地产项目案场销售中心档案管理条例

地产项目案场销售中心档案管理条例

地产项目案场(销售中心)档案管理条例

一、案场所有档案分类

1、案场管理手册[各岗位职责、销售流程、案场规范、各岗位考评表、行政表单原件、业务表单原件]

2、案场往来文件

a、行政文件[每周排班表/考勤汇总表/外出登记/改班单/请假单/日常工作交接单、案场会议记录、物品申领/发放/库存记录、名片请印单、离职人员移交物品/业务记录]

b、业务文件[日/周报表、请佣单、楼书/销讲资料、退定申请/房源打开/换房申请/退房申请/作废认购书、签约助理保管的所有文件资料]

c、公司下发文件[除销售部外其它部门的发文]

d、销售部下发文件[经理例会记录、通知/通告/公告/说明/条例等公文、会刊等]

3、其它类[一周工作小结等]

4、客户投诉记录

5、修正、备忘记录[每周]

二、档案整理方法

1、40p插页文件夹:装置《案场管理手册》

《案场管理手册》中内容分影印版、电脑版两种,如果是影印版只须手填不要求电脑制作,电脑版必须由电脑制作完成。

2、3寸易事块:装置《案场往来文件》

用钢笔/圆珠笔在不同颜色的分页纸上按行政文件/业务文件/公司下发文件/销售部下发文件分成四大类,每大类中用顿号点开的每小类内容写在分成四大类的分页纸栏内。对公司下发文件/销售部下发文件的每单个文件主题须抄写在标准格式的档案目录清册上[目录清册另行发放]。

3、弹力文件夹:装置《客户投诉记录》、《督导修正、备忘记录》《其它类》

左插页袋为详细清册目录,目的在于将各装置文件内容主题抄写在清册中存档;每周须督导带回公司的夹在右页。

三、档案条例

1、所有档案由客服助理每周负责完成整理工作,按类置放于案场经理办公室。

2、客服助理有责任保持档案的完整度、清洁度、保密度。

3、所有档案由客服助理将明细内容录入统一格式的记录总表内。

4、销售经理/客服助理及督导有权调阅所有档案,办证助理有权调阅来往文件中的签约助理经手的文件,除此以外任何人借/调阅须至客服助理处办理借/调手续。

5、每大类及分类内容须用标签纸标识。

6、所有文件编号归档[年度-案场名-文种-编号],最终填写档案清册。