第1篇 文件管理规定范本
1. 范围
1.1本规定规定了本工程监理项目部文件资料管理方法和基本要求。
1.2本规定适用于本工程监理项目部文件资料管理工作。
2. 引用文件和术语
山东诚信工程建设监理有限项目部《工程档案管理规定》及《文件控制程序》。
3. 职责
3.1总监理工程师
3.1.1组织编写项目监理部文件管理规定,指定信息管理员专职负责监理文件资料管理工作。
3.1.2明确监理信息流程。
3.1.3主持整理工程项目的监理资料。
3.2专业监理工程师
负责本专业监理资料的收集、汇总及整理,积极配合信息管理员做好本专业文件资料的管理工作。
3.3、信息管理员
3.3.1根据项目监理部文件资料管理规定,实施文件资料的具体操作管理。
3.3.2各类文件应编号、登记,建立文件台帐,对本工程建设期间上级下发的文件、随工程进展形成的监理部文件及相关资料的收、发、标识及归档、保存工作进行管理。
3.3.3各类文件应分卷存档,文件与分卷目录排序相符,编号与目录序号一致,便于查找和检索。
4. 文件控制
4.1项目监理部文件的编号规则应参照《文件控制程序》中相关规定,结合监理现场实际予以制订。
4.2在工程建设全过程中形成的有关文件资料,都应统一建立存放目录,及时将文件资料分类存放,进行集中收、发和存放管理。
4.3在获得各种文件资料之后,首先要对资料进行登记,建立监理文件资料的完整记录。项目监理部对往来文件要建立记录台帐,台帐应有“往来文件名称、文件编号、接收人姓名、接收日期、是否需要对方反馈及反馈时间”等内容。
4.4安全监理文件的内容:
4.4.1国家有关法律法规。
4.4.2工程建设期间上级下发的有关安全监理工作文件、通知等。
4.4.3项目监理部制订的安全监理实施细则,安全监理工作总体计划,安全监理规定,监理部环保策划,监理部安全教育培训、安全技术交底计划,监理部应急预案,危险点分析及预控措施等。
4.4.4安全监理工作方案、措施。
4.4.5 安全监理月份工作计划。
4.4.6电力建设工程职工伤亡事故月(年)报表,安全信息周报,安全事故档案。
4.4.7整改通知单、工作联系单及施工项目部的回复单。
4.4.8各施工阶段监理部的安全教育培训、安全技术交底及考试。
4.4.9监理部安全监理工作便函通知。
4.4.10监理部安全工作例会纪要、监理部安全活动记录。。
4.4.11监理部对施工单位安全检查、评价,监理部安全检查通报。
4.4.12安全监理工作总结、汇报等文件。
4.5项目监理部信息员应建立定期盘点机制,定期检查文件的关闭情况,对未关闭文件及时进行跟踪关闭。
4.6项目监理部发出文件应主题明确、用词准确、严谨;编、审、批签字齐全,标识明确。对于项目监理部负责组织的安全工作等会议,由项目监理部组织整理会议纪要,纪要内容要做到真实,规范,参与各方签字确认后按程序分发。
4.7对上级下发的安全监理文件经总监签阅,安全监理工程师根据文件精神及总监的意见提出落实要求,对上级来文一日内送达或以传真方式发(传)至施工单位项目部、监理组。
4.8为防止日常查阅造成文件混乱,定期对安全监理工作文件进行整理、核查,确保文件的完整、有序。
第2篇 交工技术文件管理规定
1范围
本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。
本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。
2总则
为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系，特制定本标准。
3 规范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技术资料标准》
炼油化工建设项目(工程)交工技术文件
《建筑安装工程质量检验评定标准》
《工业安装工程质量检验评定标准》
4术语和定义
本标准采用了下列术语:
4.1交工技术文件
交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成，移交给建设单位的技术文件。
4.2项目工程：指在一个总体设计或初步设计范围内，由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。
4.3单项工程：是建设项目的组成部分，具有独立设计文件，建成后能够发挥生产能力或效益的生产装置（车间）或独立工程，也可称为“装置”。
4.4单位工程：指单项工程中，具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中，“单位工程”与“单元名称”相对应；在化工项目中与“工号”相对应。
4.5中间交接
中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成，并经管道系统和设备的内部处理，电气和仪表调试及单机试车合格后，与建设单位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后，施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。
5管理内容与要求
5.1 交工技术文件的管理流程（见附图）
5.2 交工技术文件的策划
5.2.1 明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时，应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。
5.2.2划分工程项目的单位工程，规定施工单位，统一编号。该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上，以文件形式下发给施工单位及有关部门，在工程开工后两个月以内完成。
5.2.3 下达立卷分册的要求。 根据单位工程的划分，在征得建设单位同意的基础上，项目部负责立卷分册，正式打印下发。
5.2.4 确定交工技术文件模式。根据合同规定，项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准，以文件形式下发。
5.3 工程技术文件的形成和同步积累
5.3.1 施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人，对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。
5.3.2 项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员，对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。
5.3.3 项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者，对交工技术文件工作负全责。
5.3.4 施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员，他们按照各自的要求分别实施和签证，完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证，在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。
5.3.5 设计变更和技术签证（技术联系单）由资料员领回建帐，发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行，同时收集作为交工技术文件。
5.3.6 材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理，在材料进入施工现场的同时，向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件，合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本，供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门，复印件交工，但复印件要标明原件在何处，并加盖经手人印章和抄件专用章。
5.3.7 设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供，合格证原件放入交工技术文件正本。
5.3.8 交工技术文件随着工程进度逐步形成，资料必须与工程同步，各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。
5.3.9 分部分项工程质量检验评定完成后，由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后，由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。
5.3.10 竣工图由项目部组织编制，必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”，同时填写竣工图编制记录。
5.4 交工技术文件的整理
5.4.1 项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作，凡属交工技术文件范畴的各种资料，均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。
5.4.2 为使技术文件管理清晰，防止混乱和遗漏，各项技术文件都要分门别类整理保管，每类宜分别填写文件目录，每加入一份，随时将其名称填在目录中。
5.4.3 交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。
5.5 质量经理
5.5.1 项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作，对交工技术文件的质量负责。
5.5.2 交工技术文件的最终审查，在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后，由项目经理统一组织终审。
5.6 交工技术文件的送审和交接签证
5.6.1 交工技术文件经终审后，由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。
5.6.2 予审提出的问题由项目部整改，整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。
5.6.3 交工技术文件审查通过后，按规定进行正式装订。
5.6.4 装订结束后，项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。
5.7 对于外包工程，根据“谁分包，谁负责”的原则，由发包的单位全权负责交工技术文件工作。
5.8 交工技术文件的归档
项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后，项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。
6 本标准产生的质量记录
a. 交工技术文件；
b. 存查资料；
c. 交工技术文件立卷分册目录；
c. 竣工图编制记录；
d. 交工技术文件最终审查签证表；
e. 科技档案移交清册。
7 附录
a. 交工技术文件立卷分册目录；
b. 竣工图编制记录；
c. 交工技术文件最终审查签证表；
第3篇 工程项目文件资料管理规定
1、内容
工程项目文件资料管理包括整个项目实施过程中的文书资料、工程技术资料、施工资料、科研项目资料,竣工图等。
2、由资料员负责项目文件资料的统一管理并督促其他各部门对相应的文件资料进行收集、整理。
3、文书与资料处理要点
1) 项目文书处理一般包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、签发、用印、传递、立卷、归档与销毁等程序。
2) 项目经理部的文件收、发由项目资料员统一登记,视公文内容和性质,准确及时交项目经理、业主、监理和其他有关部门批示或办理。
3) 对于不符合国家有关法令、法规与违反制度的文件,可拒收或不予办理。
4) 按照iso9002标准对项目的文件资料进行管理,做好文件受控管理工作。对于涉及有关项目成本、技术、质量及其它必须保密的公文与技术资料,未经项目经理同意,任何人不准借阅。对于上级有关印有密级的文件,项目不准擅自翻印。
4、文件往来与信息传递
1) 外发出的所有文件,都纳入编号系统并实行分级管理,并将来函的收入文件也纳入编号系统,以便统一管理。
2) 文件签发分三级管理
① 一级文件:必须由项目经理或项目副经理签发,所有经项目经理审阅的施工组织设计;季、月度计划;重要的会议记录[[(必须由参加会议各方对整理后的《会议纪要》签名后有效)。
② 二级文件:备忘录,整改通知;业务联系单;催款通知;技术核定单等。(须由业主和监理部门负责人签字后方有效)
③ 三级文件: 会议通知等。
3) 文件的分发与传递
① 一级文件由项目部办公室分发;二级文件由各部门自行分发。
② 外来文件,必须由项目部办公室统一收文,逐一处理,原则上各部门不直接收文。
③ 有关工程的传真文件统一由项目部办公室收文、编号并分送有关部门。
4) 发文规则
① 所有文件使用统一文稿纸,由办公室印制。
② 文件署名签发必须用钢笔书写,不使用原珠笔或铅笔。
5) 归档时间
施工过程中的各种资料在施工过程中由资料员收集,工程竣工后一个月内由资料员提供竣工资料,归档。
6) 档案的借阅
为充分发挥工程档案作用,因工作需要在工作时间随时可借阅。但需办理借阅手续,档案不得带出本项目。
7) 档案的检查、核对及移交
工程档案定期进行检查核对,做到帐物相符,待工程竣工后,工程评定结束,按有关规定向有关档案管理部门移交。
第4篇 附属中学立卷归档文件、材料、物品密级划分的管理规定
一、档案需要立卷、归档的文件、资料及物品，均应按《保密法》的有关规定，确定划分密级，做出标志并同时注明保密期限。对不属于国家秘密范围，但在一定期限内仍须保密的文件、资料，可视具体情况，确定为“内部事项”，并按《内部事项查阅使用办法》严格管理。
二、各档案立卷部门，在组卷、立卷时，到学校办公室查阅中央、国家机关有关部门制定的《国家秘密及其密级具体范围的规定》后，针对不同类型，划定所归文件、资料、物品的密级及保密期限，同时要做出相应的标志。
三、党务、行政类方面的文件、材料，需要确定密级的，应在制发和形成文件、材料的同时，由文件作者提出划密及保密期限的具体意见，由分管校长审定。
四、确定或变更“内部事项”的范围及制定查阅使用办法由学校办公室负责提出具体意见，分管校长审定。各部门，若有“内部事项”规定范围内的文件、资料，在立卷、归档时，应直接在卷首左上角注明“内部事项”。
五、凡应确定密级并应做出标志的归档材料，档案室接收时应作认真复查，对未做标志或发现划密不准确的，应退回原立卷部门补划或重新划定；对已经确定了密级及保密期限的，如需变更密级或延长保密期限的，由原确定密级部门负责变更；保密期限届满，立卷部门如不通知变更，则自行解密。
六、凡提出划密的部门、文件作者，应到学校办公室领取《划定密级审批表》，经分管领导审定后，到学校办公室对密级材料进行标志。
第5篇 电脑盘文件管理规定
为规范公司所有电脑设备的使用和电脑u盘文件的管理,使公司电脑设备有序化、合理化、规范化循进,特制定如下规定:
1、 各部门电脑有专人专用责任制形式,未经部门经理同意,其他人员不得使用该部门电脑,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。
2、 公司各部须常期保存的打印文件,须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周。
3、 公司各部需要打印的文件资料,原则上由各部电脑操作人员操作存盘,须管理部协办时,由管理部专职电脑员予以操作。
4、 电脑操作人员应在须常期保存的文件定稿后一周内做好u盘备份,并在'文件打印登录本'中详细登记该文件的标题、目录名、u盘号、打印日期等。
5、 公司各部门在做好u盘备份后,连同所有原本由各部门保管的u盘,包括管理部、市场部、企划部、规划部的所有盘片交由公司电脑程序员进行登录归档。
_财务部之u盘由财务电脑专员自行登录,并将信息知会总经理室即可。电脑程序员有义务将工作情况向管理部经理知会,不得泄露公司机密。
6、 各部因业务特性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料,可填写'密码设置申请单'向公司提出申请,被批准之密码设置部分将不列入信息共享范围,但不得擅自指令公司电脑程序员增减密码的设置范围。
7、 公司各部门电脑操作员应及时整理、删除硬盘内的文件资料,以便充分利用可读信息空间。
8、 各部如须调阅已由管理部归档并已设置密码的u盘资料时,应书面提出申请,调阅后知会电脑程序员,重新回归密令状态。
9、 未经许可不得将公司的u盘文件转借他人及带出公司,违者按公司规章制度予以严惩。
10、 各种耗材(u盘、色带墨粉)应由管理部记录品名、规格、数量、购买和领用记录,管理部将每一台设备单独设立档案,记录设备名称、型号、配置、随机资料、附件、开机密码(不公开)、维修记录、专业软件名称及调动方法等等,经保管人员签名,由管理部统一保管,在设备移交时,由接受人、原保管人确认无误,签名后完成整个移交过程。
11、 对于外部采购的软件,使用人应遵照使用手册操作,自行开发的软件,开发者应在开发各个阶段及时告知电脑操作人员其操作方法和禁忌事项,如应开发者未详尽告知,而引起的数据损失,开发者应承担相应责任。如使用人不按正确的操作方法和禁忌事项,而引起的数据丢失,由使用人负责。软件故障排除后,按责任大小作相应的处理。
12、 因使用软件而做备份的u盘应由使用人编号,禁止带出,该u盘使用期满后,将原盘数据复制于新盘,原盘编号不变。
13、 电脑使用过程中出现故障时,使用人应及时口头报告电脑程序员,并记录现场情况,报公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人违反电脑规定,而人为造成机器故障的,则视故障情况处罚当事人。
14、 电脑程序员有责任对公司电脑网络系统正常运作负责,如遇电脑发生故障,应详细询问使用人电脑故障情况,及时处置排除,当故障原因无法确定时,应知会管理部经理,并及时与供应商取得联络,最短时间使电脑恢复正常。
15、 与外界交流的u盘必须先检测病毒后才能在本公司使用,或带出本公司,严格禁止运行任何游戏软件,公司u盘应与外界交流需要带出时,应事先向管理部报告。
16、 设备使用范围
(1) 禁止在驱动器灯亮时插入、取出u盘。
(2) 禁止在操作电脑时吃、喝任何食物、饮料。
⑶ 下班时应切断电源,套上'防静电电脑保护套'。
(4) 禁止在设备电源开着时,移动设备。
(5) 电源开启顺序为:接线板→ups→显示屏→电脑→打印机,关闭的顺序相反。
(6) 打印时应使用打印纸或复印纸,禁止打印时拔纸。
(7) 禁止带电时插、拔插头。
(8) 共享打印机时,应按规定填制'打印登记表'
(9) 电脑上网非业务用途不得私自上网。
17、 个人必须妥善保管好自己的本人帐号及密码,不得擅自转让或借与他人使用。(案场上由行政专案或行政助理保管)。
18、 下班前必须按正确操作退出系统并关机。
管理部将不定期的进行检查,凡违反第
1、
16、 17条规定者,将被处以50-200元的罚款。
第6篇 地产公司档案文件资料管理规定
地产公司档案文件资料管理规定为了加强公司档案的管理工作,确保档案的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司档案管理实际情况,特制定档案资料管理制度如下:第一部分:公司档案资料管理
第一条 档案的定义与范围档案是指过去和现在的公司各部门及员工在从事业务、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、帐册、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第二条 档案管理的原则档案管理分为统一管理和分散管理相结合。即公司档案由总经理办公室统一管理,各部门除已移交总经理办公室的档案外,其它档案文件由部门自行保管,以便于及时利用,维护档案文件的完整与安全。
第三条 档案管理的责任部门和责任人公司总经理办公室为公司档案的主管部门,设专门的档案管理人员,负责管理公司的各类档案,做好登记、归类、保管、索引、提供利用,并负责对各部门资料管理员进行工作指导、监督和检查;各部门设有资料管理员,负责本部门资料管理,并接受公司档案管理员的监督和检查。
第四条 归档的范围
1.公司证照及企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止等方面的文件材料(包括企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同);
2. 公司与有关单位签订的各种合同、协议书等;
3．公司会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及公司的规章制度);
4. 公司制订的计划、统计、预决算、工作总结;
5. 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、招投标文件等;
6. 公司的各类申请、请求与相关部门的批复;
7. 财务、会计及其管理方面的文件材料,公司历年来的凭证、账本等;
8. 公司法律事务管理方面的文件材料;
9. 公司各项目的技术图纸等资料;
10. 反映公司历史沿革及公司重大活动的电子版照片及音像资料;
11.其它对公司具有利用价值和保存价值的文件资料(含各类载体,如电子文本等);
12. 公司历年获奖资料。
第五条 归档要求整理办法:分为文书档案和工程项目档案(竣工工程档案立卷,未竣工工程资料整理成册)。
1.归档的文件材料,应按照自然形成、保持历史联系的原则,结合归档要求和文件内容进行归档。
2. 在一个卷内(档案袋、盒)的文件资料要有清晰的《卷内文件目录》,并且按项目、内容或文件形成时间,系统的排列。
3．案卷标题要简明准确,整理好的案卷要确定保管期限,原则上分为永久、长期(十年以上)、短期(十年以下)三种。确定保管期限的基本原则是:1) 对公司有长远利用价值的档案应永久保存;2) 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;3) 凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
4. 按归档要求进行装订、编号、填写《卷内备考表》。
5. 全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记,填写《案卷总目录》。
第六条 过程管理属于公司保管的档案文件:各部门资料员做好平时文件的预立卷工作,并在每月初或事件结束后将上月需归档的文件整理成册移交总经理办公室保管,任何人不得据为已有。
第七条 档案销毁规定公司档案文件销毁:档案在超出规定保存期限一年后,可由公司档案管理员和资料所属部门资料员整理出库进行销毁。销毁档案时必须慎重从事。销毁前由公司档案管理员和资料所属部门资料员一起将需要销毁的资料列出销毁清单,由资料所属部门资料员填写《文件资料销毁清单》进行申请,报销毁资料所属部门的部门经理、主管副总审批,最后经总经理同意后,两人以上执行销毁程序,并在销毁清单上签字确认,公司档案管理员全程监督。销毁档案要严格执行保密规定,销毁清单由公司档案员留存,以便备查。部门档案文件销毁:部门形成的文件资料无利用价值时,可由本部门资料员填写《文件资料销毁清单》。提出销毁申请,部门经理审批同意后,两人以上执行销毁程序并签字确认。销毁清单由本部门资料员留存,以便备查。
第八条 档案借阅
1.因工作需要借阅存在总经理办公室的公司档案的,应事先填写档案借阅单,逐级审批,经总经理同意后方可借阅。
2. 员工不得携带公司原件材料外出,确因工作需要外带时,需在填写档案借阅单时注明外带原因,待总经理审批同意后方可外带,用毕归还。
3．借阅档案者必须对所借档案妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
4. 部门档案借阅由资料员填写《文件资料发放、借用记录表》做好记录,借阅人签字确认,并按时归还。
5. 总经理办公室统一管理公司资料复印件。公司档案管理员或总经理办公室秘书需要在文件资料复印件上加注“仅供…使用”的用途说明。
第九条 档案备份规定公司所有有价值的文件、报表、业务资料等档案,须存有电子扫描文档,无法电子扫描文档的,必须做好备份。
第十条 档案保管
1.公司档案员在接收文件资料存档时,必须认真验收,填写《文件资料移交登记表》,送档人和接档人均须签字确认,完成档案交接手续。
2. 对于已存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列在资料柜内。
3．档案管理员要定期对库存档案进行清理核对,做到帐、物相符,对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。库存档案如移交、作废和遗失时,须注明原因,保存依据。
第十一条 档案保密规定公司所有人员均应严格遵守公司的保密规定,违者依据公司“奖惩条例”严肃处理。
第7篇 嘉燃集团技术文件管理规定
1.目的:
为了有效管理和合理利用各类生产技术文件,避免技术文件的遗失,防止无效技术文件使用,确保各项安全生产活动符合现行法律法规及技术标准的要求,制定本规定。
2.范围:
安全生产、工程建设类的法律法规、技术标准,生产经营类及行政管理类不包含在本规定的范围。
3.职责:
由安全质监部归口管理,负责各类技术文件的采购、整理编目和发放,以及过期文件的回收作废和更新。各领用部门负责发放到本部门的技术文件的日常使用和保管。
4.过程:
4.1技术文件的分类:生产技术文件分为法律法规和技术标准,我公司适用的主要包含安全生产类、燃气行业类、特种设备类。
4.2技术文件的采购:由各生产部门根据各自需要提出采购需求,报安全质监部初审后报分管生产安全的副总经理审批通过后,由安全质监部采购。
4.3技术文件的日常管理:日常管理包括存放、编目、发放和借阅。
4.3.1技术文件的存放:公司设技术文件阅览室一间,存放生产技术文件,按2个铁皮书架配备,由安全质监部落实1人负责管理;
4.3.2技术文件的编目:由安全质监部按以下方法进行编目:
分五部分:第一部分代表类型(法律法规f、技术规范j)
第二部分代表专业(燃气行业r、安全生产a、特种设备t、工程建设类g)
第三部分代表颁布时间或更新时间
第四部分代表该文件的顺序号。
第五部分代表该文件共采购3本,其中的第一本
例:f-r-2009-01-0301
说明:2023年颁布的燃气行业法律法规。
并建立编号与文件名称对照表,便于检索,对照表如下:
编号
名称
f-r-2009-01-0301
《中华人民共和国消防法》
4.3.2技术文件的发放
常用的技术文件,技术资料阅览室保留1本以备查阅,其余按部门要求发放到部门,安全质监部在确认有效版本后盖受控章后发放,领用部门填写《技术文件领用记录》。
编号
文件名称
领用部门
领用人
领用时间
f-r-2009-01-0301
《中华人民共和国消防法》
管线所
张山
2009.10.2
技术文件部门领用后由部门负责管理,妥善保管和有效利用,遗失照价赔偿。
4.3.3技术文件的借阅
技术文件借阅定在每周一下午4:00以后,开放1小时,借阅人员填写《技术文件借阅登记表》,每次借阅时间二个月,超过二个月归还再办理借阅手续。
编号
文件名称
借阅人
借阅时间
归还时间
f-r-2009-01-0301
《中华人民共和国消防法》
张山
2009.9.5
2009.10.2
4.3.3技术文件的作废更新与回收
安全质监部每三个月对技术文件的有效性进行审查,以获取最新的有效版本,作废的版本通知领用部门交回安全质监部,填写《技术文件作废登记表》
编号
名称
作废或更新时间
数量
f-r-2009-01-0301
《中华人民共和国**法》
2022.3.5
3
并盖作废章,存放于指定的区域,以免误用。
第8篇 z物业常规服务文件管理规定
1.0 目的
规定物业管理部、各地物业公司常规服务文件的编写、上报、审批程序,对常规服务文件的编制、审批、发放等全过程进行控制,确保物业管理部及各地物业公司所使用的常规服务文件的有效性。
2.0 适用范围
适合于物业管理部及各地物业公司常规服务文件的控制。
3.0定义
常规服务文件是指企业服务标准、各项目等级服务标准、物业管理部检查标准、各地物业公司职能部室检查标准及各项目作业指导书及物业管理部、各地物业公司的检查通报。
4.0 职责
4.1、物业管理部负责物业公司企业常规服务标准(例如**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准)的编制审核,负责物业管理部对各地物业公司常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,负责组织各地物业公司对常规服务文件进行适宜性评审。
4.2、各地物业公司:
4.2.1各地物业公司经理负责本公司职能部室的常规服务检查标准及管辖项目各专业作业指导书的审批。
4.2.2各地物业公司的职能部室负责对所辖项目常规服务检查的检查标准、检查通报的编制审核,组织所辖项目对作业作业指导书进行适宜性评审。
4.2.3各项目负责本项目内各专业作业指导书的编制、审核、修订、管理。
5.0常规服务文件的分类及编号
5.1 常规服务文件分类
5.1.1 按照文件作用分:**物业常规服务文件分为服务标准、检查标准、作业指导书及检查通报。
服务标准分为**物业企业等级服务标准和各项目等级服务标准。
检查标准分为物业管理部检查标准和物业公司检查标准。
作业指导书即各项目的常规服务操作性文件。
检查通报是指物业管理部及各地物业公司职能部室常规服务检查的检查通报。
5.1.2 按照编制部门分为:常规服务文件分为物业管理部常规服务文件、物业公司常规服务文件及各项目常规服务文件。
物业管理部常规服务文件有服务标准、检查标准和检查通报。服务标准包括**物业企业等级服务标准、各项目等级服务标准。
物业公司常规服务文件有物业公司各职能部室常规服务检查标准、检查通报。
各项目常规服务文件有项目作业指导书,包括项目管理规定及各专业组作业指导书。
5.2常规服务文件编号
5.2.1 服务标准编号规定
a)文件类别服务标准为(a);文件级别:分为1-4级,如果是整体企业标准(q),如果是项目的服务标准为项目名称代码,如廊坊阿尔卡迪亚(la),廊坊锦绣(lj),廊坊群星(lq),霸州阿尔卡迪亚(ba),沧州丽水(cl),蚌埠阿尔卡迪亚(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是单项服务标准为专业名称代码/等级号,如综合管理类一级标准(gl/1),安防类二级标准(af/2),环境类三级标准(hj/3),维修类四级标准(w*/4);文件序号为发放号和年号的组合,分别取两位有效数字-01**、02**、03**…,其中**代表发放年号2005年计为05,2006年计为06,以此类推。
b) 服务标准编号图示
rswy- a-***-****
文件序号
文件级别
文件类别
即:rswy-a-文件级别-文件序号。
例如:**物业企业等级服务标准,2005年第1号,文件编号为:rswy-a-q-0105;**物业廊坊锦绣等级服务标准,2005年第2号,文件编号为:rswy-a-lj-0205;**物业安防类一级服务标准,2005年第3号,编号为:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 检查标准编号规定
a)文件类别:检查标准为(b);使用部门为物业管理部(wg)或**物业公司(地点代码,如lf、cz、bb、nj);检查类别,如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w*);文件序号同上;
b)检查标准编号图示:
rswy-b-***-***-**** 文件序号
使用部门
检查类别
即:rswy-b-检查类别-使用部门-文件序号。
例如:物业管理部综合管理类检查标准,2005年第1号,编号为:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物业公司环境类检查标准,2005年第2号,编号为:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 检查通报编号
a)文件类别:检查通报为(c);
如果编制部门为物业管理部(wg);发放对象为**物业公司,廊坊物业公司(lf),沧州物业(cz),南京物业公司(nj),蚌埠物业公司(bb);文件序号同上。
b)编号图示:
rswy-c-***-****
文件序号
发放对象
编制部门
即:rswy-c-发放对象-序号。
备注:如果编制部门为**物业公司(**rswy),廊坊**物业(lfrswy)、南京**物业(njrswy)、沧州**物业(czrswy)、蚌埠**物业(bbrswy)等;发放对象省略,其它不变。即:**rswy-c-序号。
例如:物业管理部对沧州物业公司的检查通报, 2005年第5号,编号为rswy-c-cz-0505;廊坊物业公司检查通报,2005年第5号,编号为lfrswy-c-0505.
5.2.3 作业指导书编号
a)文件类别:作业指导书编号为d,一般省略;使用部门为**物业公司**管理处,廊坊物业公司锦绣管理处(lj),阿尔卡迪亚管理处(la),…;专业类别如综合管理类(gl),安防类(af),环境类(hj),维修类(w*);文件序号为发放号,取阿拉伯数字的位有效数字-01、02、03…;
b)作业指导书编号图示:
rswy-***-***-** 文件序号
专业类别
使用部门
即:rswy
-使用部门-专业类别-文件序号。
例如:廊坊物业公司锦绣管理处综合管理类作业指导书,2005年第1号,编号为:rswy -lj-gl-0105;沧州物业公司丽水花庭管理出环境类作业指导书,发放号为2,编号为:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物业管理部、各地物业公司的除常规服务的行政类文件不属本规定的范围,可自行编号。
6.0 物业常规服务文件的控制
图示1:
编制 审核 审批
服务标准 物管部 物管部 地产/控股
物管部检查标准/检查通报 物管部 物管部 物管
物业公司检查标准/检查通报 职能部室 职能部室 物业公司经理
作业指导书 项目 项目 物业公司经理
6.1 常规服务文件的编写
6.1.1 新的服务内容产生时需要编制,如接管项目,服务内容增加等。
6.1.2 编写原则:谁使用谁编写。
6.1.3 按照图示1的职责划分编写责任区内的常规服务文件。
6.1.4 项目内各专业组作业指导书的编制责任人为各专业组主管。
6.2 常规服务文件的审核与审批
6.2.1 审核与审批原则:编写者的上级进行审核,审核者的上级进行审批。
6.2.3 按照图示1的职责划分审核与审批责任区内的常规服务文件。
6.2.3常规服务文件报送必须填写《物业常规服务文件审批单》;所有在用常规服务文件,组织部门应组织编制部门主管对文件进行适时评审,确定文件是否进行修改,予以修改则按本规程5.4条款更改。
6.2.4编制部门主管将文件草案和《物业常规服务文件审批单》报送。审批人员对文件进行审批。若文件审批通过,则执行5.3条款,当组织部门与编制部门不是同一部门时应将审批后的文件报送组织部门;若审批不通过,则应对文件进行修改,并重新依据文件的审批程序进行。
6.3 文件的发布
6.3.1 服务标准、物业管理部检查标准、检查通报的发放
a)物业管理部将审批后的文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数,并标注发放号。
b) 物业管理部相关人员依据《物业常规服务文件审批单》发放范围发放,并填写《发文登记表》。
6.3.2 物业公司检查标准、检查通报的发放:
a)物业公司编制人员将通过审批的文件草案传送至本部门资料员,并标注发放号。.
b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。
c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。
d)要求报送物业管理部备案。
6.3.3 作业指导书的发放
a)项目编制人员将通过审批的文件草案传送至本项目资料员,并标注发放号。
b)资料员按规定对该文件进行编目,确定发放范围及数量,打印/复印所需份数。
c)资料员根据要求的发放范围发放,并填写《发文登记表》。
d)要求报送物业管理部及该项目所属物业公司备案。
6.4 常规服务文件更改流程
6.4.1更改
常规服务文件若核查不符合而需要更改时,需更改部门/人员将修改详细内容填制《物业常规服务文件变更通知单》,若有必要,则应填写修订理由。
6.4.2审批
参见本规定5.2.1条款,应填制《物业常规服务文件审批单》。如果审批未执行5.2.1条款,受委托部门应得到相应的背景材料。
6.4.3 更改常规服务文件的发布
修订部门将通过的草案及《物业常规服务文件审批单》按照5.3.1的要求传递给相关部门相关人员,其依据《发文登记表》发放范围/数量,打印/复印所需份数,并标注发放号,修订文件按《物业常规服务文件审批单》打印修订标识。
发放标明修改状态的新文件,同时收回失效版本旧文件,并填制一页新的《发文登记表》,旧的相应《发文登记表》妥善保管。
6.4.4 文件发放人员保存《物业常规服务文件审批单》,说明现行文件的修改状态,利于管理。
6.5 常规服务文件作废流程
6.5.1若核查不适宜而需作废时,编制部门/人员需向审批部门/人员提请作废,并标注原因。
6.5.2作废实施
主管部门按照5.2.1条款将通过作废申请的常规服务文件传递给该文件的发放部门相关人员,由其依据《发文登记表》,收回所有原已下发的该作废文件。
6.5.3 作废受控文件的处置
a)发放新文件并及时收回失效或作废文件。标注作废标记,防止继续使用。
b)作废或失效文件若归档保存, 相关人员应在失效文件上标注作废标记,单独保存;若作废文件不归档,相关人员填写《档案销毁清单》,部门主管/经理审核后立即予以销毁。
6.6 常规服务文件管理要则
6.6.1 各部门负责人应妥善保存文件,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未经授权,公司任何人不得私自复印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中损坏、丢失,责任人应提交书面报告,经发放部门批准发放新文件。
7.0 附件
7.1 《物业常规服务文件清单》
7.2 《物业常规服务文件审批单》
7.3 《发文登记表》
7.4 《物业常规服务文件变更通知单》
7.5 《档案销毁清单》
物业常规服务文件清单
序号:
序号 发放号 文件名称 编号 备注
物业常规服务文件审批单
文件名称 编号
文件编写概述:编写负责人签字: 日期:
审核人/部门意见: 签名: 日期:
审批人/部门意见: 签名: 日期:
备注:
发文登记表
序号:
序号 文件名称 编号 分发号 发放部门 签收 日期 份数 备注
物业常规服务文件变更通知单
序号:
文件名称 编号
更改位置及原由:
更改后内容:受此影响引起的其他更改文件名称:
申请人: 日期:
审批人/部门意见: 签名: 日期:
备注:
档案销毁清单
序号:
第9篇 工程项目施工文件技术资料管理规定
1.项目部施工文件的管理范围包括:1)施工合同文件;2)施工图文件,包括工程图纸及其变更文件;3)施工指令,包括对施工指令的确认记录;4)工程施工适用的技术标准、验收规范;设备装箱文件;5)记录文件,包括会议记录,工程管理决议,以及任何涉及合同内容调整、非预期费用和责任的来往文件;6)经建设方确认的施工进度计划;7)索赔、签证文件。
2.项目经理确定合同文件、记录文件、进度计划的受控使用范围,主管工程师负责其它施工文件的受控管理。项目部主管工程师具体贯彻和落实项目施工文件管理相关制度、措施,对施工文件管理承担直接管理责任。
3.项目应指定专人按受控文件要求进行施工文件的管理,定期检查受控文件的使用保养情况。施工文件至少应保存至工程竣工结算,属于工程施工技术资料的应随技术资料整理、存档。
4.项目部资料员应及时收集、整理相关技术资料,做到技术资料与工程进度同步;并按照国家规范、规程和当地技术资料管理规定核查其内容;发现问题及时报项目主管师协调解决。项目主管师对资料负指导审核责任,并负责对试验资料、原材料报告的存在的问题进行协调管理。资料分基础、主体、装修三个施工阶段报施工技术科审核;竣工资料应在资料员按照资料管理规定核查完毕报项目经理(主管工程师)签字认可后,送施工技术科审查。具体管理要求见本细则第六项:施工资料管理要求。
第10篇 学校物业维修服务部文件资料管理规定
(一)凡接到学校、集团印发的文件,都必须进行编号登记。
(二)需要传阅学习的文件,经由维修部主任签字,分送下发管理部门传阅学习。
(三)属于绝密文件只限指定人员阅读,各类文件要按时收回、归档,做到不丢失,不泄密。
(四)对过期作废或无保存价值的文件,资料要按规定进行销毁。
(五)对有保留价值的文件、资料、档案、照片、软盘、图片、音像等材料妥善保管。
(六)维修部大事记需由专人记载,年末整理及时归档。
第11篇 关于项目建设管理文件资料收发和归档规定
1 总则。为规范项目建设管理文件资料的收发和归档工作,特制定本规定。
2 项目建设管理文件资料的管理由项目经理负责。
3 对项目经理部所签发的各种文件资料,必须在经项目经理审定、签署并加盖项目管理印章之后方可外发。所有外发文件资料应留底存档。
4 对项目经理部收到的各种文件资料,必须在接收之前对其有效性进行检查,不得接收签字、盖章不全或经涂改的文件资料。所有外来文件资料应签收登记。
5 对设计单位发出的设计变更通知,承包商提交的工程变更申请,监理机构签发的工程质量事故处理报告、停(复)工令、重要的监理通知以及安全事故处理报告等重要文件,项目经理部在收到文件资料24小时之内必须上报业主。
6 项目经理应根据工程建设进展情况,不定期地主持项目建设管理文件资料的分类、整理、立卷及归档工作,及时将己归档的文件资料提交业主。
7 工程建设管理工作结成后,所有项目建设管理文件资料应纳入项目建设管理档案归档。
8 罚则
违反本规定对项目经理和有关人员给予批评或通报批评;情节严重的,通报批评并处50-1000元罚款。
第12篇 学院机要文件管理工作规定
学院机要文件管理工作规定为了加强机要文件的管理,进一步规范机要文件的处理程序,结合我院实际,制定本规定。
1、 凡上级或下级单位寄送或交换至我院的机要文件,均由机要人员负责收文、启封。一般函件除注明院领导个人和各处、室以外,要根据文件内容、密级和传阅范围,送有关领导或有关处室签收和阅处。
2、 机要人员对所有来文进行登记,经办公室主任阅处后,送院领导传阅。机要人员与各位领导办理文件传阅手续。
3、 院领导在文件的批阅过程中要做到迅速、及时,不得积压、横传;机要文件一律不得带出办公室阅批,因公出差或参加两天以上会议时,应将传阅文件退还机要室,未看完的文件,待回院后再阅。阅文时,对于文件的批示和签名不要用铅笔和圆珠笔。卷内文件不得随意抽走、留存。
4、 对院领导批示要求职能部门办理的文件,机要人员应立即将文件送达承办单位。承办单位应及时将办理情况反馈院办公室并报告分管院领导。
5、 对于急件的处理。主管领导需要部门即刻办理的急件,也应先退回院机要室,由机要人员按照院领导的批示,立即送职能部门并办理文件借阅手续,而不能在传阅过程中“横传”,以避免造成文件丢失。
6、 文件传阅、处理结束,承办部门要在文件处理单上写明处理结果,并签名和写清楚处理日期后,退回机要室统一保管。有关业务文件,各处、室需要暂时保留备用的,可在机要室办理借阅手续,但保留期限不得超过1个月。
7、 上级来文的复印,按照中央办公厅和省委办公厅的规定办理;凡标有密级的文件不得私自翻印、复制、摘录和外传文件传阅、因工作需要翻印、复制、摘录时,应按有关规定经批准后办理。复印件按照文件、资料的保密等级管理;不得在公开发表的文章中引用“三密”资料。
8、 凡发到各部门的机要文件,各单位必须认真管理、清理。使用完后,按照规定时间,及时清退交机要室。
9、 凡涉及机要文件的领导和工作人员,必须严格遵守国家保密条例,严防失密、泄密。要维护机要文件的严肃性、权威性和保密性。按规定,文件传到哪一级就要保密到哪一级。送抵各单位的文件一定要妥善保管,对丢失文件或泄密者,要按照有关规定追究责任。
