第1篇 行政档案工作制度
一个公司的行政部门对于行政档案的管理,多个文件档案如何分类,如何整理都要有详细的管理制度。以下提供的行政档案管理制度的范本,可供参考。
第一条管理部门1.文书结案后,原稿由各文书管理部门归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经文书管理部门主管同意后妥为保存,文书管理部门以影本归档,原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则,由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理;总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。
第二条文件点收文件结案移送归档时,依如下原则点收:1.检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。2.文件如经抽存者,应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门应送指定保管部门签收后,文件送归档。
第三条文件整理点收文件后,应依下列方式整理:1.中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第四条档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下a1a2——b1b2c1c2d1——e1e2a1a2为经办部门代号,b1b2为大类号,c1c2为小类号。d1为档卷卷次,e1e2为档案目次。
第五条档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条档号编定1.案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,编列档号。4.档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第七条归档与档案清理1.归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第八条保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:1.永久保存:(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3.5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存:结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
第九条档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。每年年度更换时,依规定清理一次,已届保存期限者,得予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,必要时向主管官署报备,并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁之日期。
第十条调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时,应填具“调卷单”经其部门主管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后,取出该项档案,并于“调卷单”上填注借出日期后,将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理,以备稽催。3.于档案室当场借阅者,免填“调卷单”。4.档案归还时,经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后,档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。
第十一条调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则,借阅时间最长以一周为限,如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其他人员调阅同一档案时,应经调卷变更登记,不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者,如调阅与经办业务无关之案件,应经文书管理部门主管同意。
第2篇 公司行政管理制度-档案管理制度
公司行政管理制度:档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以'一案一号'为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为'绝密'、'机密'、'秘密'三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第3篇 档案局行政执法罚缴分离制度
第一条 为促进依法行政,确保公开、公平、公正执法,规范档案行政执法行为,保护公民、法人和其他组织的合法权益,根据《中华人民共和国行政处罚法》和国务院《处罚决定和罚款收缴分离实施办法》的规定和国务院《全面推进依法行政实施纲要》的精神,制订本制度。
第二条 档案行政处罚罚金的收取、缴纳以及相关活动,应当遵守本制度。
第三条 作出罚款决定应当与收缴罚款的机构分离,但是,依照《行政处罚法》的规定可以当场收缴罚款的除外。
第四条 对作出罚款决定的档案行政处罚决定书,应当载明代收机构的名称、地址和当事人应当缴纳罚款的数额、期限等,明确当事人逾期罚款是否加滞纳金。
第五条 依法作出罚款决定的行政处罚,由当事人自收到行政处罚决定书之日起15日内,持《行政处罚决定书》到代收机构缴纳罚款。
第六条 档案行政执法人员依法可当场收缴的罚款,应当自收缴罚款之日起2日内,交本单位财务部门。
第七条 档案行政执法机构及其执法人员应当严格遵守罚缴分离制度。
第八条 案行政执法人员因徇私而造成恶劣后果,损害和影响较大的,给予取消行政执法资格、调离执法岗位、撤职直至开除的处分。
第九条 档案行政执法人员故意不执行罚缴分离制度,侵吞罚款、致使罚款灭失的,应向责任人追缴罚款,并给予相应的处分;侵吞、灭失罚款数额巨大、情节严重、触犯刑律的,追究相关责任人的刑事责任,并追究单位领导的行政。
第4篇 市档案局行政执法持证上岗制度
市档案局行政执法持证上岗制度
第一条 为了加强档案行政执法监督,规范行政执法行为,根据《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国行政处罚法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等制定本制度。
第二条 档案行政执法人员执行公务时,必须主动出示由广西壮族自治区人民政府统一制发的《行政执法证》,以表明合法身份。
第三条 任何单位、个人不得转借、伪造、涂改和非法印制《行政执法证》。
第四条 档案行政执法人员的单位、职务、执法类型、执法类别、工作区域发生变化或者执法证件损毁的,应重新申领行政执法证件。
第五条 新上岗的行政执法人员,应按有关规定申领《行政执法证》。
第六条 行政执法证件遗失的,持证人必须及时向局机关报告,以声明作废,局机关按有关规定重新申领《行政执法证》。
第七条 有下列情形之一的,收缴持证人《行政执法证》:
1.退休、辞职、调离的;
2. 辞退、开除的;
3．因病、残不能正常执行公务的。
第八条 有下列情形之一的,经查证属实,对持证人予以通报批评:
1.执行公务时未出示《行政执法证》;
2. 遗失《行政执法证》未及时报告、声明作废造成不良后果的;
3．使用过期、作废的《行政执法证》。
第九条 执行公务中,公民、法人或其他组织有权索看持证人的《行政执法证》。
第十条 《行政执法证》所载执法单位、执法类型、执法类别、工作区域有与执法公务不相符的,行政执法行为无效,行为相对人有权拒绝或终止其行为,经查证属实的,对持证人或相关单位予以通报批评。
第5篇 d档案局行政执法持证上岗制度
第一条 为了加强档案行政执法监督,规范行政执法行为,根据《中华人民共和国档案法》及其《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国行政处罚法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等制定本制度。
第二条 档案行政执法人员执行公务时,必须主动出示由广西壮族自治区人民政府统一制发的《行政执法证》,以表明合法身份。
第三条 任何单位、个人不得转借、伪造、涂改和非法印制《行政执法证》。
第四条 档案行政执法人员的单位、职务、执法类型、执法类别、工作区域发生变化或者执法证件损毁的,应重新申领行政执法证件。
第五条 新上岗的行政执法人员,应按有关规定申领《行政执法证》。
第六条 行政执法证件遗失的,持证人必须及时向局机关报告,以声明作废,局机关按有关规定重新申领《行政执法证》。
第七条 有下列情形之一的,收缴持证人《行政执法证》:
1.退休、辞职、调离的;
2.辞退、开除的;
3.因病、残不能正常执行公务的。
第八条 有下列情形之一的,经查证属实,对持证人予以通报批评:
1.执行公务时未出示《行政执法证》;
2.遗失《行政执法证》未及时报告、声明作废造成不良后果的;
3.使用过期、作废的《行政执法证》。
第九条 执行公务中,公民、法人或其他组织有权索看持证人的《行政执法证》。
第十条 《行政执法证》所载执法单位、执法类型、执法类别、工作区域有与执法公务不相符的,行政执法行为无效,行为相对人有权拒绝或终止其行为,经查证属实的,对持证人或相关单位予以通报批评。
第6篇 某某行政中心物业管理规章制度和档案建立管理规范
某行政中心物业管理处管理规章制度和档案的建立与管理
提要:
档案管理的工作原则:符合实际、可操作、规范、严谨。
以公司企业文化理念及iso9000质量规律体系为指导,导入iso14000环境管理体系思想。以国家相关法律法规和业主需求为基础,建立科学、规范、严谨的管理制度体系。
档案的建立与管理科学化、规范化、技术化、高标准。
完善的管理制度是保证现代企业正常有序运作的必要条件;科学化、规范化的档案管理能为企业的高效运作和快速发展提供强大的信息资源支持。完善的规章制度和科学化、规范化的档案管理是提供专业化物业管理服务的重要基础,能有效的为物业及公用设施的使用、维修以及各项物业管理服务工作提供引导和服务。
本公司素以严格规范的管理而着称,在某某行政中心实施物业管理过程中,我们将依然按照iso9001质量管理体系规范和iso14000环境管理体系的管理思想和管理方法,作到治而不乱、管而不死,坚决贯彻规范管理与专业服务相结合的路线。常言道:'没有规矩,不成方圆',必要的规章制度是作好物业管理服务的保证,要使该物管区域的管理与服务走上正轨,实现标准化、规范化和制度化的管理,必须从基础抓起。本公司目前有一套完善的规章制度,这些制度的建立,是以政府相关法律法规和公司的经营宗旨、经营范围和业主需求的为依据,并在多年的实践运作中反复补充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地说,这些制度包括两大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管点提供优质服务的操作准则和依据,其总体涵盖:公众制度部分,内部岗位责任制,管理运作制度和考核标准,它们整合形成一套完整的操作体系,以指导日常物业服务的方方面面,与传统的管理方式相比,其更显科学、规范。二是专门针对某某区行政中心物业服务项目所制订的系列内部岗位制度,它包含事务所各岗位/部门职责描述、各类人员职能规范、考核标准等,这一套制度的建立,为该物业服务项目完善内部机制,造就一支高素质、高绩效的员工队伍奠定了基础,以完美的物业服务夯实政府办事效率,提升政府形象。
一、规章制度的建立与管理
1、行政中心物业管理处管理制度的建立应符合相关的法律法规,所有管理制度的建立,均以法律法规及物业管理委托合同为基础,物业管理活动中各法律主体的合法权益,特别对行政中心我们的责任和义务进行细化,并使之制度化、规范化,以保证如实履行物业管理委托合同规定的义务。
2、在建立某某区行政中心物业管理内部管理制度时,以我公司现有的管理运作制度和iso9000质量体系为基础,结合行政中心物业管理的具体特点和要求,并导入iso14000环境管理体系和ohsas18000职业安全健康管理体系,对整个规章制度体系作适当的修订和整合,使整套规章制度体系更切合实际,操作性更强。
3、规章制度注重服务、管理和责任的统一。每一项制度责任者对所承担的管理、服务各项责任明确具体并相互关联。
4、在定性的基础上强调定量的要求极其重要性,使绩效考核评估具有标准尺度和依据,又能激发员工工作热情。
5、注重物业管理活动中各部门人员职责范围和工作接口关系,梳理各个环节,用制度使其环环相扣,做到有序规范的运作,协调一致。
6、制度文字条款简明扼要,便于员工理解、记忆、接受、执行。
(规章制度的内容见物业管理服务方案附件《管理制度汇编》)。
二、档案的建立与管理
规章制度的执行,需要通过档案管理手段来实现。某某区行政中心物业管理档案的建立与管理就是围绕规章制度的执行而进行的,对相关记录进行规范、整理、归档,做到每一项管理工作都有计划、有标准、有规范、有记录。因此,我们将在行政中心配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析和改进提供可靠的依据和信息支撑。
三、物业管理档案的分类
1、物业管理档案的分类以公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及质量体系中的质量记录控制程序等为工作依据,做到有章可循、有据可查、可量化、可考核。
2、物业管理档案按三个层面进行分类管理:
(1)第一层面:以建设部颁发的《全国物业管理示范大厦标准》建立管理档案框架,对档案资料采用统一格式。
(2)第二层面:融合了行政中心的实际情况、iso14000、ohsas18000管理体系思想的iso9000质量管理体系文件及管理运作制度、公众管理制度等,通过适应性修改,形成复合型行政中心物业管理档案资料。
(3)第三层面:将执行复合型管理体系文件、相关规章制度的各种现场记录补充到管理档案架构中,形成档案管理的终端。
3、**区行政中心是某某区政府的首脑机关,保密范围涉及到原始文件资料,其保密方式和保密要求都不同于其他物业。因此,我们将对日常管理档案采用定期归档、密级保管等的方式严格进行。
第7篇 档案局行政执法监督公示制度
为提高档案行政执法工作质量和工作效率,加强勤政廉政建设,保证公开、公正执法,方便行政相对人行使知情权和监督权,制定本制度。
一、局办公室设专人负责接待受理群众对执法情况的投诉和举报。
二、 档案行政执法公开公示的内容包括:
(一) 执法部门及工作人员的职责、职权范围和办事纪律;
(二) 执法标准、执法程序和执法结果;
(三) 各项执法规章制度;
(四) 投诉、举报途径及监督举报电话;
(五) 其他应公开公示的内容。
三、 执法时限相对人依法申请行政执法机关实施具体行政行为的,经审查,应立即决定是否受理;不能立即决定的,应在收到相对人的申请之日起七日内作出是否受理的决定,并告知相对人;同意受理申请后,应在三十日内作出决定;重大复杂申请事项在三十日内作不出决定的应报上级批准延长时间。
四、 执法程序
(一) 档案行政执法人员履行定期或不定期的执法检查时,应有两人以上共同进行,并持《广西壮族自治区行政执法证》,表明身份;
(二) 档案行政执法人员通过检查或其它渠道发现的违反档案法律、法规的行为,对违法事实清楚、证据确凿、行为较轻的,发出《责令改正通知书》,责令限期改正或采取补救措施;按行政处分处理的,由档案局提出处分建议,发出《行政处分建议书》,由直接责任人所在单位决定并负责执行。(行为人必须是国家机关和企事业单位的工作人员,行政处分必须由被处分人有从属关系的单位作出)。
(三) 对情节较重应予立案的,指定专人承办(两人以上),填写《立案审批表》,报档案局行政执法责任制领导小组审议。
(四) 承办人进行调查和取证时,要做好《询问(调查)笔录》。
(五) 承办人调查结束,确认案件事实清楚、证据充分、确凿无误后,根据档案法律、法规的规定,提出处理意见,提交档案局行政执法责任制领导小组集体审议。
(六) 对决定给予行政处罚的违法行为相对人发出《行政处罚告知书》,提出处罚的种类和数额的具体意见。
(七) 《行政处罚告知书》在作出之日起三日内送达当事人,并由被罚单位或个人签收。
(八) 对相对人作出个人三千元以上、单位五万元以上行政处罚决定之前,告知相对人有要求听证的权利。相对人要求举行听证的,必须在告知后三日内提出书面申请。书写书面申请确有困难的,可以口头申请,由行政执法机关记入笔录,并告知相对人。相对人不承担听证的费用。
(九) 行政处罚决定书送达时生效。逾期不执行的,填写《强制执行申请书》,向人民法院申请强制执行。
(十) 对违法行为构成犯罪的,必须将案件移送司法机关,依法追究刑事责任。(十一)承办人做好结案立卷归档。
五、 执法人员纪律
(一) 执证上岗;
(二) 严格按执法程序处理违法行为,不越权执法;
(三) 公正、严明、依法办事,不徇私情,不谋私利;
(四) 按规定罚款决定与罚款收缴分离;
(五) 不准收受礼物及宴请;
(六) 履行职责、接受监督。
六、 设置监督箱、公布监督电话、在局门户网站上向社会公开行政执法相关内容,以多种方式接受社会监督。
第8篇 物业公司收发文及档案管理行政工作制度
物业公司行政工作制度:收发文及档案管理
3收发文及档案管理
3.1文件定义
3.1.1本规定所提的文件是指:证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递,即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。
3.2收发文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通过前台之外来文件,以及内部各部门/管理处文件(密件除外),由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记;另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件,由资源部负责收文登记。
3.2.1.2收文登记后,及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见,再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件,可不予处理。
3.2.1.3文件执行或处理完毕后,由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档,重要的文件正文(如有)物管公司秘书须定期交到档案室归档。
3.2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。
3.3发件
3.3.1起草:由需要发件的部门/管理处起草文件。
3.3.2编号:对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。
3.3.3打印:由发文部门/管理处负责。
3.3.4校对、签署
由发文部门/管理处负责,部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名;以管理处名义发出的电子邮件,则打印后由管理处主任签名,留作归档。
3.3.5申请盖章
由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章,按项目中心有关图章的管理规定执行,文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。
3.3.6发出:由发件部门/管理处负责,并作出发文、签收登记。
3.3.7内部传阅
收件人依据传阅批示尽快传阅,不应拖延。传阅并签名后的文件,交回归档。
3.3.8归档
具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室;其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理,做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。
3.3.9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。
3.4文件保管及处理
3.4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。
3.4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类,具体类别根据各自的具体情况制定,做到科学、系统、方便查阅和处理。并需将各自的文件分类的类别规则,每年一次或有改变时报物管公司资源部备案。
3.4.3文件必须存放在文件柜等安全的地方,不得随意或杂乱地堆放。
3.4.4定期组织清理文件(每年的6月和12月)。由各管理处指定专人负责,根据文件的内容和重要性,界定文件的存放期限和处理方法,例如:
3.4.4.1对于保管期限已到的文件,集中销毁,并做好注销的登记手续,包括文件名称、文件日期、来文单位/收文单位、文件编号、存放期限、注销日期、注销负责人、注销批准人(管理处主任/物管公司经理)等;
3.4.4.2对于保管期限未到、但不是经常使用的文件,按类别进行钉装、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5档案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1对于各部门/管理处在工作中形成的、具有保存价值的文件材料应在规定期限内由物管公司秘书移交至项目管理中心档案室,具体移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理处证书、合同、及其他法律文件,应在办妥后一周内由物管公司秘书移交项目管理中心档案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作进度作阶段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人将符合归档条件的文件整理后,填写申请,交到项目管理中心档案管理员处,档案管理员清点无误后,予以签名确认。
3.5.2档案的保管
公司的档案由资源部指定专人进行保管,一般雇员不得私自保留档案。资源部根据公司档案编号的规则,将文件进行编号,分类存放。
3.5.3档案信息的使用
3.5.3.1复印档案
公司规定可按暨定的权限进行复印档案,但必须填写《档案复印记录表》。如所复印的文件属公司证照类,由物管公司秘书统一向项目中心行政及信息管理部办理。
3.5.3.2档案原件的借用
1)原则上公司档案原件不外借,但因工作需要必须外借的档案原件(例如办理公司年审所需资料等),可凭政府部门的通知填写《档案原件借用申请表》,交物管公司经理签批后由物管公司秘书向项目中心行政及信息管理部借出。
2)档案原件外借期一般不得超过一个月。如因工作需要未能及时归还的,须将其原因和档案的存放地点知会项目中心档案管理员,并由档案管理员作出追踪。
3)档案借用人应有高度责任感,保持档案的整洁和完整,不得涂污及损坏。
3.5.3.3档案原件的归还
1)借用人将档案归还时,须经项目中心档案管理员检查所归还之档案是否完整,并签名确认。
2)档案管理员将《档案原件借用申请表》复印件退回借用人,证明已归还档案,完档案归还手续。
3.5.3.4档案原件的处理
由物管公司秘书统一交项目中心档案室存档。
4月报制度
4.1月报制度:每月25日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处各部门工作情况至物管公司秘书。
4.2香港月报制度:每月28日前,各管理处以规定书面格式上报该管理处工作状况至物管公司秘书及项目。
第9篇 d档案局行政执法公开制度
为方便群众监督,增加执法力度,实施依法行政,我局对档案行政执法活动全面实行公开制度,向社会和群众公开档案行政处罚的执法依据、处罚标准和尺度、执法程序,防止执法人员乱查扣、乱罚款等现象的发生,提高行政执法的质量和效率,促进档案行政执法工作规范化。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广西壮族自治区档案管理条例》和相关规定,制定本制度。
一、档案行政执法职责范围
(一)负责全市范围内档案行政违法案件的受理、立案、调查、处罚、结案归档工作。
(二)负责对机关、企事业单位的档案管理工作依法进行检查、管理。
二、档案行政执法的依据
《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国行政处罚法》《广西壮族自治区档案管理条例》。
三、档案行政的处罚标准及尺度
(一).有下列行为之一的,由县级以上档案行政管理部门或者有关主管部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分:
1.将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;
2.未按规定移交档案的;
3.擅自扩大或缩小档案接收范围的;
4.未按规定开放档案的;
5.明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的;
6.档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守,造成档案损失的;
7.不按规定接收、收集、整理档案的;
8.拒绝接受档案行政管理部门执法监督检查的。
(二)对单位处以一万元以上十万元以下罚款;对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款的:
1.损毁、丢失国家所有或者列入国家监管范围档案的;
2.擅自提供、抄录、复制、公布、销毁国家所有或者列入国家监管范围档案的;
3.涂改、伪造档案的;
4.擅自出卖或者转让国家所有的档案的;
5.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的。
四、档案行政执法的程序
(一)档案行政执法实施机关与管辖
实施档案行政处罚的机关,必须是县以上档案行政主管部门,其他任何机关和组织,不得实施档案行政处罚。档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政主管部门管辖。
(二)执法人员资格
档案行政执法办案人员必须持有档案行政执法证,而且办案时不少于二人。
(三)给予档案行政处罚的条件
1.有明确的违法行为人;
2.有具体的违法事实和证据;
3.法律、法规和规章规定应当给予档案行政处罚的;
4.属于查处地的档案行政机关管辖。
(四)档案行政处罚当事人的权利
公民、法人或者其他组织对档案行政主管部门所给予的档案行政处罚,享有陈述权、申辩权;对档案行政处罚不服的,有权依法申请行政复议或者提起行政诉讼,因此受到损害的,有权依法提出赔偿要求。
(五)办理档案行政处罚案件期限
1.受理后,在七日内决定立案或者不立案。
2.立案后,一个月内办理完毕,经行政负责人批准可以延长,但不得超过三个月,特殊情况下三个月内不能办理完毕的,报经上级档案主管部门批准可以延长。
(六)办理档案行政处罚案件流程
1.一般程序
下达限期责令改正通知书——受理——立案——调查、取证——决定给予或者不予档案行政处罚——制作《档案行政处罚决定书》——告知当事人处罚的事实、理由和依据——送达——执行
2.听证程序
档案行政主管部门作出较大数额罚款(较大数额罚款指对公民处以3000元以上罚款,对法人或者其他组织处以50000元以上罚款)的行政处罚决定前,应当告知当事人有要求听证的权利,当事人要求听证的,档案行政主管部门应当组织听证,制发《档案行政处罚听证告知书》,制作《档案行政处罚听证笔录》。当事人不负担档案行政主管部门组织听证的费用。听证结束后,档案行政主管部门依照一般程序作出处罚决定,并送达执行。
