第1篇 物业管理处站档案资料管理制度
项目物业管理处/站档案资料管理制度
管理处/站档案资料具有物业管理软件和保证管理服务工作可追溯的双重作用,搞好管理处/站文档的管理是物业管理工作的重要内容。因此,为规范管理处/站的文件、档案管理,特制定本规定。
一、指定一兼职资料员负责公司文档的全面管理,负责管理处/站所有文件(上级文件、通知、命令、公函、总结、报告等)和资料(技术资料、公司资料、员工档案、政府法规、住户档案等)的分类、收集和保管。
二、资料管理人员须对来文发文进行登记,及时合理归档,归档时按资料分类方法进行分类,以便查阅,对于可进入电脑的资料及时输入电脑。
三、接收文档资料必须认真验收,并办理交接登记手续。
四、任何人员借阅相关文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
五、属公司机密文件,要妥善保管,不准散播其内容,不准给未经领导批准的人员翻阅,不准复印,不准带离办公室;员工个人档案属秘密材料,他人无权翻阅,文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。
六、对于产权人及用户的相关资料,对管理相关的人员可查阅,不得给其他无关人员。
七、经常对档案进行检查、清理、核对,时间长的文件资料应分类装订成册,以备查阅;已失去保存价值的档案根据上级档案部门规定档案保管期限,经相关领导批准后进行销毁;对受损、变质档案,及时修补和复制;做好资料的防火、防盗、防潮、防虫等工作,以确保文档完整。
第2篇 物业公司档案保密制度
附件2:
档案保密制度
为了做好档案保密工作,根据**工业区、**地产控股有关规定,结合自身实际,特制定本制度。
一、档案管理工作人员和档案使用者必须严格遵守《**地产控股有限公司档案保密制度》等规定,严守档案秘密。
二、本公司的档案保密工作由公司分管行政副总、综合管理部具体负责,保密的文件要在其左上角加盖密级章。
三、严格控制秘密档案的利用范围和查阅手续,有密级的档案无论以何种方式利用,均需公司分管行政副总批准,并只能在档案室或秘书室内查阅,不得外借使用,未经许可不得擅自复印。
四、如因工作需要摘录或复印密级档案内容时,必须经公司分管行政副总批准,摘录或复印的材料必须签注'与原件核对无误'的字样,并加盖公章。由公司秘书进行使用登记,严加管理,限期使用,及时收回销毁。
五、对外提供资料,公布数据,发表文章等不得系统引用公司尚未解密的档案。
六、经鉴定确认已无保存价值的档案,必须限期销毁。销毁档案时,必须详细列明销毁清单,经公司分管行政领导审核后,由公司行政经理主持销毁,防止泄密。
七、公司设专用档案室保存档案,非档案管理人员不得随便进入。
八、凡违反以上规定造成泄密者,视情节轻重,追究责任。
第3篇 绿景物业项目工程技术资料档案管理制度
物业项目工程技术资料档案管理制度
一.各类技术资料必须装订成册,由工程部内勤保管并编制详细目录。
二.资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料,其中一套存档作备用,另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
三.档案室的备用图纸,如设备的规范、标准等,如要借用,必须填写资料借用单,经工程部经理批准后方可借阅,但必须限期归还。
四.工程部重要设备的运行记录,每月必须装订成册,归档保存。如有破损应责成班组重新抄写,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
五.工程部班组值班记录,须每月归档保存,保存期三年,记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
六.《报修工作单》每月装订成册,归档保存,保存三年。
七.每一台设备都必须建立设备台账卡,详细记录设备的生产厂家,各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录,每次维修维护记录,每次设备事故记录等,台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔。
八.设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册,编制目录。
第4篇 物业公司培训档案管理制度怎么写
1.目的为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。
2. 适用范围公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。
3. 职责
3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。
3. 2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。
3. 3其他同公司《文件档案管理规定》。
4. 术语无
5.程序
5.1培训档案归档范围
5.1.1各类培训档案存档目录
5.1.1.1 日常培训档案
5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。
5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。
5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。
5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。
5.1.1.2 '7+1'培训档案
5.1.1.2 .1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。
5.1.1.2 .2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3 外派培训档案
5.1.1.3 .1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。
5.1.1.3 .2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。
5.1.2培训教材档案存档目录培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。
5.1.3培训往来文件存档目录
5.1.3.1 有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。
5.1.3.2 根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。
5.1.3.3 有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。
5.2培训档案存档要求
5.2.1 归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。
5.2.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.2.3 归档的文件除特殊情况外,必须用原件。
5.3.4 归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.5 对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.6 各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。
5.3使用
5.3.1 借阅:同《文件档案管理规定》
5.5保存期限及销毁同《文件档案管理规定》
6.监督执行行政总监。
7. 相关/支持性文件《文件档案管理规定》《培训管理制度》《培训评估管理制度》《培训教材管理制度》《培训风险防范管理规定》《培训考核管理制度》
8.质量记录及表格《档案/图书/资料借阅单》《文件资料销毁登记表》《签到表》《培训工作记录表》《培训考核成绩单》《'7+1'培训计划》《'7+1'培训记录表》《外派培训合同》《培训教材工作单》
第5篇 物业公司培训档案管理制度-9
物业公司培训档案管理制度(九)
1.目的
为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。
2.适用范围
公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。
3.职责
3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。
3.2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。
3.3其他同公司《文件档案管理规定》。
4.术语
无
5.程序
5.1培训档案归档范围
5.1.1各类培训档案存档目录
5.1.1.1日常培训档案
5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。
5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。
5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。
5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。
5.1.1.2'7+1'培训档案
5.1.1.2.1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培训档案
5.1.1.3.1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。
5.1.1.3.2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。
5.1.2培训教材档案存档目录
培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。
5.1.3培训往来文件存档目录
5.1.3.1有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。
5.1.3.2根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。
5.1.3.3有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。
5.2培训档案存档要求
5.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。
5.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.2.3归档的文件除特殊情况外,必须用原件。
5.3.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.6各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。
5.3使用
5.3.1借阅:
同《文件档案管理规定》
5.5保存期限及销毁
同《文件档案管理规定》
6.监督执行
行政总监。
7.相关/支持性文件
《文件档案管理规定》
《培训管理制度》
《培训评估管理制度》
《培训教材管理制度》
《培训风险防范管理规定》
《培训考核管理制度》
8.质量记录及表格
《档案/图书/资料借阅单》
《文件资料销毁登记表》
《签到表》
《培训工作记录表》
《培训考核成绩单》
《'7+1'培训计划》
《'7+1'培训记录表》
《外派培训合同》
《培训教材工作单》
第6篇 物业住宅小区档案管理制度2
第二节房屋管理与维修养护
1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。
2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。
3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。
4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。
5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装
户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。
6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。
7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。
1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案)
2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录)
第三节共用设施设备管理
1.共用配套设施完好,无随意改变用途。
2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。
1)设备运行维修工作程序
2)设备巡查记录
3)设备保养记录
3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。
4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。
5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。
6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。
1)电室管理规定
2)配电系统工作内容及操作程序
3)路灯、楼道等公共照明设备完好
第四节安防、消防、车辆管理
1.小区基本实行封闭式管理
1)小区实行24小时封闭管理资料
2)治安管理规定
3)门卫管理规定
2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。
1)护卫部工作、内务条令
2)护卫岗位职责
3)各种工作记录、资料照片
⑴护卫值班记录
⑵护卫训练记录
⑶夜间巡查记录
⑷来访登记表
⑸护卫培训日程、训练记录及资料
⑹护卫工作考核、巡查、评分统计资料
⑺护卫基础知识考核答卷
⑻护卫文明值勤,装修巡查等资料
3.危及人身安全处有明显标识和具体的防范措施
1)警示牌标识卡等
2)突发事件及异常情况处理措施
3)常见治安刑事案件及处理措施
4)常见的几种可疑情况及处理措施
5)紧急情况记录表
4.消防设备设施完好无损,可随时起用,消防通道畅通,制定消防应急方案
1)消防管理制度
2)火警、火灾应急方案
3)消防通道畅通
4)定期进行消防巡视,检查维护消防设施、器材等资料
5)护卫随时巡查营业房消防设施
6)义务消防队员消防演练
5.机动车停车场管理制度完善,管理责任明确,车辆进出有登记。
1)机动车停车场管理规定
2)机动车停车场登记
3)护卫巡逻记录
4)护卫工作考核标准
5)交通指挥管理规范有序
6.非机动车辆管理制度完善,按规定位置停放,管理有序。
1)非机动车管理规定
2)按规定位置停放、管理有序
3)护卫工作考核标准
第五节环境卫生管理
1.环卫设备完备,设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站。
1)环卫设备台帐
2)垃圾箱、果皮箱
3)清洁工作清洁小区环境卫生资料
2.清洁卫生实行责任制,有专职的清洁人员明确的责任范围,实行标准化保洁。
1)清洁卫生工作标准及考核办法
2)清洁卫生工作考核表
3.垃圾日产日清,定期进行卫生消毒灭杀
1)消毒灭蝇工作资料
2)定期投鼠药资料
4.房屋共用部位共用设施设备无蚁害。
5.小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物,小区内卫生照片等资料。
6.房屋共用部位保持清洁,无乱贴、乱画、无擅自占用和堆放杂物现象、楼梯扶栏、天台、公共玻璃等保持清洁。
7.商业网点管理有序,符合卫生标准,无乱设摊点、广告牌和无乱贴、乱画现象。
8.无违反规定饲养宠物、家禽、家畜。
9.排放油烟、噪音等符合国家环保标准、外墙无污染。
第六节绿化管理
1.小区内绿地布局合理,花草树木与建筑小品配置恰当。
2.绿地无改变使用用途和破坏、践踏、占用等现象。
3.花草树木长势良好,修缮整齐美观,无病虫害,无折损现象、无斑秃。
4.绿地无纸屑、烟头、石块等杂物。
第七节精神文明建设
1.意义,健康向上的社区文化活动,创造条件,积极配合,支持并参与社区文化建设。
a提高业主自治自律行为宣传教育资料
1)经常进行政府有关法律法规宣传教育资料
2)建立业主产权区域建设,爱护小区公共设施资料
b小区安全文明消防宣传栏告示档案资料
c小区住户参与文化娱乐活动资料
d培训护卫消防安全知识,培训资料
第八节管理效益
1.管理服务费收缴率为98%以上
1)20**年3月至,收费报表
2.提供便民有偿服务,开展多种经营,便民服务项目资料及照片。
1)20**年3月--20**年月的财务报告
3.本小区物业管理经营状况。向小区住户公布物管费收支报告
资料
a业主档案资料的内容
1]业主情况登记表、照片、身份证复印件
2]业主临时公约承诺件
3]前期物业管理服务协议
4]室内装修管理协议书
5]消防安全责任书
6]业主装修检查记录表
7]室内装修申报表
8]装修申报所提供的平面图、管线图等
9]装修违规的整改通知书
10]业主与物业管理处达成的书面协议
11]业主在物业使用过程中产生的重要的有影响的事件的记录
12]其它
第7篇 项目物业公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则:
一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理:
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
(一)档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
(二)各部门档案范围
1、行政人事部行政
(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。
(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。
(4)公司重大事投诉报告、处理决定。
(5)通报表扬。
(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。
(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
(9)公司大事记。
(10)公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
(1)中级职称、员工技工职称资料。
(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
(5)员工的奖励、处分的决定和通报。
(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。
(7)员工花名册。
(8)采购合同。
3、安护部
(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。
(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。
(2)小区管理费调整的请示、通知。
(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改项目、图纸。
(3)工程重大事故报告。
(4)工程重大投诉诉处理资料。
(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。
(6)小区维修资料。
6、客户服务
(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。
(2)写字楼、商场等管理规定。
(3)重大投诉、重大事故处理意见。
(4)用户资料。
(5)装修指南。
(6)用户手册。
二、档案编号:
(一)按照分类大小级别按次序编号。
(二)按照年度时间按顺序编号。
(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷:
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。
(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。
(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
二、编制目录:
(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
第五条 档案保管:
一、保管期限
(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。
(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。
(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
(一)便于查阅。
(二)保证档案的安全。
(三)防止档案的损坏。
(四)采取修复技术,延长档案寿命。
三、保管职责:
(一)财务部保管财务档案。
(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。
(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
(八、)档案原则上保管原件。
第六条 档案保密:
一、档案密级
分为三级:绝密、机密、普通;
(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
(一)查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
(二)档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查(借)阅资格:
3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。
(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理:
一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。
二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等'七防'措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。
第8篇 物业园区防火档案责任制度
物业园区防火档案、责任制度
档案制度
消防部门要建立防火档案,对火险隐患、消防设备状况(位置、功能、状态等)、重点消防部位、前期消防工作概况等要记录在案,以备随时查阅。还要根据档案记载的前期消防工作概况,定期进行研究,不断提高防火、灭火的水平和效率。
防火责任制度
要建立各级领导负责的逐级防火岗位责任制,上至公司领导,下至消防队伍的消防员,都对消防负有一定责任。这样做的好处是,公司人员齐心协力,共同做好消防工作。
1、按照《中华人民共和国消防法》和公安部颁布的《高层建筑消防管理规则》,认真做好'三落实':
(1)责任落实。把消防责任落实到基层、部门,落实到个人,定人员、定时间、定措施。
(2)器材落实。坚持做到每幢住宅楼宇的消防器材齐全,随时均可使用。
(3)检查落实。定期组织大检查,每月管理处进行普查,每周科室进行自查,平时设置专人重复抽查,做到发现隐患立即消除。
2、增强防火意识,组织全体业主(使用人)定期学习消防知识。
3、发动全体住户,坚决贯彻各项防火措施、技术措施和组织措施,从根本上防止火灾发生。
4、消防员的职责
(1)认真学习有关消防知识,掌握各种器材操作技术及使用方法。
(2)值班人员要忠于职守,工作严肃认真,随时准备为保卫国家财产和人民生活安全作出牺牲。
(3)管好消防监视中心的各种设备、设施,保证监视中心正常工作。
(4)做好小区(或大厦)消防器材、设备检查,保证设备处于完好状况,一旦发生火警即可投入使用。
(5)检查各楼的电器、电线、电掣、煤气管道等有无霉坏、锈坏、氧化、溶化、堵塞情况,防止短路或爆炸引起火灾。
(6)制止任何违反消防安全的行为。
(7)积极开展防火安全教育,提高全民防火意识。
第9篇 小区物业规章制度建立档案管理
小区物业规章制度的建立与档案管理
第一章拟建立的规章制度
一、拟建立的公众管理制度
包括业主临时公约、业主委员会章程、客户服务指南或住户手册、精神文明公约、住宅公共设施设备维修基金管理办法、治安管理须知、车辆进出停放管理须知、消防管理须知、环境卫生管理须知、招牌广告及公共场地、墙壁、屋面管理须知、营业场所管理须知、文娱场所管理须知、装饰装修管理须知等。根据招标书要求提供的《业主临时公约》附文如下,其他详细内容此处略。
注:《**.凤凰城业主临时公约》建议稿附后。
二、拟建立的内部管理制度
包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、财务管理制度、预算管理制度、奖惩管理制度、投诉管理制度、文件管理制度、员工基本规范、通讯设备管理制度、管理体系及重大事项决策管理制度、培训管理制度。详细内容此处略。
三、拟建立的质量手册及程序文件
包括质量手册、文件控制程序文件、质量记录程序文件、管理评审程序文件、人力资源程序文件、合同评审程序文件、物业接管程序文件、服务设计开发程序文件、采购程序文件、入住管理程序文件、内部审核程序文件、不合格程序文件、数据分析程序文件、纠正防措施程序文件等。详细内容此处略。
四、拟建立的工作手册
包括各级岗位职责工作手册、社区文化工作手册、公共场地工作手册、营业文娱场所工作手册、房屋整改工作手册、空房管理工作手册、住户入住工作手册、装修管理工作手册、投诉的接待和处理工作手册、住户意见的征求、评议以及服务的定期回访工作手册、住户档案管理工作手册、便民服务实施工作手册、费用的统计、收取和追收欠款工作手册、环卫工作手册、绿化工作手册、报修工作手册、供配电设施设备工作手册、给排水设施设备工作手册、电梯设施设备工作手册、库房工作手册、突发事件或异常情况处理工作手册、勤务工作手册、安全工作手册、门卫工作手册、巡逻工作手册、争创物业优秀规划等。详细内容此处略。
五、拟建立的质量记录文件
因数量达几百份,此处省略
第二章档案的建立与管理
一、物业档案建立的内容
档案建立的内容包括:业主入伙资料;客户家庭资料;客户联系电话:包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、e-mail地址等;客户室内装修管理资料包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等;客户日常维修资料包括:维修、维修回访等记录情况;客户反馈资料包括:服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。
二、物业档案管理的具体措施
客户档案资料是在客户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括客户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
1、客户档案的收集
设立档案室,建立相应规章制度,对客户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行客户一户一档。
2、客户权籍资料管理
从客户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映客户权籍状况,为客户需求提供服务。
3、客户档案的整理
各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。
4、客户档案的归档
**.凤凰城小区管理处的业务接待将收集到的客户资料每月五日前提交档案中心。物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。
5、档案的利用
为客户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为客户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。
6、客户档案的管理
客户档案的使用有严格的规定,借阅必须由具备规定条件的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。
第10篇 物业公司财务会计档案管理制度
物业公司财务制度之会计档案管理
第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。
第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,年度终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。
第三条 会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。
第四条 会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。
第五条 会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。
第六条 非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。
第七条 会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。
第八条 销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加,参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对,并在销毁清册上签字,并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。
第11篇 物业公司档案管理制度格式怎样的
物业公司档案管理制度
一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;
用钢笔书写,字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则,将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
第12篇 z物业工程设施档案和物业技术人员管理制度
物业工程设施档案和物业技术人员管理制度
1)管理好物业工程设施时关系到物业是否能够保值增值以及也只切身利益的大事。物业管理人员必须发掘设备潜能,做到物尽其用,充分发挥设备的使用价值。
2)物业工程设施须实行档案管理制度,对设备的原始档案必须归档、汇总、登记造册,以便查考,为设备的完好使用以及安全使用提供方便。以下资料须归物业工程管理部建档管理:
a)设备系统的资料,如竣工图、构造图等。
b)设备系统原始发票、收据、用户手册以及售后服务卡等。
c)设备系统中重点部位的拍照资料及相关注释。
3)建立设备管理考核制度,奖赏分明,调动员工工作积极性。
a)建立设备管理考核、督察制度。
b)对设备管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001质量管理体系:
a)建立机房管理制度。
b)建立供、配电管理制度。
c)建立设备维修制度。
d)严格各项管理制度,做到责任到岗、任务到人、用科学化的管理提高设备管理水平。
5)对于住宅小区物业工程设施管理在做到“三好、四会、五定”。
a)三好:即是设施要用好、修好、管理好。
b)四会:即是对设施使用、会保养、会检查、会排除故障。
c)五定:即对设施进行润滑、通风、清洁、检修时,做到定点、定人、定岗、定时和定责。
6)住宅小区工程设施在设备管理上,必须坚持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、经济、;合理、实用”的原则。
b)尽可能采用节能、经济适用且品质优良的材料,修旧利新。
c)培养管理队伍的创新精神,维护业主的权益。
d)设施操作人员应严格按照操作规程和制度开展工作,做好必要的防护工作。住宅小区配套设施管理最基本和最重要的要求是保证配套设施体系的安全运行,包括用户使用安全和操作人员操作安全。
e)加强安全意识,防止意外发生,做好宣传工作。
7)提高物业管理服务质量。
a)坚持“物业管理服务第一”的意思,培养职业道德和责任心。
b)保证配套设施岗位上有专业操作人员,做到岗前培训、持证上岗、在岗轮训。
c)对员工做好“传、帮、带”工作,对设备进行现场操作,知道相关人员,使员工能够适应岗位要求。
