商住项目档案资料管理规范
商住项目档案资料的管理
资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。
*发商移交的原始资料的管理
楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。
*业主入住的原始登记资料的管理
业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。
*业主、用户装修资料的管理
业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。
*管理处日常记录文件的管理
日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。
*财务资料管理
物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。
*业主、用户往来函件的管理
业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。
*业主委员会资料管理
对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。
*上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理
给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。
*管理处员工人事资料的管理
对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。
*公司文件、管理制度的收集管理
为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。
*业管理相关资料的收集管理
为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。
