船舶安全管理体系运行情况检查规范
《国际/国内安全管理规则》的全面实施,促进了船舶安全管理水平的提高,同时也使海事管理部门对船舶安全管理体系运行情况的监督检查成为一项主要的监管内容。2006年9月,徐祖远副部长在全国海事工作会议上强调,作为船舶安全监督管理的规律,要加强“四船一链”重要环节的监管,也就是要加强船公司、船舶、船员和船长的日常管理,其中船公司是主体、船舶是基础、船员是重点、船长是关键,要将这四者通过安全管理体系这根链条连接在一起。因此,加强对船舶安全管理体系运行情况的监督检查是今后船舶安全检查的一个主要方向,但是,从目前船舶安全检查员队伍的情况来看,部分船舶安全检查员还不能完全适应这项工作的要求,主要表现在对船舶安全管理体系进行检查还存在模糊认识,对检查的必要性认识不足;其次是对规则和体系掌握不深,有无从下手和不敢检查的现象;再次是对查处的缺陷如何要求整改把握不准。针对这些情况,本人根据多年来公司体系审核和船舶审核的经验,对如何做好船舶安全管理体系的检查进行探讨。
一、 对船舶安全管理体系进行安全检查的必要性
1.船舶安全管理体系审核不能替代船舶安全检查 公司建立安全管理体系后,经过总经理批准发布,将会在公司船岸同步运行。船舶为取得“安全管理证书”(smc),在体系运行一段时间具备必要的条件后,向海事主管机关或其认可的机构(简称审核发证机构)申请初次/临时审核。经审核发证机构批准,船舶审核组按照规定的程序,通过对被审核船舶的体系文件和安全管理活动进行审核,判断体系文件与《国际/国内安全管理规则》的覆盖性、对强制性规定的符合性;评价船舶的安全管理活动与体系文件的符合性,实现规定目标的有效性。其目的就是利用外部强制手段来促进规则的有效实施,为被审核船舶提供改进体系运行的机会。 船舶安全检查是主管机关对到港船舶进行监督检查,确认其船舶技术状况是否符合国内法规及规范的要求,船舶、船员是否持有有效证书,船员是否熟悉船上的应急及关键性设备的操作,并就检查中发现的缺陷提出处理意见,要求船方予以纠正,保证船舶状况不低于标准,确保船舶航行安全,防止造成水域污染。 船舶安全管理体系审核是针对公司管理进行的,而船舶安全检查是通过抽查船舶设备及船员的操作来反映公司的管理是否在船上得到了有效运行。相比之下,船舶安全管理体系审核侧重于公司管理,船舶安全检查侧重于对船舶及设备性能检查和船员适任性检查。因此,船舶安全管理体系审核与船舶安全检查的方法、周期和侧重点均不同,船舶安全管理体系审核不能替代船舶安全检查。
2.船舶安全检查结果是安全管理体系在船上运行结果的直接反映 船舶安全检查大部分是对船舶硬件设施和船员操作性的检查,也是安全管理体系所覆盖的内容。体系运行的好与坏,直接和船舶的保养、人员和设备的管理有关,体系运行的有效性,可以通过安全检查直接反映出来。安全检查中发现的缺陷具有可追溯性,通过发现船舶保养、人员培训及应急操作方面的的缺陷,可以判断安全管理体系在船上运行的不足。例如:在体系文件中规定了设备的保养周期和责任人,通过安全检查就可以验证设备的维护保养要求是否得到了落实,从而反映船舶安全管理体系的运行情况。
3.船舶安全检查是对安全管理体系运行情况的有效监督 船舶安全检查主要是从硬件和软件两个方面对船舶实施检查,硬件是指船体、机器、设备、船员,软件是指体系文件的运行情况以及船员的实际操作能力。通过对船舶硬件环境的检查可以反映出船上体系运行的情况,同时体系的有效运行又可以保证硬件环境处于良好状态。对体系运行情况的认真检查,可以从源头上发现船舶一些缺陷产生的原因。通过安全检查中对软件特别是体系运行情况以及船员实际操作能力的检查,发现不符合规定情况,进行分析纠正,督促公司体系进一步完善。船舶体系的中间审核约在初次审核后两年半进行,间隔期较长,通过安全检查可以对船舶体系运行情况进行及时有效的监督。
4.船舶安全检查是对安全管理体系审核的延续和补充 由于船舶安全管理体系初次审核、中间审核和换证审核的间隔期很长(平均两年半时间),如果缺乏有效的外部监督,容易使船舶产生麻痹松懈心理,往往会在审核前对台帐记录进行突击补充,形成“两张皮”现象。而通过周期较短的安全检查,可以有效防止“两张皮”现象,从这个意义上说,船舶安全检查是对体系运行的情况监督的最后一道防线,是对安全管理体系审核的延续和补充,十分必要,不可或缺。
二、对船舶安全管理体系进行安全检查应注意的几个问题
1.不能以体系审核的方式进行船舶安全检查 对船舶安全管理体系运行情况进行检查和对船舶安全管理体系进行审核是不同的,一是内容不同,前者侧重于船舶的局部现场管理活动,后者则针对船舶的全部管理活动,时间跨度更大,范围内容更广;二是性质不同,前者是对船舶安全管理活动是否符合强制性规定和公司管理文件的要求进行监督检查,后者则是通过对船舶安全管理活动的检查,经过一定的程序,由具有相应资质的人员对船舶安全管理活动和体系文件的一致性进行评估,最终确定船舶安全管理活动是否有效。正因为如此,1999年11月25日,国际海事组织在通过《港口国监督程序》修正案的第882(21)号大会决议中特意做了说明,“还请各国政府在实施ism规则的港口国监督时,应注意到对ism规则的港口国监督应该是一种检查,而不是审核,其港口国监督**应经过必要的培训并具备一定的ism规则的知识。”所以,无论是对国际航行船舶还是国内航行船舶的安全管理体系运行情况进行检查,均应以《97安检规则》所确定的程序和方法进行,除非有明显证据,不应对船舶的安全管理体系文件提出修改要求,且对这种修改要求应给予足够的时间,按照体系文件的规定经过一定的程序方能进行;另外,也不宜随意对船舶安全管理体系运行的有效性做出评价,对发现的问题或缺陷,按照有关规定要求整改即可。
2.尽量从设备缺陷中找出体系运行存在的问题 船舶安全管理体系是一种系统化的管理方法,其主要目的是通过建立体系化的文件对船舶所有管理活动进行规范,进而最大限度地消除人为因素对船舶航行安全的影响,因此,从这个意义上讲,船舶所有的管理活动在安全管理体系中均有规定。如果安全检查员在进行船舶安全检查时发现了设备方面的缺陷,那么必然说明船上有关人员没有执行安全管理体系的要求,二者存在着一一对应的关系,是一个问题的两个方面。从设备缺陷追溯检查船舶安全管理体系运行情况,在安检时间有限、检查项目繁多的情况下不失为一种好方法,检查结果更直接、更有说服力,也更易为船方接受。
3.对船舶安全管理体系存在的缺陷处理要合理适当 相对于船舶设备缺陷的纠正来说,对船舶安全管理体系存在的缺陷进行纠正可能需要更长一些时间,因为这可能会涉及到对体系文件的修改,或者需要经过一定的程序进行调查分析,通常情况下,如果船舶安全管理体系存在的缺陷属于一般不符合,即这种缺陷是个别的、孤立的、对船舶安全和防止污染影响不大,可考虑给予最长不超过三个月的整改时间(缺陷行动代码18),如果船舶安全管理体系存在的缺陷属于重大不符合,即这种缺陷对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险,并需要立即采取纠正措施,如没有持有《国际/国内安全管理规则》要求的相关证书,或证书失效,或缺乏重要的程序须知,未配备持证健康适任的船员等,则可考虑滞留该船舶,并与相关发证机构进行联系,直至缺陷纠正并达到检查人员满意。总之,安检人员在对船舶安全管理体系存在的缺陷进行处理时,应做出良好的专业判断,提出合理适当的纠正要求。
三、对船舶安全管理体系运行情况进行检查的具体做法 对船舶安全管理体系运行情况进行检查作为船舶安全检查内容的一部分,二者是包含与被包含的关系,在检查中要进行有机结合,同步进行,相互印证,而不能机械地割裂开来。对船舶安全管理体系运行情况进行检查可以分为初始检查和详细。
1.初始检查 在初始检查阶段安检人员应运用良好的专业知识来判断、确定公司安全管理体系在船上是否得到有效实施,且船上人员都已熟知本人在与船舶安全和环境保护相关的文件中所应承担的职责和任务。为了达到这一目的,可通过检查以下内容来加以确定:
1)证书检查 检查时首先对照船舶国籍证书,确定公司符合证明(doc)是否覆盖了该船的船舶种类,同时确认船舶的安全和防污染责任人即符合证明中的公司名称与国籍证书中的船舶经营人是否一致,如果符合证明中的公司名称为管理公司,应要求船舶提供船舶委托管理协议或光租合同。然后对符合证明和安全管理证书的有效期进行检查,根据证书的有效期确定符合证明是否进行了年度签注,安全管理证书是否进行了中间审核签注,确认符合证明是否在有效期内,如果符合证明过期,船舶安全管理证书自然失效。
2)船长和船员对船舶安全管理体系熟悉情况 检查时可通过要求船上人员回答下面某一个或几个问题来了解船员熟悉体系文件的情况:
(1)请船长简单介绍船上运行安全管理体系的情况;
(2)船长、大副、轮机长等主要船员是否知道公司指定人员的姓名及联系方式;
(3)船员是否熟悉各自的责任权力和相互关系;
(4)船员是否熟悉与各自相关的程序和须知。
3)文件及安全活动记录检查 检查项目包括:
(1)体系文件是否及时更新,并有控制记录;
(2)安全活动记录(消防救生演习记录、设备维护保养记录等)是否符合安全管理体系要求;
(3)船舶抵离港检查记录;
(4)新聘转岗船员的职责熟悉记录等。
以上均属初始检查,不必面面俱到,如果证书齐全有效,船员回答具体得当,文件记录管理较好,设备维护保养状况令人满意,那么对该船的安全管理体系的检查到此即可。反之,如果船上有关证书失效,船员不熟悉各自的职责任务,船舶结构、主、辅机及其他关键设备存在重大缺陷或者较多缺陷,则可考虑对该轮的安全管理体系运行情况进行详细检查。
2.详细检查 对船舶安全管理体系运行情况进行详细检查时应做好充分准备,首先要熟悉船上的安全管理体系文件,仔细查看船上的关键性操作是否备有相应的程序和须知,然后列出准备检查项目的详细清单。列检查清单时可考虑以下内容:
1)船员是否熟悉公司的安全和环保方针
2)指定人员是谁如何与其联系
3)船长能否出示涉及其职责的文件并进行解释
4)相关船员能否出示标明其职责的文件
5)船长能否出示关于其绝对权力的文件并加以解释
6)新聘和转岗人员是否熟悉其职责必要的开航前指令是否签发
7)操作性缺陷是否与资源供应或人员培训有关
8)关键性操作是否已分配给适任船员
9)是否能提供包括办公时间和非办公时间在内的负责人的联系电话或联系地点
10)是否按计划进行应急演习
11)不符合规定情况、事故和险情是否向公司进行报告公司采取的纠正措施是否及时
12)船上的计划维修保养制度是否得到执行
13)是否按照规定的制度对设备和技术系统进行操作性日常维护和检查
14)是否遵守文件控制程序 修改后的文件是否保持最新状态并组织学习
15)是否按照内审程序进行了内审内审中发现的问题是否及时纠正
四、结论 对船舶安全管理体系运行情况进行检查是船舶安全检查的一项重要内容,也是今后船舶安全检查的一个主要方向,是对船舶安全管理体系定期审核的有益补充,是保证船舶安全管理体系有效运行的重要手段。要做好船舶安全管理体系运行情况的检查,首先安检人员要加强自身学习,明确《国际/国内安全管理规则》的基本要求,熟悉安全管理体系文件的基本构成和内容,掌握对船舶安全管理体系运行情况检查的方法和技巧;其次要将对船舶安全管理体系运行情况的检查融入船舶安全检查之中,二者有机结合,同步进行,相互印证,不能以体系审核的方式进行船舶安全检查;第三是注意设备方面的缺陷与体系方面缺陷的区别,对发现的涉及体系方面的缺陷处理要注意分寸,纠正要求合理适当。相信随着对船舶安全管理体系运行情况检查水平的逐步提高,船舶安全管理体系运行效果会更加有效,水上安全形势会更加稳定。
