办公楼物业档案资料管理规范
办公楼物业档案、资料管理
1、对办公楼设备档案资料的管理
--设备设施档案资料(说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等)齐全,建立设备台帐、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。
--项目进场后,专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。
--建立标准化档案资料库,使档案资料可靠、完整地保存;并采用档案管理通用检索方式,便于今后档案的移交。
--建立档案管理制度,完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续,使档案资料处于动态监控中。
--建立综合设备台制度,建立全寿命设备管理制度,把设备全寿命期内的设备本体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。
2、管理处档案资料管理
--对与质量体系有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制,使文件处于受控状态,按《程序文件》的规定进行管理,保证相关场所使用有效版本的文件,作废文件按一定的程序处理。
--由管理处负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资料的发放、更改控制等管理。
--有一套适合办公楼完整的收发文管理制度,包括对外行文、内部行文管理办法;对规定文件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等作出规定。
--质量记录保存完整,根据《程序文件》的规定分部门(工程、绿化清洁、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。
