办公住宅项目档案建立和管理规范

办公住宅项目档案建立和管理规范

办公+住宅项目档案的建立和管理

一、档案的建立

设立资料室、负责档案建立和管理,配备专门的档案专业管理人员,从接管开始,建立各类档案,采取电脑化管理。

1、系统化、科学化、标准化、制度化、电脑化管理,制订一系列管理制度。

2、建档流程:收集-整理-归类-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查。

3、各部门广泛收集,资料室集中管理。

4、分类明确,针对不同的档案性质,采用有不同的建档和管档方法,本公司将档案分成五类由专职人员进行管理,并将档案管理列为我公司质量体系的一个重要部分。

二、档案管理

本公司档案管理体系按照iso9000质量认证体系标准,把它浓缩为:

(一)办公室、人事档案管理;

1、办公室档案由资料员进行分类编号、整理、保管。

2、有关行政机关,公司上层有关文件及会议纪要均属办公室档案文件。

3、经领导批示传阅的重要文件入档必须与领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

4、所有人事档案按照编号由资料员管理,并将个人所有资料输入电脑保存软盘,人离开企业其档案销毁。

(二)质量体系文件档案管理;

1、公司本部iso9000质量体系文件的管理由管理处专人负责进行管理。

2、所有质量体系文件的编号、审批、发放、更改、作废均应有日期和负责人,批准人及文件现状态的记录。

3、所有质量体系文件均有规定的编号、易懂、易查、易察。

4、《文件清单》、《发放记录》、《更改申请表》、《更改领取表》均应填写标准、明了。

(三)工程档案管理;

1、从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料和各种竣工图及供电、发电、消防、排风排水、煤气管理、电梯、照明系统的有关资料均进行编号,档案由专人储存于专柜中保管。

2、所有工程类国家标准均匀进行统一编号并附上受控负责人由专人保管于专柜中。

3、所有工程资料均应规定保存期限,并建立销毁档案制度。

(四)财务档案管理;

1、每年形成的会计档案,都由财务会计按照归档的要求,负责整理立卷装订成册。

2、保存的会计档案向外单位提供利用时,须报有关领导批准,但不得拆散原卷册,并应限期归还。

3、会计档案的保管期限,根据特点分永久、定期二类。

4、会计档案保管期满需销毁时,应经有关领导同意,审查并编造会计档案,销毁设册。

(五)住户档案管理;

1、所有业主资料如购房合同(含产权证)复印件、租户合同复印件、房屋验收清单及业主、业主有关资料(身份证、户口所在地、工作单位地址、常住地址、联系电话)均应按单元由资料员编号妥善保存并输入电脑。

2、业主变更资料均匀由资料员妥善保存并输入电脑。

3、业主资料根据一定期限销毁,保存软盘。

(六)所有档案必须进行科学管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同时严格执行安全和保安制度,不得随意堆放、严防毁损、散失和泄露。

(七)所有可输入电脑的档案均应输入电脑,保存软盘。

(八)所有档案的借阅均应通过资料保管员(有必要时应有负责人许可同意)并进行登记签字。

(九)所有档案保管环境要求干燥、通风、如有遗失,应通知有关人员负责。