物业管理制度与档案建立管理规范（十二篇）

发布时间：2024-04-24 15:38:07 查看人数：38

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物业管理制度与档案建立管理规范

第1篇物业管理制度与档案建立管理规范

物业管理制度与档案的建立与管理

(一)管理内容:

1、工程档案:从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等;

2、业主档案:所有业主购、租房合同(复印件),业主基本情况登记表、装修申请表和住户健康状况登记表等;

3、文件档案:有关物业管理法规政策、公司文件等;

4、管理资料:绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录,车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施:

1、制定档案制度,并严格执行;

2、专人管理(由负责内勤的管理员担任),专室专柜,编目造册,存放有序并且尊重业主隐私,保守秘密;

3、科学管理,确保档案资料完整、齐全,确保档案完好率达100%;

4、逐步实现智能化管理,计时可靠的掌握相关信息,提高管理水平。

第2篇物业管理公司人事档案管理制度

物业管理公司人事档案管理制度

1.人事档案由公司综合部指定专职人员保管。

2.凡在本公司的固定员工、合同制和聘用人员,均须建立个人人事档案。

3.人事档案要有保管目录,编号立档。档案、内部资料要有资料登记目录。档案内容必须齐全、完善。

4.借阅人事档案,必须经过综合部经理批准,要严格履行借阅手续,限期交回。

5.人事档案内装材料禁止单页借出。

第3篇某物业客服部客户档案管理制度

物业客服部客户档案管理制度

1.0本部门的主要户档案管理任务

本部门的主要任务就是'服务'。只有健全客户档案才能准确、及时地为客户服务。

2.0本部门客户档案管理的日常工作包括

2.1及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报、传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

2.2做好与客户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询跟进;

3.0客户档案管理

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料:

3.1收集客户资料

3.2客户缴费记录包括各样应付押金

3.3客户装修工程文件

3.4客户迁入时填具之资料

3.5客户资料补充

3.5.1客户证件资料

3.5.2客户联络资料

3.5.3紧急事故联络人的资料

3.5.4管理人员在日常职务常与客户人事变迁资料

3.6客户与物业公司往来文件

3.7客户违规事项与欠费记录

3.8客户报修记录

第4篇物业住宅小区档案管理制度

物业项目(住宅小区)档案管理制度

1整体档案管理

档案资料的建立应与今后的创优结合起来,按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。

第一节基础管理资料

1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用

1)工程规划许可证

2)施工许可证

3)工程总平面图

4)建设工程规划管理竣工验收合格证

5)国有土地使用证

2.办理接管验收手续

1)委托物业管理合同

2)工程建设施工建档移交清单

⑴幢建施、结施竣工图,建材合格证、分项分部评定资料;

⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图,分项、分部质检平定资料(复印件);

3)商品房质量保证书

4)房屋移交验收资料

5)设施设备移交清单及档案资料

3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理

1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)

2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)

3)物管企业资质证书

4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)

5)上级批文(文件)

4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同,双方的责、权、利分明

1)物业委托管理合同

2)前期物业管理方案

3)物业移交及实施意见

5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同,双方责、权、利明确总户数户,入住户,入住率为,签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)

6. 建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定

1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度

a)代管维修资金的使用范围

b)代管维修资金的来源和筹集方法

c)代管维修资金的管理与使用办法

d)代管维修资金的移交

7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善

1)房屋使用说明书

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶门卫管理制度

⑷机动车停车场管理制度

⑸非机动车管理制度

⑹装修管理规定

3)政府有关文件

8.业主委员会按规定程序成立,并按规章制度履行职责

1)业主委员会筹备工作资料

⑴关于组建业主委员会实施方案

⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)

⑶业主委员会章程

9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案,并经业主委员会同意

1)创优规划

2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)

3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料

10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。

1)员工手册

2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范

3)部门职责

⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)

⑵员工手册

⑶管理中心职责

⑷财务部职责

⑸护卫部内务条令、岗位职责

4)部门工作程序、操作程序

⑴财务部管理制度

⑵客户服务中心工作程序

⑶工程部设备运行维修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各种应急处理方案

a、火警、火灾应急方案

b、停电应急方案

c、护卫部突发事件处理措施

5)管理中心综合管理制度

⑴值班制度

⑵回访制度

⑶档案管理制度

⑷原始记录、资料管理制度

6)管理人员、员工考评细则

⑴管理人员考核细则

⑵财务管理人员考核细则

⑶维修人员考核细则

⑷清洁、绿化人员考核细则

⑸护卫员考核细则

⑹护卫部岗位目标管理考核办法

7)护卫部培训日程、训练记录

8)护卫知识考试资料

9)管理中心原始记录资料

⑴门岗值班记录

⑵监控中心值班记录

⑶紧急情况记录

⑷停车场车辆进出原始记录

⑸房屋装修管理记录

⑹装饰装修申请书、责任书

⑺值班记录

⑻回访记录

⑼维修派工单

⑽住户档案

⑾维修员值班记录

⑿设施设备巡查保养等记录

11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗,员工统一着工装、佩带明显标志,工作规范,作风严谨。

1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件

2)管理中心专业技术人员资格证、操作证

3)护卫员上岗证

4)员工劳动合同

12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率。

1)小区住户基本资料(备份文件夹类)

2)小区物业基本资料

3)办公文案

4)各类管理制度、文件夹

⑴护卫类

⑵财务类

⑶管理类

⑷保洁类

⑸经营类

⑹人事类

⑺业主委员会

⑻运行维修表

5)住户费用缴费统计资料

13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定,至少半年公开一次物业服务费用收支情况。

1)年月--财务收支报告

2)向住户公布费用收支情况,资料

照片

3)物业管理费用标准批复

4)缴费通知单存根

14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册,管理完善,查阅方便。

1)总平面图

2)共用设施设备及配电系统

3)可视对讲、监控系统

4)消防系统

5)背景音乐系统

6)光纤电视系统

7)办公用设备

8)各种警示牌、标识卡

15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册,查阅方便。

1)住户档案

2)商业用房业主档案(含用户)

16.建立24小时值班制度,设立服务电话,接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理,有回访制度和记录。

1)值班制度

2)回访制度

3)管理人员值班记录

4)维修工单存根及回单

5)设备巡查记录

6)护卫门岗值班记录

7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议

17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见,对合理的建议及时整改,满意率为%以上。

1)《客户意见征询表》

18.建立并落实便民维修服务,承诺制,零修急修及时率为98%,以上的返修率为2%,并有回访记录。

1)物管中心工作程序(见工作守则)

2)设备运行维修工作程序(见工作守则)

第5篇写字楼物业办公室档案管理制度

写字楼物业办公室档案管理制度

1)办公室档案按人事档案、文件档案、资料档案分类,由办公室人事主管负责管理。

2)档案文件必须设专柜存放保管,存放必须分类编号,清楚编写文件目录,以便查阅。

3.)凡经领导批示传阅的重要文件,必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。

4)借阅档案须认真办理借阅登记手续,保证按时归档。

5)凡借阅重要密件,必须经总经理批准后,方可借阅;

所借阅的档案资料未经批准不得抄摘或复印。

6)档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫、防潮、房遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善出路。

如系认为造成,要追究有关人员的责任。

第6篇物业公司档案管理制度格式怎样的

物业公司档案管理制度

一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。

二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。

三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门文种时间编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。

b.普通文件:除a级外的文件均属b级。

四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。

五、归档资料必须准确做好文件索引。

建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;

卷内文件应把正文和底稿、文件和、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。

六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;

纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;

用钢笔书写,字迹端正。

七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。

九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。

十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;

b级档案由副总经理批准借阅。

十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。

十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。

做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则,将追究当事人责任;

如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。

十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。

十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。

对摘抄的材料应进行审查、签章。

第7篇绿景物业项目工程技术资料档案管理制度

物业项目工程技术资料档案管理制度

一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。

二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。

三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。

四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。

七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。

八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。

第8篇物业项目档案管理制度

物业项目档案管理制度

(三)档案管理作为物业管理的重要组成部分,应严格重视。

切勿丢失、泄密,以确保工作的有序正常进行。

1. 所有文档实行统一管理,并指派专人负责;2.所有收、发文件由专人统一登记,文件传阅后应及时归档,其他人员不得擅自处理;3.对性质不同的文件,实行分类立卷保管,以便日后查找;4.对于客人档案应建立详细档案,未经上级领导同意,不得擅自将客人资料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期检查所有文件;6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作,严禁向废品回收站出售。

第9篇物业档案管理制度范本

1目的

为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。

2适用范围

适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。

3职责

3.1档案管理员直接向行政主管负责。

3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。

3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。

3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。

4档案存放位置

4.1电脑保存一份电子文档。

4.2xx四楼资料室。

5档案管理员

5.1行政人事部

6档案编号规则(见附件1)

7部门档案内容

7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。

7.2财务部:财务资料、合同。

7.3保安部:警戒器材、合同。

7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。

7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。

7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。

8档案管理制度

8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。

8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。

8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。

8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。

8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。

8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。

8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。

8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。

8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。

8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。

9相关文档

9.1《档案编号规则》

10修订及实施

10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。

10.2本规定修订权在公司。

10.3本规定从二零零四年六月一日实行。

第10篇美术馆物业管理制度档案建立管理

美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

(一)档案制度建立与管理

1、主要思路

档案资料分类:依据美术馆的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对原有资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对美术馆细致管理的需求。

档案建立抓住重新接管这一契机,整理住户全面的原始资料,并对陈旧部分进行及时的修正,最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成美术馆管理的无盲点网络。

区内各项管理工作必须建立档案资料,依照'采取的管理方式'中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

2、建立档案、资料的分类检索

1)业主提供的资料

a、项目批准文件

b、用地批准文件

c、建筑执照

d、拆迁安置资料

2)技术资料

a.总平面图

b.单体建筑、结构、设备竣工图

c.消防、附属工程及地下管网竣工图

d.地质勘测报告

e.工程合同开

f.竣工报告

g.工程预决算

h.图纸会审记录

i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

j.隐蔽工程验收签证

k.沉降观察记录

l.竣工验收证明书

m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

n/新材料、构配件的鉴定合格证书

o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

p.砂浆、混凝土试块试压报告

q.供水的试压报告

r.绿化工程竣工图纸及相关资料

s.其他技术资料

3)管理处建立的资料

a.住宅区基本资料

b.住宅区分区资料

c.商业网点资料

d.娱乐设施资料

4)住户资料

a.住户入住资料

入住通知书

入住协议书

b.家庭人员档案

住户情况登记表

(二)管理处各项管理制度目录

序号文件名称文件编码

1管理处内部岗位设置、标准**.00.01

2职业安全健康职责**.00.02

3物料管理办法**.00.03

4停电停水应急预案**.00.04

5水浸应急预案**.00.05

6治安应急预案**.00.06

7文件质量记录管理办法**.00.07

8犬类管理办法**.00.08

9保安岗位架构图**.01.01

10保安运作规程**.01.02

11人员出入管理办法**.01.03

12监控中心管理办法**.01.04

13车辆管理办法**.01.05

14保安岗位操作规程**.01.06

15安保岗位标准**.01.07

16燃放烟花爆竹管理规定**.01.08

17保洁岗位监管规程**.02.01

18绿化(地)养护监管规程**.03.01

19消防安全管理办法**.04.01

20火警应急预案**.04.02

21消防设备(设施)运行管理办法**.04.03

22消防设备(设施)操作规程**.04.04

23消防管理制度**.04.05

24消防设备(设施)维修保养规程**.04.06

25弱电设备(设施)运行管理规定**.04.07

26弱电设备(设施)操作规程**.04.08

27弱电设备(设施)维修保养规程**.04.09

28弱电设备(设施)安全管理制度**.04.10

29电梯设备监管办法**.05.01

30电梯故障紧急预案**.05.02

31供配电设备(设施)安全管理制度**.06.01

32供配电设备(设施)运行管理规程**.06.02

33供配电设备(设施)操作规程**.06.03

34供配电设备(设施)维修保养规程**.06.04

35电工安全操作守则**.06.05

36给排水设备(设施)安全管理制度**.07.01

37给排水设备(设施)运行管理规程**.07.02

38给排水设备(设施)操作规程**.07.03

39给排水设备(设施)维修保养规程**.07.04

40管道维修工作规程**.07.05

41房屋设备(设施)安全管理制度**.09.01

42房屋设备(设施)运行管理规程**.09.02

43房屋设备(设施)操作规程**.09.03

44房屋设备(设施)维修保养规程**.09.04

45房屋、设备设施巡视内容与要求**.09.05

46设备完好率标准**.09.06

47房屋、设施维修保养规程**.09.07

48服务供方质量监管规程**.10.01

49雨

天防滑管理办法**.10.02

50业户管理办法**.11.01

第11篇物业公司财务会计档案管理制度

物业公司财务制度之会计档案管理

第一条会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。

第二条财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,年度终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。

第三条会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。

第四条会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。

第五条会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。

第六条非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。

第七条会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。

第八条销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加,参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对,并在销毁清册上签字,并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。

第12篇物业公司培训档案管理制度怎么写

1.目的为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。

2. 适用范围公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。

3. 职责

3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。

3. 2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。