第1篇 物业管理公司行政办公制度
物业管理公司行政办公制度
总则
第一条为规范公司行政办公行为,明确行政办公工作流程,保障行政办公体系高效、有序、协调地运作,特制定本制度。
第二条公司行政办公制度包括公文处理规定,行政办事制度,会议制度,请示、报告制度四项主要内容。
第三条公司行政与人力资源部负责公司行政工作的批办、督办、检查、协调和信息反馈。
第一章公文处理规定
第四条公文是贯彻党和国家方针、政策,贯彻上级指示精神,发布规章制度,实施经营决策,下达工作任务等各项管理工作的重要方式和途径。
第五条公司行政与人力资源部是公文处理工作的中枢部门,负责撰写、审核、处理公司往来公文,并指导监督各部门及各管理中心(处)的公文处理工作。
第六条公司常用的公文种类主要有:
(一)决定--用于对重要事项做出决策和安排;
(二)指示--用于对下级单位布置工作,阐明指导原则;
(三)公告--用于向公司内外宣布重大事项;
(四)通告--用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要知道的事项;
(五)会议纪要--用于记载和传达会议情况及议定事项;
(六)通知--用于传达上级批示、要求下级办理或知道的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。
(七)通报--用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况;
(八)请示--用于向上级请求指示、批准;
(九)报告--用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级询问;
(十)批复--用于答复下级请示事项;
(十一)总结--用于向上级做综合性的全面工作汇报;
(十二)计划--用于对今后工作做出全面安排;
(十三)签报--用于各部门向公司领导请示、汇报工作;
(十四)函--用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题;
(十五)复函--用于回复来函。
第七条公文格式包括下述内容:主办单位、分管领导审核、核稿、拟稿人、会签、标题、正文、发文单位及印章、主送对象、呈报、抄送(报)对象、发送对象、附件、发文字号、打印份数、校对、签发、主题词、发文时间、密级、紧急程度等。
(一)公文的标题应当准确、简要概括公文的主要内容,并标明公文种类;
(二)发文字号,一般包括单位代字、年号、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号;
(三)发文单位、主送单位应落全称;
(四)除会议纪要外的公文,一律加盖与发文单位相一致的印章;
(五)密级公文,应当分别标明'a级'(绝密)、'b级'(机密)、'c级'(秘密)字样;
(六)紧急公文,应当分别标明'特急'、'急'、'平急'字样;
(七)公文如有附件,应在正文之后,发文单位名称之前,注明附件的顺序和名称;
(八)呈报、主送、抄报、抄送、发送:
呈报,为文件内容的执行对象或必须呈达的上级主管单位;
主送,为文件内容的执行对象或必须送达的对象;
抄报,为需要了解文件内容的上级主管单位;
抄送,为需要了解文件内容的本单位领导、同级单位;
发送,为需要了解文件内容的下级单位。
向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,如果需同时报知另一上级单位,可用抄报的形式;
(九)发文时间应以领导签发的时间为准;联合发文,以最后签发单位领导的时间为准。
(十)公文应标明签发人,签发人为主签发人;
(十一)公文用纸为a4型,左侧装订;
(十二)对外行文的字体要求:
1、发文字号为四号宋体加粗;
2、标题为小二号宋体加粗;
3、发文对象为四号宋体加粗;
4、正文为四号宋体;
5、呈报、主送、抄报、抄送、发送对象为四号宋体;
6、主题词为四号黑体加粗。
第八条发文字号具体规定:
公司及各部门发文字号为:
1、物业管理有限公司物业(宁)字[年号]***号;
2、公司行政与人力资源部物业(宁)行人字[年号]***号;
3、公司财务部物业(宁)财字[年号]***号;
4、公司品质培训部物业(宁)品培字[年号]***号;
5、公司市场发展部物业(宁)市场字[年号]***号。
6、公司工程管理部物业(宁)工程字[年号]***号
第九条行文关系和规则:
(一)各管理中心(处)的行文关系,应根据各自的隶属关系和职责范围确定,在权限范围内可以自主行文;
(二)非紧急情况不得越级行文;
(三)各管理中心(处)不得直接向公司总部及以上单位行文。如确需请示公司总部或以上单位,应由各管理中心(处)拟稿,经公司行政与人力资源部审核,报公司总经理批准后,加盖公司印章、呈报;
(四)各管理中心(处)呈报公司的文件,统一报送至行政与人力资源部,报送一份即可,由公司行政与人力资源部根据需要向有关领导和部门送阅;
(五)除公司领导直接交办的事项和重大紧急情况外,行文原则上不得直接呈报领导个人;各管理中心(处)不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件;
(六)'报告'、'纪要'类公文中不得夹带请示事项;
(七)所有公文原则上统一由公司行政与人力资源部收发、登记、签转;紧急、特殊情况可直接由领导批转、交办,事后履行公文处理程序;
(八)凡传达、贯彻上级指示精神、决定;向上级的请示、报告;颁发公司规范性文件;发布具有全局性指导意义的通知、通告等公文,由主管职能部门拟稿,分管领导审核,总经理签发,并由行政与人力资源部统一编字号、印发。
第十条公文处理程序:
(一)公文处理程序为收文程序和发文程序。收文程序包括登记、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、封发和存档等;
(二)公司收文要统一制作《来文阅办表》,发文首页统一制作《发文稿纸》,传真使用统一的《图文传真》,部门签报统一使
用《文件会签单》;
(三)公司字发文应由总经理签发;部门发文,可由分管领导签发;一般性行政事务公文可由公司行政与人力资源部经理签发;
(四)凡涉及其他部门的公文,主办部门应主动与有关部门协商、会签。如果意见不一致时,应在公文会签中如实反映;
(五)撰写公文应注意事项:
1、符合党和国家的方针、政策、法律、法令及上级单位的规定;
2、内容详实、观点明确、文字精炼、条理清晰、标点符号正确;
3、公文中的人名、地点、数字要准确,引用公文要注明发文机关、公文字号、
标题和发文时间;
4、公文中的数字,应尽量使用阿拉伯数字;
5、发文时间使用中文数字标识;
6、请示问题应一文一事。
(六)公文受理应注意事项:
1、凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理;
2、各部门报公司领导审批的公文,除机密公文外须经行政与人力资源部签转各分管领导审阅、批示;
3、各管理中心(处)报公司的公文,应报公司行政与人力资源部,由行政与人力资源部根据公文内容签转涉及到的各部门,由各部门在职权范围内处理。若需报公司领导审批的,由该部门提出意见后,由行政与人力资源部签转有关领导审阅、批示;
4、机密公文由送文单位直接送分管领导审阅、批示。
(七)公司字发文均由公司行政与人力资源部核稿,主要做好公文的审核把关工作:
1、是否需要行文;
2、行文是否准确、简洁、明了、完整;
3、行文中涉及其他部门或单位的问题是否经过充分协商;
4、行文的格式、关系、内容、处理程序等是否符合本规定的要求。
(八)公文归档:
1、公文办理完毕后,具体承办人应根据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料,依据公文的等级送交公司行政与人力资源部或本部门相关人员分类存档。个人未经许可,不得私自保存应存档的公文;
2、对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。机密公文的销毁,应有行政与人力资源部专人监督,并进行登记。
第二章行政办事制度
第十一条公司对行政办事的要求是优质、高效、有序、协调及过程受控,各级人员必须依照职责权限,各司其职、各负其责。
第十二条公司行政办事规则:
(一)对于职责权限范围内的事项,必须认真、准确、及时办理,不得推诿、积压;
(二)对于超越职责权限范围的事项,必须遵循工作程序逐级请示、报告,一般不得越级请示、报告或擅自越权行事;
(三)对于跨部门事项,主办部门须主动与相关部门协商办理,相关部门要积极配合。意见不一致时,主办部门须向上级分管领导请示汇报,由上级分管领导协调解决。各部门均不得未经协调一致而擅自行事,否则,上级分管领导有权责令纠正或追究责任;
(四)对于不适合部门办理的事项,必须立即退回交办部门并说明理由;
(五)对于重大突发事件及处置意见,情况紧急时,可直接向公司领导请示、报告,但事后要向被超越的主管上级报告;
(六)公司领导直接交办或需要保密的事项以及发现损害公司利益、公司声誉的行为,可直接向公司有关领导请示、报告;
(七)公司领导在涉及财务、投资、人事等方面的决策性指示,必须有书面批示或文件,方可作为执行依据;
第十三条公司行政办事可以公文、电子邮件、传真、电话、口头等形式办理。若以电子邮件、传真、电话、口头形式办理,电子邮件、传真件正本、电话记录正本、口头记录正本及有关资料,在办理完毕后存档备考;若以公文形式办理,则转入公文办理程序。
第十四条行政办事程序的时限要求:
1、以公司名义的收、发文,均由公司行政与人力资源部进行登记,派专人监督,须做到事事有回复;
2、有具体时限要求的事项,按时限回复;
3、凡属公司级各类文件及上级来文,秘书填写《来文阅办》后,交由行政与人力资源部负责人做处理意见,报公司领导,再根据领导指示,传阅相关职能部门;
4、公司来文须当日批转,行政与人力资源部指定专人办理,或催办、监督、检查办理情况(需跟踪督办的),同时指定汇报时限;
5、公司发文,行政与人力资源部秘书填写《发文稿纸》后,交由领导签发,并于当日送达收文单位;
6、急事急办,第一时间处理标注'特急'、'急'的事项;
7、平急事项,从接受之日起三个工作日内回复;
8、涉及到技术性问题的事项,从接受之日起十个工作日内回复;
9、如工作需要限定完成时间,在交办工作时即应做出明确规定;不能按时限完成或回复的事情,必须向相关方面说明理由和最后完成日期。
第十五条公司行政办事分办理事项和阅知事项。
(一)办理事项为上级指示、下级请示及与有关单位商洽的事项;
(二)阅知事项为上级通报、下级报告及各类简报、信息等。
第十六条办理事项的工作程序:
(一)行政与人力资源部对公司办理事项进行登记,并依据公司领导的分工和各部门的职责范围,提出批办意见后,签转相关部门主办或直接签转公司领导批示;
(二)主办部门:
1、依据职责权限范围办理;
2、根据领导的批示或会议决定办理;
3、必要时向公司分管领导请示、报告。
(三)公司分管领导
1、依据职责权限批示;
2、必要时向其他分管领导通报;
3、必要时召开专题会议研究决定;
4、必要时向总经理请示、报告;
5、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。
(四)总经理
1、依据职责权限批示;
2、必要时提交经营班子办公会研究决定;
3、必要时按行文程序向上级单位请示、报告。
第十七条阅知事项的工作程序:
(一)行政与人力资源部对公司阅知事项进行登记,并签转公司领导、相关部门或管理中心(处)阅知;
(二)公司总经理或分管总经理助理认为有必要时,由行政与人力资源部签转相关部门或管理中心(处)阅知;
(三)公司各部门、各管理中心(处)有需要公司领导阅知事项的信息、简报
等可先报行政与人力资源部转相关领导阅知;
(四)公司领导对阅知事项如有批示的,由行政与人力资源部及时反馈给相关部门及各管理中心(处)。
第三章会议制度
第十八条行政会议是实施企业管理的重要行政办公手段之一,公司对会议要求精简、实效、控制数量、提高质量。会议议题要提前拟定并发出通知,与会者须认真准备。会议决议以会议纪要为准。经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会的会议纪要解释权归公司总经理,专题会会议纪要解释权归主持专题会的公司领导。
第十九条公司会议有经营班子办公会、总经理办公会、年度工作会议、专题会议。公司各部门可根据本部门实际工作需要自行决定召开部门会议。
(一)总经理办公会
1、总经理办公会是公司经营决策层贯彻上级指示,研究、分析、确定公司重大经营行为,决定公司重大事项等的高层领导行政会议;
2、总经理办公会由总经理主持,公司经营班子成员参加,可以根据会议内容邀请上级单位领导参加或安排有关人员列席会议;
3、总经理办公会原则上于每月末召开,因工作需要也可临时召开。会议议题由行政与人力资源部征求公司经营班子成员意见后确定,负责会议记录,形成会议纪要。
4、总经理办公会的主要内容:贯彻落实经营班子办公会形成的关于公司整体发展战略、经营管理目标的重大决策;听取各部门在经营、管理、发展等工作的汇报并就遇到的重大问题提出处理意见;分析公司部门经理以上人员和管理中心(处)领导成员的工作能力、水平及业务素质并做相应调整等主要经营管理工作的行政例会;
2、总经理办公会由总经理主持,总经理因事可延期举行或委托公司其他领导主持召开;
3、总经理办公会
由经营班子成员、各部门负责人参加,如会议内容涉及相关单位,总经理可临时决定列席人员;
4、总经理办公会由行政与人力资源部征求与会公司领导及各部门意见后确定会议议题,负责会议记录,形成会议纪要。
(二)项目办公例会
1、项目办公例会于每月末第一周上午9:00召开,各部门、管理中心(处)负责人参加。
2、项目办公例会内容同二十五条第二款'月报内容'。
(三)年度工作会议
1、年度工作会议是公司总结上年度工作、制定下年度工作计划、与各管理中心(处)签订经营管理目标责任书、交流工作经验、表彰先进的年度大会,原则上于每年三月初召开(总部年度工作会议召开后进行);
2、年度工作会议由公司经营班子成员、公司部门经理、管理中心(处)负责人以上人员参加;
3、年度工作会议由公司行政与人力资源部负责筹备,有关部门和管理中心(处)协助相关工作。会议组织、议程安排等工作由行政与人力资源部征询有关方面意见后提出,并报请总经理审定;
4、公司行政与人力资源部负责会议记录,形成会议纪要。
(四)专题会
1、专题会议是公司研究决定经营管理中具体事项、解决具体问题的专门会议;
2、专题会议由公司领导根据情况确定召开并主持,参加会议的成员由主持会议的领导自行确定;
3、专题会议要研究的内容由会议所讨论专题的主要负责部门准备,并报主持会议的领导审定。会议文件、所需资料、会议记录、形成会议纪要等工作亦由主责部门负责。会议纪要形成后报主持会议的领导签发,报备公司行政与人力资源部。
第二十条各类会议的会议纪要,须在会议结束后四个小时内做出。行政与人力资源部要做好会议纪要中各项工作安排的跟踪、催办和检查。
第四章请示、报告制度
第二十一条请示、报告制度是公司行政工作的基本制度,在公司各项工作中,必须严格遵守请示、报告制度。请示、报告的基本要求是及时、准确、观点明确、文字简洁。请示、报告一般采取签报或编号文件的方式。
第二十二条请示是指下级单位向上级单位请求指示、批准的办事程序,凡是超越职权和职责范围的事项都应按规定请示;报告是指下级单位按照要求向上级单位报告工作、反映情况、提出建议、答复上级单位的询问,不需要上级单位做出指示、批准的办事程序,凡是重要工作和事项,都应按规定报告。
第二十三条下列事项必须请示、报告:
(一)各部门、管理中心(处)重要决议、决定的制定;
(二)各管理中心(处)经营管理活动的开展、合同协议;
(三)各管理中心(处)贯彻本公司工作方针、决议、决定的情况及所遇到的特殊问题和解决方案;
(四)对外新闻发布、公关外事活动以及对相关人员的邀请;
(五)公司重大活动安排以及需要公司领导参加的会议、仪式;
(六)重要的人事安排、人员调动、干部违纪的调查处理等;
(七)公司各部门经理及管理中心(处)负责人以上人员出差、公司出国;
(八)重大突发事件及事故。
第二十四条请示、报告的工作程序
(一)对于第二十三条第一、第二款有关内容,凡是需要向公司总经理请示、报告的,由有关部门起草签报,经公司行政与人力资源部核稿后,呈公司总经理签署,以公司名义上报;公司需向上级单位请示、报告的,日常办公文件,由主办部门起草正式文件,经公司行政与人力资源部核稿后,呈总经理签发,以公司名义上报,重要的请示报告文件要经公司总经理签发。
(二)对于第二十三条第三款有关内容,由主办部门起草签发,经部门负责人、管理中心(处)总经理签字,以公司部门或管理中心(处)名义上报公司分管领导审批。
(三)对于第二十三条第四、第五款有关内容,由主办部门起草,经公司或管理中心(处)总经理签字后报上级单位分管领导审批。
(四)对于第二十三条第六款有关内容,由公司行政与人力资源部具体承办。
(五)对于第二十三条第七款有关内容,必须提前逐级请示和经过批准。领导干部出差、出国要统筹兼顾,注意轻重缓急,至少留有一名经营班子成员主持日常工作。凡是涉及公司重大事项的出差、出国,人员返回后六个工作日内要向批准人提交书面报告。
(六)对于第二十三条第八款有关内容,必须立即请示、报告。另在当月或当季的报告中要有所体现。
第二十五条公司日常工作报告制度
(一)公司向上级单位的日常工作报告,除必须报告第二十三条规定的事项外,日常工作情况按周、月、季、半年、年度向上级单位报告,并可根据上级单位要求随时上报或调整上报:
1、月报,即经营情况月报表,报告公司各部门、管理中心(处)当月主要经营管理情况及财务月报表,下月的工
作计划及需上级单位协调与支持的内容。由公司行政与人力资源部汇总各职能部门月报表,报批公司总经理后于下月五日前报上级单位(或按总部要求时间报);
2、各部门、管理中心(处)半年述职报告,结合财务主要指标,对重大经营管理活动进行分析、总结,报告前两个季度的主要工作情况和六月份财务月报表,以及下半年的工作计划,需上级单位协调及支持的内容等。由公司各部门、管理中心(处)做半年述职报告,原则上于七月五日前上报,或根据上级单位要求调整上报时间(或按总部要求时间报);
3、公司总经理年度工作报告,即全年工作报告,由公司总经理报告本年度主要工作情况、全年经营指标完成情况、年度财务报表及主要财务指标的说明及分析、下年度工作计划及需上级单位协调支持的内容等,于下年度一月十日前上报,或根据上级单位要求调整上报时间。
第二十六条请示、报告规则及时限
(一)凡请示、报告事项,在时间允许的情况下,都应有正式书面文件。特殊、紧急情况,可先电话请示,得到批准后要填写《电话请示单》,事后将《电话请示单》传真给报批领导确认,并补办相应的公文办公程序;较急情况下可发传真请示,经领导传真批示认可后再实施;
(二)日常事项的行文报批,一般在三个工作日之内批复;紧急事项的批复一般不多于二个工作日;特殊情况不能及时批复的,要向请示单位(部门)说明原因。
(二)请示、报告时,各部门、管理中心(处)或具体承办人要对请示、报告事项提出意见或建议,必要时应附相关资料,便于上级单位领导做出决策。涉及到有关方面的,要有会签意见;
(三)请示应尽量提前,以便上级单位有较充裕的时间研究讨论。在请示未正式批复之前,不得擅自执行请示的有关内容;
(四)报告要准时,公司及各管理中心(处)要按日常报告制度中规定的时限,如期报告。各部门及管理中心(处)的工作报告由公司行政与人力资源部负责监督和催办。
第五章附则
第二十七条本制度适用于公司管理中心(处)。
第二十八条本制度由公司行政与人力资源部负责解释、修订。
第2篇 物业公司保洁管理制度
【物业公司保洁管理制度范本】
为保持干净整洁,使住(用)户享有优雅舒适的生活环境,结合管辖区实际情况,特制订本制度。
(一)清扫保洁队员应热爱本职工作,培养良好的职业道德和敬业精神,不怕苦、不怕脏、不怕累,用辛勤汗水赢得社会的尊重和承认。
(二)严格执行清扫保洁工作程序,按时完成各项任务,并按规定质量标准检查验收。
(1) 每天清扫行车道路两次,上下午各一次。
(2) 每天早上清扫绿化带、公共场所、人行道等各一次。
(3) 每天清运垃圾一次。电梯间、楼梯每周擦抹两遍。
(4) 每隔三天清洗垃圾桶及其周边一次。
(5) 每十天用药物喷杀蚊、蝇、虫一次,主要在垃圾桶、明沟、绿化槽、排水、排污井等处。
(6) 每季度疏通沙井一次。
(一)完成规定清洁任务后,应在区内认真巡查保洁,制止破坏环境卫生的行为。
(二)业主、住户提出预约上门卫生清洁服务或报告管道堵塞,必须在24小时内处理完毕。
(三)保洁员在当班时间发现不卫生现象时,应立即予以清除,如工作量过大,应向领导报告,组织保洁员进行清除。
(四)认真使用、保管各种清洁工具、机具,不得随意乱放,以免丢失、损坏。有意损坏或丢失工具者,要照价赔偿。
(五)严格遵守劳动纪律,按时上、下班,上班时不得无故离开工作岗位,不得无故旷工,请病、事假须得到上级批准。
(六)注意仪容仪表,上班时应穿工作服、戴工牌,不得穿拖鞋、短裤上岗。
(七)符合下列条件之一者,将给予嘉奖、晋升:
(1) 对搞好清扫保洁队管理,提高服务质量有贡献者.
(2) 在服务工作中,创造优异成绩者。
(八)违反劳动纪律和严重违法乱纪行为者,将按规定给予警告、停职直至开除的处理。
第3篇 a物业管理公司员工服装管理制度
物业管理公司员工服装管理制度
凡进入公司工作人员试用期满合格后必须按不同岗位统一购制工作服(保安员含试用期),其具体规定如下:
1.使用期限
1.1 管理层干部、保安员制服使用期为36个月。
1.2 其他迷彩服、水电工服、清洁工服使用期为24个月。
1.3保安员帽子使用期为18个月,腰带使用期为24个月,领带使用期为6个月,手套使用期为3个月,皮鞋使用期为18个月。
2.辞工离职折算标准(均以制购第一套工服之日起算)
2.1 除保安员服装及标志物、腰带、帽子、领带、精神带辞工时须全部交回(若有丢失,照价赔偿)外,其它人员辞工服装不予回收。
2.2 管理人员辞工,工作不满12个月(含12个月),离职时服装押金不予退回;工作满12个月,不满18个月(含18个月)扣服装押金的80%;满18个月,不满24个月扣服装押金的50%;满24个月(含24个月)以上者服装押金全额退回。
2.3 水电工、清洁工辞工,工作不满6个月(含6个月)服装押金不予退回;工作满6个月,不满12个月(含12个月)扣服装押金的80%;不满18个月的扣服装押金的50%;满18个月(含18个月)以上者服装押金全额退回。
2.4 保安员辞工工作不满6个月(含6个月),离职时扣服装押金的30%;工作不满12个月(含12个月),离职时扣服装押金的20%;工作不满18个月(含18个月),离职时扣服装押金的10%;工作满18个月以上者服装押金全额退回。
2.5 所有服装金额扣款方式参照综合部有关规定办。
3、所有服装物品统一购制,造册发放。
4.着装及换装时间规定
4.1 每年4月5日和11月1日为公司统一夏(冬)装换季时间,如有特殊情况,视当时条件另行通知。
4.2 员工进入公司视季节决定先发放夏装或冬装,换季之前各部门各管理处需安排领用好换季服装及物品。
4.3 夏、冬装不得混穿,下班后不得穿工作服外出。
第4篇 某物业公司财务管理制度怎么写
f物业公司财务管理制度
第一条 为了加强公司财务管理,规范公司财务行为,合理控制成本费用支出,根据《企业财务通则》规定,结合公司经营性质,特制定本财务管理规定。
第记账,做到会计账、出纳账、银行账三账余额三符。
(2) 出纳员每月初要及时从银行取回存款对账单,逐笔勾对。对未达账或银企余额不符的,要查明原因,编制银行调节明细表进行调节。调节表一联留存一联返馈银行。
第八条 往来账的管理
(1) 项目部要对本部正在执行的往来单位合同进行清理,对过期或收费金额、收费方式发生变化的合同原则上应重新签订,并提供给财务部新的收费合同及清单。如不能重新签订的合同,应在清单中注明双方认可的收费金额和收费方式,便于财务部门敦促催收。
(2) 应收款的增加和确定必须要素取价款的凭据,如:合同、收据、发票、借款条,禁止凭空挂账和销账。
⑶ 根据合同预付款时,需提供合同、协议书等有关资料和付款申请,经办人签名、部门负责人签字、总经理批准后财务方可付款。
(4) 应付企业的账款和代收的应付的款项支付时应由经办人提出付款申请,总经理签字,财务方可支付。
(5) 财务部门应建立往来单位客户档案信息,应收款和应付分别设置明细账核算,定期对账。
第九条 本制度适用公司全体员工。f
第5篇 物业公司车辆管理程序制度
物业公司车辆管理程序
1.目的:
加强小区停车场的管理,保障私人车位使用权不受侵犯,保障停车有序和安全。
2.适用范围:
适用本小区车辆管理。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.7、4.8、4.9、4.10、4.13章
3.2 iso9002标准4.7、4.8、4.9、4.10、4.13章
4.职责:
4.1保安服务部按《车辆通行、停放收费办法》为小区住户提供车辆停放车位服务,并做好登记和宣传工作。
4.2保安服务部的车管员、保安员负责日常的车辆停放秩序、车辆安全管理。
4.3保安服务部主任负责对车管员、保安员工作监督与检查。
5.工作程序:
5.1对使用小区各种车证车辆管理:
5.1.1保安服务部每年根据住户租用车证期限,到期发放《车位续租通知单》,通知住户到经营管理部办理续租、换证、收费手续。
5.1.2住户续租车位、更换停车证要填写《机动车位登记表》并请住户将车证放在明显处。
5.1.3对持有小区车证的车辆进入小区时,由保安门岗确认其合法性后,打手势放行。
5.1.4每日20时至次日6时前,持小区车证的车辆进出小区时,须在《机动车进小区登记表》、《机动车出小区登记表》中进行登记。
5.1.5每日6时至20时前持小区车证的车辆进出小区时无须登记。
5.2无证车辆管理:
5.2.1此类车辆是指各大公司办理公务,探亲访友者所乘车辆。
5.2.2无证车辆进入小区时,保安人员问清去向,所办何事,填写在
《机动车进小区登记表》、《机动车出小区登记表》和《会客证》,并告知司机不能占用私人车位,如果占用,必须在17:00前离开,以免影响个人使用。
5.2.3此类车辆未经保安保安服务部同意一律不得在小区过夜 。
5.3搬家、拉物车辆管理:
5.3.1住户搬家需到经营管理部填写《出小货物登记单》,将大件物品填写在物品名细项目内,经门岗验证无误后方可放行。
5.3.2住户委托他人协助搬家、搬物时,需在《出小区货物登记单》受托人项目中填写姓名及证件号码。
5.3.3住户拉物出小区时,由门岗确认合法性(指确实时住户本人)由门岗填写《出小区货物登记单》由住户签字,即可放行。
5.4除以上程序外,小区内车辆管理执行《车辆管理规定》。
5.5停车场的标识:
5.5.1地面停车位的标识:地面停车场由交通管理局划制的长5m,宽2.5m的车位线,喷制车位号。
5.5.2地下车库的标识:在入口处挂有限高2.2m的标志牌,车位线和车位号同地面停车场相同。
5.5.3在工作过程中,使用《物业管理服务规范用语》。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《车辆管理规定》ej-wi-qp4.8-01
6.2《地下车库车辆管理规定》ej-wi-qp4.8-02
6.3《机动车车位登记表》ej-qr-qp4.8-01
6.4《机动车出小区登记表》ej-qr-qp4.8-02a
6.5《机动车进小区登记表》ej-qr-qp4.8-02b
6.6《地下车库车辆登记表》ej-qr-qp4.8-03
6.7《出小区货物登记单》ej-qr-qp4.8-04
6.8《会客证》ej-qr-qp4.1-13
6.9《车位续租通知单》ej-qr-qp4.8-05
第6篇 某某物业公司印章使用管理制度
某物业公司印章使用管理制度
第一章 总则
第一条、为加强公司印章管理,规范公司印章的刻制、使用、保管以及停用和作废,特制定本制度。
第二条、公司印章是指在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需要以公司以及内设部门的名义证明其真实性和有效性而使用的印章。
第二章 公司印章的种类
第三条、公司公章按照法定程序在工商管理机关注册后,在注册地公安机关等级备案而刻制的对外具有法人效应的印章。
第四条、公司业务专用章 代表和行使某项专业内容和权利的印章,如合同专用章、财务章等。
第五条、法定代表人名章 刻有公司法定代表人个人名字的印章
第三章 公司印章的申请、刻制、启用与废止
第六条、公司因业务发展需要刻制印时,由申请单位(部门)向人力行政部提出书面申请,人力行政部审查后报经理和总裁审批。
第七条、公司印章的刻制由人力行政部统一负责,刻制标准应符合国家有关规定。
第八条、公司在发生印章遗失、损毁和被盗情况时,责任人应立即向上级汇报,人力行政部须采取有力措施,查清原因,落实责任,减少和弥补损失。
第九条、新印章在使用前应首先办理登记,并要加盖印模。
第十条、因机构变更或其他原因而废止的印章,人力行政部门应立即将印章封存处理并进行封存日期登记。原则上,废止的印章应封存三年以上才可切角销毁。印章的封存和销毁应报经总裁审批。
第四章 印章的使用
第十一条、管理公司的各类印章(财务章除外),由人力行政部统一保管。主要职责是,根据公司发展需要确定公司印章的种类、范围、数量;负责印章的刻制、停用和销毁;保管公司的各类印章,制定印章管理制度和监督、检查印章管理制度的执行情况。
第十二条、公司印章应严格执行印章审批和登记程序,原则上先审批后用章,使用人应填写'印章使用审批表',人力行政部'登记印章使用的登记簿'。
第十三条、一般事务性用章,由用章单位(部门)经理负责初步审批,经办人持所在单位(部门)经理已签字的'印章使用审批表'到人力行政部加盖印章,人力行政部经理审查通过后在印章审批表上签字,由印章保管人负责在需加盖印章的文件上加盖印章。
第十四条、合同类文件经合同小组审定,总裁签字后,人力行政部核实后盖章。
第十五条、凡涉及对外投资、合作、资产重组、所有权变更、企业法人或者名称变更、债权债务处置、担保、货币支付以及对公司名誉和经济利益产生影响的用章,须由用章单位(部门)经理、和总裁共同审批。
第十六条、公司各类业务合同必须使用合同章,不允许使用行政公章。
第十七条、人力行政部应指定专人管理印章,管理人要对所加盖印章的文件逐一核实,对经过审批后的文件加盖公章。
第十八条、原则上公司的各类印章不得携带外出使用,特殊情况经经理、总裁批准,人力行政部应进行登记备案,由不少于两名工作人员携带外出使用,使用完毕后迅速交回人力行政部和汇报使用情况,不得带往其它地点。
第十九条、严禁开具加盖各类印章的空白信函和证明,如因工作需要确需开具的,须经总裁批准。人力行政部应进行登记备案。持空白信函和证明外出工作归来后,须于当日向人力行政部汇报使用情况,未使用的必须交回。
第五章 其他
第二十条、严禁未经批准擅自刻制印章,严禁违反规定使用印章。
第二十一条、违反印章刻制、保管、使用规定,视情节轻重追究责任人的行政和经济责任,触犯法律者,提请司法机关依法追究法律责任。
第二十二条、本制度自发布之日起施行,由总裁办公会负责解释并修改。
第7篇 物业管理公司档案资料管理制度-4
物业管理公司档案资料管理制度(4)
一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。
二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。
三、档案资料员工作职责
1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。
3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。
4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。
5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。
四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。
五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。
第8篇 项目物业公司工服管理制度
物业项目公司工服管理制度
为保证员工服务管理的规范,充分展示物业管理的服务形象,根据物业管理的规范要求和服装实际情况制订本管理制度。
一、服装是员工仪容仪表的重要组成部分,最直接体现我们服务形象,因此必须很好的加以规范。对违反服装管理制度,按照相关规定进行处罚。
二、员工服装购买由部门提出购买计划,归口行政人事部统计、管理,经公司总经理审批后实施。
三、员工服装由行政人事部统一管理,确保不遗失、不损坏,做好公用和离职上缴服装清洗整理工作,各部门负责人负责本部门的服装领用和使用情况的监督。
四、员工上班时,应按规定穿着好服装,保持服装整洁卫生,印有公司标志的服装,不得在小区外穿着。
五、员工应爱惜好工作服装,保持好服装的穿着质量,不得损坏,未到规定更换时间,因个人原因造成损坏遗失的,须按原购买价购买或赔偿。
六、员工服装的使用年限暂定为两年。
七、护卫、维修、清洁等操作层员工离职须将所发服装完整上交,对出现人为损坏的,应照价赔偿,上交服装时每套收取10元的干洗消毒费,床上用品每套收取20元的干洗消毒费,贴身衣物原则上不上交,试用期员工离职的全额收取服装费,转正后员工离职的减半收取服装费,超过一年原则张不扣发服装使用费。
八、一般管理人员的服装离职时原则上不上交,服务期限未超过一年的扣除折旧费用后收取服装使用费,超过一年原则上不扣发服装使用费。
第9篇 某物业公司各部门物料管理制度
物业公司各部门物料管理制度
一、客房用品管理制度
采用'消耗品的定额管理法'。其操作程序如下:
1.制定各项消耗品的定额数量及金额。
(1)统计住客房经营出租每间每天的各项消耗品实际耗用量。
(2)根据目前客经营状况及控制者的意愿,初步制定在正常情况下客房每间每天各项消耗品用量的计划数(客房一次性用品配备情况:vip房24.52元,豪套12.01元,高套11.79元,双人间16.98元,单间11.79元)。
(3)以此计划数乘以一个百分比(一般在80%-90%左右),核算出每间房的定额消耗量。
(4)根据各项消耗品的单价,以及房间的出租率核算出其金额。
2.编制'客房消耗用品定额控制表',根据各种房型每天的出租率核算客房一次性消耗品的定额,月末结帐时统计当月客房实际耗用消耗品的金额,进行对比。
3.制定定额消耗品的节省提奖率和超额的罚款率。两种比率应一致,一般控制在10%以内。超过定额数的90%按超过部分的10%罚款,低于定额数的80%按节省部分的10%奖励。
4.客房部以楼层为单位予以实施。
5.客房从总仓领出消耗品存入部门小仓库,然后发放到楼层使用。同时根据使用量不断进行补充。
6.每次领用时,总仓和小仓库都认真做好记录。
7.月末,大、小仓库的仓管员做出客房部及楼层实际领用各项消耗品的明细表。
8.根据仓库提供的明细表,对照规定的消耗定额数,核算并编制当月客房部(按楼层分)各项消耗品实际耗用表。表中既有实际耗用量及金额,又有通过同定额进行对比后核算出的增减数量及金额。
9.根据当月消耗品使用的增减金额数,与工效挂钩一起核算。
10.将当月各项消耗品定额控制表及写出的情况说明一并交客房部经理、总经理审批。
11.审批后,财务部按当月消耗品使用实绩给予客房部发奖或罚款。
12.稽核整理保存每月核算报表及报告等有关资料,为今后制定更合理的定额数据创造条件。
13.了解掌握各项消耗品的进价,一旦价格发生变动,需及时调整各项消耗品的定额数指标。
二、客房大堂吧、迷你吧的物品管理制度
大堂吧、迷你吧由专人负责管理,每天根据销售情况做销售日报表,报稽核核查每天的销售收入(包括宴请),月末根据收发情况,做进销存的月报,对实物进行盘点,做到帐实相符。
三、工程材料、工具管理制度
1.根据各类工程材料的收发料单,部门主管或领班登记分类明细金额数量帐。
2.登记维修队个人领用工具的辅助帐。当领用人员发生变动时,及时变动人员姓名、或转移注销其名单、工具名称。
3.根据月发料单进行统计、核价、计算,并按材料品种及部门编制月领用明细表。
4.月末编制工程材料的收发存月报。
5.财务稽核每月25日同工程材料管理员核对实物帐,做到帐帐相符。
6.凭据各部门报修的维修单,维修队进行维修,维修队填写维修情况及所需材料的数量、金额、品名等详细资料,由报修部门签字认可,其中维修单财务联应上交财务,月末财务根据工程维修单上注明的材料使用、消耗情况核查。
7.熟悉了解各种工程材料的使用、消耗情况,对非正常的或报损的材料要协助查明原因并写报告上报部门主管,对于报损的工具要以旧换新,填写报损单申请报损。
签署人:
z物业管理有限公司
第10篇 物业公司财务管理制度总则
物业公司财务管理制度之总则
第一条 为规范财务管理,维护财经纪律,加强财务监督,保障股东和债权人的合法权益,不断提高经济效益,进一步完善财务为中心的财务管理模式,特制定《浙江纳德物业管理有限公司财务管理制度》(以下简称《本制度》)。
第二条 本制度根据《公司法》、《会计法》、《企业会计制度》、《企业会计准则》、《企业财务通则》等法规制定。
第三条 本制度适用于浙江纳德物业管理有限公司。
第四条 公司按照相关法规做好会计工作,按期出具财务报告,并经执业注册会计师出具审计意见。
第五条 公司要发挥财务计划、财务决策、财务控制职能,加强筹资、投资、利润分配工作,及时完成财务分析供经营管理决策参考,控制成本费用,提高资金使用效益,确保公司资产安全完整。
第11篇 某物业公司前台管理制度怎么写
制度内容
1. 前台交接班制度
1] 理好工作台,使下一班人员感到整洁、舒适,有条理。
2] 交班人员应将本班工作进行情况做好详细记录,并向接班人员如实反映。
3. ] 接班人员应认真阅读工作日记,以了解上一班的工作情况。
4] 交接班人员应明确回复接班人员提出的问题,并和接班人员共同核实,检查设备运行情况。
5] 接班人员发现交班人员未认真完成工作,或检查中发现问题,应向交班人员提出,如交班人员不能给予明确回复,接班人员可拒绝接班,并报上级领导处理。
6] 当交班人员检查工作完成,并且接班人员无任何疑问后,接班人员方算结束。
7] 交接班检查记录:
(1) 每天每班次都要有专人进行记录。
(2) 记录必须交班人签名认可,每天由经理、当值主任负责审阅签名。
(3) 交接检查事项。
2. 前台服务管理制度
前台的各项工作由客户服务主任负责监督管理。
为使前台的服务符合规范,服务人员在工作中应遵守以下制度:
1] 热情迎送客户,主动问好,仪态端庄,仪表整洁2] 严禁空岗,遇有特殊情况向领班请示后,有人接替方可离开3.] 每日8:10-9:00应在接待台前站立服务,站立时始终面对大堂,站姿端正,不得倚靠接待台;
遇客人询问,在接待台内站立服务
4] 见到经理以上或重要客户必须站立,微笑并问好
5] 接打私人电话不得超过5分钟,不得在值岗期间说笑聊天
6] 接待客户有关服务方面的询问要有问必答,礼貌待客,百问不厌
7] 一旦遇到客户投诉,不论正确与否,先笑意接受,如自身不能解决问题,要求立即上报领班
8] 如遇外来客人询问大厦内客户的情况,只能提供房间号码,注意保密纪律
9] 大堂内发生特殊情况不能及时处理时,要迅速报告领班或客服主任
10] 保持台内、台面清洁,不得摆放与工作无关的任何物品
3.9.2 适用范围
大厦前台对客服务的管理
3.9.3 管理标准
1. 应答客户和客户的询问时要站立说话,不能坐着回答。
要思想集中、全神贯注地去聆听,不能侧身目视它处。
说话时应面带笑容,亲切热情。
2. 如果客户的语速过快或含糊不清,可以亲切地说:“对不起,请您说慢一点。
”或“对不起,请您再说一遍,好吗”3. 对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向客户致歉,待查询或请示后再向客户作答。
凡是答应客户随后答复的事,届时一定要守信。
4. 回答客户问题时要做到语气婉转,口齿清晰,声音大小适合,同时还要停下手中的工作,不能只顾一人而冷落了他人。
5. 对客户的合理要求,要尽量迅速作出答复。
对客户的过分或无理的要求要沉住气。
6. 如果客户称赞你的良好服务,也不要沾沾自喜,应谦逊的回答:谢谢您的夸奖,这是我应该做的事情。
7. 面带微笑真诚服务,这是前台接待的基本要求,所以我们在服务工作中要树立“笑迎天下客”的良好风气。
第12篇 物业公司保安部交接班制度范本
物业公司保安部交接班制度范本
1. 接班人员提前20分钟做好接班的准备工作,准时接班。
2. 接班人员要在值班室当面清点应交接的物品(如交接班本来访登记本、手电筒、放行条、对讲机等),检查值班室内外卫生及值班用品的性能。
发现问题做 好记录,并立即向班长和队长汇报,否则接班后发现的问题,后果由当接班人员要负责。
3. 交班人员要负责检查接班人员,警容风纪,发现问题应及时纠正,对不听从劝告者要向保安部汇报,交班接班人员不得互相包庇,如有发现,两者都要严肃处理。
4. 凡因交接班分不清而发生问题,要根据具体情况追查双方责任。
5. 凡是交接时间已到,接班人员尚未到位接班的。
交班人员做好记录,(包括时间和接班人员),同时交班人员要立即向班长汇报,班长不在时,要向保安部汇报,直到班长或队长安排人员值班,才能离开岗位。
