基建档案管理细则范例
基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料,来看下面小编为大家带来的基建档案管理细则:
基建档案管理细则【1】
为进一步加强基建档案管理,促进基建档案管理规范化、制度化,保证基建档案材料齐全、真实,根据国家有关基建档案资料管理的规定,结合学校实际,特制定本规定。
1、基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策、施工到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件,
包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、竣工、审计、保修、使用等工作活动中形成的文字、图纸、图表、声像、电子文档等形式与载体的文件材料。
2、项目管理科负责全处基建档案管理工作,校园建设处在项目管理科设立档案管理员岗位。
各科室对业务范围内所形成的各类文件及有关资料的归档工作均应作出明确要求,落实到相关人员,同时要做好基建档案业务的培训和指导工作。
各科室负责人对本科室档案资料的齐全、真实负有责任。
档案管理员按照建设工程文件归档范围,负责收集、整理和保管,并根据金华市城建档案馆和学校档案馆的要求,以基建项目为单位进行预立卷和归档工作。
3、基建项目的档案资料工作要与项目进程同步。
项目建设过程中,现场代表应要求各参建单位在各自的职责范围内做好建设项目文件材料的形成、积累、整理、保管和归档工作,在工程竣工验收时移交给档案管理员。
在签订基建项目合同时应明确规定基建档案资料归档和工程款支付相挂钩。
每月工程资料经监理和现场代表检查认可后方能支付工程款。
4、基建项目档案资料分四个节点进行收集整理:项目前期工作开始至施工许可证办理完毕止;工程开工至竣工验收合格;工程审计结束;保修结束。
相关节点责任人应将原件交给档案管理员存档,今后工作中需要使用该材料,需到档案管理员处办理借用手续。
档案管理员对接收的所有基建项目档案资料应做好清点、签字等书面交接手续,并做好目录清单,
同时负责审核档案资料是否符合归档相关标准和规定,校园建设处其他相关人员应负责审核档案资料是否齐全和真实。
5、档案管理员原则上应在工程竣工两个月内完成档案资料归档工作,并根据工作需要,将重要的和经常使用的文件材料一套按项目做好内部存档工作。
项目管理科应逐步推进信息化管理,创造条件建立基建档案数据库。
6、对由于个人疏忽、失职造成重要档案资料遗失的,应追究当事人的责任。
基建工程档案管理办法【2】
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和蚌埠市城建档案管理的有关规定,结合学校基建工作实际,制定本办法。
第二条 基建工程档案是重要的工程技术资料,是工程项目建设情况的历史凭证,是工程项目建成投入使用后,管理、维修、改建、扩建的依据。
第三条 制定本办法是为了加强和规范工程档案管理,提高工程档案的利用率,更好地为教学、科研和基建管理工作服务。
第四条 基建工程档案工作接受学校综合档案室的业务管理和蚌埠市城建档案馆的业务指导,实行统一领导、两级管理、部门立卷的管理体制,由档案资料管理专职人员管理工程档案资料。
第五条 档案资料管理专职人员的职责:
(一)贯彻执行国家档案法规和学校档案工作管理办法,努力学习档案工作专业知识,尽职尽责,认真做好工程档案管理工作。
(二)认真落实档案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5个环节。
(三)完成工程档案的立卷归档工作,按时做好向学校档案室移交工作。
(四)负责后勤与国有资产管理处工程档案和工程资料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期检查档案装具及案卷的保管情况,发现问题及时整改。
(六)参加学校档案室和蚌埠市城建档案馆组织的各种检查、评比工作。
第六条 基建工程档案工作是基建管理工作的一部分,纳入基建管理工作计划和工作业绩考核内容。
后勤与国有资产管理处指定1名专职的档案工作责任人,有关科室指定直接负责收集归档材料的工作人员,做好归档材料的收集及相关工作。
第七条 工程档案的收集是工程档案管理工作的基础,必须按国家有关规定,认真收集。
第八条 工程档案归档材料的收集是后勤与国有资产管理处各职能科室和全体职工共同的责任,必须提高档案意识,认识到工程档案的重要性,齐心协力把归档材料收集齐全。
第九条 工程项目立项、投资归档材料的收集工作由综合科负责。
承担年度基建投资计划编制的工作人员,在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。
同时,处领导检查、落实。
第十条 认真做好工程项目设计、设计变更及规划报建归档材料的收集工作由工程科负责。
承担设计委托及报建的工作人员在工作完成后应当立即向档案资料室移交归档材料。
同时,处领导检查、落实。
第十一条 认真做好工程项目招标档案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科负责。
为了保证工程档案的完整性,工程科必须在每项工程招投标工作完成后10天内,向档案资料室移交3套完整的招标文件。
同时,处领导认真做好协调、落实。
第十二条 工程项目施工及施工报建归档材料的收集工作工程科负责。
同时,处领导认真做好检查、落实。
第十三条 档案资料管理专职员应当及时了解各工程项目的进展情况,督促有关负责收集归档材料的工作人员及时移交归档材料。
第十四条 因工作需要借用已收集好的归档材料时,按档案保管利用的规定,办理借用手续,并限定使用时间,用完后及时归还。
第十五条 工程项目的建设是一个长期的过程,因此收到归档材料后必须随时整理、分类,发现问题及时整改。
第十六条 已整理好的归档材料应使用专用的装具装好,注明工程项目名称,存放在专用的柜子里,建立归档材料检索,取放方便。
第十七条 处工作人员查阅或复印工程档案,须经处领导批准,认真办理查阅登记手续后,在档案资料室内进行;查阅人必须遵守保密制度,不翻阅与所查内容无关的案卷,严禁涂改、毁损、抽拆和改变档案内容。
第十八条 校内单位、个人查阅或复印工程档案,须经处领导批准,按第十七条规定办理。
第十九条 校外单位、个人查阅或复印工程档案,应持有单位介绍信、本人工作证或身份证,按第十七条规定办理,必要时须经学校档案室或校领导同意。
第二十条 工程档案的原件一般不外借,确因工作需要借出的,校内单位、个人要写出书面借条,经过处领导批准后方可借出;校外单位、个人要写出书面借条,经学校档案室或校领导批准后方可借出。
借出时间一般不超过3天,确需延长的,须按上述程序办理续借手续,续借时间最长不超过15天。
第二十一条 档案管理专职人员要坚持每月清理档案借阅情况,到期未还的,及时催还;问题突出的,及时报告处领导,协调解决。
