物业项目样板房管理细则-3
物业项目样板房管理细则(三)
1.0目的
指引如何具体执行样板房相关管理制度,指引具体的实施细节和注意事项,以使样板房管理工作达到公司的要求。
2.0适用范围
样板房管理相关工作。
3.0职责
3.1项目物业负责人:负责样板房管理工作的组织实施和检查,确保相关制度得到执行和达到执行目的。
3.2样板房管理员:样板房管理员可由项目物业负责人指定的物业助理、行政人员或其他员工当任,负责样板房资产管理、日常巡查、维修跟进等工作。
3.3项目物业安管部:负责样板房安全管理、接待服务和协助样板房管理人员做好样板房管理工作。
3.4项目物业环卫部:负责样板房环卫工作,包括清洁和绿化,在样板房管理员的指导下协助做好样板房管理工作。
3.5项目物业工程部:负责样板房设备设施的维护与保养,指导安管部正确开关设备。
4.0管理细则
4.1项目物业负责人
4.1.1在样板房交接前做好所需物品申购工作,如地毯、鞋套等,在样板房开放前申购到位。
4.1.2组织样板房管理员、工程人员等人员在样板交接前提前对样板房进行检查和预验收,对于发现的问题提前向项目有关部门提出,促使在样板房交接前整改完毕,交接前未整改完毕的在交接时做好记录,交接完毕要求施工单位继续整改。
4.1.3在样板房交接时需交接门窗锁匙、施工图纸、设备设施的位置、开关阀门位置、设备设施的合格证、保修卡、使用说明书等。
4.1.4在样板房交接完毕后,安排工作人员跟进安装家私和装饰情况,牵头与项目行政部办理样板房资产和装饰物交接工作。
4.1.5每周对样板房的巡查工作不应少于三次,并在《工作日志》上做好巡查记录。
4.1.6在样板房交接完毕后,立即组织建立样板房资产档案,经审核无误后递公司总部备案。
4.1.7组织做好样板资产管理、设施设备维护保养、接待服务、安全管理、清洁绿化等工作。
4.1.8对样板房管理工作和相关制度执行情况做到每周进行点评和总结,不断完善日常管理工作,指导和督促相关责任部门、责任人严格执行制度。
4.2样板管理员
4.2.1在项目物业负责人的领导下负责样板房管理工作的具体实施工作。
4.2.2在样板房交接前做好预验收工作,提前发现存在问题并跟进整改完善情况。
4.2.3及时掌握样板房工程质量问题报修工作,及时掌握存在问题并督促相关责任单位或责任人整改。
4.2.4在项目物业负责人的指导下做好资产的交接和登记工作,对于样板房资产的增减、报修、报损情况及时做好记录和资产登记变更工作。
4.2.5从样板房接管之日起,对易丢失物品进行登记造册,将由安管部每日进行交接。
4.2.6在工程人员的协助下拟定设施设备开关时间表递项目物业负责人批准后执行。
4.2.7当值期间做到每日巡查样板房,向当值安管员和环卫员收集发现问题并跟进处理。
4.3物业安管部负责人
4.3.1在项目物业负责人的领导下做好样板房安全管理、参观接待工作,对样板房物品的出入负责,每日对样板房检查一次。
4.3.2协助样板房管理员做好样板资产管理和日常管理工作,根据样板房管理制度与样板房管理人员对样板房资产进行盘点。
4.3.3定期抽查安管部每日交接物品,检查物品交接记录与实物是否相符。
4.3.4在暴风雨天气组织做好样板房防防暴风雨工作,防止发生损失。
4.4物业工程人员
4.4.1在项目物业负责人的领导下做好样板房设备设施的维护及管理。
4.4.2每日巡查样板房内的设备设施,有异常的及时处理,对于样板房管理员和样板房岗位工作人员的报修工作及时跟进处理。
4.4.3配合样板房管理员做好设施设备开关时间表。
5.0各岗位日常操作细则
5.1项目物业负责人
5.1.1每周不少于3次对样板房及配套设施设备进行巡查,检查样板房卫生、家私摆放和使用情况,检查设备设施是否正常,样板房岗位的操作是否达到规定,对于未达要求通过每日碰头工作会议、工作例会或签阅岗位《工作日志》时给予指正。
5.1.2留意本地天气预报,在有暴风雨天气前启动预防预案,防止意外发生。
5.1.3暴风雨天气后,组织人员对样板房进行一次检查,检查是否有损失或渗水情况,如有异常立即安排跟进,避免影响样板房正常开放。
5.1.4对样板房内的重大维修工程,在工程开始前要到现场检查施工单位的防护措施是否到
5.1.5位,并提醒注意事项,在施工结束后检查现场清理和恢复情况,如有未达标准和要求继续整改。
5.1.6在样板房管理人员对样板房资产盘点结束后,认真核查盘点情况,并每月现场核查一间样板房盘点记录与实物是否一致,促使做到账实相符。
5.1.7有班次递交施工申请时,在申请表上提示相关注意事项,根据施工内容判断是否要关闭样板房进行施工并请示项目负责人,根据项目负责人意见在申请表上明示是否关闭,以便样板房当值人员根据批示跟进工作。
5.2物业安管部负责人
5.2.1每日对样板房检查一次,并尽量安排在上午完成,以便及时掌握样板房内情况和当值工作状况。
5.2.2巡查时了解当值队员的当值情况,审阅该岗位的当值记录并签阅,了解鞋套是不充足,当值队员的精神状态、仪容仪表和礼仪礼节等,检查样板房内的清洁卫生、绿化养护、家具和装饰物等,有异常的了解情况后作出处理。
5.2.3不定期抽查样板房非开放时间门窗锁闭情况,如有未达要求的找出原由并追究责任。
5.2.4每周抽查样板房当值岗位交接物品与实物是否相符,发现问题找出原由跟进处理。
5.2.5不定期抽查当值人员是否有不按相关制度执行情况,指导和督促员工严格执行制度。
5.2.6协助样板房管理员做好样板房的管理工作。
5.3样板房管理员
5.3.1样板房交接结束后,在3个工作日内要求行政部提供交接物品及资产的电子版详细资料,包括名称、规格型号、价值、单位、数量、供应商和联系电话、合格证、保修资料等。如行政部不能提供详细资料的,书面请行政部提供,以明确相关责任。
5.3.2要样板房交接之日
起确定易丢失物品清单,并登记造册后交由安管部执行。
5.3.3在工程人员的协助下,在样板房开放后3个工作日内,根据样板房开放情况制定设备设施开启与关闭时间表。
5.3.4样板房交接结束后3个工作日内完成资产档案建立工作,并附上与行政部办理的书面交接记录递总公司物业部备案。
5.3.5每日上午10:30和下午15:30前,完成对样板房的巡视工作。
5.3.6在样板房巡查时如安管人员和环卫员的工作未达要求,在现场给予指正,并告知当值班长。
5.3.7向样板房工作人员了解当值期间是否发现有异常和参观客人、领导是否提出有关意见。
5.3.8检查样板房岗位的工作质量是否达到制度和公司要求,未达要求的《物业巡查记录》上做好记录,巡查完毕后通知相关责任部门跟进,对于急需解决的问题立即联系责任部门解决。
5.3.9巡查样板房内的设备设施开启情况是否达到《样板房设备设施开关规定》。
5.3.10检查样板房内的家私是否齐全,是否有移动、坐卧、使用、破损、刮花等情况,如有异常了解原因后作出跟进处理。
5.3.11对样板房出入的物品进行审核把关,凡有物品进入的情况在物品摆放到位后必须到现场检查核对;物品有搬出的,在物品搬出后对原物品摆放的空余区域要做出处理。所有经批准有物品出入后,立即做好样板房资产或物品的登记变更工作,做到账实相符。
5.3.12每月25日前,与物业安管部班长级以上的管理人员对样板房的资产进行盘点,双方签名确认后递项目物业负责人审核,在25号前将盘点结果递总公司物业部。
5.3.13资产盘点期间如发现实物和登记情况不相符的,检查所有《物品出入放行条》是否有漏登记。如有无故丢失或损坏的情况,需向公司递交详细的书面报告,经公司研究决定后对由样板房管理相关责任人承担相应的责任。
5.3.14 对于样板房当值岗位报修、存在问题反馈等,在跟进处理后要给予回复,做到所反映的问题事事有跟进,事事有回音。
5.3.15 在样板房巡查期间或接报有物品需报修、报损,立即了解情况后填写《样板房资产报修/报损处理记录》,并跟进其结果。
5.4物业部工程人员
5.4.1物业部工程人员在早上9:30前对开放的样板房进行检查,重点检查样板房空调、照明、水景、鱼池等设备设施的开启情况,有异常的及时处理,同进检查房间家具、墙壁是否有发霉,墙壁是否有渗水等情况,检查门窗锁的开关、锁闭情况是否正常。
5.4.2对于检查发现有异常的,如不影响样板房开放尽量安排在非开放时间维修,如需在开放时间维修的,维修现场必须设置警示牌,有必要的可作区域性围闭。
5.4.3所有维修工程在维修完毕后需在《工作日志》上注明发现时间,维修完成时间及维修耗料,对于因缺少零配件而不能及时维修的,由样板房管理员告知项目营销中心,影响较大的向项目负责人汇报。及时向仓库管理人员提出申购申请,并督促供货,对于易买错、难买或较特殊的,尽量提供样板或与采购员联系。
5.4.4协助样板房管理员制定设施设备开关时间表。
5.5样板房物业安管部当值人员
5.5.1上岗后立即对需交接的物品进行现场核对,有异常的了解原因并做好记录,确定交接清晰后才在《样板房物品交接记录》签名确认。
5.5.2在对样板房交接物品进行交接期间,向交班人员或自行检查相关情况,如家私是否完好无损;设备设施是否正常;是否有需维修的设备设施;样板房墙壁是否有渗水现象等,并及时向当值班长汇报。
5.5.3样板房内的交接物品、问题交接不清,接班人员可拒绝签名接班。
5.5.4物品交接和现场检查完毕,其他的交接手续全部办理完毕后,检查空调、照明、音响、水景、鱼池开启情况是否按《样板房设备设施开关规定》执行,在天气有异常时可根据天气和光线情况适当自行调节空调和照明开关情况。
5.5.5检查私家花园和露台桌椅是否摆放整齐。
5.5.6在天气异常或暴风雨天气前,将板房私家花园、楼层露台的园林伞收起后放到车库或杂物间内,天气转晴无异常后放回原位。检查花园和露台的盆景是否牢固,对易被风吹倒、跌落的提前收到避风处放置,天气好转后再放回原位,检查所有门窗是否关闭。
5.5.7检查鞋套是否够当日使用,不够时向班长汇报,放置鞋套时,要将鞋套整理好,以便于客人取用。
5.5.8对参观客人、领导行举手礼,在客人不多的情况下主动将鞋套递到客人手中,客人离开时礼貌请客人除下鞋套回回收篮或箱内。
5.5.9对参观的客人有坐卧家私、使用设施、触动摆设和装饰物等行为时,应礼貌制止。在接到申请人递来的《样板房物品出入申请表》时,要求申请人出示公司证件,核对确属公司员工后,让物品搬运经手人出示身份证,并在《样板房物品出入申请表》上对搬运经手人姓名和身份证号码进行登记。
5.5.10物品搬入时提醒小心注意搬运期间不要损坏、刮花样板房内任何家私或设施,搬运完毕后逐一核对与申请表上所申请内容是否相符,如有增加请申请人在申请表上补充,如有不足要禁止申请人离开,立即通知样板房管理员前来处理。
5.5.11 物品搬出时,要逐一核对搬出物品是否与申请表相符,确认无误后才给予放行。
5.5.12 对当值环卫员反映的样板房的问题,已有记录的给予回复,对于新的问题要与环卫员一道进行核实,确认属实后在《值班记录》上做好登记,并报上级处理。
5.5.13《样板房物品出入申请表》执行完毕后立即向当值班长汇报,由当值班长递回物业部存档。
5.5.14有施工班组凭经批准的《样板房维修施工工程申请表》进场施工时,在《值班记录》上对进场施工人员的姓名、单位、负责人姓名、联系电话等进行登记,并提醒做好施工前家私和设施设备的防护措施工作,否则可禁止施工。施工完毕后通知班长或样板房管员检查现场清理恢复情况,确认符合要求后才给予离开。
5.5.15样板房施工期间,对不外开放的,如有来访客人时要礼貌的做好解释工作;如仍需开放的,要提醒施工人员注意礼貌和勿大声喧哗,工具摆放在不明显位置。在客人对施工工程有疑问时,要主动上前做好解释工作,但解释内容需提前请班长给予明示,避免错误解释形成负面影响。
5.5.16下班时,要对原存在未解决问题、新发生问题、已解决问题等进行登记交接,并口头提醒接班人。
5.5.17安管部晚上负责锁闭门窗工作人员负责对样板内进行消杀一次。
5.6样板房当值物业环卫部员工
5.6.1上岗后立即对样板房
及私家花园的清洁卫生和绿化进行检查,了解清洁和绿化存在问题,同时检查房内家私、装饰物的摆放情况,观察是否有移动、缺失、损坏等情况,如有异常报当值安管员。
5.6.2检查完毕后首先重点清理卫生较差的区域,在开放参观前保证样板房整体清洁无明显问题,大体清洁工作完毕后对室内绿化烧水。
5.6.3样板房开放后,在清洁期间如遇到有客人参观,应停止手中的工作并主动问好,待客人经过后才继续工作。
5.6.4样板房开放期间要尽量减少在房内清洁的时间,利用早上8:00至10:00,中午12:00至14:00期间做好房内清洁和绿化浇水工作。
5.6.5对参观的客人有坐卧家私、使用设施、触动摆设和装饰物等行为时,应礼貌制止。
