物业管理处文书档案管理规范

物业管理处文书档案管理规范

管理处文书档案管理

文书档案(简称'文档')作为物业管理处重要的信息资源,它具有记录信息真实性、来源广泛性、内容丰富性等特点,形式包括工作记录、文书、音像、图片等,是管理处信息管理的基础和重要对象。

在计算机技术广泛应用于信息管理前,传统意义上的信息管理工作主要内容还是企业对在各项活动中形成的全部文档进行的手工搜集、保存、检索和开发利用,此信息管理方式对于物业管理企业仍是进行信息管理工作的重要形式。文档管理工作内容主要包括如下:

1、制定和完善管理处文档工作规范和标准;

2、制定管理处文档形成、积累、整理和归档制度,确定文料归档范围、时间和保存期限;

3、收集、整理、保管、统计管理处文档,鉴定和销毁已过期的文档;

4、组织进行管理处档案的开发和利用;

5、制定管理处各类文档的保密级、保密期限及安全保护措施;

6、指导、检查及监督各部门文档的形成、积累、整理和归档以及修理与补充。协调和支持各部门文档管理工作。