第1篇 hd地产档案管理规章制度
恒大地产档案管理规章制度
档案借阅基本程序:仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈相关领导签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。
档案借阅注意事项:
1、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续。无故延迟归还的,扣罚借用人50元/天,扣罚相关部门负责人30元/天;借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过20天以上,须上报主管领导审批;借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记。
2、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报副总裁级以上领导签字同意;节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案;借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向档案管理部门报备,按公司规定失职问责处理。
3、集团公司绝密类的档案一律不得复制。
4、档案复印完毕须注明用途,根据情况加盖'再复印无效'印章。
5、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向本公司档案室移交,集中管理,任何个人不得据为己、拒绝移交。
6、原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理。
印章管理:
1、员工因个人事情要求盖公章的,必须由所在部门负责人签署意见,然后根据事情性质送有关职能部门审核,并经其主管领导签字同意方可用印。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况,必须上报有关董事局领导同意后方可用印。
2、用印申请人须认真、详细填写《印章使用申请表》里的各项内容,字迹工整,而且每栏只能填写一个用印事项,禁止把多项工作混填在同一栏内。
3、同一用印资料在不同时间里重复用印,或者同一批用印资料有部分内容漏报审批,都必须再次履行用印审批手续,杜绝'一次审批,重复使用'的投机行为。
4、出现急需用印的文书,但该文书的审批权人未及时签字的情况,须由印章管理员和用印申请人共同在场,电话请示审批权人,经同意后方可盖章。审批权人返回后1个工作日以内完成补签手续。
5、不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印,如有特殊情况,集团本部和下属公司须报集团总裁或者董事局主席批准,地区公司须报本公司董事长批准。
6、公章的使用必须在印章室内进行,如因工作需要将印章带出印章室外使用的,应事先填写《印章借用审批表》,经董事局领导或地区公司董事长批准后由至少两人共同携带使用,原则上档案管理部门须安排专人亲自至现场监印。
7、所有印章用印,都必须严格执行集团印章管理规定,按照公司规定的审批权限和审批流程进行报批。
第2篇 x地产公司会计档案管理制度
地产公司会计档案管理制度
为了加强会计档案管理,特制定本公司管理办法。
第一条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
一.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
二.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
三.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括财务报表、附表、附表及文字说明,审计报告,其他财务报告。
四.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第二条 会计档案的保存
一.会计凭证按凭证类型、月份及编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账主管),专人归档保存,归档前应加以装订。
二.会计报表应分月、季、年度,按时归档,指定专人保管,并分类填制目录。
三.会计档案在财务部存放期为二年,二年后由资料员整理归档交公司档案室保存。
第三条 会计档案保管期限
一.会计凭证类:
1.原始凭证15年
2.记账凭证15年
3.汇总凭证15年
二.会计账簿类:
1.总账15年
2.明细账15年
3.日记账15年(其中:现金和银行存款日记账25年)
4.固定资产卡片报废清理后5年
5.辅助账簿15年
三.财务报告类:
1.月、季度财务报告3年
2.年度财务报告永久
3.审计报告永久
四.其他类:
1、会计移交清册15年
2、会计档案保管清册永久
3、会计档案销毁清册永久
4、银行余额调节表5年
5、银行对账单5年
第四条 会计档案的借用
一.财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按制度顺序及时归还原处,若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续;
二.外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位证明,经本单位领导、财务负责人同意后,方能由档案人员接待查阅;
三.会计挡案一般禁止携带外出,如有特殊情况,需带出或复制时,须经财务负责人批准,并限时归还。
第五条 由于会计人员或会计机构改变等原因而使会计档案需要转交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第3篇 房地产公司档案管理制度4
房地产公司档案管理制度(四)
(一)主要内容及适用范围
规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。
(二)档案的管理机构
1、文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。
2、各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。
3、档案室主要职责:
■制定或参与制定档案工作的规章制度;
■对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;
■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;
■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
■提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
4、档案的种类
■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。
■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。
■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。
■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。
■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。
5、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
6、档案的收集。
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。
■立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。
■立卷归档的时间
■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。
■对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
7、立卷归档的要求
■各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。
■移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
■归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
■立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
■立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
■立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
■立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
■立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
■文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
■各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
■声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
8、档案的借阅
■档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。
■各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。
■档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
■对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
■必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
■档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
■借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
9、档案保密要求
■档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
■档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。
■有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领
导批准。
■有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。
■对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
■外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
■档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。
■企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
10、超期档案的销毁
■对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。
■经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
■销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
11、档案的保管
第4篇 房地产公司档案管理目录制度
房地产开发公司档案管理目录制度
一、公司档案共分十一类,分别是:人力资源、政策法规、公司文件、文件(含设备、生产技术、仓储、营销、工程等)、工程、广告、采购、培训、信息、综合等类。有特殊要求的所有文件资料归为一类。不单独区分公文与档案的管理。
二、档案管理执行的依据是公司的《档案管理制度》。
三、档案编号:'档案'二字拼音的第一个大写字母 + 类别 + 序号 + 附件
类别直接以汉字表示。
序号即各类别中排序,以三位数表示,从001开始顺序编号。
附件以数量表示,有几份附件就用数字几表示。
在此没有将'合同'单独分类,相关合同归相关类别建档。
没有按档案密级分类,确属重要的、唯一的资料,将单独保管。
四、查阅档案时以档案目录与档案编号对照一致即可。
五、综合类如图片、录像(影)带、磁盘、移动盘、光盘等以及无法归入上述十一类的。
本制度由行政部制定,并监督执行。
档案目录 类
项目序号日期编号名称份数备注
1
制表日期:
第5篇 置业地产档案管理制度
一、立卷档案管理制度
第一条公司各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》,《档案类目》的条款必须简明确切,并编上条款号。
第二条卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角,背面的左上角打印页号。
第三条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第四条公司档案工作的基本原则是,集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。
第五条归档的文件材料,应按照自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
第六条全部案卷组成后,要对案卷作统一排列并编写档号,然后逐卷登记,填写案卷目录。
第七条借阅档案要履行借阅手续,调阅档案只限在档案室查阅,不能带出,必须带出的,要经办公室主任批准。
第八条档案管理员每天对预存档的资料进行清理归档,了解归档制度,做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。
二、声像档案管理制度
第九条公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录象、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
第十条声像档案资料形成后,随档案其他载体形态的档案同时归档,并建立归档控制措施。
第十一条建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第十二条具有专利的声像档案、外单位需要利用时,应按《中华人民共和国专利法》有关规定办理。
第十三条声像档案的管理员应具有良好的职业道德和专业知识,在收集、整理、保管和统计方面认真负责。
第6篇 健升房地产档案管理制度
1.目的
明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。
2.定义
档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件.
3.原则
企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。::根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、准确和安全。
a、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。
b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。
c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。
d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。
4.档案分类
通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。
根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分为五大类。
a、文书类
b、财务类
c、工程施工类
d、物资类
e、地产类
5.各档案分类如下
a、文书类
⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。
⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。
⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。
⑷有关机构颁发的业务文件。
⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。
⑹公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。
⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。
b、财务类
⑴本公司财务制度。
⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。
⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。
⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。
⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。
c、工程施工类
⑴开工申请。
⑵工程保险文件。
⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。
⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。
⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。
⑹结算文件资料。
⑺竣工工程总结报告。
⑻完工保养纸。
d、物资类
⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。
⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。
⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。
⑷固定资产清单。
⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。
⑹材料调拔单。
⑺物资买卖合同文本。
⑻销售收、付发票及凭证。
⑼海关进出口报送单证。
⑽重大买卖合约审批表。
e、地产类
⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。
⑵建造房屋的全部文件、资料。
⑶卖房契约、价目、入伙等文件。
⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。
⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。
6.档案立卷归档要求
a、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。
b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。
c、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。
d、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清晰。
e、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。
7.有关注意事项
a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求,并结合实际情况和以往的经验,将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问,检查此项工作。
b、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和
移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必须经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。
c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。
d、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。
e、凡需销毁的档案资料,必须先造册列出清单,并经相应级别的主管签字批准后,才可销毁,销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁,原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时,清理上交后,将无用资料加以销毁。
8.公司档案室档案
a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。
b、档案在用完之后按需要存于公司档案室,一定时间或永久保存。
入库档案由行政人事部负责人审查批准,并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。
c、档案的储存及储存时间等,要视乎档案情况及其他原因而定,并由部门负责人最后决定。
d、档案要保存在公司统一制作的封套内,每年封套均需有参考编号,以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。
第7篇 房产局房地产档案管理制度
z房地产管理局房地产档案管理制度
为了加强和规范房地产档案管理,妥善保存和科学利用档案,更好为社会服务,特制订本制度。
一、档案人员管理职责
(一)要认真做好档案材料的收集、整理、立卷和归档。归档的材料,应做到格式统一、字迹工整、条理清晰。
(二)要爱惜档案,维护档案的完整和安全,不污染、不磨损,保证档案排列整齐有序,便于查找和利用。
(三)要严守保密制度,档案不得转借、涂改,不代他人阅档,不准他人私自摘抄、复印和进入库房。
(四)要经常做好库房的防盗、防火、防光、防虫鼠、防湿、防尘和防高温等工作。
(五)要学好档案管理的法律法规,不断提高档案管理水平和办事效率。
(六)要秉公办事,方便群众,简化查档手续,做到随到随查。
二、档案查阅
(一)房地产档案只限于阅览室查阅和摘抄,确因办案需要借出的,必须办理调借审批手续。调借单位和经办人,要确保档案资料不折皱、污损、拆页,不许抽出或剪裁档案资料,或在其上面画线、圈点、打叉和涂改。
(二)局内部查阅档案,必须持有本局档案查阅单,方可查阅。
(三)各级人民法院、公安机关、公证处、仲裁机构,因办案需查阅档案的,必须持单位介绍信及出具被介绍人的身份证或工作证,方可查阅。
(四)律师事务所、法律服务所的律师或法律工作者,因办案需查阅档案的,由案件承办人凭单位介绍信及出具生效的注册律师证或法律工作者证,方可查阅。
(五)党政机关、企事业单位和社会团体,需要查阅其自有房地产档案,必须持交查阅房屋的产权证和单位介绍信及出具被介绍人身份证,方可查阅。
(六)私有房产业权人需要查阅其房地产档案的,必须持有查阅房屋的产权证及业权人的身份证,方可查阅。
业权人(权属人)因故不能前来查阅的,可出具生效的委托书,委托他人代理。受委托人持业权人的产权证、委托书和本人身份证,方可查阅。
(七)查阅档案必须写明房屋的座落和查阅内容。其他需要了解房地产档案情况的单位或个人,可凭单位介绍信、身份证等有效证件,并说明查阅原因,由工作人员给予口头咨询服务。
(八)抄摘或复制档案,必须在批准查阅范围内进行,只能复制权利人缴交的证明材料。凡涉及局内部办证领导审批意见的内容不准抄摘或复制。
(九)档案材料中的复印件不得再复印。
三、查阅的审批手续
(一)局内部查阅档案,须填写“z市房地产管理局档案查阅单”,并经本单位领导签批同意后 ,凭单查阅。
(二)因公需调借档案的,须经局主管领导签批同意,办理调借手续。借出的档案原则上要有档案工作人员随行。
四、查阅档案收费
根据档案为社会服务要有偿使用的原则,查阅、复印档案材料、提供咨询服务及出具证明等,均按市物价局核准的“z市房地产管理局档案收费标准”收取。
第8篇 某某地产公司档案管理制度
3、档案管理
3.1目的
明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。
3.2定义
档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件资料。
3.3原则
企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、准确和安全。
a、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。::地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。
b、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。
c、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。
d、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。
3.4档案分类
通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。
根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分为五大类。
a、文书类
b、财务类
c、工程施工类
d、物资类
e、地产类
3.5各档案分类如下
a、文书类
⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。
⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。
⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。
⑷有关机构颁发的业务文件。
⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。
⑹公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。
⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。
b、财务类
⑴本公司财务制度。
⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。
⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。
⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。
⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。
c、工程施工类
⑴开工申请。
⑵工程保险文件。
⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。
⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。
⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。
⑹结算文件资料。
⑺竣工工程总结报告。
⑻完工保养纸。
d、物资类
⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。
⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。
⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。
⑷固定资产清单。
⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。
⑹材料调拔单。
⑺物资买卖合同文本。
⑻销售收、付发票及凭证。
⑼海关进出口报送单证。
⑽重大买卖合约审批表。
e、地产类
⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。
⑵建造房屋的全部文件、资料。
⑶卖房契约、价目、入伙等文件。
⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。
⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。
3.6档案立卷归档要求
a、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。
b、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。
c、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。
d、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清晰。
e、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。
3.7有关注意事项
a、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求,并结合实际情
况和以往的经验,将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问,检查此项工作。
b、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必须经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。
c、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。
d、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。
e、凡需销毁的档案资料,::必须先造册列出清单,并经相应级别的主管签字批准后,才可销毁,销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁,原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时,清理上交后,将无用资料加以销毁。
3.8公司档案室档案
a、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。
b、档案在用完之后按需要存于公司档案室,一定时间或永久保存。
入库档案由行政人事部负责人审查批准,并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。
c、档案的储存及储存时间等,要视乎档案情况及其他原因而定,并由部门负责人最后决定。
d、档案要保存在公司统一制作的封套内,每年封套均需有参考编号,以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。
第9篇 领航房地产公司档案管理制度
绿航房地产公司档案管理制度
档案管理工作由综合部总负责,各部门协助管理。
一、文件档案的管理
1、各类公文材料收文由综合部统一处理。综合部由专人负责公文的签收、拆封、筛选、登记、拟办、呈阅、催办、收集、立卷等工作;
2、各类文件档案的整理、保护工作由综合部统一负责,以确保档案的完整及价值的发挥;
3、政府部门下发的红头文件正本必须交综合部存档;
4、各部门每月月底前将重要的、有价值的文件、合同等交综合部统一存档;
5、各部门的各类专业档案,部门应及时与综合部交接存档,以便查阅、利用;
6、各类文件档案要妥善保管,任何人不得擅自携带重要文件回家或去公共场所,避免泄露、丢失等不安全事故发生。
二、工程技术档案的管理
1、工程部经理负责全部工程的档案管理工作,组织制定归档范围、管理制度、收集整理工程前期文件,组织审查、接收各合作单位(勘察、设计、施工、监理)编制的档案文件。在检查汇总后交综合部存档;
2、勘测设计单位应做好工程项目的勘测、设计文件的收集整理工作,并按要求向建设单位工程技术部移交档案;
3、各施工单位负责收集、整理自己承包范围内的施工技术文件和竣工图,汇总后经监理单位审核合格后移交建设单位工程技术部;
4、监理单位负责工程监理文件的收集整理。在建立工作完成后移交给建设单位工程技术部,并负责审核施工单位的竣工文件。
三、档案管理规范
为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本规范。
(一)归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、工程技术档案、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
(二)公司的档案管理由综合部档案管理员负责,档案管理员保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
(三)资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“及时归档”制度,即:资料办理者应及时将原始资料交档案管理员登记归档,各部门经理应积极配合与支持;2、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档;3、各部门专用的收、发文件资料,按文件的性质确定是否归档。凡需归档的文件必须将原件交给档案管理员。
(四)档案的借阅
1、总经理、副总经理、总工程师、各部门经理及公司员工借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续;
2、档案借阅者必须做到:①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
(五)档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料;
2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交综合部经理审核经总经理批准后执行;
3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由综合部分管领导批准后方可销毁;
4、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存;
5、在销毁公司档案资料时,必须由总经理指定专人监督销毁。
第10篇 房地产公司档案管理制度
一、基本要求
1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。
2、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。
3、对本公司规定的立卷归档材料,必须按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。
4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
二、归档时间和份数
对公司需归楼的文件必须当天整理归档,并注明份数做好记录。
三、查(借)阅
1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可直接向管理人员办理查阅手续;
2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续;
3、查阅档案时必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作需要必须摘录和复制,须经办公室主任批准。
第11篇 某地产项目商家档案制度
地产项目商家档案制度
1.案场经理在项目完成后,依商家资料填写建立商家档案;
2.对于老商家有新状况发生时,须立即增补修订;
3.各个招商人员应协助项目经理或项目负责人完成商家档案;
4.将商家档案进行电脑管理;
5.在商家签约时邮寄公司贺卡和每一期公司资料电邮客户;
第12篇 房地产新项目部档案管理制度
房地产新项目部档案管理制度
为了做好工程及设备档案资料的管理工作,参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。
一、归档范围
主要为工程和设备档案资料
1、工程档案是指各类报批文件(对政府各行政部门的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同(所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同,供应商(服务)单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料)、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。
2、设备档案是鉴定评价(仪器)技术状态的科学资料,是为保障(仪器)设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文;开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检
3、验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录;安装调试阶段的试车、试验记录、安装验收单、存在问题及处理意见;运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录;改造、更新阶段合理化建议及处理结果、设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。
二、档案保密制度
1、档案工作人员必须树立高度的保密观念,遵守公司的各项保密制度。
2、凡涉及不宜公开的公司机密等档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅者,须经本公司主管领导批准。
3、凡作秘密和内部管理的档案,应严格履行查阅审批手续,严禁擅自拍照和复制,利用者应严格遵守保密规定,不得泄露公司秘密。
4、对确已无保存价值的建设工程和设备档案,列出销毁清册,经主管领导审批后,由销毁人、监销人销毁,并签名注销。
三、档案工作人员岗位职责
1、热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勤奋学习,具备档案专业知识。
2、负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用,为各项工作服务。
3、按规定向当地档案馆移交应进馆的档案。
4、积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导。
5、办理领导交办的其他档案业务工作。
四、档案管理制度
1、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。
2、档案柜内的档案要进行系统排列存放,不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便
3、做好档案柜内'六防'(防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀)工作,平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。
4、对档案柜所藏档案要进行经常检查,发现问题及时采取有效措施。
5、凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件,仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份,应留一份存档;只有一份的,将原件存档,复印件随机使用。
6、档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料,要按时间先后排列好,用铅笔编写页号,凡有文字的页面,都要编号,正面编在右上角,背面写在左上角,然后填写好卷内目录。
五、档案安全制度
1、严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。
2、每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患。
六、档案资料查阅利用制度
1、本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间,不得超过半个月,确需继续借阅,必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件,尽量不用原件,一般由使用人复印。
2、档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毁坏和遗失,按期归还,如有损坏、遗失,由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时须经主管领导同意后方可进行。
3、档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。
4、查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。
5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。
七、档案的收集
1、档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。
2、工程档案资料按项目收集档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。
3、设备档案资料按名称分类组卷,将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列,依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。
4、应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。
5、勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接。
6、项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。
7、本公司购置的设备仪器的随机全套资料,由拆箱负责人收集齐全,及时移交档案员,统一积累和集中保管。
