中建某局采购管理程序
中国建筑第三工程局程序文件
采购管理程序
1 目的
确保采购过程处于受控状态,保证所有的采购物资符合规定的采购要求。
2适用范围
本程序规定了物资的分类、各类物资供方的评价、选择和控制、采购计划和采购合同的内容要求、对采购物资的验证要求等,适用于工程局承建工程所需的材料、半成品、设备等物资的采购工作。
3引用文件
3.1 中建三局zjs.qm101 《质量手册》
3.2 中建三局zjs.qm201 《质量策划程序》
3.3 中建三局zjs.qm202 《文件控制程序》
3.4 中建三局zjs.qm203 《记录控制程序》
3.5 中建三局zjs.qm215 《产品的监视和测量控制程序》
3.6 中建三局zjs.qm216 《不合格品控制程序》
4术语和定义
本程序采用gb/t19000-2000 《质量管理体系基础和术语》标准和局《质量手册》中的术语和以下定义。
4.1 土建工程物资的分类:
a)a类物资:构成建筑物或对建筑物土建工程质量有重大影响的物资,包括:钢材、水泥、木材、商品砼、砂、石、砌块、保温材料、防水材料、预制构件、装饰材料、门、窗、钢构件、半成品等。
b)b 类物资:除a 类物资以外的其他物资,包括:工用具、安全劳保用品、机械设备、机配件、电器、电料、油料、化杂、小五金等。
4.2 安装工程物资的分类
a)a类物资:包括电器电路、灯具、桥架、母线、电线电缆、仪器仪表、阀门、给排水管件、消防、空调、暖通、电梯等物资和设备;
b)b 类物资:除a 类安装工程物资以外物资,包括:焊接材料、工用具、电焊机等。
4.3 供方:物资设备的提供者(包括生产厂家和中间供应商)
5 职责
5.1 生产副局长、局工程部和科技部负责对本程序在公司物资系统执行过程中的检查与指导工作。
5.2 公司物资部
5.2.1 负责公司物资采购管理工作,负责全公司建筑物资(动力用物
资设备除外)的采购权限的确定及自身权限内的物资采购实施,确保
各分公司、项目经理部、安装部物资采购管理工作处于受控状态。
5.2.2 组织对供方的选择、评价和控制,编制、发布合格供方名册,
组织对供方的重新评价。
5.2.3 负责公司采购文件的编制、修订和组织实施。
5.3 公司经营部负责向公司物资部提供所需物资的预算数据。
5.4 公司工程部必要时参与物资供方的评价及采购物资的验证工作。
5.5 公司动力部动力用物资设备的采购管理工作可参照本程序执
行。
5.6 公司安装部
5.6.1 组织对安装工程物资供方的选择、评价和控制以及对供方的重
新评价。
5.6.2 负责安装工程物资的采购、验证、标识、保存等实施工作。
5.7 项目经理部
5.7.1 负责编制、审批、报送物资设备需用计划。
5.7.2 负责进场物资设备的搬运、检测、验收、标识、堆放储存、保
管、使用以及回收处理等。
5.7.3 负责物资部授权范围内的物资采购工作。
6措施和方法
6.1 供方的评价。
6.1.1 a 类土建、安装工程物资供方必须进行评价,b 类物资中总价
值超过 2000 元以上的物资供方也必须进行评价,其他 b 类物资的供
方提供的产品只需进行现场验证。
6.1.2 对供方评价的内容:
a) 采购员在采购前收集供方相关资料:供方的营业执照、生产许
可证、产品准用证、质量体系认证证书、产品质量证明书、样品及其
检测报告等质量活动相关文件和信息资料;
b)供方为生产厂家时的评价主要针对其生产规模、生产能力、质
量保证能力、信誉、服务能力等;
c)供方为流通企业时的评价主要针对其供应物资的来源及能力、
以往业绩、信誉、服务能力等。
6.1.3 供方评价的方式:
a)要求供方提供与 6.1.2 条内容相关的证明文件和资料;
b)对供方提供的样品进行检验或验证;
c)供方以往提供类似物资的供货历史、业绩、信誉、服务等;
d)对供方生产或仓储实地进行考察评价;
e)从其他单位了解该供方提供同类物资的使用情况。
6.1.4 对 a 类物资的评价必须采取 6.1.3.a)条及b、c、d 条中的任
意一条进行,对b 类物资的评价可采取 6.1.3 条中的任意一条进行。
6.1.5 根据评价结果填写《物资供方评价表》。
6.2 供方的选择
6.2.1 相关物资部门依据《物资供方评价表》,选择其中合格供方,
进入《合格物资供方名册》,公司物资部合格供方名册须经物资部经
理审批后执行,公司安装部合格供方名册须经安装部材料科长审核,
物资部经理审批后执行,区域分公司合格供方名册须经分公司材料科
长审核,物资部经理批准后执行。
6.2.2 凡进入《合格物资供方名册》中的供方,其生产或供应的物资
设备,各需用单位、部门可直接按各自的采购权限从中选择供方进行
采购。
6.2.3 正在评价过程中还未进入合格物资供方名册的供方,经物资部
经理审批后可进行采购,采购完成或一段时间后经评价合格可进入合
格供方名册。
6.2.4 对b类物资中数量较小、且不直接影响工程质量的物资,可直
接进行市场采购,而无须对供方进行评价,但要进行相应的验证或检
验。
6.3 供方的控制
6.3.1 物资设备进场后必须填写供方供货
记录,内容应包括:生产厂
家、供应单位、物资设备名称、规格型号、计划进场时间、数量、实
际进场时间、数量、提单号、运输车号、炉/批号、质量证明单号、
检验状况及报告单号、使用工程或部位等。
6.3.2采取与供方沟通、与顾客沟通、现场验证、检验等跟踪措施,
确保提供的物资设备持续符合规定要求。如合格供方在合作中出现供
货质量不合格,全年累计达三次以上者,将取消合格供方资格;如供
货不及时、服务不到位且情况严重,连续达三次以上者或全年累计达
六次以上者将取消合格供方资格。
6.3.3 每年年底,由相关物资部门对分别所管理的合格供方进行重新
评价,填写《物资供方评价表》,当出现6.3.2 条情况时,被除名的
供方 1年内不得进入合格物资供方名册。
6.3.4 1 年内没有进行采购或使用其物资的合格供方,在采购前须
按照 6.1、6.2 条对其进行重新评价、选择。
6.3.5 每年初,必须对《合格物资供方名册》更新调整并及时下发新
的名册。
6.4采购信息
6.4.1 采购计划
6.4.1.1 项目经理部工程技术部门根据施工生产计划安排、施工组织设计和施工方案的要求等编制物资需用计划,经项目经理或分公司经理审批后分别报送各采购权限部门实施采购;
6.4.1.2 采购计划中应清楚地说明采购物资的要求,包括:工程项目名称、规格型号、数量、计量单位、质量要求、进场时间等。
6.4.2 采购合同
6.4.2.1 a 类物资的采购必须订立书面合同,b 类物资必要时也订立书面合同;
6.4.2.2 采购合同中应对所要采购的物资有清楚的说明,包括:物资的名称、商标牌号、规格、型号、生产厂家、计量单位、质量要求、验收标准、交货地点等。
6.5 采购物资设备的验证
6.5.1 采购物资设备验证的内容:
a) 物资设备的名称、数量、规格型号、生产厂家等;
b)物资设备的质量证明文件 (材质书、炉批号、合格证、检验报告等);
c) 物资设备的外观、几何尺寸等。
6.5.2 物资设备的验证方式:
a)依据采购计划、采购合同要求或提供样品进行核查;
b) 检测、测量、度量;
c) 抽样送检;
d) 小批量试用、设备试运行;
e)设备开箱验证。
6.5.3 对采购物资设备进行验证时,至少要两人或两部门同时进行,如采购员和库管员、采购部门和技术部门等。对外观质量有特殊要求的物资,验证时采购员必须做好物资外观验证记录。
6.5.4 当需要在供方货源处对所采购的物资进行验证时,应在采购合同中加以说明,验证工作由物资采购部门组织,由物资采购部门负责填写《采购物资验证报告》。
6.5.5当顾客要求对供方的物资进行验证时,物资采购部门应与供方进行联系,并协助顾客实施验证,即使经顾客验证合格,采购部门仍将对其质量负责。此验证活动不得取代采购物资交付时的质量验证活动。
6.5.6 物资设备进场后需要进行检验和试验时执行《产品的监视和测量控制程序》。
6.5.7 物资设备进场后经检验或验证不合格时,执行《不合格品控制程序》。
6.6 监管和控制
6.6.1 安装部、区域分公司将自行发布的《合格物资供方名册》报公司物资部一份备案。
6.6.2 直属项目经理部的采购合同报公司物资部一份备案。
6.6.3 公司物资部每半年对公司所有物资采购管理工作进行一次检查。安装部、分公司每月对其所属单位实施检查。
6.6.4 每次检查应有检查记录,检查中发现物资采购管理工作中对工程质量有影响的问题要有跟踪检查措施。
7 支持性文件
7.1 《合格物资供方名册》
7.2 《物资采购合同管理规定》
7.3 《物资采购工作实施细则》
8 记录
8.1 表 209-01 《物资供方首次/再次评价表》
8.2 表 209-02 《物资进场计划》
8.3 表 209-03 《采购合同》
8.4 表 209-04 《物资进场记录》
8.5 表 209-05 《采购物资验证报告》
