有效。
4、公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，具体的分类标准为：先大类（行政管理、经营、科研、后勤），后部门（董事会、行政、人事、财务部、项目部等），再小类（文件在前、资料在后）。
5、保管期限分为永久、长期（50年）、短期（15年）三种。新规则对2007年以后形成的归档文件，保管期限分为永久、长期（30年、10年）两种。
6、确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是：
（1）从维护公司历史面貌完整出发，用全面的、历史的、发展的观点，分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用，以文件材料形成部门的职能作用及文件材料的具体内容作为判定归档范围和划分保管期限的基本要素。
（2）凡是记录和反映公司主要经营管理活动、中心工作和基本历史面貌的，在维护公司权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值，对公司有长远利用价值的各种文件材料应定为永久保管；
（3）凡是记录和反映公司经营管理活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值，在维护公司权益方面具有凭证性价值的文件材料，应定为长期保管。
7、案卷质量总的要求是：遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件资料之间的 有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
8、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，放在一起，不得分开；绝密文件单独立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；工程资料放在项目验收年度；其它文件的立卷按照有关规定执行。
10、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
11、卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右下角，背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
12、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
六、档案的保管、统计
1、公司档案资料实行专人、专柜、专室管理。
2、公司档案资料的保管按机构、年度、保存期限、编号次序进行保管，并编制好案卷目录等工作。
3、档案管理员须做好档案资料的保护工作，做到“八防”：防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防鼠、防霉、防光。
4、公司档案实行计算机监控管理，实现档案管理的规范化、自动化、现代化。
5、公司档案室应当加强档案的管理和利用，定期对档案的价值进行鉴定。
6、声像档案在保管期限内须进行定期检查，防止档案的变质、退磁。对重要的声像档案应制作光盘保管。严禁私自撤销、清洗、消磁和修改。
文书档案的统计
7、文书档案要建立健全统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计，统计数据做到准确可靠。
编制案卷目录、全引目录，专题卡片、资料等检索工具，方便利用，提高效率。
七、档案的查阅、借阅
1、公司员工查阅、借阅档案资料时，应严格按程序办理，填写《查（借）阅档案审批表》，档案室负责人对查（借）阅人、查阅档案内容、查阅时间和归还时间进行详细登记后方予查阅。
2、查（借）阅档案员工应根据申请内容进行查阅，对档案内容与本身工作无关的档案，一律不得查阅。
3、档案查（借）阅的批准人：普通档案由文件归属部门总监审批；秘密级以上档案由总裁或主管副总裁审批。
4、公司档案原件原则上不外借，如因工作需要确需外借带出，普通档案由行政部经理批准，秘密级档案由总裁或主管副总裁批准。对常用的档案资料，档案室可提供复印副本供借阅，副本在使用部门使用完毕后，应及时交还档案室。严禁未经允许私自对档案资料进行复印和复制。
查（借）阅档案人员须爱护档案，不得在文件上作任何标记、标志或涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免造成档案的损坏。
5、声像档案一般不得借阅。在不影响保密的前提下，经总裁或主管副总裁批准可用于公司内部学习、对外宣传。
八、档案的销毁
1、对超过保管期限和确已失去价值的档案，档案工作人员应定期整理，进行销毁。档案的销毁具体见《档案销毁程序》。
2、档案需要销毁时，由行政部档案管理员提出销毁意见，经行政部经理会同相关职能部门经理严格审查，并编制档案销毁清册，经公司相关系统总监审核，并在会计档案销毁清册上审批签字后销毁。
3、其他档案销毁前，应将需销毁档案在清单一一列明，报行政部经理审核，经总裁或主管副总裁审批后，方可实施销毁。其他任何人不得私自销毁档案。
4、档案销毁时须有两人以上人员进行现场监督，并在销毁清单上签字确认该档案确已销毁。不得一人单独进行档案的销毁。
九、罚则
有下列行为之一的，由公司行政部责令限期改正；情节严重的，报请总裁或主管副总裁对负责的主管人员和直接责任人给予处分。
1、将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝移交档案室归档的。
2、违反公司规定擅自缩小档案收集范围的。
3、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。
4、档案管理员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
5、未经批准，私自复印或销毁档案的。
拆件、涂改、勾划、折叠、转借，损毁、丢失和擅自提供、抄录、涂改、6、6、伪造档案的。
7、擅自发布或传播公司尚未对外公布的档案内容的。
十、附则
本规定由行政部制订和解释，经总裁或主管副总裁审批，修改时亦同。
本规定施行后，凡既有的类似制度自行终止。
本规定自2023年10月30日起试实行。
第7篇 公司档案管理规定范本
公司档案管理规定
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第8篇 房地产公司档案与图书资料管理规定
房地产开发公司档案与图书资料管理规定
档案管理与资料管理
档案管理是公司管理工作极为重要的一部分,其管理的规范程度反映了 公司的管理水平。为使档案与图书资料管理制度化,提高档案资料处理、 管理的质量及效率,特制定本规定。
(一)归档适用范围范围
凡公司与外界往来及公司与各协作单位之间往来的以及公司经营 管理所必需的有关企业战略规划、计划或总结(年、月度)、财务审 计、经营状况、项目可行研究报告(方案)、各类许可证书、图纸、 政府批文、公司执照(与注册文件)、会议纪要、备忘录、请示、决 定、决议、通告、通知、协议、合同、员工档案资料、客户资料、销 售广告等有价值的文件资料及重大公关活动的图片、文字、录像资料。
(二)管理部门
1、公司行政人事部设综合档案资料室,设专职档案管理人员;各部门设兼 职档案管理人员(必须报行政人事部备案),负责本部门、企业日常经 营管理中形成归档的文件材料的收集、整理,并负责定期移交公司综合 档案室。
2、公司档案资料由行政人事部负责综合监督管理,各部门实行专业对口分 级管理。
(三)移交归档与使用
公司总部各部门兼职档案管理员,按照归档时间将有关裆案文件移 交公司综合档案室,各部门留存复印件使用(公司所发文件除外); 需要已经归档的原件时,需经批准后履行借阅手续使用。
2、归档时间分与归口管理部门
2.1管理性文件:办理完毕的管理性文件材料,形成部门在第1年12 月末以前整理分类,移交档案室后立卷。
2.2会计档案:会计档案由财务预算部保留一年后,次年三月末归档。 2.3人事档案:人事档案由人行政人事部根据人员变动情况随时归档。 2.4基建工程、设备档案:基建工程(合同、协议、预算书、许可证、 隐蔽资料等)、设备材料、图纸类档案在工程竣工、设备、动力安 装投入使用后一个月内归档,此期间由部门档案人员进行分类保管。
2.5 各类报告、方案、内部申请批复、内部管理制度规范、计划书: 该类档案在确立形成时由部门留存,同时送交行政人事部留存正 本归档。
2.6合同协议类:正本原件需二份以上,在批准签署后分别由签署部 门、财务预算部、档案室各存档一份。
2.7图书、期刊、报纸类:在购入或订购后先列入管理台帐,后又综 合档案室负责分类保管、借阅、归类、管理。
2.8其它资料:如各类企业沿革资料、公关接待活动图像、录音录象资料 以及外出开会、学习、考察、参观人员带回具有保存价值的资料,一 般在该档案资料形成后一周内交公司行政人事部归档。
(三)文件点收
文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
3、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。 (四)文件整理标准
1、本档案按问题组卷,一事一卷或一事多卷。
2、对接收的所有档案及时审查,进行科学分类,排列编号。
3、归档的文件材料要齐全完整,每份文件的正件和附件、印件与底稿, 请示与批复合并一起立卷。
4、卷内文件的排列与编目要科学规范,便于查找。
(五)档案分类编号标准
档案按职能设置十个一级类目,即(1)合同协议类;(2)行政人事文书管理类;(3)经营管理类;(4)工程技术图纸类;(5)内部文件与制度规范类;(6)专题报告和专项技术研究类;(7)预算项目类;(8)资产设备材料类;(9)会计档案类;(10)公司以及员工档案类。二级类目是按档案的具体内容所反映的问题进行设置。按问题分类,结合年度,一事一卷。 档案分类一级类目采用汉语拼音字母标识,a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十个一级类目(二级类目由综合档案室划分该类明细科目按统一名称通知各部门)。 按各项要大类分别排架,大类之间不交叉排列,充分体现企业档案分类的指导思想和分类准则,保持各类档案的有机联系和及时、高效提供利用。
根据档案的形成特点和管理要求,按大类、分年代排架法、即按大类---年代进行排架,就是在同一大类内按同一问题的案卷排列在一起,在同一问题内再按永久、长期、短期顺序排列,第二年依次接着排,分阶段排列,一个阶段不超过三位数。排列时按大类、年度、流水编制案卷顺序号,即类、年度大流水编号。
(六)保存期限
保管期限可分为:永久保存、长期保存和短期保存。
(七)档案借阅
1、无论是部门间借阅档案还是部门到综合档案室借阅都必须进行登记, 注明借阅人姓名、部门、借阅时间、查阅内容及利用目的和效果。
2、查阅档案原则上在阅档室进行,一般不得借出。必须借出时,需经档 案管理部门负责人批准后,方可办理借阅手续。
3、查阅人事档案需经主管人事部门批准,经档案管理部门负责人批准 后,方可查阅。
4、借阅档案限与经办业务有关者,如借阅与经办业务无关案件,应经档 案管理部门负责人同意。
5、档案借阅要履行登记手续;借阅档案必须爱护,严禁涂改;注意安全 和保密,严禁擅自复制、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和 复制,必须经档案管理部门负责人批准。
6、档案归还时,经档案管理人员核查无误后,方予以办理归还手续。 7、财务以及企业战略方面档案一般不于借阅。
(八)档案保管标准
档案入库前必须经过严格检查,防止错、漏或夹带害虫及有害物质 进行侵蚀。 档案入库后要系统化整理,做到排列科学、整齐美观,便于保管和 利用。
3、档案室门窗装具要坚固,档案管理人员要认真负责,确保档案安全; 非工作人员不得进入档案室。 保持档案整洁,备有防盗防火、防虫、防霉、防尘、防晒等器材与 设施。 每季度对档案保管情况进行一次全面检查,定期投放药物。查阅后 的档案及时归回原处。
5、档案室内严禁放置与档案无关物品,严禁在档案室吸烟。
(九)保密守则(详见保密规定)
对保密档案按档案封皮保密范围和密级规定》,由主管领导及专职档案员会同归档部门合理划分密级(绝密、机密、秘密)。
2、档案材料不得任意带出档案室,更不得将档案秘密向无关人员泄露。
3、查阅密级档案,需经主管领导批准,并履行登记手续,在阅档室 查阅。未经批准不得借阅、摘抄、翻印、复制。
4、
销毁档案要严格履行鉴定、审批手续,要配有二人以上进行监销, 任何个人不得将档案私自处理。
5、如发生丢失档案和泄密现象,须立即向有关部门和领导报告,不 得隐瞒,情节严重者要依法严肃处理。
(十)附则
第9篇 监理公司档案管理规定
建设监理公司档案管理规定
第一章 总则
为建立健全公司档案工作,规范档案管理,更好地为企业提高经营管理水平和经济效益服务,根据国家有关法规,结合公司具体情况,制定本制度。
第一条 公司档案是指公司在各项经营和管理活动中形成的全部档案总和,包括工程建设监理、工程技术咨询、财务管理、劳动工资、行政管理、董事会等方面形成的档案资料。
第二条 公司档案工作是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。是企业基础管理工作的组成部分。
第三条 公司档案工作采取集中统一管理。
第二章 文件材料的形成和归档
第四条 公司经营和管理活动中形成的文件材料(含胶片、照片、录音、录像和磁卡等)由责任人积累、整理后归档。
第五条 文件材料归档的基本要求
1.归档的文件材料必须完整。
2.归档的文件材料必须准确地反映公司工程建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3.归档材料必须层次分明,符合其形成规律。
4.归档文件必须编制目录。
第六条 文件材料的归档范围主要有以下几个方面:
1.建设行政主管部门来文。
2.董事会会议纪要、决议及监理公司内部规章制度。
3.监理咨询合同、协议。
4.向政府有关主管部门的报告或复文。
5.与监理项目有关的业主、承建商的来文及复文。
6.按监理项目形成的监理业务档案、技术档案、监理工作总结。
7.有关公司人事管理档案。
8.公司经营业务档案。
9.公司会议纪要及决议。
10.其他。
第七条 归档时间
1.工程项目及科研项目,在项目告一段落或项目完成后,责任人应在14日内将应归档的文件材料组成保管单位,交档案管理部门归档。
2.各类文件材料归档一式一份,重要文件及自制文件应将原件归档。
3.公司工作人员因公外出学习、考察和参加各种会议收集得到的文件材料,要按照归档范围的规定,及时交档案管理部门归档。
4.文件材料的形成、积累、整理和移交归档是各部门的职责范围和有关人员岗位责任。
第八条 公司档案管理部门要对公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。
第三章 档案管理
第九条 档案实行分类管理,档案分类要遵循文件材料的形成规律,并且便于保管利用。
第十条 公司档案分类
1.工程监理及咨询类
2.财务管理类
3.人事管理类
4.行政文书类
5.董事会类
第十一条 档案鉴定
档案保管期限分永久、长期、短期三种,其确定保管期限的基本原则是;
1.对公司有长远利用价值的档案应永久保存。
2.对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
3.符合国家有关档案管理的规定。
第四章 档案利用
第十二条 档案借阅手续
1.档案管理部门应建立《借阅档案登记簿》
2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的,并在登记簿加以记载,由档案管理员提供服务。
3.借阅涉及公司秘密的档案,应经总经理同意,方可借阅。
4.未经总经理同意,不得向非公司人员提供档案。
第十三条 公司合同档案由合同管理人员统一管理,不得随意让他人查阅或带出公司,若确因工作需要须查看或带出公司,必须经合同统管机构批准,并出具借条,注明合同类型、编号方可借走,完后即时归还。
第十四条 非档案管理人员不得擅自提取档案。
第10篇 x地产公司档案室管理规定
地产公司档案室管理规定
为了加强档案室管理,提高档案保管的严谨性和规范性,作规定如下:
一、档案室管理责任部门和责任人
公司档案室管理责任部门为总经理办公室,责任人为总经理办公室档案管理 员,其它人员不得随意进出档案室。
二、档案室存档范围
公司形成的各类档案以及各部门上报的存档资料,除此之外的其它物品不得 存放档案室。
三、档案柜编号与存放
档案室共有档案柜十四列,编号为a―n列,每列分为1―5栏,根据各部门归 档资料分类存放如下:
1、a列为总经理办公室资料、人力资源部资料,以及历年来奖状、奖杯、证 书、相片、光盘等。
a1-a2:公司奖状、奖杯、获奖证书等;
a3:公司历年活动相片、公司调研、房展会、部门活动、集团、社区活动及 项目图片、公司历年内刊及光盘资料。
a4:总经理办公室档案
a5:人力资源部档案
2、b列为公司重要证照及各部门历年签署的合同
b1:公司重要证照
b2-b5:历年来各部门签署的合同,根据时间、部门进行分类保存
3、c列为工程前期部档案(按项目分类)
c1-c5:2006g72地块文件、z国际公寓、翠竹园、玉兰山庄、梅花山庄
4、d列工程前期资料
5、e列为工程项目档案
6、f列为工程项目档案
7、g列为营销部档案
公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
8、h列为营销部档案
公司各楼盘的买卖契约、客户资料及认购协议等(按项目分类)
9、i列为预算部档案
10、j列为预算部档案
11、k列为物资部、物管技术部档案
k1-k3:物资部各类招投标文件
k4-k5:物管技术部盘点表
12、l列为财务部档案(财务部历年凭证)
13、m列为财务部档案(财务部历年凭证)
14、n列为财务部档案
n1:财务部历年财务报表
n2:贷款合同、贷款按揭协议登记表、抵押合同、审计业务约定书、税务局 与外经委等单位来函、其它资料
n3:再投资退税审核资料、公司注销资料、利润再投资相关资料、审计报告 、评估报告、验资报告等
n4:银行资料
n5:增加注册资本相关资料、投资方名称变更相关资料
四、档案存放要求
档案文件根据内容分列存放整齐,每列文件须有档案文件目录,并做好存放 时间及借阅时间的记录。存放在档案盒内的资料必须在档案盒上统一字体标明名称,便于查找。
五、档案室的清理要求
档案室必须定期打扫与清洁。档案柜及所有保存文档资料存放超过一年后, 档案管理员必须定期清扫与整理,避免灰尘与污损。
六、其它规定按档案管理办法执行。
第11篇 物业公司档案管理规定12
物业公司档案管理规定(十二)
(一)总则
公司实行“统一领导,各负其责。分级归档,集中管理”的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责
公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围
1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,
3、重要的治谈和会议记录、备忘录,
4、开发项目机会性分析可行性研究报告
5、公司资信变动情况,
6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),
7、企业负责人,名单,及人选情况,
8、合同、章程,
9、向上级单位上报的报告书及批复,
10、有关部门出具的证明制将:
11、营业合法证件(包括企业负责人证件),
12、营业执照和营业证书内容文稿,
13、企业代码证书等。
14、与重要的客户来往的信件、函电,
15、历年工作总结,
16、年度预算报告;
(四)立卷程序
根据“谁办谁立卷”的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。
对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。
(五)管理与利用
1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。
2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。
3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续
4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。
5、档案的移交、鉴定与销毁
各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。移交目录一式两份,交接双方各执一份。
各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。
办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。
经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。
(六)考核与奖惩
对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。
对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法”》有关规定处理。
对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。
(七)其它
其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。
第12篇 某某物业公司档案管理规定
某物业公司档案管理规定
总 则 为了加强对档案的管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司的合法权益,为公司的发展服务,特制定本制度。本规定所称的档案、是指公司各部门以及个人在从事工作、经营管理、日常运营等活动中直接形成的对公司有保存价值和利益关系的各种不同形式的资料和记录。
公司的档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则,共同维护档案的完整和安全,以保证公司在日常经营管理和发展壮大中的借鉴和利用。本规定适用于**物业公司各部门。
第一章 档案管理的机构与职责
第一条 公司档案管理工作实行二级管理。一级管理是指公司人力行政部的统筹管理,对公司的档案资料实行统一收集、整理、归档、保管,并进行日常管理;二级管理是指各部门的档案管理工作。
第二条 财务部、人力行政部档案由其本部门负责保管(公司指定档案资料由公司人力行政部保管)。财务部、人力行政部等的档案管理亦遵循本规定执行。
第三条 公司人力行政部应对公司各部门的档案管理工作进行指导。公司人力行政部可定期和不定期对各部门的档案管理工作进行监督和检查。
第四条 公司各级档案管理工作暂不设专岗,但必须明确责任人即兼职档案管理员。根据公司发展需要,按照公司人力行政相关流程及规定进行申请、报批。公司各级档案管理员,应保持相对稳定,名单须在人力行政部备案,。档案管理员如有变动须按照公司人力行政部相关规定办理。
第五条 档案管理员在工作变动或离职时,应严格履行工作交接手续,严禁擅自带走或销毁。 档案管理员应忠于职守,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。公司各部门、所有人员均有保护档案的义务。
第六条 人力行政部应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。
第二章 档案的管理 公司所有档案资料均应进行专人、专柜管理。 档案管理员应做好文件资料的准确、及时归档。 所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。档案管理员在文件资料归档时,对档案资料进行密级划分。
1、'普通'资料含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
2、'秘密'资料含:公司有效证件、各项手续办理资料、单位往来函件。
3、'机密'资料含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、总裁会会议纪要(决议)、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
4、'绝密'资料含:公司相关政府批文、预决算书、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同、其它经核定为绝密的文书。 在公司发展过程中产生的一些极具保存价值的文件资料、实物等,皆视为珍贵档案(与档案密级无关),需严加管理,珍贵档案的界定由总裁裁决。 档案管理员应做好档案资料的管理工作,对于应当归档的材料,各部门须按照规定,定期向部门的档案管理员移交、集中管理,任何个人不得占为己有。
公司档案管理实行'即时归档'、'月度归档'及'年度归档'制度:
1. '即时归档'指短周期的单项工作或大型工程项目,在项目完成后或施工项目竣工验收后,及时将属于归档范围内的资料整理出来,移交到人力行政部存档。日常工作中产生的重要文件也要即时归档;
2. '月度归档'指日常文件在每月10日前将上月需归档的资料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度归档'指每年一月份把上一年度档案管理工作进全面汇总,并移交公司人力行政部。年度归档适用于跨地域子公司。 财务部、人力行政部应在每年第一个月10日前将档案总目录、汇总性报告交公司人力行政部。
归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批或其它原因不能归档的,保存复印件或电子版复制文件。 库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十六条 档案管理员应注意档案资料的保护工作,档案的存放地点要做到'八防':防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
第三章 附则 本规定由人力行政部制定并负责解释,经总裁批准后执行,修改时亦同。 本规定自颁发之日起开始执行,凡既有的与本规定相同,相似的规章制度即日起自选废止。
附件1:公司档案分类对照表:
类别号类别范围00珍贵资料由总裁界定需特殊保管的资料及物品
01法规性文件包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等
02重大决议包括公司重大决议或由总裁办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等
03计划性文件包括公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、预算计划、财务计划等
04总结性文件包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、项目工程总结、调查报告等
05批示性文件包括公司各类各类命令、工作指示、批复等
06技术性资料包括各类工程图纸、竣工资料等
07凭证性文书材料包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本
08证件性文书资料包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、公司或公司领导人获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等
09汇报性文书资料包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料
10人力行政资料包括企业下属各部门的人力行政任命、人力行政调整、人力行政管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料
11声像制品资料包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等
12题赠性资料包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等
13电子文件及数据各类电子版文件及数据
6、档案管理员作业规范
为使公司各部门档案管理员工作不断标准化,保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,为公司发展服务,特制定本规范。
档案管理部门及负责人:
1、公司档案管理部门为人力行政部;
2、公司立档单位为各部门; 3、各部门均设档案管理员(兼职),负责管理文件资料。
各部门档案管理员(兼职)职责:
1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的
归档范围,收集管理本部门的文件材料;
2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集整理,并向公司人力行政部办好交接签收手续。
3、按规定手续办理查阅借阅手续,应积极地提供,做好服务工作。
归档文件的整理:
1、归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2、归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。
3、归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立档,但跨年度的请示与批复,放在复文年立档;没有复文的,放在请示年立档;跨年度的规划放在针对的第一年立档;跨年度的总结放在针对的最后一年立档;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立档按照有关规定执行。
5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、整理文件时应遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
7、归档材料的文字须是打印、蓝黑墨水、碳素墨水书写。一般不得用复印件代替原件存档。
8、案卷整理的幅面应以a4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于a4幅面的粘贴在a4的幅面并留出左侧装订线;材料过宽应按a4的幅面折叠整齐,折叠时尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外;字迹难辨认的,应附抄件。
9、归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订,资料已有金属装订的在归档时去除,以避免锈蚀资料。
10、应在归档文件左侧预留出宽度为1cm的装订区域。
11、归档材料必须文字清楚,严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。
12、存档文档为易褪色材料(如热感纸传真文件),必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
13、文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的,要在修补或托裱后再归档,修裱时应注意尽量保持文件的原貌。 各部管理员应做到每日进行文件归档,切忌拖拉积压。逾期办理者将在日常工作考核中扣减分数。
