第1篇 会计档案销毁制度范例
会计档案销毁制度
一、保管期满的会计档案,要进行销毁的,应当按照下列程序办理手续。
1、由档案管理专员提出销毁意见,编制会计档案销毁清单,列明销毁会计档案的名称、编号、数量、起止年度和应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并上报财务经理。
2、财务经理在会计档案销毁清单上签注意见,经总经理审批,并上报当地财政部门审批后执行。
3、销毁档案时由财务经理和审计经理共同监销。
4、监销人员在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清单所列明内容进行清点核对所要销毁的会计档案;销毁后应当在会计档案销毁清单上签章,并将毁销情况报告总经理。
在销毁前,审计经理有权力和责任对会计档案提出审计,以确保企业债权债务不受损失。
档案销毁前应当进行审计(下同),主要审计应收应付账务是否有对账确认,资产是否流失,以确保企业债权债务不受损失。企业总经理应当重视这项工作。
第1条 保管期满但未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应当单独抽出立卷保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应在会计档案销毁清单和会计档案保管清单中列明。
二、其他档案销毁
第2条 其他档案要进行销毁的,应当按照下列程序办理手续。
1、由档案管理专员提出销毁意见,编制其他档案销毁清单,列明销毁其他档案的名称、编号、数量数、起止年度、销毁时间等内容,并上报行政部经理。
2、由行政部经理会同发生其他档案的部门的经理在其他档案销毁清单上签注意见,经总经理审批后执行。
3、销毁档案时由行政部经理和审计经理共同监销。
4、监销人员在销毁其他档案前,应当按照其他档案销毁清单所列明内容进行清点核对所要销毁的其他档案;销毁后应当在其他计档案销毁清单上签章,并将毁销情况报告总经理。
在销毁前,审计经理有权力和责任对其他档案提出审计,以确保企业债权债务不受损失。
第3条 与未结清的债权债务相关的其他档案资料不得销毁,应当继续归档,并从销毁其他档案清单中删除。
第八章 档案销毁法律责任
第4条 有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分;造成损失的,责令赔偿损失;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
1、损毁、丢失或者擅自销毁档案的。
2、擅自提供、抄录、公布档案的。
3、涂改、伪造档案的。
4、倒卖档案牟利或出卖档案的。
5、档案工作人员玩忽职守造成档案损失的。
第2篇 x地产公司会计档案管理制度
地产公司会计档案管理制度
为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。
第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。
四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第二条 会计档案的保存
一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。
二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。
三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。
第三条 会计档案保管期限
一.会计凭证类:
1.原始凭证15年
2.记账凭证15年
3.汇总凭证15年
二.会计账簿类:
1.总账15年
2.明细账15年
3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)
4.固定资产卡片报废清理后5年
5.辅助账簿15年
三.财务报告类:
1.月、季度财务报告3年
2.年度财务报告永久
3.审计报告永久
四.其他类:
1、会计移交清册15年
2、会计档案保管清册永久
3、会计档案销毁清册永久
4、银行余额调节表5年
5、银行对账单5年
第四条 会计档案的借用
一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;
二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;
三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。
第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第3篇 房地产股份公司会计档案管理制度
房地产股份有限公司会计档案管理制度
为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,符合会计基础规范化的要求,公司根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,特制定本制度。
一、会计档案立卷管理办法
1、会计凭证:每月做好的会计凭证必须在下月5日内进行顺号、查对、清点,检查凭证是否都符合规定,然后按每本50号装订成册,凭证封面标名每月共几本、每本凭证的编号,再将装订成册的凭证按顺序立案存档,使查找凭证方便、快速、一目了然。
2、会计报表:每月做好的会计报表必须依次编定页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当注明:单位名称、单位地址,财务报告所属年度、季度、月度,送出日期,并由单位负责人、会计机构负责人、会计主管人员签名或盖章。再将会计报表按年份顺序存放,立案归档,以便查找。
3、会计帐本:每月结帐后,将打印出来的会计帐簿加具封面,装订成册,标明帐户名称、顺序号、标上标签,将会计帐簿按年份顺序存放,立案归档,以便查找。
4、财务文件:财务文件、审计报告等按文件内容进行分类,按立案时间打出文件清单,标上标签、编上编号,便于查阅。
二、会计档案调阅管理办法
借阅档案必须按正常手续进行,财务部查阅档案资料,要求当天查阅当天归放原处;审计人员查阅档案要有借阅手续;外调档案,必须经财务部主管批准,并付上借阅档案借据,写明借调日期、用途、档案名称、份数、归还时间等,方可借出档案。档案管理人员要根据借调档案规定,到期及时催收归还档案,确保档案完整无缺。
三、会计档案保管期限
1、会计凭证:
①原始凭证、记帐凭证保管期限为15年;
②银行存款余额调节表保管期限为3年;
2、会计帐簿:
①现金和银行存款日记帐保管期限为25年;
②明细帐保管期限为15年;
③总帐保管期限为15年;
④辅助帐簿保管期限为15年;
⑤固定资产卡片在固定资产清理报废后保存5年。
3、会计报表:
①月、季度会计报表保管期限为15年;
②年度会计报表保管期限为永久。
4、其他:
①会计移交清册保管期限为15年
②会计档案保管清册保管期为永久
③会计档案销毁清册保管期为永久
④银行存款对帐单保管期限为5年
四、会计档案销毁
根据会计档案保管期限,销毁会计档案时,到期限的档案必须列出详细的会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、编号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容,并有档案管理人员签名、财务部主管签名、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。会计档案销毁时应由上级主管部门派员监销。
第4篇 学校校产会计档案管理制度
学校校产、会计档案管理制度
(五) 学校财务会计档案和学校校舍财产档案是学校档案管理的重要组成部分,为使学校资产管理工作规范化、制度化制定本管理办法。
1、 学校档案资料包括建筑、场地、绿地、消防等能反映校舍现状的有关资料及相关文件。
2、 校舍资料应随学校建设的发展而变化,做到资料与实际情况相符合。凡是新建改扩建的项目必须对原资料进行补充或更改,如建筑平面图、水电图等。
3、 建筑档案必须有专人负责收集,做到内容齐全、不遗漏,并及时归档。
4、 校舍资料属学校永久性保存资料,应按制度借阅,不得随意销毁。
5、 按照《会计档案管理办法》规定,会计人员应对当月的会计凭证进行全面整理,记账凭证按编号顺序排列齐全,装订成册,并填写封面及背脊,说明年度、月份起讫日期,凭证种类,起讫号码,并由装订人在装订线封签处盖章。对会计凭证类,会计账簿类,会计报表类和其他会计资料类等,按时分类立卷归档。
6、 归档案卷封面的各个项目均应填写清楚,案卷标题确切简明,卷内应有次序的编页码,归档案卷要编制案卷目录一式数份,交接时双方根据目录清点核对并履行签收手续。
7、 认真做好校舍资料统计工作,对各种资料的改进、补充须附说明。
8、 资料管理人员做到规范化整理立卷,由档案部门集中统一管理,有关部门借阅须按规定办理登记手续,发现短缺及时查找。
9、 资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作,确保资料完好无损。
第5篇 实验中学会计档案管理制度
州泰实验中学会计档案管理制度
1、学校总帐会计负责会计档案的定期收集、审查核对、整理立卷、编制目录、装订成册、妥善保 管等具体工作，同时对会计档案的全面性和真实性负责。
2、会计凭证每月按规定整理、装订、立卷、归档。会计账簿、会计报表每年一次按规定整理装订 、立卷、归档。
3、各种记账凭证，应当连同所附的原始凭证或原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期 装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在 封签处签名或盖章。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明该记账凭证日期、 编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。各种经济合同、存出保证 金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭 证上相互注明日期和编号。
4、会计档案必须专人专室保管。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务科保管一年，期 满后，原则上编造清册交档案室保管。
5、档案室接收的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，需要拆封的应会同财务科经办人共同 参加。
6、档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报经上级主管部门批准，但不得拆散原卷册，并 限期归还。
7、本校人员调阅会计档案要经财务科科长或单位领导人批准，并详细登记调阅的名称、日期、调 阅人姓名、调阅理由、归还日期。
8、调阅人员不得将会计档案携带外出，需复制的，要经主管校长同意并由提供人员和收取人员共 同签名。
9、各种会计档案的保管期限，从会计年度终了的第一天算起，根据其特点，分为永久、定期二类 。各种原始凭证和记账凭证（包括传票和汇总表）、总账、明细账、会计移交清册应保存15年，现金 、银行日记账、会计档案的保管清册和销毁清册要保存25年，涉及外事的会计凭证和决算作永久保存 ，固定资产卡片在固定资产报废清理后保存5年，单位的会计月、季度报表保存5年。
10、销毁会计档案必须编制销毁清册，由财务科和档案室共同鉴定，提出申请报告，经校长室批 准后，由财务科和档案室共同派人监销，监销人同时在销毁清册上签字。未清债权债务的原始凭证和 永久保存的资料，在销毁时应当抽出，另行立卷。
11、加强会计档案科学管理。会计档案应当妥善保管，存放有序，查找方便，同时严格执行安全 和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失、泄密。同时要努力做好防火、防盗、防潮、防虫、防 霉、防烂。
第6篇 学院党委办公室会计档案管理制度
学院党委办公室会计档案管理制度
为了加强我校会计档案的管理，根据财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》和原国家教委《高等学校财会类档案工作规范》等法规，结合我校的具体情况，特制订本制度。
一、会计档案的立卷及归档
（一）会计档案由会计部门（包括学校独立核算单位的会计部门）按归档范围及要求，负责整理立卷，装钉成册，封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明，字迹工整、清晰，并编制会计档案保管清册。
（二）当年的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计部门保管3年，到期满后的次年6月底前，由会计部门的兼职档案员编制移交目录（一式二份）送领导审核签字后，连同案卷一并移交学校综合档案室统一保管。独立核算单位的会计档案暂由形成会计档案的单位保管，以后视综合档案室保管条件改善状况如何再考虑接收，但综合档案室要会同学校财务处进行检查，指导立卷归档工作。
（三）会计档案移交到综合档案室后，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封重新整理的，综合档案室要会同会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
二、会计档案保管期限
（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类（详见附表1、2）。
（二）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
三、会计档案借阅
会计档案借阅除执行《档案材料借阅规定》和《保密规定》外，还须按以下规定执行：
（一）学校财务处工作人员查阅会计档案，经报告本部门领导后可直接到综合档案室查阅。
（二）校内有关部门查阅会计档案，须经请示会计部门负责人批准，到综合档案室办理有关手续后方可查阅。如需复制或摘抄会计档案作为旁证材料，须经会计部门和综合档案室负责人批准，并在复制或摘抄件上签署意见和盖章后方能作为旁证材料。(www.)查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
（三）学校会计部门因特殊需要，需将会计档案借出，须经会计部门领导和综合档案室负责人批准，由会计人员到综合档案室办理登记手续方可借出。其他单位查阅会计档案，只限于综合档案室查阅，一律不准借出。
（四）借阅会计档案的人员和档案管理员，在会计档案借阅时应当面清点凭证序号和张数，并办理登记手续。归还时，双方要当面检查是否原样完整无缺，方能在借阅登记簿上注销。
四、会计档案鉴定和销毁
（一）已移交到综合档案室的会计档案保管期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同会计部门共同鉴定，严格审查。编造会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，报校主管领导批准并在会计档案销毁清册上签署意见。
（二）对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册上和会计档案保管清册中列明。
（三）销毁会计档案时，由综合档案室和会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管领导。
附表：
1、企业和其他组织会计档案保管期限表
2、财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
第7篇 会计档案管理制度-范文
会计档案管理制度
第一章总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本公司实际情况,制定本办法。
第二章会计档案管理部门
1.公司档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2.财务部门及公司内部有关的分公司、子公司,必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围
1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5.增值税专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理
会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
1.会计凭证。
(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。
(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2.会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。
(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
(3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
(4)会计账簿的装订顺序:
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。
(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
(8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3.会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。
第五章 会计档案的归档保管
1.当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。
2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。
3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。
4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需
需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章 各种会计档案保管期限
1.会计凭证保管15年。
2.会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。
3.会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。
4.发货票保管5年。
第八章 会计档案的销毁
1.会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章 附则
1.本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。
2.附表:《会计档案保管期限表》
第8篇 农业合作社会计档案管理制度
农民专业合作社会计档案管理制度
一、财务会计应按照会计档案管理有关规定,妥善保管会计资料及其他文书资料,会计账簿、收据存根、承包合同等资源共享资料要实行专柜存放,指定专人负责保管。
同时,必须严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
二、对合作社的会计资料、承包合同等应装订成册,专柜存放,由现任出纳负责保管。
三、会计档案的查阅、交接、销毁必须严格执行《会计档案管理办法》的有关规定。
第9篇 公司会计档案管理制度怎么写
公司会计档案管理制度
(六)
一、为了加强档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法的规定》,结合本公司实际及内部管理需要,制定本办法。
二、 会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。
三、 公司每年形成的会计档案。应由财务部按归档的要求,负责整理、立卷或装订成册,当年会计档案,在会 度终了后,可暂由财务保管,任何人不得自行封包工保存。
四、 财务部指专人以会计档案进行妥善保管,存放有序,查找方便,同时,严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
五、 保存的会计档案,应为本单位的财会人员提供利用,非财会人员不得借阅和查看。向外单位提供利用时,须经本单位主管领导及财务总监签字批准,会计档案原则上不得借出。
六、 撤消、合并时,会计档案应随同单位的全部档案本并移交指定的单位,并按规定办理交接手续。
七、 各种会计档案的保管基础,根据其特点,分阶段永久,定期二类。
八、 会计档案保管期满,需要销毁时,由财务部门提出销毁意见。严格审查鉴定,编造会计档案销毁清册,并报公司董事会审查,经批准后销毁。
九、 本办法自公布之日起执行。附会计档案保管期限表:序号档案名称保管年限备 注
一、会计凭证类1原始凭证、记帐凭证、汇总凭证15年2银行余额调节表15年
二、 会计帐簿类3日记帐15年其中:现金和银行日记帐4明细帐25年5总帐15年包括日记总帐6辅助帐簿15年7固定资产卡片15年固定资产报废清理后保存5年
三、 会计报表类5年8主要财务指标快报3年包括方字分析9月、季度会计报表5年包括方字分析10年度会计报表(决算)永久包括方字分析
四、 其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册25年13
第10篇 中学学校会计档案管理制度
某中学(学校)会计档案管理制度
会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料是单位经济活动的历史记录,是总结经验教训、进行决策所需的主要资料,也是检查各种责任事故的重要依据。根据《会计法》的规定,特制定本规定。
一、普通教育事业单位会计档案包括会计帐薄、会计凭证、会计报表和会计移交清册、会计档案销毁清册。另如与会计工作有关的会计法令、会计制度、会计检查报告和工作总结等,不包括在会计档案范围之内,可按文书档案管理办法保管。
二、属于会计档案范围的一切档案,都要妥善保管,不得毁损和散失。查阅会计档案,再办理监批登记手续,非经批准,不能持出档案室。已经装订成册的会计档案,要编号、加封皮不通用随意拆分,以防错乱丢失。
三、为了业务工作的需要和查阅的方便,当年的会计档案一律由单位的财会部门指定专人负责保管。年度决算终了,由财务部门编造清册,移交本单位档案部门负责保管,或者仍由财会部门按照会计档案管理要求,指定专人负责保管。要采取防虫蛀鼠咬措施,装箱入柜,按照规定保管期间,分别保管。
四、会计档案保管期限,从会计档案所属年度终了后的第二年一月一日起,按照国家会计制度规定的保管年限计算。
五、会计档案保管期满,就可报请上级主管部门批准销毁。报批前,应先由财务部门会同档案管理部门进行鉴定,严格审查,提出销毁或延长保管时间的处理意见。然后编造“销毁会计档案清册”,报请本单位领导审查批准后,转报上级主管部门审批。
六、经上级主管部门批准销毁的会计档案,应由本单位领导指定专人,会同档案部门和财务部门指派的人员按批准文件清点核对,参加监销。会计档案销毁后,经办人和监交人应在“销毁会计档案清册”上签名盖章,以明确责任,同时应将监销情况向单位领导汇报。“销毁会计档案清册”及其批准文件,作为会计档案,保存二十五年。
第11篇 财务报告与会计档案管理制度范例
财务报告与会计档案管理制度
第一条 财务报告是财务状况和经营成果的总结性文件,包括财务报表和财务情况说明书。每年年终公司按期将年度财务报表及年审查账报告一起报董事会。
第二条 按公司的规定,公司应上报的年度报表有下列几种:资产负债表、管理费用表、财务状况变动表、损益表、营业费用表、投资收益表、固定资产及累计折旧表、营业外收支情况表、利润及利润分配表、应交税金明细表、存货结存表、财务状况比率分析表等,各报表上报前财务部应认真逐级复核,减少差错,确保各类报表的正确性。
第三条 综合反映评价本企业财务状况的指标体系包括:“流动比率”、“速动比率”、“应收账款周转率”、“存货周转率”、“资产负债率”、“费用率”、“销售利润率”、“资本金利润表”、“营业收入利税表”、“利息偿还倍数”等。
第四条 按照企业行业的特点,将所有的会计档案按其重要性分为三类,分别存档、保管。
1. 会计报表、财务程序软件、会计账簿、“物料、材料收发结存明细账”、“会计人员交接单”、财务计划、“会计师事务所年审、验资报告”、“账户余额表”等为第一类;
2. 借款、装修、订货合同,经济合同分析资料,工资资料、成本报表、材料价目表以及下发文件,年度、月度财务数据备份等为第二类;
3.产品还原表、日报表、验收单、领用单、各类账单、转拨单、工作底稿等为第三类。
第五条 企业财务部设两个兼职档案员分管本部门各类档案。各业务部门应归档的资料平时自行管理备查,到年终列出清单,统一交兼职档案员保管,其余属自行保管的资料应按月份整理,于次月初登记、造册。各档案应分类装订成册、存放有序、方便查找,并应严格执行安全保密制度。
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第一章总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况,制定本办法。
第二章会计档案管理部门
1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章会计档案归档的范围
1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。
2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
5.增值税专用发票和普通发票。
第四章会计档案的整理
会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
1.会计凭证。
(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。
(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2.会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。
(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。
(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。
(3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。(4)会计账簿的装订顺序:
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。
(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。
(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。
(8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。
3.会计报表。会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。
第五章会计档案的归档保管
1.当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。
2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。3.机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。
第六章会计档案的借阅使用
1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。
2.凡需借会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。
3.借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。
4.借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准需需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。
第七章各种会计档案保管期限
1.会计凭证保管15年。
2.会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。
3.会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。
第八章会计档案的销毁
1.会会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2.按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章附则
1.本制度自颁布之日起实施,未涉及情况按国家有关规定处理。
2.附表:《会计档案保管期限表》
