某大厦管理处人事资料档案管理制度（十篇）

第1篇 某大厦管理处人事资料档案管理制度

大厦管理处人事资料档案管理制度

第一条 凡新聘员工转正后须在两个月内将人事档案及社会保险关系转入人事代理公司,并签订劳动合同。

第二条 所有员工应提交个人人事信息资料,包括求职应聘表、个人简历、个人身份证复印件、学历复印件、职称证明复印件,并张贴个人1寸彩色照片,行政部装订保存。

第三条 行政部根据员工个人人事资料建立电子版员工信息,包括员工个人基本信息、入职时间、任职部门、任职岗位。

第四条 所有录用员工必须如实提供个人基本信息、学历证明、职称证明、身份证信息、如有隐瞒及虚报,一经查实,将被解除劳动关系。

第五条 员工入职后,个人资料信息如发生变动,须于变更后一个星期内通知行政部并提供有关证明资料。

第六条 人事档案管理人员应注意人事档案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事档案的相关信息。

第七条 员工个人人事资料自其离职后,保存期限不得少于2年。

此制度自2023年11月1日起执行。

第2篇 大厦各项专业管理制度档案管理规范

大厦各项专业管理制度及档案管理

因篇幅所限,本章对[大厦]订立的公众制度、岗位职责、考核制度标准及iso9000质量体系文件只列出目录/子目录。

1 各项专业管理制度

第一部分公众制度

物业管理公约

精神文明公约

公共设施管理规定

房屋维修及保养规定

电梯安全管理规定

装修管理规定

空调管理规定

治安管理规定

车辆管理规定

10、消防管理规定

11、绿化及室外环境管理规定

12、环境卫生管理规定

13、楼宇管理规定

14、房屋租赁管理规定

15、空置房管理规定

16、办公楼管理规定

17、宠物管理规定

18、服务指南

第二部分 岗位职责

管理处主任岗位职责

综合部主管岗位职责

综合部管理员岗位职责

综合部收银员岗位职责

综合部采购员岗位职责

保安部主管岗位职责

保安部班长岗位职责

工程部主管岗位职责

工程部维修员岗位职责

10、工程部装修监理岗位职责

11、环保部主管岗位职责

12、清洁班长岗位职责

13、清洁员岗位职责

14、绿化员岗位职责

第三部分考核制度标准(经济责任制并考核)

第四部分 iso9000质量体系文件

一、质量保证手册(一级文件):阐明公司质量方针和质量目标、描述质量体系的文件,对内是纲领性文件,对外是企业质量保证能力的文字表达。

二、程序文件(二级文件):是质量保证手册的基础文件,涉及所选要素的各项活动,阐明活动的组织分工、活动的方式方法,应采用的文件、资源和控制方法等。它对确保质量体系运行的有效性起重要作用。

三、 规范手册(三级文件)

员工守则

人事管理手册

文件及档案管理手册

综合服务规范手册

房屋接管验收服务规范手册

房屋钥匙领用管理手册

装修管理服务规范手册

设备管理服务规范手册

电梯管理服务规范手册

10、公共设施维护和房屋维修服务规范手册

11、仓库管理手册

12、小区配套设施服务规范;

13、绿化服务规范手册

14、保洁服务规范手册

15、保安服务规范手册

16、车辆管理规范手册

17、消防服务规范手册

18、专项活动规范手册

19、统计分析方法手册

2[大厦]档案建立与管理

2.1 [大厦]档案建立

档案资料的分类:

a、发展商提供的资料

b、管理处自建档案资料

2.2 [zz大厦]档案管理

档案建立和管理流程

收集-整理-分类-分级-编号-登记-输入电脑-入柜-利用-检查

档案资料收发管理程序

a.重要资料(如发展商提供的资料)管理处主任/指定负责人交接签收专管员分卷归档。

b.管理处自建档案资料 专管员按公司制定的文件管理程序发放与接收并立卷归档。

档案管理要求

多种形式的档案储存方式并利于保管。

电脑储存,便于查找和利用。

电脑文件设置子目录并定期清除无效文件。

原始文件按照其使用性质及重要性分类并编制相应文件目录。

档案鉴定由管理处主任/指定人员负责。

档案按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记造册,编辑目录,原则上按不同业务部分分柜保存。

档案专管员必须做到档案标识清晰、分类明确,易查找,档案借阅必须办理主任签批手续并及时收回,防止文件流失和泄密。

档案室环境要求达到防火、防潮、防变质等,配置有效的灭火器材,遇潮湿天气需放置生石灰等物质,以保证档案资料的完好无损。

第3篇 小区大厦业主档案管理制度-6

小区(大厦)业主档案管理制度6

1.0业主档案构成规定

1.1业主档案

1.1.1 业主个人资料

1.1.1.1业主(法人)姓名、年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.1.2工作单位、联系电话、办公电话

1.1.1.3 业主(法人)联系电话、紧急事故联系人及联系方式

1.1.1.4 身份证件复印件

1.1.1.5营业执照、税务登记、企业法人代码证复印件(企业)

1.1.1.6业主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人办理收楼:委托书、被委托人身份证明、被委托人联系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成员资料(住宅物业)

1.1.2.1家庭成员姓名,各自年龄、性别、国籍、爱好、文化程度

1.1.2.2家庭成员工作或学习单位及联系方式

1.1.2.3与业主关系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自联系方式

1.1.3产籍资料

1.1.3.1购房合同复印件

1.1.3.2房地产权书复印件

1.1.3.3房屋面积测绘资料

1.1.3.4收楼通知书

1.1.3.5收楼证明书及确认书

1.1.3.6收楼验收表

1.1.3.7业主领取物品(资料)记录表

1.1.3.8钥匙托管书

1.1.3.9防火责任书

1.1.3.10精神文明公约

1.1.3.11业主(临时)公约

1.1.3.12前期物业管理服务协议(如有)

1.1.3.13物业使用及管理服务公约(细则)

1.1.3.14房屋使用说明书及质量保证书

1.1.3.15房屋租任凭或转让协议

1.1.4物业使用资料

1.1.4.1装修管理资料(申请表、设计图、审图意见书、装饰单位营业执照、资质证书、装修管理服务协议、整改通知、违规处罚通知、装修巡逻检查记录、装修巡逻签到表、装修完工记录、竣工单、装修退款申请表、工程变更核定单)

1.1.4.2单元物业使用记录

1.1.4.3单元物业维修保养记录

1.1.4.4单元物业维修派工单

1.1.4.5单元物业投诉记录

1.1.4.6各种业主委托书、授权书、申请书、保证书

1.1.4.7各种整改通知、费用单据、函件

1.1.4.8物业出租资料(物业租赁协议、承租人身份证明或营业执照(企业)、税务登记证(企业)、法人代码证(企业)、联系方式、紧急联系人及电话、承诺书、管理公约)

2.0业主档案管理规定

2.1业主档案由客户服务部设专人统一负责管理,客户主管负管理责任

2.2业主档案必须保持文本资料与电子文档同步共存

2.3业主档案应按照《业主档案构成规定》逐步安善内容

2.4业主档案应保持完整、准确并及明更新

2.5客理人员其管理的业主档案文本资料应存入档案保险柜,且做好防盗、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蚀等安全措施

2.6 对业主档案的保管要按照'栋号、楼层号、房号'先后顺序进行编号、分类、集中存放

2.7业主档案的顺序登记在与内容有关和〈业主楼案目录〉中,按照〈目录〉依次排列存放管理

2.8 对保管的业主档案进行登记造册、编号,每月检查一次,发现缺少应立即查找,并确介档案的完整性

2.9建立业主档案移交制度,交接双方应共同清点并签字留据

2.10业主档案通讯电话联系方式发生变化及业主发生更替或物业使用发生变化时,应将变化情况及时记录在业主档案中

2.11业主档案属绝密档案,任何人不得外泄。特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户主管办理手续生方可查阅

2.12业主档案应永久保存,并注意适时更新

2.13业产档案应包括的内容(包括但不限于):业主个人资料、家庭资料、购房资料、收楼资料、产籍资料、装修资料、物业使用资料等

2.14违反本规定,视情节处以10-100元处罚,造成不良后果给公司利益造成损害的予以加重处罚

第4篇 大厦物业客服部档案管理暂行制度规定

大厦物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)

1、制度

1.1文件资料的形成与归档

1.1.1资料的形成:

⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;

⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。

1.1.2资料的归档:

⑴文件资料的归档范围

①物业管理

a.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);

b.清洁卫生管理;

c.绿化管理;

d.值班记录;

e.楼宇巡检记录;

f.公共区域维修记录。

②质量管理

a.质量体系文件;

b.质量管理资料。

③其他资料

⑵归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。

档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥文件资料的归档必须办理移交手续。

⑦所有文件资料必须及时归档。

⑧有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

1.1.3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

1.1.4档案柜要注意'七防'(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。

1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

1.2档案借阅

1.2.1公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

1.2.2文书档案只阅不借。

1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

1.2.4服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

1.2.5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。

1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

1.2.7调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。

1.2.9上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。

1.3档案管理人员职责

1.3.1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

1.3.3及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

1.3.5妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。

1.3.6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

1.3.7严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

1.3.8做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。

1.4公司内外档案文件管理:

1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

1.4.4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。

1.5档案销毁

1.5.1如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

1.5.2保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

2、规定

为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定。

2.1档案管理范围:

2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;

2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;

2.1.3公司文件;

2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;

2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;

2.1.6公司领导讲话和年终总结;

2.1.7其他经济、外包合同;

2.1.8音像、图片资料;

2.1.9其他要求归档的重要文件。

2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理秘书归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。

2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司秘书归档,不得自行保管、销毁。

2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。

2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:

2.5.1办理登记手续,限期归还,不得带出公司;

2.5.2爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;

2.5.3借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;

2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;

2.5.5档案借阅按

阅档批准权限借阅;

第5篇 商业大厦物业管理制度档案建设

商业大厦物业管理制度与档案建设

1 完备的管理工具

管理工具并非我们日常所用的手工工具和器材,而是**在**开展物业管理服务工作所需的依据--各类支持性文件。

**物业管理支持性文件由《业主公约》、《物业管理委托合同》、《用户手册》和各类《管理规章制度》构成。

1.1 《业主公约》是一份所有业主均需签署的有法律依据的文件,订明所有业主所应负的责任及所享有的权利,并制定了各业主应互相遵守的管理规章及条例。当出现违反及影响他人的情况(如逾期不缴纳管理费及违章改变物业用途等违反管理条例的事项),《业主公约》亦赋予物业管理者权力及方法去禁制此类现象。

1.2 《物业管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物业管理公司)签署的具有法律效力的文件,订明签约各方所应尽义务及享有的权利,签约各方均需遵从,违者将承担相应的法律责任。

1.3 《用户手册》是根据**实际情况编制的用户指引性文件,主要具有说明书性质。

1.4**的《管理规章制度》。

1.5**积累多年物业管理工作的丰富经验,建立有一整套富有操作性的规章制度系统,使各管理项目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000质量体系,作为规章制度的重要组成部分,通过不断地补充和完善,为物业管理水平的提高发挥了重要作用。

1.6**项目属于现代化高档物业,要求具有完善可行的规章制度系统,满足其各项使用要求。**以完善的规章制度和iso9000体系为基础,结合《全国城市物业管理条例》和《全国城市物业管理示范大厦考评标准》的总体要求,提炼、形成**物业管理规章制度体系:(见下页图)

图1 管理规章制度结构图

**管理规章制度目录表1

序号制度类型制度目录

1公众制度精神文明公约

治安管理规定

电梯管理规定

消防管理规定

清洁卫生公约

绿化管理规定

装修管理规定

入伙管理制度

物业接管验收管理制度

公用设施维护管理制度

临明用电、用水管理规定

垃圾收集与处理管理制度

卫生消杀管理制度

2岗位职责 主任岗位职责

副主任岗位职责

客户服务中心职责

序号制度类型制度目录

部长岗位职责

部长助理岗位职责

综合部职责

部长岗位职责

人力资源主管岗位职责

后勤采购岗位职责

档案文员岗位职责

会计岗位职责

出纳岗位职责

仓管岗位职责

工程部职责

部长岗位职责

电气工程师岗位职责

通迅工程师岗位职责

结构工程师岗位职责

维护班岗位职责

维修工岗位职责

运行班岗位职责

管理部职责

部长岗位职责

物业助理岗位职责

安管班长岗位职责

大厦接待岗位职责

安管员岗们职责

消防监控员岗位职责

巡逻岗岗位职责

门岗岗位职责

义务消防员岗位职责

停车场道口岗岗位职责

停车场收费员岗位职责

3员工考核员工量化考核办法

员工量化考核标准

奖惩条例

序号制度类型制度目录

员工守则

4行政管理员工行为规范

员工招聘及辞退(离职)规定

员工培训制度

员工劳动管理规定

员工食堂管理规定

员工宿舍管理规定

员工服装管理规定

办公物品管理规定

公文处理办法

档案管理、保密、借阅制度

物资采购管理规定

仓储管理规定

合同签订管理规定

5财务管理财务管理制度

财务公开监管制度

工资管理制度

收费管理办法

有偿服务收费制度

6客户服务客户服务中心工作流程

投诉处理和分析工作流程

意见调查和回访工作流程

日检工作流程

周检工作流程

有偿服务工作流程

业主请修工作流程

7工程管理机电设备管理工作制度

供电管理制度

配电房管理规定

供配电设备设施运行管理规程

供配电设备设施维修保养规程

给排水管理制度

给排水设备设施运行管理规程

2 档案资料的建立与管理

物业档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业管理提供有力的支持。针对**实际情况,我们拟采取系统化、电脑化的管理手段,对**物业档案进行全面的收集和管理。

2.1 档案资料的建立及分类

2.1.1 档案资料的建立

a. 采取系统化、科学化、电脑化的先进手段收集储存资料。

b. 将收集的资料进行细分,分类标准严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦标准及有关考评验收工作的通知》发布后的新标准执行,做到条理清晰,分类合理,便于查阅。

c. 按照资料载体的类型采用恰当安全保存方式。

d. 所有资料档案实行'双档'(电脑档案、文本档案)管理。

2.1.2 档案资料的分类

档案资料分类表

表2 类别 资料内容

基础资料工程建筑产权资料a:规划图纸、项目批文、用地批文

b:建筑许可证、投资许可证、开工许可证

c:拆迁安置资料、丈量报告

工程技术资料a:红线图、总平面图

b:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

c:工程合同、工程预决算

d:工程设计变更通知及技术核算单

e:竣工图:1.单位建筑、结构、设备竣工图2.附属工程及地下管网竣工图

f:房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、空调、弱电、消防及智能化竣工验收证明书

g:钢材、水泥等主要材料的质量保证书

h:新材料、构配件的鉴定合格证书

i:供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备的检验合格证书、供水、供电、电梯、消防、空调及智能化等设备技术资料

j:砂浆、混凝土块试压报告

k:绿化工程竣工图

l:其它技术资料

接管验收资料a:接管验收手续

b:接管验收备确认凭证

c:接管验收物业本体确认凭证

管理合同资料a:前期物业管理服务协议

b:物业管理委托合同

物业管理委员会资料a:筹备成立文件

b:成立后运行文件

基金资料维修基金的建立、管理、使用、续筹的规定

管理目标及方案a:争创物业管理'示范小区'规划

b:物业管理实施方案

类别资料内容

公众制度资料a:业主手册

b:装饰装修管理规定

c:**业主公约

d:公众制度

基础管理 员工管理资料a:员工个人资料、聘用表

b:员工业绩考核及奖罚记录

c:员工培训计划和培训考核记录

d:员工劳动合同

e:员工外出考评及参加演练记录

f:员工住房及内务管理记录

计算机管理资料a:计算机管理软件及使用说明

b:计算机网络管理及记录

行政文件资料a:管理处值班及督察记录

b:政府部门及主管领导部门文件

c:**及业主单位相关文件

d:规章制度、通知、通报等文件

e:接待来访参观记录表

业主、客户资料a:业主、客户管理资料、业主公约、装修档案、费手托收协议

b:业主、客户档案

c:业主、客户维修档案

客户反馈资料a:服务质量回访记录表

b:客户意见调查、统计记录

c:客户投诉及回访处理记录

维修资料a:维修申报表

b:维修服务派工单

c:维修回访记录表

房屋管理及维修养护标识导示资料a:大厦栋号、楼层、房号平面示意图

b:引路方向平面图

类别资料内容

大厦房屋安全管理类a:禁止违章搭建及装修的规定及处理记录

b:装修验收记录

c:房屋安全检查记录

共用设备管理综合类a:设备安全运行规程

b:各设备运行岗位责任制度

c:定期巡回检查记录

d:维护保养记录

e:运行记录

f:设备维修档案

g:设备机房管理规定

h:相关岗位技术人员资质证书

供电系统a:送电、停电通知及记录

b:临时用电管理措施

c:停电应急处理措施

d:运行月报表

弱电系统a:智能化设施运行记录

b:智能化设施定期保养记录

消防系统a:消防24小时值班记录

b:消防设施设备清单

c:消防设施设备使用方法

d:消防应急方案、消防疏散示意图

e:相关消防宣传资料及法规

f:火灾隐患检查记录

电梯系统a:电梯准用证

b:年检合格证

c:电梯操作及保养人员资质证书

d:电梯应急处理措施及记录

类别资料内容

给排水系统a:大厦用水、供水管理制度

b:业主用水、节水计划

c:给排水设施安全检查记录

d:水池清理记录

e:二次供水卫生许可证

f:水质化验单

g:操作人员卫生健康许可证

h:限水、停水通知及相关记录

i:供水设备周围环境检查记录

j:应急处理方案及相关记录

k:运行月报表

空调采暖系统a:中央空调运行记录

b:中央空调故障处理方案及记录

c:中央空调保养记录

d:采暖设备保养记录

e:运行月报表

共用配套设施资料a:共用配套设施统计表

b:共用配套设施维修养护计划及记录

共用管线资料a:地下管网图

b:违章架空管线处理记录

照明设施a:道路、楼道、大堂公共照明统计表

b:安管人员训练计划和考核记录

安管及车辆管理 安管资料a:日常巡查记录、交接班记录、值班记录

b:安管人员训练计划和考核记录

c:社区安全防范措施

d:查岗记录、闭路电视监控系统录相带

e:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

类别资料内容

车辆及停车场管理资料a:停车场出入登记记录

b:交通疏导图

c:停车场安全防范措施及设施记录

d:车辆管理记录、车辆详细资料

环卫设施资料a:环卫设备、工具统计表

b:环卫设备、工具更换记录

清洁卫生管理资料a:清洁卫生检查标准及记录

b:国家环保标准:排烟、排污、噪音

c:处理污染事件记录

d:消杀垃圾清运记录

e:水池清洗记录

f:外墙清洗记录

绿化资料a:绿化规划图纸

b:绿化设施统计表

c:绿化保养计划及记录

d:绿化检查标准及记录

社区文化资料a:活动计划实施方案、总结记录

b:社区文化活动图片及录像记录

c:传媒报导

d:文化活动场所等设施使用情况

经济效益a:物业管理费用收缴统计表

b:有偿经营服务统计表

c:物业管理整体项目经营统计表

社会效益a:本物业管理项目所获取荣誉称号

b:舆论相关报导

3 物业档案资料的管理

3.1 档案资料管理运作流程

重要资料接收必须指定负责人验收,完善交接手续后立卷归档。日常管理文件(如管理公司通知、通报等)按照**制定的文件管理程序发放及接收手续、并立卷归档。

图2 档案资料建立及管理运作流程示意图

3.2 档案资料管理要求

a. 综合部设档案管理员。

b. 档案资料由综合部统一管理。

c. 明确收集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、销毁等各项管理流程。

d. 采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、图表等),并采取相应的储存、保管方法。

e. 对原始文件、合同等重要资料必须严格管理,借阅、复印等必须经审批方可。

f. 综合部主任负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。

g. 注重档案管理信息开发,根据工作需要和档案库存情况编制各种专题资料。

h. 综合部每季度对档案资料管理情况进行检查。

第6篇 zz大厦工程部档案借阅制度

大厦工程部档案借阅制度

1、工程技术档案是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

2、未经批准,不得将大厦的有关档案资料借出。

3、重要的档案资料应保管原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

4、档案资料借阅要严格履行借阅手续。

5、每次限借1本,特殊情况须得到工程部经理批准。

6、借期为1个月,到期应办理续借手续。

7、所借出档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

第7篇 大厦业主租户档案管理制度

管理部的服务过程是大厦运营的最基本的组成部分。负责公共区域各楼层的各项服务场地管理,也是面对业/租户各类服务关系。管理部的工作又是销售工作的延续。

当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠管理部的服务工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对管理公司的形象。

1.管理部的主要业/租户管理任务:

管理部的主要任务就是'服务'。只有健全业/租户档案及服务内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。

2.管理部业/租户管理的日常工作包括:

'及时上行下达业/租户与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

'协调与业/租户之间的关系,加强横向沟通;

'做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

'接听业/租户投诉,解决业/租户投诉;

'接听业/租户工程报修电话,及时联系修复;

3.楼层钥匙的管理

管理部内设有大厦钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为忘记携带或遗失的业/租户提供开门服务,亦是大厦安全消防工作的必要保证手段。

4.业/租户档案管理

业/租户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业/租户档案包括以下的资料:

1)收集业/租户单位资料

2)业/租户缴费记录包括各样应付之押金

3)业/租户装修工程文件

4)业/租户迁入时填具之资料

5)业/租户资料补充

1]业/租户联络资料

2]紧急事故联络人的资料

3]管理人员在日常职务常与业/租户人事变迁资料

6)业/租户与管理处往来文件

7)业/租户违规事项与欠费记录

8)业/租户请修记录

9)业/租户投诉记录

10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)

第8篇 某办公大厦客户档案管理制度

办公大厦客户档案管理制度

a.物业部客户管理的日常工作包括:

1]及时上行下达客户与管理中心之间的知会、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真登记并制作各种表格,发给相关客户的文件应做到谁接收谁签字,谁放放谁签字,并做好归档整理工作。

2]协调与客户之间的关系,加强横向沟通;

3]做好与客户有关各类文件的档案管理工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

4]接听客户投诉,做好相关记录,并及时解决投诉问题;

5]听客户工程报修电话,认真填写维修单,及时联系修复。

b.客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:

1]收集客户公司资料

2]客户缴费记录包括各样应付之押金

3]客户装修工程文件

4]客户迁入时填具之资料

5]客户资料补充:

'客户联络资料,客户相关负责人身份证复印件

'客户紧急联络人的资料

'客户日常工作联系人的人事变迁资料

'客户申请铭牌资料

'客户公司营业执照副本复印件及年审资料

6]客户与管理中心往来文件

7]客户违规事项与欠费记录

8]客户请修记录

9]客户投诉记录

10]客户拜访、回访记录

11]客户单位有关的工程档案及施工方的相关资料(二次装修工程有关资料)

c.归档要求

1]归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

2]归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

3]所有同租户有关的各种事项均应填写清楚,存入租户档案内。

4]所有文件资料必须及时归档。

5]档案内文件按签发日期的先后顺序保存,并建立详细目录,以便日后查阅。

6]所有租户(企业资料)与管理公司及相关单位书面往来文件均需存入租户档案,不得遗漏。

7]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

d.档案销毁

1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。

第9篇 大厦保安部消防档案建立制度

大厦保安部消防档案的建立

(一)消防档案管理

1.档案内容:

⑴建筑物整体的各类消防工程图纸一套(要求齐全并在变更处注有详细说明)。

⑵各部位、各职能部门防火制度;大厦管理区域灭火预案;各级防火组织大厦内配制的各种消防设备的说明书及重要参数。

⑶大厦内外各层平面图(标明消防通道、市政供水管网,水泵接合器)。

⑷消防系统验收之详细记录及各类验收文件。

⑸二次装修情况

⑹其它(文件,法规,器材表等)。

2.建立及查询:

⑴所消防档案内容汇总编号存于专用消防档案柜中,专人(消防主管)管理。

⑵只限本大厦防火工作有密切联系的人员查阅。

⑶档案补充、调整、改动由专人(消防主管)负责。

(二)消防宣传、教育

1.宣传内容:

⑴消防法规,大厦防火制度,消防,设施,防火常识。

⑵消防手册。

⑶消防指南。

2.宣传方式:

⑴消防专职人员讲课考试。

⑵发放宣传材料,定期播放录像。

⑶实际演练、演习。

(三)消防安全检查:

1.时间、方式、标准:

⑴班组检查:本班组每日进行;随时发现消防隐患并立即消除。

⑵部门检查:每周部门领导择时进行一次本部门所辖区域内检查,发现隐患。

⑶大厦检查:每月进行一次,由大厦防火安全委员会择时对全楼进行检查。

⑷保安部检查:随时进行,发现问题以备忘录形式(安全记录、隐患通知)。

2.检查内容:

⑴各重点、要害部位安全情况。

⑵安全制度执行情况。

⑶消防知识掌握情况。

⑷用户防火安全情况。

⑸施工现场防火情况。

⑹消防设施运转情况。

第10篇 大厦客服部内部档案管理制度

办公大厦客服部内部档案管理制度

a.文件资料的形成与归档

1]资料的形成:

各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档;

b.资料的归档:

1]文件资料的归档范围

①物业管理

●清洁卫生管理

●绿化管理

●值班记录

●楼宇巡检记录

②其他资料

2]归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。

③归档的文件必须是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。档

案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。

⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。

⑥所有文件资料必须及时归档。

3]每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。

4]档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。

c.档案借阅

1]公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

2]文书档案只阅不借。

3]所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。

4]服从管理人员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。

5]借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

6]档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。

7]调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。

d.档案管理人员职责

1]忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。

2]负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。

3]及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。

4]熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。

5]妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对供出资料按期催还。

6]定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。

7]严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。

e.公司内外档案文件管理:

1]公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。

2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。

3]所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。

4]相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。

f.档案销毁

1]如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。

2]保密文件(如租户档案等)应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。

3]所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。