第1篇 物业管理标书编制方法
物业管理标书的编制方法
(一)物业管理投标书的基本要素
1、计量单位。投标书中必须使用国家统一规定的行业标准计量单位,不允许混合使用不同的度量制。
2、货币。国内物业管理投标书使用的货币应为人民币,而国际投标中所使用的货币则应按招标文件的规定执行。
3、标准规范。编制投标书应使用国家统一颁布的行业标准与规范,若采用国外的服务标准与规范,应将所使用的标准规范译成中文,并在标书中说明。
4、表述方式。简洁、明确、文法流畅、条理清楚是投标书文字必须满足的基本要求。图纸、表格较之于文字在表述上更为直接,简单明了,但这同样要求其编写做到前后一致、风格一致、符合招标文件的要求。
5、理论和技巧。投标书的编写不仅应做到投标目标明确、方案可行,编写人员还应熟练掌握与投标书内容相关的法律、技术和财务知识,并以服务为出发点,综合运用心理学、运筹学、统计学等方面的理论和技巧。
6、资料真实。投标文件的内容应符合招标文件的所有条款、条件和规定,且无重的偏离与保留,保证所提供全部资料的真实性,以实用投标文件对应招标文件的要求。
(二)物业管理投标书的编写要求
1、要有说服力。
2、要有竞争力。
3、要有鼓动力。
4、要有吸引力。
(三)物业管理投标书编写的注意事项
1、投标文件应完全按照招标文件的各项要求。
2、确保填写无遗漏,无空缺。
3、填写方式要规范。
4、计算数字必须准确无误。
5、报价合理。
6、包装整洁美观。
7、投标方式规范。
8、严守秘密,公平竞争。
第2篇 某物业公司管理者代表任命书
物业公司管理者代表任命书
为了贯彻执行《质量管理体系-要求》(gb/t19001-2000 idt iso9001:2000), 确保质量管理体系持续有效地运行,特任命曹庆秋为我公司管理者代表。
管理者代表的职责和权限规定如下:
1、确保公司质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持;
2、向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求;
3、确保在整个公司贯标范围内提高满足顾客要求的意识;
4、负责与质量管理体系有关事宜的外部联络。
最高管理者:
任命日期:
第3篇 某物业分公司采购与分包管理程序
物业分公司采购与分包管理程序
1总则
1.1严格规范物业服务过程中的采购及业务分包,不仅是保证物业服务质量、维护ee物业服务品牌的基本要求,也是有效控制物业服务成本,倡导廉洁自律的重要举措,各物业分公司必须遵照管理公司制度规定,确保采购及业务分包活动公开、有序地进行。
1.2根据管理公司《ee地产经营管理制度》规定,结合物业管理企业的实际情况,各物业分公司凡单项合同额2万元(含)以上的采购(分包)业务,必须纳入招标系统进行控制,包括但不限于:
a)物料、设备采购;
b)一次性工程分包(维修、更新改造、新增);
c)服务分包等。
2相关职责界定
2.1物业分公司负责供方管理、物料采购及服务分包的计划制订和具体实施,以及
20万元以下的招标工作。
2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。
2.350万元(含)以上的招标项目按《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。
2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的采购及分包过程。
3供方管理
3.1供方合格评定准则
3.1.1为确保供方提供的物料或服务满足规定要求,所有物料采购和服务分包必须首先进行供方合格评定。
3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于):
a)工商局颁发的营业执照,合法经营;
b)有资质证书;
c)固定的营业地点;
d)充足的供货资源;
e)提供明确有效的合格产品质量证明凭据;
f)合理的产品价位;
g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上;
h)供货及时性达到95%以上;
i)对不合格品能及时退换的良好售后服务等。
3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地,但对其单位架构、相关人员情况、服务质量和服务特殊规定等亦应进行了解,以便与其配合达到满足服务的需求。
3.1.4可供选择的服务(工程)供方,其合格评定标准包括(但不限于):
a)具备合法的营业执照、固定的营业地点;
b)满足服务项目的能力;
c)良好的社会信誉;
d)合理的承包价格;
e)优质的服务质量,及跟踪服务的有效性和及时性。
3.2供方合格评定方法
3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息,根据供方的资质等级、技术力量、设备条件等方面进行供方初评,至少应评审供方以下几个方面的优势:
a)质量、性能及其稳定性;
b)价格;
c)信誉--履约信誉与社会信誉度;
d)售后服务;
e)付款方式;
f)交货方式、交货周期;
g)公共关系;
h)品牌;
i)供方内部运作状况;
3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》,记录对上述评审结论。品
质部负责复核,并重点对供方的营业执照、特殊行业的资质证明等进行验证,其营业执照的项目范围和特殊行业资质证明必须合法有效。
3.2.3经初评合格的供方,在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察,现场考察人员中必须包括品质部派出的人员。
3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等,必要时对其所承包的项目进行考察核实,以确定其承包业务能力和社会的信誉程度。
3.2.5现场考察评估通过后,业务经办部门负责拟订现场考察报告,并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告,连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。
3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》,并分发至业务经办部门执行。
3.3合格供方的监督评估
3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案,并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息:
a)供方的名称、注册地址;
b)评审结果和记录;
c)供方营业执照复印件;
d)资质等级证书;
e)质量保证书;
f)其他证明材料。
3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估,根据不同类型供方采用适当的评估周期和方式,包括:
a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估;
b)对提供长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估;
c)对提供一次性服务或一次性工程的供方,应在合同执行完后一个月内完成供方监督评估。
3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时,可参照管理公司《供方合格评定与
监督评估指引》的规定执行,并形成《合格供方监督评估表》。
3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、合同执行情况等,尤其应注意对以下内容的评估:
a)掌握供方内部管理的状况;
b)供方产品价格的变化;
c)社会信誉的变化;
d)同物业公司合作的情况跟踪;
e)其他应当跟踪管理的要素。
3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施,品质部对措施实施情况进行跟踪验证,并形成跟踪记录。
4招标工作程序
4.1招标项目立项
4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门根据年度工作计划提出,计划内的招标项目可直接编制招标文件。非计划内的招标项目由业务经办部门拟定招标计划,必须按上述第2条规定的权限履行报批手续。
4.1.2招标计划的内容应包括(但不限于):招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等。
4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件,招标文件的内容应包括(但不限于):
a)招标人(公司)简介,包括公司的名称、地址、联系方式、基本情况等;
b)招标项目简介,包括项目内容、项目要求等;
c)对投标人及投标书的要求,包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等;
d)评标标准及方法;
e)评标活动方案,包括招标组织机构,开标时间及地点等;
f)其他事项的说明。
4.1.4拟订招标文件的其它具体要求按管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。
4.1.5招标文件的审批权限按上述第2条的规定执行。实际操作中招标计划、招标
小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批。
4.2成立招标小组
4.2.1每个招标项目均必须根据招标项目的特点成立招标小组,负责整个招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。
4.2.2招标小组人数必须为奇数,且不少于3人。业务经办部门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员,全过程参与招标工作。
4.2.3在整个招标过程中,每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/3。
4.3投标单位确定
4.3.1物业分公司招标一般宜采用邀请招标方式,由业务经办部门负责收集相关供方信息,由招标小组审查确定拟邀请投标单位。
4.3.2各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应优先从《合格供方名录》中选择,合格供方名录中没有或数量不够时,才可从其它推荐途径选择投标单位。投标单位的资格预审应遵循以下规定:
a)已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格;
b)未列入公司《合格供方名录》的单位,应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位;
c)已从公司《合格供方名录》取消的单位,两年内不得参与投标。
4.4发标
4.4.1招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组织,公司各部门视实际需要指派人员配合,但至少应保证同时有来自不同部门的二人参加。
4.4.2招标文件发放、现场踏勘、招标答疑均应形成书面记录,其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投标单位。
4.5开标、评标、定标
4.5.1招标小组主持开标工作,现场拆封,该过程应形成书面记录,参加开标的全体人员签字确认。
4.5.2开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析,以便进一步的评标定标工作。
4.5.3招标小组组长主持招标项目的评标工作,招标小组全体人员参加,实际人数
不少于3人。
4.5.4各类专业的评标工作均必须遵循管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行,经招标小组评标,并将评标结果按规定权限(上述第2条)报批后确定中标单位。
4.5.5确定中标单位后3日内,招标小组向中标单位发出中标通知书,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。
4.6合同签订及招标文档管理
4.6.1物业分公司业务经办部门负责按本手册第6.3节的规定,组织内部的合同评审过程,并与中标单位进行合同洽谈,签订正式采购或分包合同。
4.6.2招标过程中形成所有文件和记录由业务经办部门负责整理成册,并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统一存档保管。
5物料采购
5.1物料定额标准
5.1.1各物业分公司应根据物业服务实际需要,明确各类材料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量,包括工程设备维护所需的备品备件,建立物料库存量标准及部门或个人使用工具的配备标准,编制《物业采购分类明细表》,经本公司总经理审批后执行。
5.1.2《物料采购分类明细表》是物业分公司提出采购需求、制订采购计划的依据之一,物业分公司行政人事部部应每半年一次组织各部门对《物业采购分类明细表》进行评审更新,并报本公司总经理审批。
5.2年度采购计划
5.2.1物业分公司行政人事部根据工装管理规定、物料定额标准、各类工作人员数量,及各单位自然状况等信息,制定年度物料采购计划,报总经理审批。
5.2.2年度物料采购计划是制订年度收支预算的依据之一,在年度采购计划执行过程中,因业务变化或其它因素导致年度采购计划调整时,必须相应调整公司年度收支预算计划,并报项目所在公司审批。
5.3月度采购计划
5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如劳保用品、清洁用品、易损备件(灯管、镇
流器、窗把手、水龙头、电话线)等的月度补充计划,由行政人事部仓管员根据库存量于每月25日前提出。
5.3.2物业分公司各部门(管理处)根据下月工作需要,结合年度物料计划制定下月的物料采购计划,说明物料名称、型号、规格、数量(如有特殊要求,须说明),经本公司财务部经理审核、总经理审批后,于每月25日前报行政人事部。
5.3.3行政人事部根据仓管员的月度补充计划及各部门(管理处)月度物料采购计划,于每月28日前拟定下月《物料采购计划》。
5.4计划采购实施
5.4.1经总经理审批后的《物料采购计划》交行政人事部采购员实施采购。凡属于招标范围的采购必须按上述第4条的规定,通过招标选择采购供方。不属于招标范围的采购必须从经批准的《合格供方名录》选择,未列入《合格供方名录》的供方必须按上述第3条规定经评定合格后方可选择。
5.4.2各类物料采购必须按管理公司合同管理的规定执行,凡采购金额在5000元(含)以上的采购项目必须签订正式的书面合同。采购金额在5000元以下没有签订正式书面合同的采购项目均必须在进货验收合格后付款。
5.4.3对签订长期供货合同,分批供货的采购项目,行政人事部采购人员应以书面形成发出采购订单,特殊情况下口头提出的采购订单应予以记录。
5.4.4采购大宗物料或采购数量在10个以上的物料时,一般应通知合格供应商送货上门。
5.4.5行政人事部采购人员应及时组织进货的验收入库手续,具体按物业分公司制订的物料管理程序执行。
5.5零星、应急物料的申购
5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少,且没有库存的物料。应急物料是指突发性急用,且没有库存的物料。
5.5.2各物业分公司的零星、紧急采购必须按以下程序执行:
a)物料使用部门(人员)填写《零星(应急)物料采购申请单》,说明物料名称、型号、规格、数量,并交部门经理(管
理处主任)审核;
b)《零星(应急)物料采购申请单》交财务部经理及总经理审批;
c)经审批的《零星(应急)物料采购申请单》交行政人事部采购员实施采购。
5.5.3紧急情况下的非常用物料采购,可以采取紧急措施在供方处对实物质量进行验证后自行购买,但在购买后须按上述要求补办紧急采购手续。
5.6物料采购时效
5.6.1常用物料采购原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.2特殊物料的采购原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.3零星物料的采购原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
5.6.4紧急物料的采购原则上应在3个小时内完成,特殊情况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。
6物料保管
6.1各物业分公司应建立物料管理程序,明确规定物料进货验收、入库、储存保管及领用出库的管理责任、方法和控制要求。
6.2所有外购物料均必须执行进货验收,确认符合采购合同要求后方可收货、入库。物业分公司应设置物料贮存仓库,将各类物料分区存放,做到摆放整齐、标识明确,防止物料损坏、变质或丢失。其中,有毒有害化学物资必须隔离存放,并做好防护措施。
6.3物料进、出库必须按规定办理手续,入库物料应经验收合格,出库物料应办理领用审批和签收手续。
6.4各类物料应按种类、规格分别列账,逐次记录进、出明细,并每月盘点一次,确保各项物料账物相符。
6.5物业分公司各管理处作业班组集中领用的物料,在班组内的领用也应建立相应的记录,并由领用人签收。
7服务(工程)分包
7.1物业分公司的服务分包应在《物业管理方案》中予以明确,经项目所在公司总经理审批后执行。物业分公司临时决定的服务分包,按本手册第6.3节规定的合同审批权限,2万元(含)以下的由本公司总经理审批,超过2万元的报项目所在公司总经理审批。
7.2物业分公司所有对外分包服务应明确质量要求,包括服务范围、作业方式与内容、服务过程及效果评价方法等,并作为分包合同必需附件。
7.3物业分公司应根据本手册的规定,明确分包服务监管责任部门(人员)对分包服务执行过程监视和效果评估,并针对不同类型的分包服务采用适当的控制方法,包括(不限于):
a)针对长期连续分包业务(如清洁、绿化等),应根据分包合同要求制定相应的管理规定,对供方服务质量进行连续监控;
b)针对周期性的分包业务(如:消杀、电梯保养等),由监管责任部门负责指派专责人员进行监理,并要求服务供方提供每次业务执行报告,监管人员跟踪确认;
c)针对一次性的分包服务或一次性维修工程,根据实际需要要求供方提交书面执行方案,并由监管责任部门负责指派专人进行现场监督检查。
7.4物业分公司所有分包服务监视和评估均应形成书面记录,发现问题应及时要求服务供方进行整改,相关整改过程和结果确认均应形成书面记录。
8相关文件与记录
8.1管理公司《ee地产经营管理制度》6.3节《招投标管理》
8.2wdwy-fr-mm6201供方合格评定表
8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名录
8.4wdwy-fr-mm6203合格供方监督评估表
8.5wdwy-fr-mm6204招标工作计划
8.6wdwy-fr-mm6205招标文件审批表
8.7wdwy-fr-mm6206评标、定标审批表
8.8wdwy-fr-mm6207物料采购计划
第4篇 物管培训:物业管理公司资金筹措
物业管理公司需要的资金主要靠合适的筹措方式和最佳筹措方案来完成。
本章简要介绍物业管理公司资金的基本筹措方式,物业投资的筹资成本、抵押贷款、对资金筹措方案的分析与评估。
一、物业管理公司资金的筹措方式
物业经营的巨额资金,一般都远远超过大多数经营者的财力。对多数经营者而言,没有外援就根本无法完成项目的建设,因而,资金筹措是物业经营管理活动过程中关键的一环。而广泛地寻找资金来源,大量获取借贷资金,即俗语所谓“用别人的钱来赚钱”,几乎成了物业经营资金筹集措施的主导思想。即使经营者手中有足够的资金,由于其自有资金的价值可能大于借贷资金的价值,经营者也愿意靠借贷去投资。也就是说,如果经营者通过借贷资金而将其自有资金“分散”到更多的经营项目中去,将会创造更多的收益。
(一)物业经营的资金筹措方式
一般来讲,物业经营的资金筹措方式可分为自有资金与借贷资金两大类。其具体的筹措方式主要有:
1.自有物业收入
主要指自有物业的销售收入和出租收入。目前的趋势是,为了应付市场行情与产业政策的波动与变化,许多经营者将自己投资开发或购置的物业(主要是写字楼、酒楼、商场之类的物业)用于出租,以获取稳定的租金收入。
2.银行借贷
从银行透支以应付短期债务,或向银行借贷利率较高的长期贷款。
3.抵押贷款
以自身所拥有的物业作抵押物,向银行等金融机构申请长期贷款。抵押贷款一般是经营者筹集长期资金来源的重要途径。
4.发行债券
在市场经济日益发展的今天,债券发行已成为资金筹措的重要渠道。按发行的主体不同,可分为企业债券和金融债券两大类。
企业债券是项目投资公司(如房地产开发公司、物业公司)以债务人身份发行的债权凭证。持券人可凭此债券取得规定的利息并到期还本。金融债券是银行自身为筹集资金而发行的债权凭证,或受政府及企业委托而发行的债权凭证。债权人可凭债券到期收回本息,也可提前向银行申请贴现。
债券有规定的期限,到期就要还本付息,靠发行债券筹集资金而开发的房地产项目,一般都靠出售来收回投资,偿付债务本息及其他费用后即为投资利润。因此,在制定项目的筹资方案时,债券的还本付息期限通常就是该物业的投资开发期限。
5.发行股票
股票是股份制企业以股份形式集资、发放股息的凭证。认购股票是一种投资行为。认股后就只有从企业经营收入中按期领取股息的红利(即超过规定股息标准的利润)的权利。股票不能还本,只能在证券市场上转让和出售。故发行股票筹集的资金,可用作项目的长期资金。项目开发后可租赁经营,靠每年的租金收入支付股息、红利和其他费用后,形成投资者长期、稳定的利润。
在物业项目经营中,经营者自有资金所占的比例越少,其投资利润率就越高。若同一物业的两个投资方案(a、b)所获利润均为800万元,a方案需投入自有资金1000万元,b方案需投入自有资金2000万元。即使经营者可提供2000万元的自有资金,他也愿意选择a方案。因为a方案的自有资本利润率为80%(800/1000),而b方案的自有资本利润率只有40%(800/2000),经营者宁肯拿它拥有的2000万元资金投资两个或更多的项目,而不愿集中投资在一个项目上。作为经营者,他最关心的当然莫过于自有资金利润率(或称为自有资金收益率)了。
(二)物业经营的筹资成本
筹资成本是指经营者在一定时期为筹措资金而付出的全部费用。如前所述,资金的筹集就是依靠一定的手段购买资金在一定时期内的使用权。因而筹集资金是要付出代价的,这个代价就是筹资成本。筹资成本的高低取决于筹资方式、筹资使用期、筹资数额等因素。目前,我国的物业经营筹资成本主要是借款利息、发行股票与债券的股息及企业自有资金的存款利息等。
1.借款利息
指经营者向银行或其他金融信贷部门借款或抵押贷款、企业间资金拆借而付出的利息。借款利息按复利计算。利息的大小取决于借贷(还贷)方式、借贷期限、利率及借贷金额。
2.股息(或债券利息)
股息(或债券利息)是指公司发行股票与债券后,按一定的股息率(或债券利率)支付的利息。股息率的多少,取决于公司经营状况,投资分析时,应按当时的平均水平考虑。债券利率则是在发行时便已确定的。股息(或债券利息)的大小等于股息率(或债券利率)乘以发行股票(或债券)的总额。
3.公司自有
资金的存款利息
自有资金存款利息是一种虚拟的筹资成本,相当于把这笔自有资金存入银行而得到的存款利息。其利息额等于存款利率与自有资金额之积。
筹资成本的构成将随着国家金融体制的改革,房地产金融市场的进一步开放,筹资方式的多样化而发生变化。筹资成本的分析评价指标是筹资成本率,即筹资成本额与筹资总额之比:
筹资成本额
筹资成本率=―――――――――――――×100%
筹资总额
二、抵押贷款
抵押贷款属于担保贷款的一种,与信用放款相比具有风险小、安全性高的特点。在我国,由于社会主义市场经济体制的逐步建立与完善,市场机制的作用,加之许多历史的原因,银行贷款面临着诸多的风险。商业银行等金融企业也从自身的经营原则出发,借鉴发达国家的经验,更多地采用财产担保方式发放抵押贷款,是其信贷资金运用的最佳选择。抵押贷款既适宜于短期贷款,又适宜于长期贷款;既适宜于人民币贷款,又适宜于外汇贷款。因此,有必要在此对抵押贷款进行探讨。
(一)抵押贷款及其特点
抵押就是债务人在法律上把财产抵押权转让给债权人,作为债务人履行担保的一种形式。在债务清偿以前,债权人拥有财产的抵押权,以避免遭受经济损失,当债务人按期偿还债务,抵押财产关系结束;一旦债务人不能按期履行偿债责任,债权人具有处分抵押财产并优先受偿的权利,抵押的目的是为了担保债务的履行。
抵押贷款是指银行以及其他金融机构要求借贷人提供自己合法的财产作为抵押物而发放的贷款。借款人按期偿还贷款本息,贷款人把抵押物归还给借款人;否则,贷款人根据借款合同以及抵押协议处分抵押物,并以所得价款优先偿还贷款。所以,抵押贷款是以财产为担保物的一种放款方式。
抵押贷款相对于信用贷款而言,不仅具有银行信用的一般特征,而且具有自己独特的性质,具体体现在以下几个方面:
(1)“两权”分离具有双重性质。抵押贷款不仅具有信贷资金所有权和使用权分离的性质,而且具有抵押物抵押权和使用权分离的特点。抵押期间,抵押物抵押权属贷款人,使用权通常仍归借款人;只有按期偿还贷款本息,抵押物才能重新归还给借款人。因此,在整个抵押期间,无论是资金,还是抵押物,其抵押权和使用权都是分离的。
(2)贷款和抵押物具有融合性。抵押贷款是依靠抵押物价值而发放的贷款,也就是抵押数量受抵押物价值的制约。因此,抵押贷款将贷款与抵押物融合在一起,借款人为了取得定量的抵押贷款,必须提供足够价值的抵押物。
(3)担保具有凭物性。抵押贷款的担保是以借款人的财产作为抵押标的,必须提供实实在在的抵押物,才能获得贷款。因此,抵押物的担保须凭借现实的财产,可有效地避免贷款风险。
此外,相对于信用担保贷款而言,抵押贷款还具有担保责任现实性的特点。信用担保贷款人的实际责任发生在借款人借款到期不能偿还的时候,因而是一种“未来责任”;抵押贷款在办理贷款时提供实实在在的抵押品,否则便不能取得贷款,担保责任是现实的。
(二)抵押贷款的作用
抵押贷款是一种古老的贷款形式。在商品经济条件下,抵押贷款得到迅速的发展。在我国,抵押贷款业务尚在恢复,需要大胆实践,所以应该不断总结经验,提高其管理水平,以适应社会主义市场经济的要求,充分认识抵押贷款的作用,以利于进一步开展这项业务。
1.有利于物业管理公司增强信誉观念,按期偿还贷款
我国过去长期实行高度集中的计划经济体制,银行一直采用供给方式向工商企业提供贷款。随着社会主义市场经济的逐步建立,原来那种单一信用放款方式已不能适应经济发展的要求,并暴露出许多弊端,概括起来为“三化、三高”。所谓“三化”就是短期贷款长期化,长期贷款固定化,信贷资金财政化;“三高”指三个居高不下,即产品资金占用居高不下,逾期贷款比例居高不下,亏损挂账占用居高不下。这必然导致公司信誉度低,甚至发生赖账有理的怪现象,致使银行贷款不能按期收回,甚至根本不能收回。抵押贷款须将借款人所有的财产抵押给银行,因而有利于增强借款公司的偿债意识,提高其信誉观念,促使其按时清偿债务。
2.有利于保障信贷资金的安全性,提高银行资产质量
银行资产质量低下,大量逾期、呆滞贷款的出现,不仅严重影响银行的流动性和盈利性,而且直接威胁着信贷资金的安全和其债权人利益。抵押贷款所具有的担保责任现实性和凭物性特点,使银行在借款人一旦不能按期偿还贷款本息时,可依据抵押贷款合同强制处分抵押物,并享有优先受偿的权利;若借款企业破产,依据《中华人民共和国企业破产法》第32条“破产宣告前成立的有财产担保的债权,债权人享有就该担保物优先受偿的权利”的规定,银行同样享有破产企业财产拍卖后以价款优先受偿的权利
,这就大大增强了信贷资金的安全。因此,银行更多地以抵押方式放款,有利于提高资产的质量,也有利于保护债权人的利益,保障银行贷款的安全。
3.有利于物业管理公司增强风险约束机制,限制其短期行为
物业管理公司由于存在利益驱动性,因而具有强烈的扩大投资的需求。但是,因我国投资体制不完善,争项目、争投资现象普遍,缺乏投资风险意识,特别是对银行贷款能否按期归还,考虑甚少。采用抵押财产形式发放贷款,促使公司提高偿还贷款的自觉性,迫使公司从自身的经济利益出发考虑投资项目的可行性,可有效地避免盲目投资。因此,开展抵押贷款业务,有利于公司增强风险约束机制,限制短期行为。
4.有利于物业管理公司加速资金周转,保证再生产顺利进行
在生产经营过程中,公司因某种临时性原因亟须周转资金,可将存货、票据、证券等作为抵押物,向银行申请抵押贷款。这样,可使公司暂时闲置资产提前转化为货币资金,满足经营过程对资金的需求,加速资金周转,提高经济效益,保证再生产的顺利进行。
(三)抵押贷款的一般原则
如前所述,抵押贷款是以自己所拥有的物业作为抵押物向银行或其他金融机构申请长期贷款的筹资方式。公司在依赖抵押贷款而筹集资金时,应遵循如下原则:
1.公司的债务与其自有资产必须保持适当平衡关系的原则
尽管“负债经营”已成为当代企业经营的生财之道,然而恰当的举债规模仍然是企业经营要坚持的一个原则,不考虑自身的经济实力与承受能力,一味举债借款对公司是危险的。一遇市场波动,就会带来损失,甚至面临破产的危险。因而“量力而行”,保持公司的负债额与自有资本恰当的比例,是制定筹资方案,进行融资决策的一项基本原则。
2.尽可能均匀安排债务偿还期原则
集中于一个时期偿还债务,往往会使公司面临巨大的压力。为了保证公司有较稳定的资金供给,最好同时安排有较长期限的贷款,应力争借款有一定的偿还宽限期。
3.妥善安排,有效利用的原则
应尽量安排长期贷款用于项目的开发建设,短期贷款用于支付贷款本息及维持项目经营,充分利用好每一笔贷款。
4.统筹兼顾、全面考虑的原则
申请抵押贷款时不仅要认真考虑贷款利息,还应研究赋税条例、法律咨询等问题及因不能按时还贷而承受的惩罚性支出(滞纳金)等支出成本问题。
5.妥善制定还贷计划的原则
所有的抵押贷款均要按时偿还本息。因此,在每一笔贷款借款时都应制定好切实可行的环节、计划。尽可能均匀安排每年支付的贷款本息,以利于理财。
三、资金筹措方案的分析与评估
由于存在资金渠道多元化的现状,物业管理公司的资金筹措方案也必然有多种。为此,应对各方案进行分析比较,取其优者。
在对资金筹措方案进行分析以前,首先应剔除方案所存在的各种虚假因素,比较明显的是不同方案服务的对象不一致,即不是为同一项目而筹集的方案,它们之间显然没有可比性;又如筹集不同方案中的资金来源不落实或根本不可能,则不用分析就应否定该方案,再如方案中对各种资金的安排不合理,不符合要求,则也应对方案中的具体安排调整落实后再进行分析评估。通过分析评估,选择具有获取方便、使用安排最佳和资金成本最低的筹资方案。
(一)筹资结构分析
物业管理公司筹措资金的来源各有各的优缺点。一般而言,银行贷款手续比较简便,利率较低,基本无发行费用,但银行限制条件较多,使用贷款的风险较大。发行股票不需支付固定利息,股本不要归还,使用无风险,但发行手续较繁,成本较高。发行债券有利于保证企业的控制权,筹资成本较低,债息固定,而且是税前支付并且较低,但使用债券风险较大,会在还本付息期间给企业造成资金压力。企业自筹资金来源兼备了上述各种资金的优点,但一般数量有限,无法保证需求。所以,应该选择一个合理的筹资结构,使各种资金的组合达到风险最小、获取容易、成本最低的目的。
(二)筹资成本分析
银行贷款的资金成本是利息,利用国外贷款还要支付承诺费,股票的资金成本是各年的股利加发行费用,而债券则是固定利息加发行费用。自筹资金可以不计成本。资金成本一般用各项成本占各自资金总额的比例来表示。在成本支出时间不一致时,可以执行折现计算。筹资成本分析,主要是通过比较分析,选择条件优惠的资金来源,使综合资金成本最低。
综合资金成本的计算可以用加权平均法。在求出各项资金成本的基础上,将其分别乘以各项资金占总资金的比重并相加,即得加权平均资金成本。
(三)资金使用结构分析
筹集资金以后如何使用,实际上也是关系到资金成本的重要问题。资金的使用一方面应当按需要在不同的时间投入,另一方面应考虑不同来源的资金如何进行适当的安排。由于资金需求往往是跨年度的,资金的实际使用应该在必需的时候投入,以缩短资金占用时间。对于不同时期和不同成本的资金,应考虑得当,长期投资应用于固定资产,短期资金应用于流动资产;资金成本低的先投入,成本高的后投入。根据这些原则,将不同的资金作不同的搭配,形成最佳的使用结构。
(四)利率与汇率风险分析
第5篇 物业公司管理评审程序7
物业公司管理评审程序(七)
1.0目的
通过定期地对质量体系的评审,保证本公司质量体系持续有效地满足gb/t19002-1994--iso9002;1994标准及本公司的质量方针和质量目标的要求。
2.0适用范围
本程序适用于对公司质量体系的适宜性和有效性进行的评审。
3.0职责
3.1总经理负责组织管理评审活动,并批准《管理评审计划》和《管理评审报告》。
3.2管理者代表负责安排管理评审前的各项准备工作,包括评审中所需的文件和资料的收集、《管理评审计划》的编制和审核,并协助总经理组织评审活动以及编写《管理评审报告》。
3.3各部门负责人负责评审中提出的纠正和预防措施的实施工作。
3.4质管部负责对各部门的纠正和预防措施实施情况进行监督,并及时向管理者代表汇报执行情况。
4.0工作程序
4.1评审的依据
a用户的期望和社会要求;
b前期评审的重要质量记录;
c质量体系发生重大变化时;
d市场情况发生重大变化时;
e出现重大质量事故或连续被顾客投诉时;
f其他认为有评审需要时。
4.2评审的计划
a管理者代表负责组织编制《管理评审计划》,并报总经理批准;
b管理评审活动每年举行一次,一般安排在内部质量审核完成之后;
c根据4.1项视情况的需要,可适时安排管理评审。
4.3评审的内容
评审一般包括以下内容:
a质量方针和质量目标贯彻和实施情况;
b组织架构(包括人员配置和资源利用等)是否合理;
c质量改进和服务绩效分析,如经常发生的用户投诉情况的分析、用户反馈信息的分析等;
d是否发生重大安全、质量事故;
e审批重大的纠正和预防措施;
f其他需评审的内容。
4.4管理评审前的准备
4.4.1管理者代表在组织编写的《管理评审计划》中必须明确:
a本次管理评审的目的、范围、依据;
b评审组成员名单;
c评审时间;
d评审议程安排;
e评审工作要求;
f所需的工作文件,包括上一次的管理评审报告、内部质量审核报告、不合格报告等。
4.4.2质管部负责准备管理评审所需的文件和资料,包括以下内容:
a上次的《管理评审报告》
b上一次管理评审会议提出的各项纠正和预防措施落实情况的分析报告;
c最近一次内部质量审核或外部质量审核报告;
d客户投诉和各项物业管理服务情况分析报告;
e重大预防措施建议报告等。
4.5评审的实施
4.5.1评审会议由总经理或由其授权委托的人员主持。
4.5.2评审项目责任部门陈述被评审项目(活动)的现状。
4.5.3与会人员对评审项目进行评审,做好详细的记录并形成完整的评审报告。
4.6评审记录和报告
4.6.1质管部负责做会议记录。
4.6.2管理者代表根据会议记录进行整理、编写《管理评审报告》,负责对质量体系的现关注和适用性作出评价,经总经理批准后分发给各部门。
4.6.3《管理评审报告》、《管理评审计划》由质管部归档保存,并负责下发。
4.7纠正和预防措施
对管理评审中提出的不合格项,各相关部门依据《纠正和预防措施控制程序》执行。由管理者代表负责跟踪验证。
5.0相关文件
5.1《质理手册》
5.2《纠正和预防措施控制程序》
5.3《管理评审计划》
5.4《管理评审报告》
5.5《内部质量审核报告》
5.6《会议记录》
第6篇 物业管理手册之管理组织
物业管理手册:管理组织
1组织层次
物业服务的决策和运营在管理层次上分为四级:
1)管理公司(物业管理部),负责管理公司范围内物业服务的总体经营决策和业务指导、监督和评价。
2)项目所在公司对所属物业分公司实施管理,接受管理公司物业管理决策、监督和评价。
3)物业分公司,负责具体项目物业服务的策划、组织、实施和控制,接受物业管理部的业务指导。
4)物业分公司管理处,负责具体项目的物业服务提供。
2组织机构图
集团财务部
管理公司(经营管理委员会)
管理公司财务部
物业管理部
项目所在公司
项目所在公司财务部
各地物业分公司
品质部
管理处
工程部门
相关说明:
1)划虚线部门可根据管理需要灵活设置,这些部门可归物业分公司直接领导,也可设置于管理处级别以下。
2)物业分公司各级组织架构及岗位设置须经管理公司经营管理委员会审批
(见7.2节《物业分公司及管理处组建》)。
3)物业分公司总经理为项目所在公司经营委员会成员。
管理公司的物业管理职能(由物业管理部执行)
1.策划
1.1负责管理公司物业管理的总体策划,组织拟定管理公司中长期物业管理发展规划。
1.2负责策划和建立管理公司物业管理体系,并组织、指导和监督体系运行。
1.3确定《物业管理方案》的编写原则,指导物业分公司(筹建处)制定物业管理方案。
1.4负责审核项目整体(分期)物业目标管理责任书暨年度目标管理责任书,并全程监控。
2.监督与指导
2.1监督各项目所在公司严格执行相关法律法规、au*地产物业管理制度。
2.2定期对项目所在公司在物业管理方面实行监督审核、业绩考评。
2.3负责组织第三方业主满意度调查,提出年度业主满意度分析报告。
2.4监控各项目物业管理工作进度。
2.5指导与项目开盘、入伙有关的物业管理工作。
2.6指导物业分公司开展物业管理日常工作。
3.成本控制
3.1协助财务部监控物业分公司经济运行状况,组织核算物业管理成本。
3.2负责与物业管理相关的大额采购的审核。
4.人事
4.1对物业分公司管理层的任命提出人事建议。
4.2审核物业分公司组织架构、薪酬体系。
5.前期介入
5.1负责项目所在地同质同类楼盘的调研工作,为项目公司提供当地同质同类楼盘物业管理关注点的调研报告。
5.2指导、监督物业分公司(筹建处)的前期介入工作。
6.培训
建立物业管理培训体系,确立培训基地,推动各物业分公司的分级培训。
7.品牌及业务拓展
7.1负责管理公司物业管理系统的品牌建设,提升、推广au*物业品牌形象。
7.2指导物业分公司参加国家有关物业管理方面的评比。
7.3指导物业分公司对外开展物业管理招投标工作。
8.协调与沟通
8.1负责收集、研究物业管理行业的政策法规、市场动态、典型案例等信息,并及时传达到相关方。
8.2负责协调管理公司各职能部门、项目所在公司及物业分公司之间与物业管理有关的工作关系。
8.3负责组织物业管理区域交流。
第7篇 金碧世家物业管理公司简介
金碧世家物业管理有限公司简介
一、企业现状
广州市金碧世家物业管理有限公司为广州恒大实业集团属下五大产业集团之一物业集团属下具有独立法人资格的专业化、规范化物业管理公司,注册资金100万元,资质4级。公司现下设办公室、客户服务中心、工程维修部、保安部、环卫部5个部门。
公司建立了全面质量管理体系和内部运作管理机制,健全了各类规章制度,具有完善的计算机办公与设备监控系统,以及先进的通讯、防盗、消防、工程维修等设备,秉承'规范管理、专业运作、优质服务'的经营理念。在管理小区的过程中,始终坚持以人为本,以'业主至上,服务第一'为宗旨,灌输'高起点、严管理、精服务'的管理服务思想,努力打造'金碧物业'的品牌,并锐意创新,不断进取,追求完美。
公司拥有一支事业心强,业务素质高的专业化人才队伍。现有员工61人,其中,经济师1名,硕士1名,大专以上文化程度20余名,管理人员全部是大专以上文凭。公司吸纳了行政管理、工程维修、园区绿化、社区文化等多方面的行业精英,组建了一支闻名广州的特色保安队伍,配备了智能化的小区保安监控报警系统,保安成为小区安全的守护神。
公司推出了独特的服务理念。提出了'一个结果,两种标准'的工作原则,即'一个结果':让业主满意的结果;'两种标准',物业公司业务范围内的,物业公司必须解决,处理的结果让业主满意;非物业公司业务范围内的,物业公司必须设法解决,处理的过程让业主感动,直至满意。同时,推出了'人过地清'、'首问责任制'、'总经理信箱'、'总经理接待日'等服务举措,在提升服务质量,融洽物业公司与业主的关系方面,走出了一条成功之路。
二、企业理念
服务宗旨:坚持'业主至上,服务第一',营造现代化人文生活空间。
经营理念:以业养业、优质服务。
管理目标:创建具有金碧特色的全国一流物业管理模式。
产品目标:营造良好的社区人文环境和销售氛围,把在管小区建设成为'健康文明,和谐进步'的全国一流文化小区。
三、公司业绩
(一)公司管理项目:第三金碧花园
(二)物业集团下属4家具有独立法人资格的物业公司,在管金碧花园、金碧华府、金碧新城、金碧世纪花园等10多个楼盘,形成各具特色的经典楼盘。
(三)住宅业务:我公司的住宅业务的发展取得了令人瞩目的佳绩,自前期介入第三金碧花园项目以来,业主满意率高达98%以上,无一起治安案件发生,2003年保安部王泽忠同志因工作成绩突出被评为集团公司先进个人。
四、管理优势
(一)人才优势。我司属恒大物业集团下属公司,在管理人才方面,由集团公司给予统一调配,资源共享,因此,在人才储备与使用方面具有更优于其他公司的明显的优势。
(二)技术优势。公司拥有专业化、现代化的管理、运作、监控系统,引入了现代化科学管理机制,具有明显的技术优势。
(三)公共关系优势。公司自成立以来,一直注重于品牌建设,努力在业内塑造一个良好的物业管理品牌,形成良好的口碑,注重对外宣传及公众形象,对于项目的宣传效应会起到积极推动的作用。公司多年的市场运作,与公安、工商、税务、环卫、供电、供水等各政府部门关系融洽,已形成良好的外围环境。
(四)企业文化优势。公司十分重视企业文化建设,弘扬'艰苦创业、无私奉献、努力拼搏、开拓进取'的企为精神,发扬'精心策划、狠抓落实、办事高效的'工作作风,提出并实践'金碧园'、'金碧人'理念,推出以'共建'为特色的浓郁的社区文化,全面提升物业品质。
第8篇 物业管理保安员的警容风纪
物业管理(保安)员的警容风纪
物业管理部是代表公司形象,面向业主、客人服务的一线对客部门。物业管理员严整的军姿、仪容、良好的精神面貌、礼貌热情的服务会给客人留下深刻的印象,对客人产生积极的影响。因此,制订本规定,以规范物业管理员的军容风纪。
(一)着装
物业管理员必须按照规定着装,保持军容严整。
1. 按规定佩带帽徽、肩章、工卡、绥带等;
2. 礼服应当保持整洁,配套着装(着装序号见附文),不得混穿,不得在礼服外罩便装;
3. 不得披衣、敞怀、挽袖、卷裤腿;扣好衣扣,系制式领带,着夏季白色短袖礼服时,不系领带,不扣第一个纽扣,不佩绥带,宜简洁,着夏常黑色或白色短袖礼服时,下摆扎于裤内。着冬季礼服时,必须内着配发的黑色礼服,系配发的领带;
4. 迷彩服只限于训练、劳动或处突时穿,工作期间不宜着迷彩服。领班级人员统一着装,夏秋季以白色短长袖衬衣为主,冬季着冬常礼服,内着白色衬衣,四季均须系黑色或统一的领带(酒店或会所领班冬季可着黑色西服);主管着装为白色短、长衬衣与黑色西服,系统一颜色的领带;
5. 工作期间通常着黑色皮鞋,鞋面外视要有光泽、鲜亮;穿黑、灰、棕或白色袜子;不宜着其它如红、紫、黄、橙等与鞋不相称的色彩的袜子;
6.女队员着黑色秋季礼服时,扣扎外腰带;着裙时,穿与肤色相近的袜子;袜口不得低于20cm;
7.非工作时间不得着礼服或着礼服离开宿舍区;不得外借或外卖;外出时,一律着便服。
(二)仪容
1. 物业管理员头发应当整洁,男队员不得留长发、大鬓角、大包头和胡须,蓄发不得露于帽外,帽墙下发不得超过1.5cm;女队员发辫不得过肩,不宜烫发、披头散发。男女队员均不得染与黑色相斥的头发;
2. 物业管理员不得文身,着礼服时不得化妆,不得留长指甲和染指甲,不得围围巾,不得在外露的腰带上系挂钥匙、手机和饰物,不得戴耳环、项链、领饰、戒指等首饰,除工作需要和眼痛外,不得戴有色眼镜;
3. 工作期间可以戴白手套,但须以中队为单位统一,手套要保持清洁,无破损。
(三)检查
部门每月、中队每半月、班每周至少进行一次军容风纪检查,及时纠正问题并讲评,不合格者按照《纪律条令》适用条款处分。
附1:着装序号
1. 夏1号着装:夏常黑色礼服、裤、大檐帽、领带、精神带(绥带);
夏2号着装:白色短袖礼服、夏常裤、大檐帽;
2.冬1号着装:冬常黑色礼服、夏常黑色礼服、冬常礼裤、大檐帽、领带、精神带;
冬2号着装:冬常黑色礼服、夏常黑色礼服、大衣、大檐帽、领带;
3.迷彩服
附2:检查情况登记表
项目
状况
不合格姓名
头发
着装
皮鞋
袜子
指甲
仪容
_____年____月____日检查人:
第9篇 物业精细化管理案例--装修管理
物业精细化管理案例培训--装修管理
写字楼内一租户入驻,履行验房及装修审批程序后,在装修时,发现天花板内布线较多,于是找到管理处予以解决。维修人员推测是前租户装修后导致的,管理处负责将天花板布线情况进行恢复。
精细化操作建议:
1、入驻流程及退房流程应明确,对验房的具体内容及要求应清晰全面;
2、退房时需对应入驻及装修的具体情况进行检验,以防漏项;
3、相关流程做好记录,并有负责人签字,对特殊情况要予以标明;
4、加强维修的巡视检查次数,提高服务质量。
第10篇 物业公司程序文件信息传递管理程序
1.目的
规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。
2.范围
适用于公司范围内信息管理工作的全过程。
3.职责
3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。
3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。
3.3各部门指定专人担任信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。
4.方法和过程控制
4.1信息的收集
4.1.1 总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、**集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。
4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:
a.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;
b.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;
c.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;
d.新闻媒介对本公司、**地产、集团总部及集团内其它企业的报道;
e.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;
f.**集团总部、**地产公司及集团内其他公司的有关信息。
4.1.3公司各部门负责收集以下信息:
a.公司其他部门发送的各类工作信息;
b.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;
c.其他部门的日常管理经验和举措;
d.与本部门相关的政府及行业信息;
e.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。
4.2公司内部信息的传递
4.2.1 每月2日和17日pm17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月;
4.2.2 每月1日前制定本部门月工作计划,并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现,上载到内部信息网相应栏目;
4.2.3 部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》,通过邮件形式发送公司总经理办公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》,并在公司内部网页相应栏目内发布;
4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事件、重大投诉等,由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;
4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕;
4.2.7信息员若不能确定信息报送部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;
4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;
4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用outlook形式发送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发
4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的使用效率;
4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;
4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。
4.3公司信息的传递
4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和**地产公司;
4.3.2若公司发生重大事件,总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》,报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事件进展,直至问题妥善处理完毕;
4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员;
4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。
4.4 信息的分析和处理
4.4.1各部门上报的信息,由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.2没有明确信息归口部门的信息,由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容,知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。
4.5信息管理制度
4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程,以确保公司整个信息系统的正常有效运作。
4.5.2各部门应结合本部门的具体情况,制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度,明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任,确保部门各项信息管理工作的顺利开展。
4.5.3各部门信息员岗位若发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训,以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网网页制作教材》,以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。
4.5.4各部门应保持开放心态,及时、准确地发布或传递各类信息,公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力,各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作,对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的,将追究信息员的责任。
4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈,信息跟踪反馈工作
应贯穿事件处理的全过程,直至事件处理完成后关闭,以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。
4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用,不得用于任何私人目的,损害公司利益,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.5.7网络使用人员应严格遵守internet国际惯例,遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定,对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。
5、质量记录表格
第11篇 丽江物业管理评审控制程序
1.0 目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系,包括对质量方针、目标的评审,确保质量管理体系持续的适应性、充分性和有效性。
2.0 范围
适用于对丽江花园物业管理公司质量管理体系的评审。
3.0 职责
3.1总经理主持管理评审会议并负责对《管理评审报告》的审批。
3.2管理者代表负责向总经理报告质量管理体系运行情况,组织管理评审会议的召开,组织编写《管理评审报告》。
3.3行政部负责评审计划的制定,收集并提供管理评审所需资料,建立并保存管理评审会议记录,协助管理者代表编制《管理评审报告》,负责组织对评审后的纠正、预防措施的跟踪和验证。
3.4各部门负责准备、提供与本部门工作有关的对质量管理体系评审所需的资料、参加管理评审会议,实施会议提出的纠正与预防措施。
4.0 定义(无)
5.0 工作程序
5.1管理评审频次
5.1.1 管理评审每年至少进行一次,发生下列情况可增加评审次数,具体评审时机由总经理确定。
5.1.2 内部审核之后,外部(第二或第三方)审核之前。
5.1.3 出现重大质量事故或有重大的客户投诉。
5.1.4 认证证书即将到期。
5.1.5 社会环境、市场需求、公司机构发生重大变化。
5.1.6 总经理认为必要时。
5.2评审前的准备工作
5.2.1 行政部必须于管理评审前编制《管理评审计划》,报管理者代表审核,总经理批准。计划主要内容包括:
a) 评审时间;
b) 评审目的;
c) 评审范围及评审重点;
d) 参加评审部门(人员);
e) 评审依据;
f) 评审内容。
5.2.2 行政部在管理评审前做好会议筹备工作,并通知参加评审的人员以及准备本次评审的计划和有关资料。
5.2.3 各有关部门应整理好本部门质量管理体系运行的相关资料送行政部汇总整理后报管理者代表。
5.2.4 参加管理评审会议人员:总经理及受邀请的部门负责人和有关人员。
5.3评审输入
管理评审输入包括以下方面的内容:
5.3.1质量方针、目标和指标的贯彻实施情况及其适宜性。
5.3.2审核结果(包括内部、外部质量管理体系审核的结果)。
5.3.3质量管理体系运行的有效性及其组织结构的配置和调整。
5.3.4顾客反馈情况,包括满意程度测量结果及与顾客沟通的结果等。
5.3.5过程业绩和产品的符合性,包括过程、产品测量和监控的结果。
5.3.6改进、预防和纠正措施的状况,包括对纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果。
5.3.7以往管理评审的跟踪措施的实施及有效性。
5.3.8可能影响质量管理体系的变更。
5.3.9相关方所关心的问题。
5.3.10改进的建议及其它。
5.4实施评审
5.4.1 总经理主持召开管理评审会议,管理者代表报告质量管理体系的总体运行情况,有关部门汇报质量管理体系运行的相关情况,参加会议的各部门负责人以及有关人员对评审输入进行评价,对存在或潜在的不合格提出纠正和预防措施,确定责任人员和整改要求。
5.4.2 总经理对所涉及管理评审内容作出结论性的评价意见,行政部负责形成会议记录。
5.5评审输出
管理评审的输出包括以下方面的任何决定和措施:
5.5.1 质量管理体系及其过程有效性的改进,包括对质量方针、目标、组织结构、过程控制和产品质量方面的评价。
5.5.2 与顾客要求有关的产品的改进,对现有产品符合要求的评价,包括是否需要进行产品、过程审核等与评审内容相关要求。
5.5.3 资源需求等。
5.6管理评审报告
5.6.1 管理评审结束后,由行政部协助管理者代表起草《管理评审报告》。
《管理评审报告》内容如下:
a)本次评审的目的、范围、依据和信息;
b)参加本次评审的人员、日期、地点;
c)对质量管理体系评审的综述和结论;
d)相关部门需采取的纠正或预防措施。
5.6.2 《管理评审报告》经总经理批准后,形成正式文件,发至每个参加评审活动的部门及相关人员。
5.6.3 根据《管理评审报告》的要求,各相关部门实施纠正或预防措施。
5.6.4 行政部跟踪《管理评审报告》有关要求落实的情况,各部门协助,并向管理者代表报告,管理者代表组织对相关部门改进的有效性进行验证。
5.6.5 纠正或预防措施如涉及质量管理体系文件的修改,按《文件控制程序》进行。
5.6.6 《管理评审报告》及评审会议中形成的其它质量记录由行政部归档保存。
6.0 相关文件
6.1《文件控制程序》rgpm
第12篇 某小区物业管理处机构编制说明
小区物业管理处机构编制说明
根据管理处实际应承担的工作职责与范围,管理处设专职经理(主任)1人,主持管理处全盘工作,组织落实管理处各项工作的实施和检查,对日常工作出现的问题进行及时的纠偏指导。
其下划分为以下五个职能部门:
1、财务室:负责整个管理处的物业管理服务费、公共维修基金、车位使用费及营业外收入的收缴,日常运营经费支出管理,管理处帐务处理。负责每季度向各小区住户公布财务报表的制表和公布。财务室设会计1人负责整个管理处的帐务处理,对所辖小区进行独立建帐。各小区分别设立1个出纳人员,各自负责本小区物业管理服务费、公共维修基金、车位使用费及营业外收入的收缴和日常收支流水帐的登帐,同时负责辖区住户的报修、投诉申请的登记和转达以及其他事务工作。
2、行政事务室:负责管理处日常行政事务处理、人员招聘工作、住户投诉处理、住户回访工作、住户满意度调查等客户服务工作。行政事务室设管服主管1人,主管行政事务室全面工作,具体负责一个小区的客户服务工作。设立事务助理1人,具体负责一个小区的客户服务工作。
3、维修管理室:负责小区日常公共设施、设备的维修保养,负责小区住户的有偿维修服务。由于各小区没有较大设施设备,故仅物业公司总部设立一个维修管理室,维修室设维修工二名,负责处理各社区的突发事件。维修管理室设主管1人,负责小区的维修计划的制订、计划性维修的组织、指导和实施,负责小区突发维修项目的组织和调度。
4、环境管理室:负责小区日常清洁保洁,小区绿化、植物的养护、修剪。环境管理室设主管1人,负责对所辖小区日常清洁、保洁、绿化工作的检查、指导和作业计划的制订、组织、实施。在清洁保洁、绿化养护外包时,环境室与行政事务室则合并组成物业管理室。
5、安全管理室:负责所辖社区安管队的管理,统筹计划安排小区内的公共秩序管理、物业使用安全管理、消防安全管理、车辆出入管理、物品搬迁管理和住户及人员(流动人口)流动管理。安全管理室设安全主管1人,负责制订并组织实施小区的公共秩序管理方案、突发事件处理预案,指导并监督各小区安管队的车辆出入管理、物品搬迁管理和住户及人员(流动人口)流动登记管理,负责对各小区安管队日常工作偏差的纠集指导。各社区安管队设队长1人,具体负责所辖社区安管队日常工作的安排和突发事件的处理。各小区安管队员编制设:大门岗每班1人、侧门岗每1人,监控中心每班1人,小区巡逻岗不少至2人。每班5人×3班=15人,另设轮休人员1人,共计16人。每班设班长1人,班长为巡逻岗,便于巡回对本班工作进行全盘掌握。
