第1篇 物业管理公司例会制度
物业管理公司例会制度(试行)
第一条目的
通过开展例会制度,达到加强内部管理、提高物业服务品质、培养员工素质的目的。
第二条原则
例会制度应符合客观实际,具备可行性高,操作性强的原则。
第三条例会的形式
根据管理项目特点、例会召开方式、参加对象的不同,例会形式分为:
一、管理项目周例会;
二、班组周例会;(主要为工程、保洁班组)
三、日讲评;
四、班组长晨会。
第四条周例会制度:
一、每周召开一次,参加人员主要为领班以上人员;
二、主要内容:
1、管理项目负责人总结上周(本周)工作情况,并布置本周(下周)重点工作;
2、传达公司会议及相关文件精神;
3、管理项目、班组需协调、解决的事宜。
第五条日讲评制度:
做到班前有要求、班后有讲评。
一、于每次交接班前、后5分钟,参加人员为全体当班员工;
二、主要内容:
1、当班需注意、重视的事项;
2、讲评本班次的当班情况、成绩、问题。
第六条班组长晨会制度:
一、管理项目所有当班领班参加,由项目负责人主持,时间约为15分钟左右;
二、主要内容:
1、汇报各班组的检查与落实情况;
2、研究整改未落实的工作,进行跟踪检查;
3、总结交流各岗位的工作绩效。
第七条例会、讲评内容应按照公司行政办公制度要求,以工作日志形式记录。
第八条为保障例会制度的实施效果,公司将对例会内容进行检查与考核。
第九条本制度由公司行政与人力资源部负责解释。
第十条本制度自颁发之日起执行。
第2篇 物业管理公司印章管理制度9
物业管理公司印章管理制度(九)
第一条 总则
1.印章是公司经营管理活动中行使职权,明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具,印章的管理,关系到公司的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为防止不利事件的发生,维护公司的利益,制定本制度。
2.经总经理授权由公司办公室全面负责公司的印章管理工作,发放,回收印章,监督印章的保管和使用。
3.本规定中所指印章是指在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
第二条 印章的保管
1.公司采取分级保管的办法,各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。
2.印章必须由各保管人妥善保管,不得转借他人。
3.公司建立印章管理表,专人领取和归还印章时按要求在表上予以登记。
4.员工离职时,须办理归还印章手续,作为移交工作的一部分。
5.公司印章的刻制、改刻与废止方案由办公室提出,总经理批准。
6.办公室必须在提出的议案中对新旧公司印章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限做出说明。
7.公司印章的刻制由办公室负责,更换或废止的印章应由规定的印章管理人交还办公室主任(或其委托人)。
8.除特别需要外,废止印章一般由办公室保存三年。
9.公司印章散失、损坏、被盗时,各管理者应迅速向办公室递交遗失报告书,办公室主任应根据情况及时处理并上报主管副总经理。
第三条 印章的使用
1.公司将印章分为一般印章和重要印章(重要印章为办公室和财务部保管的印章),重要印章须经本制度所规定的履行审核手续方可使用。
2.经办人需使用印章,须提出申请,先填写印章使用单,与所需用印的文件一并交部门经理审核。
3.经部门经理审核,同意的再根据需要转其他部门或根据印章使用权限逐级上报审核,无此需要的直接交印章保管人,否决的则退回。
4.经其他部门或逐级审核,同意的最后交该印章保管人。
5.印章保管人对文件和印章使用单签署情况予以审核,同意的则用印,否决的则退回。
6.重要印章保管人对其所保管的印章的使用拥有最后的决定权,是印章使用权限人。
7.在逐级审核过程中,经审核被否决的,予以退回。
8.在其他部门审核过程中,经审核被否定的,经办人可根据具体情况决定退回,或继续流转并将有关部门的签署意见予以保留。
9.公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。
10.印章使用单所载内容必须与所盖章的文件内容相符,否则不予盖章。
11.涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。
12.印章保管人对于自行使用的常用印章无须经上述程序。
13.用印后该印章使用单作为使用印章的依据由印章保管人留存,定期整理后交办公室归档。
14.印章原则上不许带出公司,对确需将印章带出使用的,应填写印章使用单,载明事项,按上述程序审核,经同意后由两人以上共同前往方可携带使用。
15.本办法中重要印章保管和使用的权限由公司定期发布重要印章使用权限清单作出规定。
16.一般印章由保管人在部门经理监督下使用,无须经上述程序。
第四条 责任
1.印章保管人必须妥善保管印章,不得遗失,如遗失,必须及时向办公室报告。
2.必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。
3.违反本办法的规定,给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处分,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
第六条 附则
本制度附印章使用权限清单。
第3篇 物业公司厨房原料申购管理制度怎么写
物业公司项目厨房原料申购管理制度1.目的确保原料准时采购到位,保证食堂的餐饮服务顺利进行。
2. 范围适用于城服务中心食堂。
3. 职责3.1当值厨师每天根据仓库的存货量及当天预计用量作原材料申购计划。
3. 2食堂主管负责对采购数量进行审核。
4. 过程控制
4.1无接待任务
4.1.1仓管员每周将仓库货物数量报指定厨师,由厨师编制《每日食品原材料采购申请单》报主管部门审批后,明确到货日期后交采购员进行采购。
4.1.2厨师每天上午完成第二天所需原材料采购计划,并编制采购申请单报主管部门及领导审批,如有特别说明的,需在采购申请单注明。
4.1.3食堂主管每天下午三点前将已审批完成后采购申请单交采购员。
4.1.4原材料没有及时到位,同时未接到公司有关接待通知,仓管员要及时同采购人员联络。
4.2有接待任务
4.2.1 接到公司接待通知单后,厨师在接待前3天将接待菜单送食堂主管审批后,报公司相关领导审批。
4.2.2 菜单通过相关领导审核后,厨师会同仓管员对仓库物资进行清点,由厨师提前2天编制物资采购计划,由食堂主管进行审核。
公司分管领导审批
4.2.3 干货的采购需在接待前一天完成,仓管员及时对采购物资进行跟踪。
4.2.4 其它需当天采购的物资参照
4.1有关流程进行。
5.记录《每日食品原材料采购申请单》
第4篇 w物业公司环卫工作管理制度
物业公司环卫工作管理制度
一、目的
规范环卫工作管理,明确责任,提高工作效率及工作质量。
二、适用范围
各物业公司管理部和环卫队。
三、职责
1、环卫工:
1遵章守纪,爱岗敬业,克己奉公,团结协作,为保证社区的环境卫生状况处于最佳状态。
2严格按照本职规定的标准,保质保量地完成本区域的清洁卫生工作。
3楼宇清洁组应按工作标准规定,对所属区域的卫生,必须做到2~3天清理一遍,包括地下室、走廊、台阶等扫擦一遍;楼梯栏杆、扶手抹净一遍,达到墙壁、窗台无尘土、无蜘蛛网、无污迹、无乱写乱画及小广告张贴物。
4公共区域清洁应按工作标准规定做到'七不见'(不见积水、不见积土、不见垃圾、不见杂物、不见漏堆、不见烟头、不见人畜粪便)、'七净'(路面净、路沿净、便道净、雨水口净、树坑墙根净、果皮箱净、绿化带净)。每个所属区域每天普扫两遍,重要地段三遍以上,做到:不得擅离岗位,扫完本区后,反复巡查,发现垃圾及时清理。
5社区公共设施,如垃圾箱、果皮箱、信报箱、标牌、电杆、健身器械等,做到每2~3天清擦一遍。重大活动和节假日,视情况增加清擦遍数。
6社区日常生活垃圾,收敛运至指定对方地点,当日垃圾,当晚清运出区。
7对社区的垃圾箱、果皮箱、公用厕所应及时喷药,灭蝇灭蚊灭鼠,做到夏季每周2~3次,冬季每周一次。
8做好各类药品清洁剂的保管工作,使用不浪费,存放不贬值,并做好使用登记记录。
9建立健全各项工作制度,每月底制定下月计划重点,每月8、18、28日为全班集中抽测检查日,检查结果上墙公布,评定成绩,优异者表扬,对同一区域若连续两次检查不合格者,公司应实施'末位处罚制',同时认真做好检查记录。
10员工因特殊情况需要请假的,要事先找替代人,替代人须由经理面视同意,替代时间不超过三天;替代时间内,替代人发生安全事故等一切责任,由被替代员工本人承担。
3.1-11坚持每周(或每月9、19、29日)例会制度,讲评上周(前段时间)工作,安排下周(下段时间)工作。
2、环卫班长:
1负责'环卫工作管理制度'的贯彻与执行。
2协助主管领导巡回检查垃圾清运工作的完成情况。
3确保人员在岗率,人员变动时,做好交接及培训工作。
3、管理部长(主管领导):
1负责'垃圾清运操作规程'的按章执行与监查。
2负责'环卫工作管理制度'的按章执行与监查。
3负责对住户乱栽乱种等现象进行协调与处理。
四、工作程序
4.1环卫队长每日至少对小区环境卫生状况检查一次,发现问题,督促相关责任人及时纠正。
4.2管理部主管每周至少3次对整个小区卫生状况进行监查,发现问题及时纠正,确保小区环境良好。
4.3物业总公司品质管理部对各公司制度落实情况进行不定期检查,发现问题,视情况予以处罚和通报。
第5篇 物业公司文印管理制度
一、文件以及各种资料的打字、复印由部门经理统一安排、管理,文印人员不得直接接受任务。
二、打字、复印之器械由文印人员专职负责管理,非责任人不得擅自使用。
三、复制a级文件均需公司总经理签认呈报批准后交文印人员专职执行。
a级以外的文件复制,由公司总经理签字后执行。
四、打字、复印之稿件由所需部门负责校对。
五、文印人员应对打字、复印事项编排清册,按月准确统计各部室文印情况。
六、打字、复印之器械不对外服务,若因特殊情形确需对外打印、复印,经公司总经理批准后,按规定标准收费。
七、凡发文,应按相关程序报公司总经理或审核批准后打印发送。
八、文印人员应在电脑系统中设立各部门专用文件名及独立密码。
九、文印人员必须严格管理电脑中的所有资料、报表、文件及电脑中存储的各项数据,未经允许,不得擅自接待任何参观人员。
十、电脑检修人员测试或修理电脑系统时,文印人员必须在场陪同,如发现其查看文件内容、数据的操作时,应予以阻止。
十一、公司所有人员均应遵守本制度,未经许可不得擅自查阅或翻录任何电脑中的资料、报表和文件等。
第6篇 物业公司保安宿舍管理制度17
物业公司保安宿舍管理制度(十七)
1、宿舍管理
1.1保持宿舍内、外清洁卫生,不随地吐痰,乱扔果皮、纸屑、烟头等杂物。
1.2每月1号或每周星期一由保安班长安排当月或一周内务轮值值班员,并张贴公布。
1.3内务值班员负责当天室内、门前责任区、卫生间的清洁卫生及公共物品的摆放。
1.4保持床面、墙面整洁,床上除了被子和枕头外,不能放置其他物品(枕头放于进门的一侧,被子放于另一侧),墙面不得乱涂乱画和张贴。
1.5鞋子按要求摆放成线,鞋跟由高到低的顺序排列,香皂、毛巾按要求置于规定位置摆放成线。
1.6保持室内、放物柜内的整洁,室内、柜内不能摆放其它没有定位的物品。
1.7人员来访必须以不影响他人休息为前提,原则上接待时间不得超过二小时,来访人员必须21:00前离开宿舍;来访人员不得擅自进入保安员集体宿舍;未经客户服务中心主任批准不准留宿外来人员。
1.8未经客户服务中心主任批准任何人不得在外居住;未经保安班长同意,保安员不得私自调换房间或床位。
1.9保安员外出必须请假,请假外出及非值勤队员21:00前必须返回宿舍休息。
1.10宿舍内严禁存放易燃、易爆、剧毒及其它危险品。
1.11宿舍内应保持安静,不得在室内喧哗、打麻将,以免影响他人休息;打扑克和进行一些娱乐活动应注意他人休息,不允许带任何赌博性质的活动。
1.12宿舍内不得设置炉灶炒菜做饭。
1.13夜间休息时间任何人不得吵闹哼歌,交接班人员要做到轻手轻脚不得影响其他队员休息。
1.14宿舍内的电源插座只能用于对讲机充电及小功率电器。
1.15讲究公共卫生;室内、外公用洗脸盆应保持干净,厕所内应冲洗干净,保持清洁无异味。
1.16所有保安员不得衣衫不整在宿舍外公共部位活动。
2、内务卫生标准
2.1宿舍地面干净,无痰迹、果皮、纸屑等垃圾。墙面整洁无乱张贴、蜘蛛网等。宿舍内玻璃干净无污渍。
2.2床上除了被子外不能放置其他物品,被子样式应统一并叠成方形,床单样式统一,床单表面整洁无异味;床下鞋子应摆放成线,鞋跟由高到低的顺序排列;制服、便装应挂在指定位置。放物铁柜摆放整齐表面无灰尘。
2.3口杯、牙具、香皂盒、水桶、毛巾按要求置于规定位置摆放成线。
2.4墙面、门窗、和其他区域无乱写、乱画、乱刻、乱张贴、乱悬挂现象。
2.5冲凉房和洗手间及时冲洗,无污垢、杂物和异味。
2.6宿舍内无易燃、易爆、剧毒及其他危险物品。
第7篇 南油物业公司证照管理制度
瑞海物业公司证照管理制度
第一条为加强公司证照的管理,制定本制度。
第二条公司证照是指经政府职能部门核发的,证明企业合法经营的有效证件。
第三条公司证照包括:法人营业执照、企业代码证、税务登记证、物业资质证、及其它证件。
第四条公司应依据政府职能部门的规定,及时办理有关证照,积极参与职能部门或行业举行的有利于公司经营、可以提高公司声誉、信誉的评比活动。
第五条公司总经办是公司证照管理的职能部门。负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销;证照的保管、登记、备案;相关证照的检查。在办理证照过程中相关部门根据职责承办部分事项和全部事项。
第六条证照的管理
一、公司证照的管理范围:公司的法人营业执照、分公司营业执照、税务登记证、企业代码证、物业资质证书。
二、公司证照的管理内容:证照的保管、登记、备案、归档。
第七条证照管理的具体要求
一、证照在申报、注册、年检办理完毕后,其相关文件和材料一律交由总经办妥善保管,按发证机关的要求在经营地点的显着部位正照上墙,副本、副证入柜。
二、如需使用证照必须经主管领导同意批准,说明使用范围和使用时间,办理相关手续后,方可携带外出。
三、公司证照未经主管领导批准,任何人不得随意翻动、复印、外借。
四、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失,除立即向主管领导报告外,要立即与发证机关联系,及时办理证照的挂失和补办手续。
五、不许擅自使用公司的证照进行各种担保。
六、企业证照交办公室保管,管理人员要及时登记证照管理台帐。证照的登记内容包括:企业名称、住所、注册资金、企业类型、主要经营范围、税务登记证号、注册号、企业代码证号、使用期限等。
第八条证照的备案
一、经有关部门核准后的证照每年均需到公司办公室进行备案。(连续使用的证照除外)
二、凡备案内容涉及到的企业证照,各项目部均需报公司总经办备案。未能通过年检和未经有关部门核准的证照要及时说明原因。
第九条证照的归档
一、各种证照要分类归档。归档的资料要齐全完整,自申报到各种相关手续办完的资料均要归入档案。
二、归档的证照要复印全套资料随法人身份证等相关证件一并归档。
三、由公司总经办直接经办或由公司其它项目或部门承办、协办的证照材料,手续等,全部完成后统一交公司总经办归档。
第8篇 s物业公司印鉴管理制度
1、印鉴的登记
(1)印鉴在综合管理部进行登记,综合管理部建立印鉴台账,包括印鉴刻制、改制、废止时间、经办人、印鉴式样以及领用人,此账永久保存;
(2)印鉴在公司以外登记或申报时,应由管理者将印鉴名称、申报年月日以及申报者姓名汇总后报综合管理部。
2、印鉴的保管
公司行政章、合同专用章由综合管理部保管;公司财务印鉴由财务部保管。
3、用印手续
(1)用印审批:申请人应持盖章文件及填写'用印申请单',报综合管理部审查,经执行总经理批准后方可使用,专用章由负责管理的人员及所属部门经理按照公司相关制度保管及使用(财务印鉴的使用审批程序,按公司财务制度相关规定办理);
(2)公司印鉴的使用原则上由印鉴管理人或文件处理人掌握。印鉴管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的签名或签章。印鉴管理人对未经签发的文件,不得擅自用印;
(3)代理实施用印的人要在事后将用印依据或用印申请单交印章管理人审查,同时用印依据及用印申请单上应有代理人的签名;
(4)公司印鉴严禁带出公司。如特殊原因要带出公司时,需报批准。
第9篇 物业公司部门成本核算制度2
物业公司部门成本核算制度(二)
1.0目的:节约、降低公司物资成本。
2.0适用范围:公司各部门。
3.0内容:
3.1成本计算为每月第一天至当月末最后一天,经此统计核算当月的成本支出。
3.2确定正确的核算方法,一经确定后,任何部门和个人都无权改变,均须严格着章执行。
3.3记录各部门的申领物品时间,计算发放物品的成本以及数量和金额。
3.4加强成本核算的基础工作,切实分清各部门的成本和费用的界限,以准确核算成本率。
4.0程序:
4.1制定标准:准确计算当月实际成本形成数额。
4.2比较:将实际成本与控制标准相比较并及时反馈比较结果;当比较的结果存在较大差异时应调查原因,提出应采取的成本控制措施或控制标准的意见。
4.3控制:确保实际成本与控制标准的一致性,实现目标成本。
5.0支持性工具:
《部门月度领用物资成本统计表》
编制:审核:批准:日期:
第10篇 物业管理公司公共秩序员保安员宿舍管理制度
物业管理公司公共秩序员(保安员)宿舍管理制度
一、分配条件
1、公司各项目宿舍标准,由各项目部统一安排;
2、公司统一为新入职员工配置被褥等日常用品,费用自理,员工离职自行处理。
二、宿舍管理规定:
1、凡住集体宿舍的员工,应自觉遵守宿舍管理规章制度。
2、未经许可,住宿人员不得私下擅自变换床位(跨室居住或互相兑换床位)或转让他人居住,违者服务中心要求限期改正,屡教不改者收回其居住床位并视情况予以处理。
3、未经服务中心经理或宿舍管理人员许可,不得擅自留宿他人;需借宿人员须到服务中心办理暂住手续,并由相应住宿人员对借宿者的行为担保。
4、住宿人员不得擅自调换房间内配置的公用物品;大件私人物品占用公共空间的,使用前需向服务中心提出申请并得到批准。
5、室内配置的电器设备由全体住用者共同管理,出现故障应及时报修。
6、宿舍内不得擅自私接电路,加装大功率电器,禁止使用电炉,违者没收电器具,并给一定经济处罚纪律处分;由此造成事故者,责任自负,并承担经济赔偿。
7、保持宿舍安静,不得大声喧哗侵扰他人的正常生活。
8、私人会客不得在宿舍内。
9、必须严格遵守公司规定,爱惜宿舍内配置的的公用物品及公共设施,如损坏需按价赔偿。并根据情节轻重予以处理。
10、禁止在走廊、楼梯及其它公共场所堆放物品,不得在室内饲养宠物,严禁将杂物剩饭等倒入厕所及排水管道,严禁向窗外泼水、倒杂物。
11、每个宿舍应推举1名舍长,全面管理本宿舍安全、清洁等工作。
12、宿舍应建立值日制度,每天必须按排1人值日,当值者负责公共卫生及水、电等设备的安全使用。
13、出入宿舍随手关门,离开时须关好门窗,锁好房门及户门。妥善保管私人财物,注意宿舍安全严禁携入易燃易爆等危险品,及时排除事故隐患。
14、宿舍人员应加强团结,互相关心,互相帮助,互相体谅,共同创造一个舒适愉快生活环境。
15、严禁传播是非、制造事端;不得将公共物品占为已有,影响他人使用。
16、宿舍内严禁争吵、打架、赌博、吸毒、色情等违法活动,违者无条件退宿。
17、节约用水用电,人走灯灭,用后关水,发生故障应及时报修。
18、讲卫生,爱清洁,房间物品摆放整齐有序,保持房间整洁美观。自觉维护公共环境,不得随地吐痰、乱倒垃圾杂物。
19、室内不得放置易燃易爆、违禁刀具及其它危险违禁物品。
20、违反宿舍管理规定或无故不尽值日义务者,按公司有关规定进行处理。
21、服务中心保存宿舍备用钥匙,对宿舍内务状况不定期抽查并通报结果。
三、退房
1、住宿人员离职时须无条件退住,并于离职手续办完当日搬离宿舍,否则不予办理任何其他手续。
2、住宿人员退房时,由服务中心对住用物品清查。凡因居住者造成的损失,均须作价赔偿。
第11篇 物业公司财务管理制度会计守则
物业公司财务管理制度及会计守则
一、有关会计核算的规定
核算规定:
会计核算工作必须做到如实、正确、及时、系统地反映公司的财务情况,为领导决策提供决策依据。
实行权责发生制原则,采用借贷记帐法。以人民币为记帐本位币,发生外币业务时,采用按实际发生之日国家外汇单价作为折合汇率,月末调整差价,作为汇兑损益。
公司内部经济活动截止日为每月30日,年末截止日为12月31日,对外报告一律按日历天数。
实行付款前审核制度,杜绝不合理的凭证和不合理的开支。
严格执行《现金管理规定》和《银行结算制度》。
按时对现金进行核对清点,按月编制银行余额调节表,保证货币资金帐帐相符。
执行记帐规定,做到先复核,后记明细帐、总分类帐,做到帐帐、帐表相符。
及时清理并结清往来款项,按时交纳应缴的税金。
正确、及时、完整地编制报表和报送报表。
按照档案制度管理会计资料档案,达到报表完整、帐册齐全,凭证编号装匣,出纳人员不得保管会计档案。
会计人员调动应办理交接手续,一般会计人员交接由财务经理监交;财务经理交接则由总经理监交,交接清册应存档。
资金结算规定:
公司月度资金计划经总经理批准后,各项目以此作为资金使用及资金回笼的依据。特殊情况,经总经理批准后追加计划。
预付款项,由经办人填写“付款申请表”,详细填写收款人(全称)、金额、付款事由(预算总额、已付金额等)、收款人开户行、收款人帐号、申请人,按用款审批权限获批准后,财务部依照用款计划支付款项。
领用转帐支票必须填写转帐领用单,领用单上应列明领用人、用途、金额,经总经理批准后由财务部统一签发,支票上必须写明收款单位、日期、金额(或限额),不得签发空白支票。
经办人员对转帐支票必须妥善保管,支付后一周内办理销帐手续,如逾期应说明情况,转帐支票应按申领的用途使用,严禁挪作他用。若有遗失,造成损失的,责任人应负赔偿责任。
公司对外所签订的销售、工程及其他合同,应将正本及时送交财务部编入合同目录以备查考,财务应当拒付无合同的用款。
财产损失报审规定:
凡自然灾害、意外事故或责任事故造成的物资、现金、设备及发生坏帐,均为财产损失。
属于自然灾害和意外事故的非常损失,每笔损失金额在0.5万元以下的,由总经理审批核销,每笔损失超过0.5万元的报公司总经理审批核销。
属于责任事故发生的损失,责任人应负赔偿责任。
二、办公用品及费用支出管理办法
办公用品及办公费用:
办公用品指文具用品、办公家具、印刷制品及其他与办公有关的低值易耗品。
办公费用、电报电话、报刊书刊等支出。
管理职能:
行政部负责对办公用品的采购、验收、管理、发放。以节约为原则,严格控制,杜绝浪费。
购置规定范围内的专控物品,必须严格审批手续,经总经理批准后方可购置。
管理方法及要求:
各项目所需与办公有关的低值易耗品,由行政统一购置(实行三家询价对比)或内部调剂 ,任何项目或个人不得擅自购买,否则财务部不予报销。
办公用品、办公费的支出报销凭证,经由经办人,验收人、审批人三者在原始发票和报销审批单上签字,财务部予以报销。
对于领用的办公用品遇有发生遗失、损坏,应查明原因,经行政部核准,报总经理批准后方能报销。如有丢失和人为故意损坏,应照价赔偿。
员工调离本公司,必须交回由个人保管、使用、借用的办公用品。
员工或各项目不需用的办公用具、低值易耗品等,行政有权收回。
三、低值易耗品、物料用品管理办法
低值易耗品的管理:
公司的低值易耗品是指单位价值在2000元以下的物品。
低值易耗品由行政部负责统一管理、购置、领用应及时建立台帐;财务部依据有关发票及时记入低值易耗品明细帐,定期进行实物清查,保持帐、卡、物相一致,如有缺少,必须查明原因。
低值易耗品的购置须行政部编计划,由财务经理审核签字后报总经理批准后方可办理购买。
转让调给其他单位的低值易耗品,应按质论价,收取价款,由行政经理和财务经理审核,报总经理审批。
低值易耗品摊销采用一次摊销法。
低值易耗品如发生损坏、报废要分析原因,属使用人过失,人为损坏的,应追究责任人,并要赔偿;属自然损坏,报总经理批准后方能销帐。
物料用品的管理:
公司所用的汽车配件、汽油、清洁用品等由行政部编制计划经总经理批准后,合理购置,防止积压。
维修部门根据维修需要填写购物申请,报项目主任/站长审核、分管经理审批。
采购材料后,应对材料的有关技术数据、规格、型号、数量、单价、金额等进行核对,并按照发票填写“材料入库单”,办理入库手续,并建立数量收付台帐,随后将发票及材料入库单交财务部入帐。
公司提供给外单位的材料,必须有材料交接单,注明材料的名称、数量、工程名称、施工单位,双方经手人签名,交接单一式三份,工程部、财务部、外单位各执一份。
财务部应每月核对材料、设备的采购、库存及供应情况,做到公司与外单位帐帐相符,公司内部帐帐相符、帐物相符。
四、固定资产管理办法
固定资产是指使用年限超过二年、单位价值在2000元以上的房屋、机器设备、运输设备、工具设备、电子通讯设备等。
管理机构:
行政部负责全公司的固定资产管理工作,并建立固定资产实物台帐(或卡片)。
财务部建立固定资产总帐与明细帐,并每季与行政部实物台帐进行核对,保证帐、卡,物一致。
行政部正确及时地办理固定资产的增、减变动手续,财务部正确及时进行核算并按月计提折旧。
固定资产设备未经总经理批准不得随意拆毁或处理。
行政部负责会同财务部及其他部门抽出专人每季组织固定资产清查盘点,并填制盘点表。
财务部对固定资产管理的职责:
负责制定公司固定资产管理办法,并督促检查各项目贯彻执行。
对公司固定资产的取得、修理、改良、清理、盘盈、盘亏都有应及时办理会计核算手续,并按直线法按月计提折旧。
固定资产的管理:
> 凡购置固定资产,应填写固定资产申请采购单,详细填明申请人、申请项目、固定资产种类、预计费用、申请理由,并按管理权限报总经理批准后,由行政部负责采购、检查、验收,并及时对新增固定资产办理建卡入帐;财务部根据有关购置发票及时办理登记入帐,计提折旧。
对于固定资产盘盈、盘亏、报废、变卖应由行政部核实,查明原因,提出书面报告,报总经理批准,由财务部予以帐务处理。
固定资产失去使用价值,需要报废或残值变卖时,由行政部鉴定或确认,报废金额在1千元以下的,由总经理审批;1千元以上报公司总经理审批;由财务部办理帐务处理。
固定资产的核算:
按财务制度规定,固定资产应按类别建立明细帐和总帐。
财务部每月按规定计提固定资产折旧,按直线法。
当月新增固定资产不计提折旧;当月减少固定资产仍计提折旧,提前报废的固定资产不再计提折旧。
按照有关规定财务部及时办理下列费用手续:
机动车辆的车船使用税。
房屋、设备、机器、机动车辆的保险。
办理由于自然灾害、意外事故造成的固定资产损失保险赔偿手续。
固定资产添置审批及购置程序:
各项目在每年四季度提出次年度固定资产添置申请计划,经公司总经理审定,由总经理签字批准。
固定资产购置由公司行政部统一安排,购置后由固定资产专营。
五、交际应酬费管理办法
交际应酬费是公司在对外经营业务、正常往来中所需要而发生的费用,该支出应贯彻合理、节约的原则。
一般客户来公司工作需就餐的,原则上安排在公司的餐厅就餐,需外出招待应填写招待费申请单报总经理批准。
会议、节日活动用于交际应酬的物品,由行政部编计划填写“请客送礼审批单”经财务经理审核后按审批权限报总经理或公司总经理审批批准后统一安排置办、采购和保管,并做好物品的领用手续。各项目不得擅自购置交际应酬物品和请客招待,特殊情况应事先报总经理批准后方能实施(属总经理个人经手的礼品物品购置由公司总经理签批)。
交际应酬物品、应酬费用的支出凭证,应由经办人、审批人在原始发票和报销审批单上签字后,财务部予以报销。
六、帐户及印鉴管理
帐户管理
设定一个“指定帐户”即基本帐户,公司所有开支从“指定帐户”中列支。
设立一个“任意帐户”即非基本帐户,以便业主缴纳物业费,帐户不能列支且一有存款及时划入“指定帐户”。
帐户的开、撤户须书面报公司财务部批准。
每周五须编制周报表上报公司财务部,以便总部及时了解公司资金流量、结存情况。
财务印鉴管理
指定帐户、任意帐户:
印鉴:公司总经理 + 总经理 + 财务章
职责:印鉴保管实行分管制,私章自行保管,财务经理负责保管财务章及审核费用开支的原始依据,按照付款审批权限,经有权签署人签批,三枚图章方可合盖,出票付款。
七、费用报销的管理办法及审批权限
费用报销管理办法:
为了加强对财务工作的管理和监督,保护公司的利益,根据国家关于经营企业的法律、法规,并结合公司的具体情况,制定本办法。
财务部门和会计人员必须依法对本单位的经济业务实行会计监督,履行会计的职责。
财务部门为更好地做好会计监督,应设置财务收支稽核岗位,实施会计监督。稽核人员对财务现金的报销业务,采用事先审核办法,即先审核签章,再报销结算。对采购的物资结算,先审查价格签章,再予以报帐结算。出纳人员在办理报销时,有权对有关业务进行复审,发现不符合财务制度的,有权拒付。
财务部门实行管钱不管帐,管帐不管钱的内部控制制度,现金、出纳不得承担稽核、档案保管和收入费用债权债务帐目的登记工作。
对不真实、不合法的原始凭证,财务部门有权不予受理。对记载不准确、不完整的原始凭证应退回,并要求更正,补充至符合财务制度要求止。
对于各种费用性报销,实行财务经理审核、总经理审批制度。财务经理审核各费用的合理、合法、真实性及是否超预算,报总经理审批。每张报销凭证,至少应经办人员、稽核人员和总经理等三人签批。
会计人员发现帐簿记录与实物、款项不符,应及时按照有关规定进行处理;无权处理的,应向总经理报告,查明原因,作出处理。
对于违法的收支业务,财务部门、会计人员不予办理。如果会计人员对违法的收支不予制止和纠正,又不向单位领导人提出书面意见,应当承担责任;如果会计人员已向单位领导人提出书面报告,单位领导人应在接到书面报告之日起五天内作出书面决定,并对决定承担责任。
资金使用实行计划管理,各项目必须按年、按季、按月提出资金使用计划,计财部根据实际预算需要编制计划报董事长、总经理审批,严格控制执行。
借款规定:
因公出差、学习、购买办公用品等所需借款均由总经理审批签字。
借款人需在借款凭证上填清“借款事由、借款金额、借款人”,再由总经理审核签字;由会计审核后交出纳付款。非公务活动、非本公司职工原则上不予借款。
借款必须及时报帐,一般在一周内办理还款结帐手续。财会人员必须严格执行前帐不清、后帐不借的原则,无正当理由拖欠超过一个月以上者,财务人员有权从其本人工资中扣还。
各类物品采购必须有书面申请,项目经理审批,按规定验货入库后由经手人签字,财务部审核,须财务经理、总经理审批后方可报销。
固定资产的购置、预算外的开支及大额费用的开支由经办人经三家询价后出具报告阐明原因并报刘总审批同意后方可实施,其费用的最终核算列支由经办人填单审报、财务审核、分管经理及总经理签字批准后方可报销。
费用审批权限
预算范围内的日常行政、经营等小额其他费用的签批规定:
每次支付金额签批人
200元以下 项目经理+财务分管经理
200元以上&nb
sp;财务分管经理+总经理
未列入预算范围内的日常行政、经营等小额其他费用的签批规定:
每次支付金额签批人
500元以下 财务分管经理+总经理
500元以上 公司总经理或授权由总经理签署
总经理个人经手的费用由公司总经理签批。
八、经济合同的管理办法及审批权限
合同的订立
凡公司与外部发生经济往来的所有业务(除即时结清者外),都应订立书面形式的经济合同,并符合《中华人民共和国经济合同法》规定。
曾接受经济合同法规培训并经总经理授权者,方能代表公司签署合同。
合同订立签字后由行政部统一盖合同章。
合同的签署权限
合同的审批权限
董事会批准预算内的合同(或变更)签批:
合同总价 签批人
1万元以下财务分管经理+总经理
1万元以上公司总经理或授权由总经理签署
未列入预算范围内的合同(或变更)签批:公司总经理或授权由总经理签署。
贷款合同:
国家法定利率贷款,由总经理签署。
超过国家法定利率的贷款由董事会授权后,由总经理签署。
公司原则上不为其他单位提供经济担保,确需提供经济担保,需报总经理批准。
合同的管理
公司的经济合同由财务部扎口管理、统一归档。
公司各项目签署的各类合同原始件(包括附件、资料等)应及时交财务部,项目留存复印件。
财务部对各类经济合同的签订、履行及管理情况进行检查和监督。建立台帐,及时登记各类经济合同的订立、履约、变更、解除等动态情况。
财务部会同协助有关项目处理合同纠纷。
对合同签订及履行中因营私舞弊或失职给公司造成经济损失的责任人按公司《员 工章程》中有关规定予以处理。
合同履行的监督:
财务部对经济合同的履行进行具体监督:
审核公司经济合同手续是否完备、价格是否合理,发现问题及时通知有关部门及承办人进行补充或更正。
随时掌握经济合同的履约情况,建立“经济合同履约情况”台帐。
严格按照合同的条款支付款项和回笼应收款项,逐笔进行登记。
九、预算/控制执行程序
资金流量计划和分析
目的:为了更有效地掌握公司的资金流向及运作情况,以利于公司对资金的调度和有效利用。
程序:
根据每月的现金银行周报表及月报表,参照每月资产负债表和利润表填制“资金流量表”(月报表),并与“资金流量计划表”做差异性分析,每月3日前报公司财务部。
根据现实的资金流动情况,参照本年度预算和下年度的预测数据,编制“资金流量计划表(月报表)”,此表格为每月编制一次,编制期为从下一个月开始后的12个月(计)1个年度,每月3日前报公司财务部。
年度预算
预算乃公司目标管理的手段。此外,预算亦是各附属公司与总部之间的承诺,每年的预算管理过程分为:a、概算;b、预算;c、季度预测;d、每月分析。有关的预算/预测工作时间表如下:
概算每年八月中至九月
全年预算每年十月至十一月
季度预测每年四月、七月、十月
每月分析每月月底
第12篇 物业管理公司保密制度9
物业管理公司保密制度(九)
第一条、保密原则
一、公司全体员工应遵守以下原则:不该说的,绝对不说;不该问的,绝对不问;不该看的,绝对不看;不该听的,绝对不听;不该记录的,绝对不记录。
二、除了履行职务的需要之外,本公司任何员工未经公司总经理或分管领导同意,不得以泄露、公布、发布、出版、传授、转让或者其他任何方式使任何第三方(包括按照保密制度的规定不得知悉该项秘密的公司的其他员工)知悉属于上级公司、公司,虽属于他人但本公司承诺有保密义务的技术秘密或其他商业秘密信息,也不得在履行职务之外使用这些秘密信息。
三、公司员工离职之后仍对其在本公司任职期间接触、知悉的属于本公司或者虽属于第三方但本承诺有保密义务的技术秘密和其他商业秘密信息,承担如同任职期间一样的保密义务和不擅自使用有关秘密信息的义务,而无论本公司员工因何种原因离职,在离职后仍承担保密义务期限为自离职之日3年内。
第二条、保密内容与方法
一、文件的保密环节包括其制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁等。
二、保密文件划分为三级,第一级为绝密,第二级为机密,第三级为秘密。
1、绝密
⑴公司有针对性的竞争策略和计划;
⑵招投标方案及招投标人的相关资料;
⑶交易商有关资料;
⑷人才引进计划方案;
⑸尚未公布的工资福利和人事调整方案;
⑹公司财务报表;其他绝密内容。
2、机密
⑴公司发展规划;
⑵公司事故调查报告;
⑶公司领导的人事档案;
⑷尚未公布的公司机构改革方案;
⑸员工个人的薪金;
⑹其他机密内容。
3、秘密
⑴没有明确规定可以传达的公司办公会议内容;
⑵不宜对外单位公开的内部规章;
⑶尚未公布的人事处罚决定;
⑷小区产权资料、工程资料和相关技术资料和小区业主的资料等;
⑸其他秘密内容。
三、保密文件的复制及使用
1、绝密、机密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理批准,秘密文件的复制及使用除本职工作职责外由总经理、部门分管经理和管理处主任批准;
2、复制保密文件,应派人在复制现场监督;
3、保密文件的复制情况应予登记。
四、保密文件的发出、传递、签收、保管
1、发出保密文件应履行审批手续,审批权限同保密文件的复制使用一致;
2、总经理、部门分管经理和管理处主任按工作需要负责绝密文件及其他保密文件的传递工作;
3、保密文件的接收人,应在接收记录簿上签收。接收人应对保密文件妥善保管,不得随意在办公桌上堆放,不得携带回家或公共场所;
4、批准由个人保存的记有秘密内容的记录本等应防止遗失。离职时,应清理交回公司。
5、保密文件、机密文件原件由综合服务部经理核实验收后存放档案室,经批准使用的复印件及其他保密文件由各管理处主任(档案室)和相关职能部门经理保管。
五、保密文件的查询和借阅,要严格履行审批制度,权限同保密文件的复制及使用一致;
六、保密文件的解密和销毁;
1、保密文件的解密有两种形式,一是因正式公布而解;二是经鉴定已丧失秘密特征而解密;
2、因公布而解密的,由保管人确认;
3、经鉴定解密的,鉴定由保管人提出;
4、经鉴定已丧失保存价值的秘密文件应销毁;
5、解密与销毁应报总经理批准;
6、销毁保密文件,应有两个监销人,并制作销毁记录。
第三条、处罚
如违反本规定的,公司将据《奖惩条例》,视情节轻重,对责任人予以处罚。
