管理处文档库建立和目录规范
管理处文档库建立和目录
物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容,文档库是管理处各类档案的重要储备地,服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立,可根据管理处职能和业务管理的实际情况,编制文档分类目录,保证文档资料完整并易于检索,作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。
1、文档分类编号规则:
1)编号原则上应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类,按照文档一、二、三级目录进行编号。如:一级目录'物业规划档案'下的第一条'用地批准文件',则其编号为'1-1',如该二目录对应下文档有多卷以上,则每卷的编号顺序为'1-1-1、1-1-2……'。
2)现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码,以防止在工作现场的遗失,在工作文档完成后,由责任人按时定期交资料室编号、存档。
3)在文件夹(盒/袋)封面或侧面应有标识,上面注明目录号、文档标题等。文件夹(盒/袋)应有卷内目录,详细列明卷内的文件资料。
4)文档管理员调(离)职或更换岗位前,须做好文档资料交接工作,完善交接手续,如文档资料有遗失,追究当事人责任。
2、文档目录分类
序号一级目录二级目录
1物业规划档案用地批准文件
项目批准文件
2物业接管验收资料移交证明资料
验收证明资料
3工程档案竣工资料
技术资料
4产权资料
5物业委托管理合同
6房屋使用及公众制度房屋使用资料
7管理处证照管理处专业化管理资料
8架构及职责
9行政管理档案
10后勤管理档案采购文件资料
资产、仓库管理记录
内务管理记录
钥匙管理记录
11合同管理档案
12人事管理档案人事资料
员工培训记录
员工考核记录
岗位资格证书
13财务管理档案
14维修基金管理
15房屋管理档案房屋本体维修资料
房屋管理资料
16公用设施设备管理档案共用设施设备
管理资料
共用设施设备运行维护记录
17给排水系统
管理档案给排水系统维护保养
18供配电系统管理档案
19消防设备设施管理档案消防系统运行维护记录
20安全管理档案安全管理资料
安全防范措施
安全工作记录
21消防管理档案消防管理资料
消防应急方案
消防工作记录
22车辆管理档案停车场管理资料
停车场管理记录
非机动车辆管理档案
23保洁管理档案保洁管理资料
保洁工作记录
24消杀服务档案
25绿化管理档案绿化管理资料
绿化工作记录
26业主档案
27租户档案
28社区文化活动档案社区文化活动资料
29经营管理档案有偿服务档案
商户管理档案
30客户服务档案客房服务工作记录
31业主委员会档案
