第1篇 公司档案管理制度
公司档案管理制度
1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、库存档案必须图物相符,帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经综合处处长批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第2篇 物业公司财务会计档案管理制度
物业公司财务制度之会计档案管理
第一条 会计档案管理根据国家档案管理的有关规定,结合具体实际,建立会计档案管理制度。
第二条 财务管理部负责会计档案的整理、组卷、归档工作。平时逐月做好记帐凭证、报表的装订工作并加盖有关人员的印章。按照档案标准要求,年度终了后,在次年三月以前做好报表、帐簿的立卷、装订工作,按报表、帐簿、凭证顺序排列,编好案卷号,抄写案卷目录一式三份,一份会计部门保存,一份存入档案箱,一份随同档案移交档案室保管。
第三条 会计档案由财务管理部保存一年后,移交档案室保管,移交时,双方在移交清单上签字,明确责任。
第四条 会计人员和档案管理人员调动工作,必须办好移接交手续后才能离职。
第五条 会计档案应做到科学管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,确保档案资料的完整、安全。
第六条 非财务人员查阅档案,须经财务部及档案管理人员同意;财务部人员查阅,须经档案管理人员同意;外单位查阅应凭该单位介绍信,经档案主管部门领导批准方可查阅。查阅档案应办理必要的登记手续。会计档案不得外借,特殊情况须经总经理批准可提供复印件。
第七条 会计档案保管到期,由档案室提出销毁意见,会同会计部门审查鉴定,编制会计档案销毁清册,由公司总经理签署意见。同时将需永久保存的有关凭证抽出组成永久案卷保管。
第八条 销毁档案时应由会计机构、档案机构共同派员监销参加,参加人员应对批准销毁的会计档案进行清点、核对,并在销毁清册上签字,并将监销情况报告总经理。销毁清册列入会计档案作永久保存。
第3篇 房地产公司档案管理制度格式怎样的
房地产开发公司档案管理制度
1.0 主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
2. 0 档案的管理机构
2.1 文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2.2 各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
2.3 档案室主要职责:
2.3 .1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.3 .2 对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.3 .3 做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.3 .5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3．0 档案的种类
3.1 法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
3.2 企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.3 计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
3.4 总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
3.5 批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
3.6 凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
3.7 证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
3.8 汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
3.9 劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
3.1 0 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
3.1 1 题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
3.1 2 技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
4. 0档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5. 0 档案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
5.1 立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
5.2 立卷归档的时间
5.2.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
5.2.2 对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3 立卷归档的要求
5.3.1 各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
5.3.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.3.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.3.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.3.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.3.6 立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.3.7 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.3.8 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.3.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.3.1 0 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.3.1 1 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.3.1 2 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 档案的借阅
6.1 档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
6.2 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
6.3 档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7. 0档案保密要求
7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
7.3 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6 外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7.7 档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
7.8 企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8. 0 超期档案的销毁
8.1 对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9. 0 档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
第4篇 某大学生社区管理公司档案管理制度
大学生社区管理公司档案管理制度
1、目的:
规范公司各部门各种文件和资料的归档工作。
2、适用范围:
适用于各部门各种档案的管理工作。
3、职责:
3.1各部门负责人负责监督档案管理的实施工作。
3.2各部门档案管理员负责档案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1档案管理的内容:
4.1.1公司各部门均需保存以下档案:
a)公司各种行政文件;
b)公司与质量有关的文件;
c)部门收发文记录;
d)本部门形成的质量记录;
e)其它本部门形成的或公司下发的文件。
4.1.2各部门除要保存以上档案外,还需按部门分别保存以下档案:
a)办公室保存公司所有文件(除财务与建设修缮的资料)的原件。
b)各部门保管各部门的资料。
c)办公室保管人事档案和各种合同。
4.2档案的保管目的
a)便于查阅;
b)保证档案的安全;
c)防止档案的损坏;
d)延长档案寿命;
4.3档案的密级
档案的密级分为三级:绝密、机密、普通:
a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、学生资料、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
b)机密档案包括:质量管理体系文件及运行记录、重要的会议记录、公司收发文(通知、通告除外)、工程类图纸、计划总结和其他属机密的档案;
c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 档案的保管方式
4.4.1档案的装盒与标识
各部门档案管理员将不同档案分类,并按时间顺序装入档案盒内,然后根据档案的规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案名称,然后将制作好的档案标贴纸贴在档案盒左侧立面距顶部3厘米位置处,并排列在档案柜中。
4.4.2编制目录:
4.2.2.1各部门档案管理员在档案盒首页位置准备《文件归档目录》;
4.2.2.2每一份档案归档时,均需将该份档案登记在《文件归档目录》中,以便查阅。
4.5档案的查阅权限
4.5.1总经理可查阅公司所有档案。
4.5.2副总经理可查阅分管工作的档案。
4.5.3部门负责人可查阅该部门所有档案。
4.5.4其他人员根据审批查阅有关档案。
4.6档案的查阅/借阅/复制
4.6.1查阅/借阅/复制人到部门《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.6.2部门档案管理员审核其资格:
a )权限内的按正常手续办理;
b)权限外的,需得到相应授权人的许可:部门(财务除外)的档案,由部门负责人审批;公司档案,由办公室主任审批,财务档案及公司机密档案,由总经理审批。
4.7在档案归还日期前,部门档案管理员应督促借阅人将档案完好交还。
4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由办公室主任审批;普通档案由部门负责人审批。
4.9档案的销毁
4.9.1超过保管期限的档案,由部门档案管理员依据档案的保管期限编制《文件和资料销毁清单》。
4.9.2该清单报部门负责人审核,由管理者代表审批后进行销毁,财务档案的销毁由总经理审批。
4.9.3销毁时应有部门档案管理员及质量管理办公室质管员在场,销毁结束后,销毁人员在《文件和资料销毁清单》上签字。
5相关文件
6记录
6.1《文件归档目录》
6.2《文件和资料销毁清单》
6.3《文件查阅/借阅/复制登记表》
第5篇 z公司档案管理制度范例
公司档案管理制度范例
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节 档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节 档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节 第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节 机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节 档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节 保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节 保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节 档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节 档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节 档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节 其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第6篇 b公司人事档案管理制度
e公司人事档案管理制度
第一条 为确保人事档案的机密性,完整性和准确性,为人事决策提供信息和依据,特制定本制度。
第二条 本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。
第三条 员工人事档案由人力资源部负责管理。
第四条 新员工第一次建档后,日后所有有关个人人事资料都随时归档,包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等,以保证档案的完整性、保密性及可查性。
第五条 新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档,目录如下:
1、招聘登记表
2、聘用通知书
3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。
4、身份证复印件
5、照片
6、员工转正申请表
7、聘用合同
8、奖惩材料
9、任免、升降、调薪等材料
10、其它材料
第六条 档案管理应由专人负责并建员工档案薄册,记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。
第七条 要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。
第八条 所有人事档案都属秘密文件,应妥善保管,不得随意泄密。
第九条 人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案,除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。
第十条 任何人不得借阅自己本人档案。
第十一条 档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。
第十二条 收回档案时,档案管理人员必须认真检查核对,否则追究当事人的责任。
第十三条 离职人员档案保存期为一年。
第7篇 有限股份公司档案管理制度
1.目的
为使公司的文件资料能够科学及时的分类归档，并有效传递使用，提高档案管理质量与效率而制定。
2.范围
本制度适用于公司各级档案管理。
3.名词解释
3.1档案是指公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。
3.2归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种文件材料。
3.3“件”是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，一件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。
4职责
4.1公司行政部负责档案管理工作，包括本制度的制定修改及解释，并督导各部门执行。
4.2各部门(厂)应指定兼职档案管理员，并负责本制度的具体落实执行，具有对本制度进行修改的建议权。
4.3行政部档案管理工作：
4.3.1组织开展档案的定期移交，进行检查、核实、验收并负责后期存档工作。
4.3.2组织开展档案的鉴定和统计工作。
4.3.3负责编制、完善档案管理制度。
4.3.4负责公司档案室的组织建设工作。
4.4各部门(厂)档案管理员：
4.4.1负责本部门形成的资料档案的收集、鉴定、整理等工作。
4.4.2在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。
4.5公司的财务部负责公司会计档案的整理、存档工作。
5.管理内容：
5.1档案的归档范围包括：文书档案、科技档案、人事档案、音像实物档案。
5.2档案管理人员应根据归档范围及时鉴别和收集本部门的相关资料，并确保文件的质量。
5.2.1质量要求：
5.2.1.1纸质类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整，有领导签字的原告移交要保管好。对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。
5.2.1.2电子实物档案应确保电子文件无病毒、声像清晰、完整无损，实物无破损及模糊不清等现象。具有永久保存价值的电子文件应制作纸质拷贝件，做好备份。
5.2.2档案收集规则
公司各部门(厂)档案管理员在收集资料时应注意：
5.2.2.1及时收集。对于办理完毕的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化过程中产生的重要过程文件资料。
5.2.2.2严格检查。对于收集起来的各类档案资料，应逐件进行检查：
5.2.2.2.1文件应为已处理完毕的生效文件;
5.2.2.2.2文件如是原件，应查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等是否齐全;如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。
5.3档案整理规则：
5.3.1.1公司档案设置三级类目：
5.3.1.1.1一级类目以部门名称关键词进行设置。
5.3.1.1.2二级类目设置6大类，包括文书类、基本建设类、设备仪器类、职工类、声像类、实物类。
5.3.1.1.3三级类目根据档案具体内容进行设置，如：公文类、会议纪要类、合同类、法律资质类等。
5.3.2装订：
5.3.2.1归档文书类文件应按件装订时，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文之前，被转发文在后;来文与复文为一件时，复文在前。来文在后。
5.3.2.2装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊;装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
5.3.2.3对于不经常使用的公文类档案资料可进行整卷装订。
5.3.2.4不宜装订或经常使用的资料装入卷袋或卷盒内保存，便于查阅。
5.3.2.5对于特殊类别的资料，如设计图纸等，可根据自身需要，进行装订。
5.3.3排列：
归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按事由结合时间依次排序。
5.3.4编号：
公司英文字母+案卷位置编号-类别(项目、型号)简称【年度】-案卷号-件(盘、盒、页号)例如：xdd2a-行.公文【____________年】-01-001
意指：此份资料为新大东公司行政部公文类____________年档案，位置在2a箱第一个案卷的001号文件。
5.3.4.1声像档案
照片及底片一并组卷保管，每张照片编一个照片号，并在照片背面注明编号;每组照片须填写照片档案说明，包括：照片的事由、摄影时间、地点人物、背景、摄影者等。
录音带要在每一盒外贴上标签，注明档号、题名、讲话人姓名、职务、录音人、录制时间、长度(时间)、保管期限等标识;录像带要在盒上注明档号、题名、摄制单位、设置日期、规格、制式、语种、长度(时间)、保管期限等标识。
5.3.4.2实物档案
每一个实物档案可作为一个保管单位。制作实物档案标签，注明实物档案名称、相关责任人、保管理由，保管时间及期限。
5.3.5编目：
5.3.5.1卷内文件目录(附表7.1)：将每一案卷内的归档文件逐件登记编目，来文与复文为一件时，只对复文进行编目。
5.3.5.2将归档文书目录用纸幅面尺寸采用国际标准a4型。
5.3.6装盒：
将归档文书类档案文件按页号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面及备考表(附表7.2)项目。档案盒应采用标准的外形尺寸，备考表用于说明盒内文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等，放置于盒内文件之后。
5.4档案的保管和保护：
5.4.1档案的移交、日常调阅、销毁等应严格登记，明确资料在流动过程中的保管保护责任人。
5.4.2声像档案应一式两份，其中一份作为保存件，不得外借。每半年或一年对声像档案检查一次，如有问题，及时采取措施，进行修补、复制等。
5.4.3档案柜应满足防水、防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防光、防尘的要求。
5.5档案的移交：
5.5.1移交规则：
在所有档案移交前，公司各部门(厂)的档案管理员应仔细检查准备移交的资料是否齐全完整，是否符合文件质量要求。
5.5.1.1文书档案的移交：
由各部门(厂)档案管理员将材料原件进行整理分类，定期移交行政部。
5.5.1.2声像实物档案的移交：
声像实物档案形成后，所在部门(厂)档案管理员应在一周内向行政部进行移交。
5.5.1.3对于各种重要资料，如重要合同、协议、图纸等应在取得后尽快完成移交工作。
5.5.2移交要求：
5.5.2.1移交的资料均应为原件。
5.5.2.1.1若各部门业务工作须使用原件资料，应事先与行政部进行原件移交，在办理借出手续。
5.5.2.1.2各级单位在签订合同类文件时，应确保移交行政部一份正本原件。
5.5.2.2移交的资料应为已办理完毕的、已生效的、且具有保存价值和意义的文件资料。
5.5.2.3资料应按类别、时间顺序进行整理，整理完毕后方可移交，整盒移交的资料应包括卷内文件目录。
5.5.2.4移交时移交人应仔细填写《档案交接登记表》(附表7.3)，确保填写内容的完整、准确、清晰。
5.5.2.5行政部档案管理员对移交资料进行检查核实，确认无误后双方签字并各留一份《档案交接登记表》，以备查考。
5.5.2.6移交资料前，各级单位应将重要资料进行备份存档，以方便部门内部的资料借阅使用。
5.5.3移交时限：
一般应于次年一季度以前完成上年档案的移交工作，对存档时间有特别要求的档案按要求进行移交。
5.6档案的借阅：
5.6.1公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》(附表7.4)，经部门(厂)负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.2公司人员借阅本部门档案，填写《档案借(查)阅单》，经部门(厂)负责人、相应部门负责人、行政部经理签字后方可借阅;
5.6.3外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信(要有印章、领导签名及联系方式)，经公司授权领导审批后方可借阅。
5.6.4档案只能在公司范围内查阅，不得带出公司，不得将所借档案转借他人。
5.6.5档案借阅人应对档案的保密、安全和完整负责，不得自行复制，修改。其主管领导负有监督责任，保证档案文件在借阅期间的完整无缺，不得发生档案的丢失、遗漏、抽拆、破损、涂改、污损等现象。
5.6.6借阅人需要复制档案时，应提出申请。复制件用后及时归还，不得转让、交换或买卖。如无法归还的应在《档案借(查)阅单》上注明复制件用途。
5.6.7档案借阅不得超过一个月。如需再借，应在借阅期满一周内办理续借手续。逾期未办理，档案管理员负责催办事宜。
5.7档案保管期限：
档案保管期限分别为永久和定期两种。定期保管档案的年限根据其参考利用价值进行设定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年则编为“d10”。
凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案，列为永久保管;凡是反映企业一般工作活动的，在一定时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。
5.8档案的处置
5.8.1公司档案室应每年五月进行一次档案价值鉴定。对于保管期满的档案，应重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，通过鉴定提出对部分档案的处置措施，经授权领导审核签字后，方可对档案进行处置。
5.8.1.1如档案尚存一定保存价值，应需重新确定新的保管期限，继续保存。
5.8.1.2如档案已丧失保存价值的则应予以销毁。
5.8.2销毁
5.8.2.1经鉴定销毁的档案须编制《档案销毁清册》(附表7.5)，相关部门进行会审，行政部审核，确认无误后报公司总裁审批，签字确认后方可销毁。
5.8.2.2对于已批准销毁的档案，可通过焚毁或采用碎纸机的方式进行销毁，不得卖给废品站或留做他用。档案的销毁必须由两名以上人员共同进行，销毁人、监销人明确分工。
6..对发生以下行为者将进行相应处罚：
6.1借阅档案者因保管不善造成档案破损、污损等现象，但不影响档案正常使用的，给予相关责任人行政处罚警告处罚;造成档案抽拆、遗漏页数、损坏等现象的，给予相关责任人通报批评处罚;发生丢失行为的，其相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
6.2私自留存声像档案，未给公司造成损失的，给予相关责任人通报批评处罚;给公司造成损失的，给与相关责任人行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
6.3借阅人员私自将档案转借他人或向第三方泄露信息，未给公司造成损失的，给予有关责任人通报批评处罚;其行为导致后果严重并造成经济损失的，相关责任人及其直属主管领导连带给与行政罚款，并根据损失程度，加大处罚力度。
7.附表：
7.1卷内文件目录
7.2备考表
7.3档案交接登记表
7.4档案借(查)阅单
7.5档案销毁清册
第8篇 公司档案资料管理制度
一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度，公司档案管理制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便，管理制度《公司档案管理制度》。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
第9篇 公司档案统计制度-6
公司档案统计制度6
为了有效管理公司的全部档案,维护档案的完整与安全,充分发挥档案的作用,做到家底清、情况明、数据准确,更好地掌握和研究档案工作开展的状况、变化规律,从而总结经验,改进工作,不断地提高档案工作水平,特制订本制度。
第一条综合档案室对接收的文件资料,要办理交接手续,列出文件资料清单,一式两份,双方签字,各存一份,以备检查和统计。
第二条对接收的文件材料,应整理归档,编制档案目录,以案卷(件)为单位统计档案现存总数量。
第三条档案保管状况的统计,对遗失损坏的档案要记录数量和原因。
第四条每月进行一次档案提供利用的统计,内容包括借阅档案人次、卷(件)数,复印档案的数量,利用目的和效果。
第五条每年统计年度档案的归档情况,内容包括各类档案的归档情况,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。
第六条每年对归档档案进行综合汇总统计,主要有档案总数量,各类档案的数量,库房及设备的增置情况,档案人员变更情况,提供档案利用的人次、卷数,编研档案资料的数量等。
第七条按上级主管部门(档案行政部门)的要求填好统计报表并及时上报。
第10篇 公司客户档案管理制度
公司客户档案管理制度
一、 为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料
（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。
二、 档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。
三、 档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。
（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。
（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。
四、 档案的整理与移交
（一）业务的具体经办人员
（项目经理a、b角）为档案移交人；
（二）部项目经理a角将项目资料按档案清单
（附后）的要求进行分类整理，编制好册内资料清单
（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理b角，清单一式三份，a、 b角各执一份，档案资料中一份，a、b角、档案管理人员三方分别签字确认。()项目经理b角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理b角须列出补充资料清单要求项目经理a角补齐；
（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；
（具体内容及顺序附表）；
（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；
（五）档案的移交时限为项目结束后
（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理a角三个工作日内移交项目经理b角，项目经理b角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；
（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理b角、档案管理员双方签字确认；
（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；
（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。
五、 重要权证资料的移交
（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；
（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， a角列出重要权证移交清单，ab角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；
（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；
（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为 鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为 鸿借字第001号。
六、 档案的借阅
（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；
（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；
（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；
（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。
七、 本实施细则自颁布之日起执行。
第11篇 某有限公司安全文件档案管理制度
1目的
为进一步规范公司的安全档案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和长期性，根据《中华人民共和国安全生产法》、《安徽省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合我公司职业健康安全的实际状况，特制订本制度。
2范围
本制度适用本公司范围内安全文件档案的建立、更新、使用、保存管理。
3术语
3.1安全档案是指公司在安全管理活动中形成的，对企业、国家及社会安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
4主要职责
4.1凡是各单位在日常职业健康安全管理、生产管理、设备管理、技术管理及业务联系工作中，形成的有保存价值的与职业健康安全有关的文件材料、各类检测证书、报告、安全制度、教育试卷、工作记录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。
4.2生产安环部负责公司安全档案管理检查督促工作，负责对公司的安全档案分级管理做出规定。
4.3各部门应加强安全档案管理工作的领导，明确一位负责人主管安全管理档案工作，保证安全管理档案工作所需的必要条件。各单位负责各自的安全档案管理工作。。
4.4各部门应设置专门安全管理档案柜，落实安全管理档案管理人员，集中统一管理本单位安全管理档案。
4.5公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关安全管理方面的各类材料；负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工作。
4.6安全管理档案工作是公司安全管理的基础性工作，是维护公司安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要组成部分。各部门对本单位安全管理档案具有依法管理、保护、使用的职责。任何个人不得将安全管理档案据为己有或拒绝归档。
4.7各级安全生产管理人员应忠于职守，认真执行有关法律法规、制度和标准，协助公司、各单位对收集的安全管理档案材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
5工作内容
5.1安全管理档案范围一般包括但不限于以下内容：
5.1.1企业基本情况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、安全管理机构与安全员等。
5.1.2企业生产经营场所平面布置图，并标注清楚以下内容。
部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、设备的位置、型号、规格等；
重大危险源的位置、数量等；
主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。
5.1.3公司安全生产重点监控部位一览表（重大危险源、消防重点部位、重点设备、易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危险危害因素分析）。
5.1.4公司应急救援体系建设情况。内容包括：事故应急救援预案、应急救援队伍组成及联系方式、各类应急救援设施、设备器材的数量以及应急救援演练情况等。
5.1.5公司安全组织方面的内容
1. 主要负责人的安全资格证书。
2. 安全管理人员的安全资格证书。
3. 总厂职业健康安全管理网络。
4. 其他与安全组织方面有关的内容。
5.1.6企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容
安全目标管理
安全生产责任制
法律法规标准规范管理
安全投入管理
安全文件和档案管理
风险评估和控制管理
安全教育培训管理
特种作业人员管理
设备设施安全管理
建设项目安全“三同时”管理
生产设备设施验收管理
生产设备设施报废管理
施工和检维修安全管理
危化品及重大危险源管理
作业安全管理（动火、高空、受限空间、动力介质等）
相关方及外用工（单位）管理。
职业健康管理
劳动防护用品（具）管理
安全检查及隐患排查治理
应急管理
事故管理
安全绩效评定管理
安全会议制度
安全机构设置与人员配置管理
安全操作规程
安全通则
安全生产管理考核制度
参观人员安全告知书
特种设备安全管理（机电类、承压类）
上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。
安全活动日管理制度
上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。
其他与安全相关的管理制度
5.1.7安全监督执法检查方面的内容
各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书等各类执法文书。
落实执行各类文件所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。
安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
5.1.8安全检查方面的内容
日常检查记录及处理情况记录。
月、季度及年度检查记录及处理情况记录。
安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。
各方面安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。
各项检查的总结汇报材料。
其他与安全检查相关的材料。
5.1.9安全教育培训方面的内容
安全培训计划。
公司主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。
员工三级安全教育记录。
特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。
换岗教育培训记录。
日常安全、宣传、教育培训记录及总结。
应急救援培训、演练记录及总结。
5.1.10安全投入方面的内容
全年安全投入的计划及专项安全投入计划。
安全、宣传、教育培训投入的情况记录。
隐患整改方面的投入记录。
防护用品方面的投入记录。
安全防护设备、设施方面的投入记录。
安全评价、安全管理体系建设、安全代理方面的投入。
其他与安全有关的投入。
5.1.11工伤保险方面的内容
参加工伤保险员工的名单。
为员工缴纳保险费的凭证或单据。
发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。
其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
5.1.12职业卫生健康管理方面的内容
具有职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。
具有职业病危害的岗位的预防措施情况。
具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。
接触职业病危害岗位的员工及其身体检查情况。
确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。
与职业病防治相关的文件、材料。
劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。
各类劳动防护用品发放记录。
员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
5.1.13“三同时”管理方面的内容
有关安全设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。
“三同时”项目的设计图纸及相关资料。
“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。
其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
5.1.14安全防护设备（含职业健康卫生设备，下同）方面的内容
各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。
各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。
各类安全防护设备运行维护保养情况记录。
应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。
其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。
5.1.15用电管理方面的内容
企业用电管理制度及落实情况记录。
配电室运行状况记录。
临时用电申请及拆除记录。
配电箱等用电设施运行状况记录。
5.1.16特种设备方面的内容
特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。
特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备使用证。
特种设备的日常使用状况记录。
特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。
特种设备运行故障和事故记录。
5.1.17事故调查处理方面的内容。
发生事故情况经过介绍。
事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
事故调查收集各类证据。
事故分析会记录。
关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。
按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
企业月度事故报表。
其他与事故相关的文件、材料。
5.1.18其他与安全生产相关的内容
5.2收集与移交的基本要求
5.2.1归档材料必须是总厂在生产过程中形成的与职业健康安全管理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
5.2.2归档材料应确保完整、准确、系统，反映公司安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
5.3归档时间
5.3.1基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职业健康安全相关联材料，在项目结束后整理归档。
5.3.2各单位在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。
5.4安全档案工作人员负责有关归档材料的审核。
5.5安全档案工作人员应对各部门送交的各类安全管理档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册（一式两份）和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
5.6档案管理
5.6.1各单位安全管理档案整理应根据自身实际情况按各自管理职责分类保存，便于科学管理与利用。
5.6.2安全管理档案保管期限为永久、长期（2—5年）、短期（2年以下）三种。
5.6.3对保管到期的安全管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失去保存价值的相关档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁相关档案时必须严格执行相关的档案管理规定，销毁清册应长期保存。
5.6.4应建立安全管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。
5.7档案利用
5.7.1安全管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要保护总厂的知识产权和商业秘密，保障企业的合法权益不受损害，又要充分发挥安全生产档案的指导、借鉴作用。
5.7.2公司应积极主动地接受各级安全生产监督管理部门对公司安全档案管理工作的监督指导，开展企业安全生产档案信息服务工作。
第12篇 公司安全、环保档案管理制度
1 目的与范围
本制度规定了xxxx公司安全、环保、职业卫生档案管理的范围及档案管理的基本要求等内容。其目的是为了规范安全、环保、职业卫生档案管理。
本制度适用于xxxx公司安全、环保、职业卫生档案管理。
2 管理职责
2.1公司总经理负责安全、环保、职业卫生档案管理的领导工作。
2.2设备安全课负责安全、环保、职业卫生档案日常管理工作。
2.3技术部负责指导、监督安全、环保、职业卫生档案管理工作。
3 管理内容
3.1档案的分类及编号
a）共设置三个一级类目。编号用汉语拼音音节表示。
一级类目分类编号顺序如下：
代 号 名 称
aq 安全类档案
hb 环保类档案
zw 职业卫生类档案
b）二级类目按档案管理内容进行编号，编号用阿拉伯数字表示，凡设及人员档案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全类档案包括：上级安全法规文件、公司内部安全管理性文件、危险源管理资料、年度计划及总结资料、教育培训资料、应急救援预案、应急演练、日常检测检验结果、事故隐患排查资料、日常检查记录（含各类专项检查）、隐患整改资料、新建项目安全性评价及验收资料、新员工三级安全教育卡、奖励与处罚资料、安全有关会议纪要、特种设备安全技术档案、事故档案（含职业病事故）等。
3.3环保类档案包括：上级环保法规文件、公司内部环保管理性文件、环境因素管理资料、年度计划及总结资料、“三废”检测检验结果、环保设施日常检查记录、隐患整改资料、新建项目环保评价及验收资料、危险废物“五联单”、环境年报、排污申报、排污许可证、环保事故档案等。
3.4职业卫生类档案包括：上级职业卫生法规文件、公司内部职业卫生管理性文件、作业场所职业病危害因素检测资料、职业健康监护档案、职业病防护设施检查记录、作业场所职业病危害申报资料、新建项目职业病危害评价及验收资料等。
3.5档案的保存期限
3.5.1安全类档案：新员工三级安全教育卡、特种设备安全技术档案、事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存，其它档案保存三年。
3.5.2环保类档案：环保事故档案、新建项目评价及验收资料应永久保存，其它档案保存三年。
3.5.3职业卫生类档案：职业健康监护档案、新建项目职业病危害评价及验收资料应永久保存，其它档案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1归档资料必须分类装订成册。
3.6.2需复印事故档案、职业健康监护档案时，必须经主管领导批准后方可复印。
