第1篇 某公司档案管理细则
公司档案管理细则
1.总则
1.1 为加强民营企业档案工作,规范民营企业档案管理行为,促进档案工作为民营企业各项工作服务,依据《中华人民共和国档案法》、《吉林省档案条例》和《企业档案管理规定》,制定本细则。
1.2本细则所称的民营企业档案,是指民营企业在生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的真实记录。
1.3民营企业档案工作是民营企业管理的重要基础。
民营企业档案是民营企业信息资源的有机组成部分,是体现民营企业历史真实面貌、维护民营企业合法权益的有效依据和凭证。
1.4民营企业档案属企业所有,同时也是国家档案的组成部分之一。
民营企业应认真贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规,依法管理本企业档案,提高企业员工的档案意识。
2.档案管理体制
2.1民营企业应将档案工作纳入企业管理的议事日程之中,明确管理档案的部门和人员,保持档案人员的相对稳定。
2.2民营企业负责档案工作的部门应依法履行以下职责:
2.2.1制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
2.2.2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
2.2.3指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
2.2.4监督、指导本企业所属机构的档案工作;
2.3民营企业应建立档案工作制度,主要包括立卷归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案人员岗位责任制等。
2.4民营企业档案人员应当忠于职守,遵纪守法,积极参加档案部门主办的业务培训。
2.5民营企业档案工作接受所在地档案行政管理部门的依法监督和指导。
3.文件材料的形成、整理与归档
3.1民营企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围(见附件《民营企业文件材料分类及归档范围》)。
企业文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序,列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划。
企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理,并按时向民营企业档案部门归档。
3.2民营企业归档文件材料的来源:
3.2.1企业内部形成的文件材料;
3.2.2企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;
3.2.3企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
3.2.4企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
3.2.5企业参与的合作项目,合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
3.2.6企业执行、办理的外来文件材料。
3.3归档的文件材料包括纸质、光盘、录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.4归档文件材料的整理
3.4.1民营企业在党务工作、行政管理、生产技术管理、经营管理等活动中形成的纸质文件材料可依据《归档文件整理规则》进行整理;
3.4.2民营企业在产品、科研、设备、基建等方面形成的文件材料可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理;
3.4.3会计文件材料可依据《会计档案管理办法》的要求进行整理;
3.4.4录音带、录像带、照片及底片、胶片等载体形式的文件材料可依据《声像档案管理办法》的要求进行整理;
3.4.5民营企业在0a、cad、cam等系统中形成的电子文件材料可依据或参照《电子文件归档与电子档案管理规范》、《cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等进行整理;
3.4.6民营企业在职工个人管理工作中形成的文件材料可依据《吉林省企业职工档案管理办法》的要求进行整理。
3.5归档时间
3.5.1管理性文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档;
3.5.2企业产品、科研课题、基建项目、业务项目等文件材料应在其项目鉴定、竣工或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项或按专业进行归档;
3.5.3会计文件材料在会计年度终了一年后归档;
3.5.4外购设备文件材料及引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档;
3.5.5录音带、录像带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档;
3.5.6电子文件逻辑归档适时进行,物理归档与纸质文件归档时间一致;
3.5.7下列文件材料应随时归档:
3.5.7.1已归档的文件材料出现变更、修改、补充等情况后,新形成的文件材料;
3.5.7.2企业职工外出参加公务活动以及企业在临时活动中形成的文件材料;
3.5.7.3企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
3.5.7.4企业在资产与产权变动过程中形成的文件材料。
3.6归档要求
3.6.1整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持有机联系,做到齐全、完整、准确、系统。
3.6.2归档的文件材料应为原件,一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
文件材料归档后不得更改。
3.6.3民营企业各部门向档案部门移交归档文件时,应编制移交清册,并由部门负责人签字核准。
民营企业档案部门接收归档文件材料时,应认真检查归档文件材料的质量,核对移交清册,履行交接手续,移交清册各留一份以备查考。
4.档案的管理,民营企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料,通过科学分类、排列、编目,对全部档案进行有序化管理。
4.1档案的分类、排列、编目
4.1.1民营企业应根据本单位档案内容和载体形式等实际情况,制定统一的分类方案(可参照附件《民营企业文件材料分类及归档范围》),分类应保持前后一致,不能随意变动。
4.1.2民营企业档案应按类别分别排列。
案卷排列时应遵循文件材料的形成规律,便于保管和利用。
4.1.3按照案卷的排列顺序编制卷号,固定案卷位置。
同一门类内案卷不能出现重号现象。
4.1.4照片、实物、磁性载体等文件材料按照分类方案,与纸质文件材料一同排列、编号,存放时可根据保管需要异地保存。
4.2根据档案分类情况,编制档案分类目录。
4.3档案的保管
4.3.1民营企业应根据保存档案资料的数量,设立必需的专用档案库房,采取有效措施对档案进行安全保管。
并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
4.3.2民营企业可设立综合档案室对企业各类档案实体实行集中统一管理,也可根据企业实际情况设立专门档案室,对会计、产品、科研、人事等档案实体实行分室管理。
4.3.3档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。
4.3.4保管录音带、录像带等磁性载体文件材料应符合防磁要求。
4.3.5档案人员要定期进行库藏档案的清理核对工作,做到帐、物相符。
对破损或载体变质的档案,要及时进行修补和复制。
4.4档案鉴定
4.4.1民营企业应根据有关规定,制定本企业档案保管期限表,确定档案保管期限,划定档案密级。
4.4.2要定期对保管期限已满的档案进行鉴定。
鉴定工作要组织由企业领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组,直接对档案进行鉴定。
每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并注明鉴定日期。
4.4.3经过鉴定的档案要达到保管期限划定准确、保管单位质量达到标准规定。
鉴定中如发现档案保管期限划定不准确、档案不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
4.4.4销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业法人批准后,进行监销。
销毁档案要严格执行保密规定。
4.5档案统计
4.5.1企业档案管理要建立健全统计工作,统计数据以原始记录为依据,做到准确、可靠。
4.5.2档案统计要有档案管理设施、设备统计,档案人员统计,档案数量统计,档案提供利用及其效果统计等。
4.6民营企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展。
民营企业可为档案部门配备相应的现代化管理设备和科学的管理软件,提供技术支持,不断提高档案的现代化管理水平。
4.7民营企业发生资产与产权变动,应参照国家有关规定,做好档案处置工作。
5.档案的利用
5.1民营企业档案部门应积极做好档案的提供利用工作,通过开架阅览、编写全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编以及建立企业专题档案信息数据库等形式,为企业提供及时、有效的服务。
5.2企业档案开发与利用,必须严格执行保密制度。
6.1奖励与处罚
6.1民营企业应对在企业档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励。
6.2民营企业应建立档案工作责任追究制度,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。
7.附则
7.1本细则由吉林省档案局负责解释。
7.2本细则自发布之日起施行。
第2篇 x地产公司档案管理实施细则
地产公司档案管理实施细则
第一条 档案文件的日常管理
1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2.外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。
3.发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4.工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条 档案文件借用及移交规定
1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2.所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3.文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4.跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5.文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6.部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条 文件资料目录定期上交
每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间
1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。
2.档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。
附表1:《文件资料收存、借用记录表》
附表2:《发文记录表》
附表3:《部门文件资料目录》
附表4:《案卷总目录》
附表5:《卷内备考表》
附表6:《卷内文件目录》
附表7:《文件资料移交记录表》
附表8:《文件资料销毁清单》
附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
第3篇 地产公司档案管理实施细则
地产公司档案管理实施细则
第一条 档案文件的日常管理
1.各部门文件资料的日常管理由资料员负责。在各项工作中形成的具有保存价值的文件资料,经办人应及时将原件交资料员登记收存(如提交复印件必须说明原因),并在《文件资料发放、借用记录表》签字确认。如经办人没有签字确认,视同该资料没有收存。
2. 外单位来文由部门资料员(或接文人转交资料员)接收,并在《文件资料发放、借用记录表》上做登记。
3．发文由部门资料员填写《文件资料移交记录表》,做好文号、发送单位、文件标题及内容摘要、份数的登记,并及时让接收人签字确认。
4. 工程项目档案资料在项目开发过程中由各经办部门自行负责保管,以便于及时查找,待工程完工后移交总经理办公室统一保管。
第二条 档案文件借用及移交规定
1.借用文件必须严格履行借用手续。所借文件仅限于经办业务有关,借用人在借用部门档案时,须经部门资料员在《文件资料发放、借用记录表》上做好登记后,方可借阅。跨部门借阅档案时,须经借用人部门经理同意。
2. 所借文件资料须为原件时,出借文件资料的部门资料员必须预留一份复印件或扫描件,以防不时之需。
3．文件资料借出后,出借部门的资料员应根据《文件资料发放、借用记录表》的记录,做好文件借出后的追踪工作,负责按规定时间及时收回,防止遗失。
4. 跨部门借用文件资料并不再归还时,则作为移交处理。此时须由出借部门填写《文件资料移交记录表》,双方部门资料员签字确认后,在备注栏内注明移交,则该文件的保管责任人由移交部门资料员转至接收部门资料员。
5. 文件资料归还时,必须当面点清,并查看文件资料的是否完整,如有缺损,应由借用人书面写明原因,并经出借部门经理和借阅部门经理双方签字确认。
6. 部门资料员应在文件资料借出、移交及收回后,及时填写《文件资料发放、借用记录表》《文件资料移交记录表》,更新文件保存记录。
第三条 文件资料目录定期上交每月初第一个工作日,部门资料员须将《发文记录表》和《文件资料收存、借用记录表》整理清晰后,填写《部门文件档案目录》并校对,部门经理须确认是否交公司存档、预计存档时间和是否进行电子存档栏,核对签字后由资料员交总经理办公室。
第四条 各部门文件资料归档范围和移交时间
1.各部门文件资料按照《各部门文件资料归档范围和移交时间》进行管理,未涉及到的其它文件资料由部门经理和主管副总确认存档部门及移交时间。
2. 档案管理操作细则所指的部门自行保管的文件资料不包括在项目开发中形成的各类合同。除人力资源部的劳动合同外,其他各类合同均须按规定在双方签订后三个工作日内连同《合同审批表》一并交总经理办公室统一保存。
第五条 对于工程各类图纸、文件资料等,按照《工程资料管理指引》执行。附表1:《文件资料收存、借用记录表》附表2:《发文记录表》附表3:《部门文件资料目录》附表4:《案卷总目录》附表5:《卷内备考表》附表6:《卷内文件目录》附表7:《文件资料移交记录表》附表8:《文件资料销毁清单》附录9:《部门文件档案归档范围及移交时间》
